（房地产档案管理）工程档案管理作业指引

工程档案管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人1目的为进一步完善公司工程档案的管理制度，规范工程档案资料的收集、整理和保管工作，以保证工程建设管理的有序进行，确保公司在工程建设方面的历史资料完整、准确、科学保护、方便利用，根据中华人民共和国档案法、基本建设档案资料管理暂行规定，结合公司工程档案管理的实际情况，特制定本细则。2适用范围适用于公司各项目工程档案资料的收集、整理和保管工作。3术语和定义工程档案是指工程建设管理和工程建设项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图纸、图表及声像载体材料等。工程档案必须实行集中统一管理的原则。此项工作要做到工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工资料、竣工图的验收同步进行。4工作程序41工程档案的归档范围、内容、要求411工程档案归档范围详见建设工程文件归档范围和保管期限。412工程档案归档的主要内容为六个方面，即工程基建文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、综合管理文件。413工程档案归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。414不归档的文件材料包括A正式施工前的草图，未定型的图纸；B重份文件材料和重份图纸；C无参考价值的临时性的文件。415工程过程中使用的工程文件材料不允许随便更改，如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。416归档的工程文件材料要求格式统一，字迹工整，图表清晰；底图格式必须按国家制图标准绘制完成；蓝图规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良；所有竣工图均应加盖竣工章。利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应重新绘制竣工图。42工程档案的归档421各部门在工作中形成的文件材料（主要为工程基建文件）和勘察、设计、监理、施工单位在项目建设中形成的文件材料A各部门、各单位自行收集、积累。B工程管理部资料员每周进行收集、检查。422分类按问题。按工程项目。423整理组卷和案卷装订A按归档范围、规范要求排列各种文件或专业性材料；B修补、粘贴破损或过小的文件材料；C将过大的文件材料、表格、图纸按规定折叠成形；D打页号每卷单独编号，页号从1开始；E填写卷内文件目录包括序号（以一份文件为单位，从开始）、责任者（填写文件的直接形成单位和个人）、文件编号（填写工程文件原有的文号或图号）、文件题名（填写文件标题的全称）、日期（填写形成的日期）、页次（填写文件在卷内所排的起始页号）、备注；F拆除文件材料上的金属物装订。424填写备考表包括标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及对案卷情况的说明；立卷人；审核人；立卷时间。425填写案卷封面包括档号（由分类号、项目号、案卷号组成）、档案馆代号（由档案馆填写）、案卷题名（包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容）、编制单位（填写案卷内文件的形成单位或主要责任者）、起止日期（填写按全部文件形成的起止日期）、密级（分为绝密、机密、保密和内部公开四种）、保管期限（分为永久、长期、短期三种）、共几卷、第几卷。426案卷进盒。427归档验收。428填写移交档案目录包括顺序号、档案号、案卷题名、日期、页；保管期限、移交单位、移交经手人、接收单位；接收人、交接日期。429移交档案案卷。43工程档案的移交办法和归档时间431公司的前期人员必须将在建项目工程的前期报批、审批完的文件材料原件做好收集、整理工作，并及时把原件交给定时来收集资料的工程管理部资料员，双方做好文件材料的移交工作，由工程管理部资料员集中统一整理、归档、立卷后送交城建档案馆。432勘察、设计单位应在任务完成时将形成的有关工程档案整理立卷，建设单位、监理单位根据城建档案馆的要求对档案文件完整准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。由工程管理部资料员在档案预验收前完成归档工作。433监理单位应在工程竣工前，将各自形成的工程档案整理立卷后向建设单位移交。施工单位的工程档案在工程竣工前，由建设单位、监理单位应根据城建档案馆的要求对档案文件完整准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。由工程管理部资料员于档案预验收前完成归档工作。434工程开工时，工程管理部资料员负责在城建档案馆备案，以确保城建档案馆随时了解项目的工程进度。工程项目在竣工验收前，工程管理部资料员通知城建档案馆对准备归档的工程文件材料进行检查、验收，由城建档案馆出证明，否则不能组织工程竣工验收。435工程管理部资料员于工程竣工验收后三个月内，向城建档案馆移交一套符合规定的工程档案（除竣工决算外）。44工程档案的保管441工程管理部资料员根据工程档案的特点，遵循档案管理的原则和分类方法，以查找和利用方便为目的，采取必要的保护手段，对工程档案进行分类编号、编目、排架和保管工作。45工程档案的借阅451借阅的工程档案、资料需摘抄、拍照、复制时，须经相关授权。参见档案资料管理作业指引452借阅者对借阅的档案要妥善保管，要严守机密，不得毁坏、涂改、外传或遗失。阅后及时归还。46工程档案的鉴定、销毁461工程档案的保管期限分为永久、长期（即等于该工程的使用寿命）、短期（即保存20年以下）。对于超过保管期限的工程档案定期进行鉴定。462对已失去保存价值的工程档案必须经过有关领导审批，登记造册后进行销毁。销毁时须与工程管理部资料员一起进行，双方并在销毁清册上签字，以备查。47工程管理部资料员的岗位责任制471认真贯彻档案工作的法规文件，严格遵守档案管理的各项规章制度。47