公文基础知识

1 / 15公文基础知识一、 公文的含义国家行政机关的公文（包括电报，下同） ，是行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。二、 公文的作用（一） 发布政令，传达决策。党的各项方针、政策，国家的各项政令、法规、决定，各级各类机关的决策意图，需要发布开来、推行下去，报告上来、传递出去，这就要借助公文，通过公文运行渠道来实现。从发布最高一级机关制订的大政方针，到传递最低一级机关的报告、请示，无不依靠公文这个工具。（二） 指导、推动工作。由于公文是一种具有权威性的特殊文体，各级机关运用公文手段来推行决策意图。领导机关用它来组织和指导各系统、部门、地区的具体工作；下级机关用它来汇报情况或求得批准支持，以开展工作。公文是推动行政机关工作的一项不可缺少的重要工具。（三） 工作依据，检查凭证。依据和凭证作用是公文的基本作用。上级依据上报的公文审批、答复、决定；2 / 15下级依据下发的公文开展工作。离开了公文，工作便失去了依据，必然各行其是。上级的决策是否正确，下级情况反映是否属实，公文是最好的凭证。工作开展后，评价其效绩，也要以公文为检查凭据。（四） 沟通信息，联系公务。各机关在公务活动中，用公文与上下左右的机关进行联系，相互告知情况、交换情报、交流思想、接洽工作、协调工作。随着公文在其间的往复运行，整个机关系统由此联成一体，使各项工作能高效率、有秩序地开展起来。（五） 宣传教育，统一思想。公文不仅要传达决策意图、布置任务，还要解释原因、说明情况，让人们知道为什么要这样做，从思想上弄清问题，提高认识。充分发挥公文的宣传教育作用，可以使广大干部、群众明确目标，统一思想，以积极的态度对待工作，提高工作的自觉性。三、 公文的特点（一） 鲜明的政治内容。公文在内容上具有鲜明的政治性。我国是中国共产党领导下的社会主义国家，运行于我国各机关的公文，必须贯彻党和国家的路线、方针、政策，有利于社会主义制度，维护人民的利益。（二） 法定的权威性和约束功能。公文的法定作者是合法的制发机关，而非执笔者个人。机关的制发权力是经法定认可确定的，因此，各级机关所发公文在有效的时3 / 15限、范围内，具有国家法律所赋予的权威性和约束力。公文一经制发，有关的受文机关和人员就必须严肃认真地对待，这就保证了它的执行效能。（三） 一定范围和使用时间。一份公文对应某一方面的工作、发给一定的受文对象，这就限定了公文的空间范围，超出该范围，公文便失去其效能。此外，公文的效能还受一定时间的限制。公文皆为解决现实问题而制发，一般要求限期传达执行，紧急公文更强调了它的现实执行性。公文总是在规定的空间范围内和时间效力范围内生效，一旦工作完成了，问题解决了，或新的有关公文制发出来了，原公文的效用也结束了。（四） 规范性的文体形式。公文是一种高度程式化的应用文体。公文在长期实践中形成了独特的写作格式和一套制发规范，并用国家法规予以规定，任何机关都不得另搞一套，各行其是。公文的规范化对提高行政机关工作效率、推动文书工作现代化有着重要的作用。（五） 准确庄重的文风。撰制公文是一项严肃的工作，公文要维护其政治性和权威性，就必须保持准确、严肃、庄重的文体特点。这就要求反映事物客观实际，表达意见态度明朗，选词用语严谨准确，从而形成理正辞严、简练明达、庄重有力的公文风格。四、 公文的种类4 / 15国家行政机关的公文种类，按照国家行政机关公文处理办法的规定，分为 13 种，即主要有：命令（令） 、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。五、 公文的格式公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。（一） 国家行政机关正式公文的文头一般由文件名称、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度等组成。占文件首面的三分之一到五分之二，用横隔线与正文分开。1.文件名称由发文机关全称或规范简称加上“文件”二字组成（函只署发文机关名称） ，置于首面的上端，用庄重、醒目的字体套红印刷。两个以上机关联合行文，牵头主办机关排列在前，也可只用主办机关的名称。党委和政府联合行文，党委排列在前。2.发文字号由发文机关代字、标于括号内的年份、顺序号组成，位于文件名称之下、横隔线之上 的正中位置（函的发文字号标注在标题的右上方） 。两个以上机关联合行文，只标明主办机关的发文字号。3.上报的文件，应当在发文字号的同一行右端标明签发人姓名。4.秘密等级、紧急程度，应视文件内容需要从上至下依次标注在文件名称的左上角。秘密等级 依次分为5 / 15“秘密” 、 “机密” 、 “绝密”三种；紧急程度分为“急件” 、“特急件“。机密、绝密文件应标注份号。5. 政府令的文头由套红印刷的“政府令”和编号组成。政府令的编号为“第号” 。（二） 公文的正文部分一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关等。1.标题。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称、内容提要和文种三部分组成。公文标题的作用，一是提示内容、点明主题，使人一目了然；二是给公文定名，标题就是该公文的名称，便于收文机关登记管理，便于查找询问。公文标题位于横隔线之下居中位置。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号，不能以引用文件字号代替内容提要。2.主送机关。指收受、办理文件的单位。俗称“抬头” 。除“公告” 、 “通告”以外，正式公文一般都应标明主送机关。主送机关名称位置一般在标题之下，正文之上左端顶格位置书写。 “决定” 、 “命令（令） ”、 “会议纪要”等文种，主送机关可置于文尾主题词之下抄送栏内，标为“主送：” “或分送：” ，或在抄送栏内连同抄送机关一并用“送：” 。向上级机关的请示，只写一个主送机关，如需同时送其它机关，用抄送形式。6 / 153.正文。即公文的具体内容，是公文的核心部分。需要使用序数符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一” ，第二层用“（一） ”，第三层用：“1.” ，第四层用“（1） ”。行政规章视需要按章、节、条、款、项标明层次。正文的位置在主送机关以下。较长的公文一般由开头、主体、结尾三部分组成。正文的写法从内容上讲，要把事情交待清楚，什么事、什么问题，准确无误。观点要鲜明。需要受文单位做什么，解决什么问题，准确明白。从形式上讲，条理层次清楚，文字简练确切，标点符号准确无误，篇幅力求短。4.发文机关。是指正文之后、附件之下所署发文机关名称。发文机关的位置在正文之后偏右下方。如果正文占满了公文纸的全页，不得不在下一页落款时，可将落款放在空白页。发文机关应写机关全称或规范化的简称（也可用单位的印章代替） 。5.成文日期。是以领导人签发 的日期为准。经会议批准的文件，以会议通过的日期为准，电报以发出日期为准，几个机关联合发文的，以最后一个领导人签发的日期为准。成文日期使用公元纪年，用汉字书写。成文日期的位置一般在发文机关的下面。成文日期是文件生效和查阅的重要依据，要求准确、完备、具体，不能忽视。6.印章。印章是发文机关表示对公文负责并标志7 / 15公文生效的凭证。公文除会议纪要外，都应加盖印章。联合上报的非规章性文件，可由主办单位加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。印章一般盖在成文日期之处，上边沿不压正文，下边沿骑年盖月。7.附件。公文如有附件，附件名称注在正文之后，文件落款之前，如有两个以上附件应注明附件的顺序。附件与主件订在一起发送，如不能订在一起，应在附件首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序号。8.抄送机关。即指除主送机关以外需要了解该公文内容的有关机关。在实际工作中，需注意几个方面：抄送机关不能滥抄滥送，也不能漏抄漏送；请示公文不得同时抄送下级机关；向下级机关的重要行文要抄送直接上级机关；向下转发上级机关的文件，不要再抄送上级机关。（三） 文尾部分包括主题词、抄送栏、印发机关与印发日期、印制份数等项。1.主题词标于文尾部分抄送栏之上。上报的文件从受文机关制发的主题词表中选取词标注，其它文件可从本机关制定的主题词表中选词标注。标注主题词一般选 35 个单一词组，以先内容、后形式的顺序排列。标注主题词应准确、规范。2.抄送栏位于主题词之下、印发机关与印发日期栏之上。抄送范围如涉及各方面机关，一般按党委、人大、8 / 15政协、法院、检察院、军队、政府部门的顺序排列。抄送机关的名称用全称或规范化简称。3.印发机关与印发日期栏位于抄送栏之下，左端标注公文印发机关名称，右端标注印发日期。翻印文件，此栏标注翻印机关名称和翻印日期。4.文件印制份数标注在印发机关与印发日期栏之下右侧，标注有“（共印 XXX 份） ”。主题词、抄送栏、印发机关与印发日期栏、印制份数之间分别加横线分开。公文从左至右横写横排。公文纸一般用4 型（长297 毫米，宽 210 毫米） ，左侧装订。 “公告” 、 “通告”用纸大小，视实际需要确定。六、公文的行文规则（一）各级国家行政机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。按行政隶属关系报送政府审批的请示，可由政府批复，也可由政府授权其办公厅（室）或主管部门答复。政府部门报请政府批转执行的公文，可由政府批转，也可由政府授权其办公厅（室）转发，还可冠“经 XXX 政府同意”由部门下达。（二）凡属政府各部门职权范围内的事项，需要行文的，一律以部门名义直接行文。下级政府需要解决的问题，属上一级政府职能部门权限范围内的，可直接向上一9 / 15级政府职能部门行文。各地区之间、同级政府各职能部门之间需要商洽解决的问题，可以相互行文。（三）政府各部门可以向上一级或下一级政府有关业务部门行文，也可以根据本级政府的授权向下一级人民政府直接行文。（四）同级政府之间、同级政府的部门之间、各级政府与上一级政府的部门之间可以联合行文；政府（及其部门）与同级党委（及其部门） 、军队机关（及其部门）可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文由主办机关与协办机关共同签发，由牵头主办机关编号印发，原稿由主办机关存档。（五）地方各级国家行政机关公文中涉及其它机关、部门职权范围的问题，未经协商一致或未经上级机关批准、裁决的，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关的权责令纠正或撤销。（六）向上级机关的请示要一文一事。不得用“报告”或其他文件的公文请示问题。地方各级国家行政机关不得越级请示。因特殊情况必须越级请示的，应抄送被越过的直接上级机关。（七）请示一般只写一个主送机关，并一律送交受文机关的办公厅（室）统一办理，不得直接送领导个人，10 / 15也不得抄送下级机关。（八）受双重领导的机关上报公文，根据公文内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责处理、答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应同时抄送该下级机关的另一上级机关。（九）国家行政机关的公文，不得向党委机关作批示、交任务，如内容涉及党的工作，与同级党委机关联合行文。（十）对上级行政机关的来文，如无具体贯彻意见，可原文翻印下发，也可以以收文的形式下发，不另重复行文。已在各类会议上印发的领导人的讲话、会议纪要，不再另行发文。经批准在报刊上全文发表的文件，视为正式文件依照执行，不另行文。在报刊上发布的行政规章，由发文机关印制少量文本，供存档备查。七、公文的基本处理程序（一）公文办理程序：公文办理分为收文和发文的办理。收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档、销毁等程序。公文处理工作人员，应以高度负责的精神，努力提高公文处理工作的效率和质量。公文处理必须做到准确、及时、安全。公文处理的各个环节，应力求当日事当日毕。一般应在 15 天内办理完毕，并答复报文单位。因问题复杂，15 天内难以11 / 15办结的，应向报文单位说明情况。紧急文件随到随办。有时限要求的文件，必须在时限内办完。具体有以下几个环节：1.签收、登记：首先应建立严格的收文签收、登记制度，加强对公文运转的管理，保证收到公文件件有着落。收文的签收、登记一般由秘书处（室）负责签收、拆封，并按规定编号、登记。送领导同志的信件，除亲启、绝密件和有特别交代的以外，一律由专门收文科室拆封，按其内容和性质，分别处理。对需纳入收文办理的，应编号、登记，按规定程序处理。收文登记一般应登记以下内容：收文日期、收文编号、来文单位、来文标题、密级、份数、承办单位或分送范围。2.分办、拟办：凡需办理的公文，由文书处理部门根据文件内容和紧急程度，及时提出注批、注办意见，呈送机关领导人批示或交有关职能部门办理。紧急公文应按要求时限办理完毕；一般公文应在文到之日起 3 日内交到承办部门或送至有关领导人。除特殊情况外，领导同志不受理和审批未经文书处理部门登记、注批的公文。3.催办：各级国家行政机关文书处理部门必须建立健全摧办、查办制度。凡属请示性的公文，无论是交职能部门办理的还是呈送领导人批示的，都应及时摧办。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期12 / 15摧办。催办一般采用电话催办和书面催办两种形式。对部门久拖不办经多次摧办无回音的，可以上门催办；对上门催办也解决不了的，可经分管领导批准后转督办部门办理。4.办结：公文承办人员对已处理的文件，要定期进行清理检查，根据有关规定和情况，确定是否办毕结案。确定文件办结应力求准确，不应把正在办理的文件划入办结文件一类，也不宜把已结案的文件长时间放在正在办理类文件中。已办结的文件，在正式立卷前，由承办人按一定方法暂存一段时间。承办人员应对暂存文件作适当整理，要注意文件形成的先后次序和有机联系，保持材料的完整、齐全，并剔除重份。暂存文件的管理，以便于查找利用和便于立卷、归档为原则，一般可采用分类依号排列法，也可由承办处（室）自行确定符合这一原则的其它方法。5.立卷、归档：公文办结后，应按中华人民共和国档案法及有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一并立卷。公文立卷应以本机关形成的公文为主，根据公文形成的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷，完整地反映本机关的主要工作情况，以便于查找和利用。联合办理的公文，原件由主办单位立卷归档，其它单位保存复制件。作为正式文件使用的公文复制件，应加盖复制机关的证明章，并视同13 / 15正式文件管理。整理完备的案卷，应按有关规定，定期向档案部门移交，个人不得保存应归档公文、文稿等材料。（二）公文发文程序：发文办理一般包括拟搞、核搞、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。1.拟稿。拟搞一般应本着“谁主办、谁拟搞”的原则进行。草拟文稿应按照国家行政机关公文处理办法 、四川省国家行政机关公文处理实施细则和成都市国家行政机关公文处理实施细则的有关要求办理。行文关系、公文种类和公文格式要准确、规范，要按公文的内容、性质，恰当地确定密级和紧急程度。公文用语应力求准确、规范、精炼，切忌大话、空话、套话。拟稿应注意以下事项：草拟公文，须按档案管理的要求，使用统一格式的拟稿纸，并一律用钢笔或毛笔书写（不得使用红墨水） ，字迹要工整。修改较多、不容易认的文稿，应清稿誊正。符合法律、法规、规章和政策。如变更现行政策规定或提出新的政策规定