职业教育论文-用Ｗｏｒｄ和Ｅｘｃｅｌ制作家长通知书.doc -- 2 元

职业教育论文用Ｗｏｒｄ和Ｅｘｃｅｌ制作家长通知书【摘要】我校每学期期末的学生成绩统计、给学生家长填写通知书，这些繁杂、重复工作给教务处增加了许多工作量。本人经过一段时间摸索，利用Excel函数功能以及Word邮件合并功能，很好地解决了我校成绩统计的各种问题，现把使用的方法介绍给大家。【关键词】WordExcel数据源函数邮件合并一、建立学生数据源1.启动Excel2003，建立学生成绩表（如下图1），并另存在D盘，命名为机电五班学生成绩表。2.用SUM函数统计学生的总分。如单击J2单元格输入公式SUM（C2I2），然后单击√确定鼠标指向J2单元格右下角控制点成字形后，按住鼠标左键拖放直至J11单元格。3.用AVERAGE函数计算学生的平均成绩。如单击K2单元格输入公式AVERAGE（C2I3），然后单击√确定鼠标指向K2单元格右下角控制点成字形后，按住鼠标左键拖放至K11单元格。4.根据平均分用IF函数定出学生成绩优、良、中、及格、不及格。如单击L2单元格输入公式IFK290，〞优〞，IFK280，〞良〞，IFK270，〞中〞，IFK260，〞合格〞，〞不合格〞））））然后单击√确定鼠标指向L2单元格右下角制点成字形后，按住鼠标右键拖放至L11单元格。5.用COUNTIF函数统计学生的补考科数。如单击M2单元格输入公式COUNTIF（B3I3，60）然后单击√确定鼠标指向M2单元格右下角制点成字形后，按住鼠标右键拖放至M11单元格。二、创建合并主文档1.启动Word2003，建立文档（如下图）1.从工具菜单中依次选择信函和邮件→邮件合并。2.在邮件合并工具栏任务窗格的选择文档类型下方，单击以选择信函。3.单击下一步正在启动文档。4.在选择开始文档下，单击以选择使用当前文档。5.单击下一步选取收件人。6.在使用现有列表下，单击浏览。三、打开数据源1.选择D盘中机电五班学生成绩表.xls文件，单击打开，然后会再弹出一个选择表格的窗口，要求指定使用哪个工作簿，因为在一个工作簿中有三张工作表，选择Sheet1，直接点击确定，完成数据源设置。2.在邮件合并收件人对话框中，单击确定。3.单击下一步撰写信函。四、插入合并域1.把光标插入点设置在建立的Word文档插入数据的地方（这里要插入学号，就把光标放到学号后面的表格中）。2.在撰写信函下，单击其他项目。3.选择字号，单击插入。4.重复以上操作，分别将所有的合并域插入相应的位置。（如下图）5.单击下一步预览信函。五、完成合并打印单击下一步完成合并到此，邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，你可以选择合并到新文档（适用于只有几十上百条记录）来把这些信息输出到一个Doc文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择合并到打印机（适用于成百上千条记录），并不生成Doc文档，而是直接打印出来。参考文献1王海燕.浅谈中等职业学校计算机教学J.山西广播电视大学学报，2008，63536.2李莉贞，张桂林.试论计算机教学中的德育渗透J.山西广播电视大学学报，2007，5.