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时间管理ABC,大学生心理健康教育,引 言,你是不是觉得自己很努力，完成的事却不多？ 是否觉得老是很忙，却没有对等的收获？ 在试图管理、操纵时间以获得利益和享乐的过程中，人们发现他们变成了时间的奴隶，而不是时间的主人。结果，时间或者时间缺乏，现在被认为是很多人生活中的首要压力源。 让我们一起分享不再被时间奴役的方法。,一、什么是时间管理？ 二、有效时间管理的障碍 三、时间管理技术 四、提高时间效率技巧 五、学生干部如何做好时间管理,一、什么是时间管理？,时间管理是指日常职责排列的优先次序、确定时间表和执行，以达到个体水平的满意度。 有效的时间管理，不是让你变成机器人，而是让你更有效地安排时间，减轻工作和学习压力。不是让你有更多的时间，而是让你能更好地利用已有的时间，享受自觉支配时间的自由感。,时间管理的重要性：,人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。 有效的时间管理，是一切工作管理的基础；不懂管理时间的人，不可能是有效的管理者；一个人连时间都管不了，则什么也管不了。 你要么是时间的主人，要么是时间的奴隶。,时间的特征：,一个百万富翁和一个穷光蛋至少在一个方面是完全一样的：他们一天都只有24小时，1440分钟。但是大部分的人却总是在抱怨他们的时间不够多，事情做不完 不可逆转，不会停下来，不能储存等待； 对所有的人公平，有限性； 没有替代品，零弹性，也是无情的。,学习时间管理，请注意：,勤做练习。时间管理的实践性很强，课程中的每一项练习都对提高我们的时间管理水平有很大帮助，如果不认真地完成它们，学习效果将大打折扣。 学以致用。时间管理的个性化很强，每个人都有自己的时间管理特色，以便和自己的生活方式及环境相适应。时间管理的原则和技巧只有运用到实际中才有效用，只记住它们，对改进我们的时间管理是没有意义的。我们最好一边学，一边运用起来，以便印证它们是否真的有效。,二、有效时间管理的障碍,A型人格 A型人格是由以下一些占统治地位的行为构成：时间紧迫（拼命地赶最后期限）、生气敌意（爆炸性侵犯）、缺乏计划（贫乏的组织技巧）、多相性（同一时间里有很多想法都很紧急）。虽然时间紧迫可能看起来是有效时间管理的目标行为，但是如果将所有这4个因素结合起来，就会导致无效的时间运用。 工作狂 工作狂被认为是一种成瘾过程，他们通过延长工作时间以维持一种重要性或自尊，从而获得自我肯定。工作狂们将朝九晚五的时间花费在很细小的工作任务中，然后觉得需要更多的时间来处理一些大型的项目。他们倾向于回避节省时间的技术和生产力的测量，因为这些会威胁到他们建立自信策略的安全感。工作狂们可能会抱怨他们将过多的时间花在了工作上，但是真正的事实是，更长的工作时间带给他们更大的快乐。,时间骗子 时间骗子是一个试图在一个时间点上做多件事情的人。时间骗子高估或者过分看重一个期望中的约会，结果总希望会取消一些事情。在任何一个个案中，时间骗子都 是一个与时间讨价还从的人，但总是经常失败：在欺骗的过程中一些责任则被漏掉了。 拖延者 简单的拖延者，一些人有意地做一些事情来代表手头的工作，如去打一场球或看一场电影，而不是准备复习考试。 欺骗性的拖延者，这些人在工作中到处忙碌，但却找各种借口不去完成工作，直到最后一分钟。表面上看起来工作在顺利进行，实际上却是一种欺骗。 时间陷阱的拖延者，做一些比要求的工作相对简单的任务。其结果是：没有足够的时间完成一项高质量的工作。另外，当在最后一分钟完成该的任务时，一些其他的责任就被忽略了。,完美主义 完美主义者总是过分纠缠在细节中，以至于无法看到整幅图像。因此，原定计划（或者生活中的其他方面）就会被妥协。 有证据表明，人类行为中大约20%是错误的。完全的完美只是一种幻想，现实生活中是不存在的。但是完美主义者欺骗自己，告诉自己完美是可能的。 生活方式的行为陷阱 生活方式的行为陷阱这一类中的个体很难或者不可能有时间说“不”。这些个体显示出了很多依赖的特质，他们是非常好的人。他们通过帮助其他人来获得自我价值的确立，但能常这样做是以他们自己的需要为代价的。这些人经常会承担不适当的责任。,练习：记录你的模式,准备合适的工具，如笔、空白时间表（最好以一刻钟或半小时为一刻）、计时器，详细记录自己的活动情况，坚持一周。如果全天记录有困难，可以分段记录，比如今天记录整个上午的情况，明天记录下午和晚上的情况，后天记录上午和中午的情况，等等，然后把它们综合起来。 地点：进行活动的地点； 效率自评：对完成效率的自我评价，可以用ABC 或 123 为标记，如果效率有较大波动，则标出来，如 A-B（由高效率变为中等效率），或 1-3-2（由高效率变为低效率再变为中等效率）。 计划：用百分数表示计划的完成比例，100%表示完成这段时间应做的事情，50%表示只做完了一半，N/A 表示这件事是计划以外的事情。 中断说明：注明中途中断的次数、原因、持续时间。,要找出一些关于我们的时间的数字,1 你每天需要花多少时间睡觉才感到舒适？实际上花多少时间睡觉？ 2 你在一天中的什么时段精力最充沛、反应最敏锐？ 3 开始一项工作（如写作业、写报告、读书）时，记录自己中途中断了多少次、每次中断占用多少时间。结果也许会令你吃惊。 4 每天供你自己支配、自己负责的时间有多少个小时？ 5 你平均每天用多少时间计划以后的时间安排？ 6 你每天花多少时间与家人、同事、朋友交流？ 7 你每天花多少时间保护自己的健康？,三、时间管理技术,、明确你的价值观 、确定你的目标 、排列优先次序 、确定时间表 、执行,、明确你的价值观,价值观是我们思维和行为的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性的基础，也是我们进行时间管理的基础。大多数时候，我们根据自己的价值观采取行动，虽然往往没有意识到这一点。 什么对你而言是最重要的？家庭？工作？金钱？你首先要明确自己需要的是什么，然后才能朝那个方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能会到达别的地方。,例如，周末有一对矛盾：要么去外地拜访朋友，要么准备星期天的报告。 如果你决定去外地访问朋友，而不为报告做准备，你的目标很可能是：保持友谊，哪怕自己做出某些牺牲。 如果你不去访问朋友，而是准备报告，你的目标很可能是：尽最大努力完成工作。 当然，保持友谊和完成工作都是你的目标。但你对它们的重视程度取决于你的价值观。 把友谊放在前一位的价值观可能是：你对生活的真正满足源于你的家庭和朋友。 把工作放在前一位的价值观可能是：你对生活的真正满足来自于追求卓越。,再如，任务表中还有一对矛盾：星期二和星期三晚上，在公司开会、兼职面试、看演唱会三者之间只能挑选两样，舍弃一样。它们分别代表的是工作、金钱和兴趣，对它们如何排序，也完全取决于你的价值观和目标。,、确定你的目标,目标是我们的需求和愿望我们想得到什么？ 马斯洛需求层次论：人总是从低层次需求转到高层次需求，塔顶的自我实现需要是最高级的需要，越是低级的需要，对个体的重要性越强，获得满足的力量越大，同时，只有低一级的要求被满足时，人们才会向高一级要求转化。但是同时，需求并不是不可逾越的，有时，会越过较低级需要层次而向高级层次跃进。 目标往往不能由单个行动达到，需要花费相当长的时间，并需要采取若干步骤。,如何确立自己的目标？,了解自己要考虑兴趣、价值、能力、个性 是否喜欢？是一时喜欢、还是长期喜欢、还是与志向结合的喜欢。 是否值得？有时许多喜欢的事我们没有去做，却在做不喜欢的事。 是否可能？没有永远的世界冠军？目标必须的经过努力能够实现。 是否适合？如果选择的目标与你的个性不符，你就不会感到幸福。 了解环境要考虑天时、地利、人和 发展趋势：无法让趋势做出改变，只能让自己关键时刻更过得硬。 组织文化：显规则与潜规则 ，要么认同，要么离开。进人的标准。 人际网络：天时不如地利，地利不如人和。找一位自己人生导师。 确立目标要有所为有所不为有得必有失 人伟大是因为目标伟大，但合适的才是好的。 完全合适目标是没有的，但人是可以改变的。 选择就是要选择放弃，有所不为才能有所为。 选择就是自由，更是责任，必须对选择负责。 确立大学目标捷径参加毕业就业招聘会。 确立人生目标捷径寻找心中成功的退休人士、写你的墓志铭,当前所处的阶段目标是什么？,对阶段规划并不意味着把本阶段日程安排得满满当当，而是明确以下问题的答案，以一年为例： 我希望在这一年过去以后得到什么？ 除此以外，这一年中还有哪些事情需要我花费时间？ 我必须做哪些事情？ 这些事情必须在什么时候完成？ 这一年中有哪几个关键的任务？ 我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？ 预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？（如搬家、生小孩。） 今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小？我准备怎样充分利用这段时间？ 今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？你准备怎样应对？,、排列优先次序,排列优先次序意味着按照你的责任和工作的重要性将它们排序。,日期： 。 1、 4、 2、 5、 3、 6、 （写下所有你需要在今天完成的工作，不用管它们的次序如何）。,（1）ABC等级次序方法,这种方法包含了三个指定的字母A、B、C，以此来区分不同的职责：A代表最高优先权的活动（必须立即执行），B代表第二优先权的活动（不属于A或C的所有事情），C代表最低优先权的任务或者你愿意去做的事情（能够等待）。在这一排列优先次序的方法中，一旦列出职责列表，每个项目上都要对应一个字母，按照新的等级次序重新改写清单，然后完成相同等级的工作。,（2）排列图原则,这种方法规定，我们所做工作的20%给了我们80%的或满意感，因此被称为8020原则。这一原则认为，个体应该关注一件或者两件有重大意义的工作，值得我们把时间投资在上面。根据这一原则，在我们列出来的每10项职责中，只有2项会有大家公认的收获。这些工作需要引起注意并花费时间去做（这两项工作非常可能落入A类，因此我们假设完成C类甚至是类工作，可能从长远来看都是没有收获的。,（）重要紧急方法,有时，在不同职责间进行区分是很困难的，因为它们看起来同样重要。运用重要紧急方法，将你一周的工作分别放在四个不同的表格里。记住，人们倾向于将能量放入表格“IV”中，因为这些职责看起来是快速而简单的。但是，实际上人们的注意力和努力应该放在表格“I”上，因为这些项目既是重要的，又是紧急的。接下来，你的努力要放在表格“II”中，因为这些职责很重要，但没有那么紧急，接下来是完成表格“III”中的项目，最后才是进行表格“IV”中的工作。,发展任务和维持任务,发展任务指：如果成功完成此项任务，你现在的情况会得到改善。例如，你搬进一套更好的住房。 维持任务指：完成这些任务可维持你现在的情况。例如，你每个月缴纳房租和水电费。 发展任务和维持任务有很大区别，发展任务具有如下特点： 通常由你的目标衍生出来 可以作为一项挑战 需要多加考虑,ABC等级次序方法 指导语：在A列中写下所有你必须要完成而且越快完成越好的工作。在C列中写下你想要去完成但却不必须去做的事情。B列中写下其余的所有事情。 A B C,重要-紧急方法 现在，试着按照重要-紧急方法矩阵重新组织你表中所列项目的次序。,排列图原则 接下来开始按照下面的顺序进行这些工作,I. A. B. C. II.A. B. C.,III. A. B. C. IV. A. B. C.,、确定时间表,确定时间表是对已经排好优先次序的职责进行时间分配，或者是设计一个时间阶段对应匹配一个特定的工作或职责，并且完成它。 有的人喜欢列出详细的清单，把时间精确地划分为一小块一小块，严格地按日程表行动；有的人则相反，喜欢把握整体，形象地思考问题，抗拒“机械的”日程表，传统的时间管理方法只会使他们感到不舒服。对于后一种人而言，他们只愿把事情简单地排序，然后设定最后期限，而不愿把它们分割成小块，填入时间表。 无论你属于哪一种，都要找出适合你自己的方法，只有这样，才能保证时间管理是在帮助你组织时间，而不是加重你的负担。你可能需要结合两种风格的管理方法，以便创造出自己的时间管理体系。,（1）时间箱,将你平时醒着的时间分解为35个小时的整块时间，如上午、下午和晚上。在每一个时间箱中，你可以确定一个明确的职责。时间箱基本上调整了那些需要大块时间的重大项目。例如： 上午89点 上午910点 在图书馆进行学期论文研究 上午1011点 中午1112点 午饭/运动 下午12点 下午23点 论文的文学加工 下午34点,（2）时间地图,时间地图和时间箱的要领很类似，但是在这一策略中，每天的时间被分解为非常小的块，通常是一刻钟或半小时为分割特定的工作都可以分配成这样的特定时间段： 上午9：00 与老板会面，接受报告的检查。 上午9：15 写邮件 上午9：30 给某人打电话 上午9：45 在图书馆寻找一本书 上午10：00打印一份简历,（3）聚类,聚类这种确定时间表的技术是为了完成室外的差事。首先将职责列出来，然后根据期场所进行聚类或指定计划。聚类是一种节省时间的策略，它会让个人在很近的地点之间完成工作，而不需要在整个城镇内飞来飞去。,请注意下面几点：,1. 首先安排固定项目。 2. 根据你的生物钟安排时间。 3把较大的任务分割成易于控制的小块 。 4. 充分利用零碎时间 。 5. 为每件事情设定明确的起止时间。 6留出充分的休息和娱乐时间。 7留出机动时间，不要把所有的时间都填满。,订完计划后，按下面的标准逐条检查，修改计划：,1事情是按重要程度和紧急程度依次进行的吗？先处理重要的和紧急的事情，发展型任务优于维持型任务。是否有根本不需要做的事情列入了时间表？你不可能完成每件事情，也不可能把每件事情做得尽善尽美。 2每天应有用于自省和修订计划的固定时间。如果遗漏了这一部分，请在时间表中补上。 3对于有截止期的任务，是否有足够的时间在时限内完成？没有处理过的事情往往比你想像中要花费更多时间，为它们留下充裕的时间。 4把用于生活不同方面的时间分别加总，各部分之间应保持平衡。很多时候，在时间表的各个单项中看不出来的问题，会在合计数字中显示出来。如果某部分明显超过或低于合理的比例，请进行调整。,、执行,工作的执行是一个系统的步骤，能够让每项工作令人满意地完成。更确切地说，可以把执行描述为“对确定好的时间表的完成”。一个已经排队好优先次序的时间表像一张蓝图或一个军事策略。 现在开始！如果不能马上决定，就先放到一旁，抽个时间考虑再作决定。大把的时间应该花在行动上，而不是决定本身。优柔寡断是严重的时间浪费，最好不要超过60秒。 如果我不主动，那么坐下来努力工作几乎是不可能的，而且这又是多么痛苦。当你有足够的主动性，工作起来就跟玩一样。 不执行总是有很多理由，执行不需要理由。今天能完成的事，决不拖到明天。 对已经完成的任务给自己一些小快乐作为奖赏，来推动你自己完成既定的目标，但还是要避免即时的满足。换句话说，在你满意地完成每项工作之后奖励自己，而不是在完成之前。,有时，为了激发你的动机将工作完成，你需要描绘出一些目标，你还可以在工作完成之后奖励一下你自己。,目标 1、 2、 3、 4、 5、 6、,奖励 1、 2、 3、 4、 5、 6、,四、提高时间效率技巧,、“累积时间的力量” 就算没有天分，只要愿意每天花一点时间，做同样一件事，不知不觉就会走得很远。 一个想法本：通常，重要的想法会在不适当的时候突然间闪光灯现在意识中。一个想法本就像第二个大脑，能够成为大量重要想法的容器。一旦记录下来，你可以在任何时间回顾这些想法。一个想法可以包括要做的事情清单、梦想清单、姓名和电话号码、任何你不希望忘掉的想法。 买一个日历或者日常计划本，将你所有的最后期限都写在上面，以此来勾勒出你生活事件的详细蓝图。学会将一周作为一个整体来看待，然后学着以一个月为整体，来获得更宽泛的视角。学会将关注点从即时的需要转移到长期需要上面。,在一个时间内进行一种活动。将你的注意分散到23件事情上，造成的后果就是工作没有质量。同样，这样做也是浪费时间的。学会在一个时间内只让自己关注一件事情。 知道/认可你生理/精神的局限。知道如何对他人提出的那些你无法抽出时间来的请求说“不”（例如，对不起，但是我确实没有时间）。语言要客气但要坚定。知道什么时候对这些请求说“不”。 一个好方法是为自己设定阶段性目标，把度量时间的单位由年、月缩短至周、天，因为有目标在前，就会在周末惊叹：“又过了一周！”或者在临睡前恋恋不舍地想：“今天的时间已经用光了。”从而增加对时间的重视，不再不知不觉地抛掷光阴。,、编辑你的生活： 在编辑过程中，包括对生理、精神、情绪需要的有规则的评估。一旦列出了你的不同需要，你就要决定生活中的哪些因素是本质的或核心的。哪些是外围的因素，会耗尽你的能量。然后剔除掉那些你觉得会战胜你有效的时间和能量的因素。接下来的编辑过程是一种技术，把你的生活降低到最简单的程度。 创设个人边界，并尊重此边界。边界是我们在自己周围画出的一条看不见的线，保持我们的认同，给我们的生活以结构。正如弹性非常重要，尊重边界是同等重要的。尊重边界包括知道什么时候离开图书馆、办公室工作间或朋友的家，知道何时结束一天。通过尊重边界，你会维持一种个人事整合的感觉。当边界没有受到尊重时，就会有欺骗的感觉，这对你工作的数量和质量都会有重大的消极影响,时间表中断。当出现你不希望的事情，让你分心并打扰到你工作时，你会挫败没有耐心、气愤，这会导致工作完成中的压力。然而如果你允许自己一天中被打断一两次，那么气愤和匆忙就能够减到最小。专家建议我们，中断实际上应该出现在你的日常活动中，每个小时大概有710分钟时间。相反，当工作的连贯性非常重要的时候，中断在这一重要的时间段中应该是要避免的。如拿开电话机、关上办公室的门或者离开工作间等。 如果用来寻找资源的时间超过了其重要程度，那么捕捉到资源后来完成工作是浪费时间的。 整理一个清单，列出最后限期或职责的截止日期，并且有规律地更新这个列表。,、委派： 包含了信任你自己，放弃控制，同样包含了信任你委派给责任的个体。在很多个案中，在“你要做的事”的清单上被标记为B或者C的项目都可以委派或分给其他人去做。当你在委派任务时，清楚地解释你的批示并对每一项工作者指定完成时间或日期。在委派时切忌解释任务的时间甚至超过了完成任务所需要的时间。追踪是委派任务中至关重要的部分，它可以防止倒转委派这个工作回到你手里时依然没有完成。 你需要知道谁能帮助你满意地完成工作，什么时候你需要联系那些可能对你有帮助的人。知道/记住告诉别人你在哪里，或者你什么时候能够被联系到。知道哪些资源能有效地帮助你完成你需要进行的工作。知道这些资源在哪里，你什么时候能够用到它们。,、平衡： 全部都是工作而没有游戏意味着低下的工作质量。专家认为，一个人的一天如果被职业和家庭的责任所填满，却没有时间留给自己，那么其结果会产生枯竭。保持生活中的工作和游戏平衡。不要把你全部的自尊“鸡蛋”放在同一个篮子里。分配一点时间在散步、慢跑、独自思考上，这对你有效地完成个人职责是非常有必要的。 每天晚上睡个好觉。每天晚上推荐的睡觉时间为68小时。当我们迫切需要时间的时候，睡觉的时间可能是最先被占用的。从短期来看，这可能是一个应付考试、写论文或完成一项计划的明智的做法，但是从长远来看，这种做法会把疾病“邀请”来。,、每周清理一次你的办公室 事情很容易在一周之内快速堆积。邮件、书籍、文章和零碎的东西会占据所有的空间。它们还会争相引起你的注意。通过养成收拾你的书桌和工作空间的习惯，不要害怕扔掉那些你明知道对你已经没有用处的东西，让时间聚焦于你的工作。 有些人每天能收到100封电子邮件。那么阅读、回复这些邮件就会变成你的全职工作了。这里有个技巧提供给你：如果电子邮件成为你生活中的压力源，那么删掉所有转发的邮件，而留下那些真正重要的部分。 留下一些文件或信件（收到的或发出的），当你什么时候需要去联系一些人时可以参考一下。而且，不管有什么信件或纸张放在你的桌子上，都要立刻处理它们。研究表明，当邮件被打开而且需要回复时，你看的时间越长，你需要处理的时间就越长。因此立刻处理并且完成它们。,五、学生干部如何做好时间管理,1.开会时间总是在晚上，如何有效率的开会 a. 事前做好建立团队的工作。在学年开始前，最适合做联谊性的工作，或者先寄一些信件鼓励干部们，或者趁机举办一些聚会，凝聚团队的士气和默契，都是很好的方法。联谊的活动，可以让大家有一种认同感，也让大家更瞭解我们的想法，先搞定人、事情才能搞定。 b. 议程及企划案要 Plan ahead。在开会前，一定要排出议程，这样子主席及与会者才能知道要花多少精力在每个议程中。如果有要讨论的企划，一定要有书面的资料（打字）。书面企划提案，是提案者和其辅导干部事前讨论，而开会的目的，是整合团队的共识，推动活动。这两者分别清楚，就能省下许多开会时间。 c. 主持会议的技巧。会议的主持也相当重要，若是担任主持人的角色，就需要除了排定今天议程，更要和提案人做一下沟通，了解重点，如何推动提案通过。除此之外，面对复杂的议程，最后先有一些会前会，找少数关键的人来先沟通（可以利用开会前20分钟先行讨论），也让整个会议时间缩短。,2.计划总是赶不上变化，如何订定行事历，及抓准筹备活动所需要时间? a. 写好活动企划书，才能机动应变。活动如果已经举办多届，因此留下了许多企划案范本。我也和承办主委多次就活动内容讨论，并在社团内举办了筹备会。也因此，虽然意外发生导致整个行事历变动，社团内的其他干部却能协助应变，这都有赖于事前对整个企划的掌控状况（企划案及事前会议等），让变动影响变成最小 b. 抓准筹备活动所需要时间。其实抓准筹备活动所需的时间并不容易，但是重点是要预留许多状况的应变时间，不要预估一个月，就在一个月前开始准备，而是要尽量提早就设计出企划案，才能避免时间不足导致的问题