湖南某工业科技有限公司公司管理制度、文件及政府公文管理办法

文件号CD/G0012008湖南崇德工业科技有限公司管理制度公司管理制度、文件及政府公文管理办法版次B编制邓琳审核黄颖批准周少华第1页共2页日期08623日期08626日期08630生效日期2008年7月1日一、目标为了规范公司的管理，使管理制度能得到有效贯彻与执行，做到制度、文件的编制规范、合理、所涉及到的部门对制度、文件内容明了，特编制本办法。二、公司管理制度和文件的分类管理制度和文件分为两类“公司审批”和“公司备案”。“公司审批”管理制度、文件的内容，涉及到公司有关部门和分公司的职能职责，所涉及到的工作及活动是长期性的经常性的，需要有关部门、公司共同完成或协助完成，需要对工作程序进行规范，对职能职责进行细化。“公司备案”由各部门、子公司、分公司内部制定的管理制度实施细则，并作为管理制度的附件或补充，其内容不涉及到其他部门或分公司的职能职责，但其工作和活动的过程、结果需要公司配合检查和考核，不备案视作无效制度。三、公司管理制度和文件的起草1、公司根据生产经营的需要，各部门、子公司、分公司根据职能职责，使工作能有序、有效的开展，能依章办理，强化管理，须制定有效的管理制度。2、文件代表公司的经营思想和理念，要求全体员工参与制定、学习、掌握和贯彻执行。3、管理制度和文件由主体执行部门起草，起草前应先到行政部查询现有制度目录及内容，如确需拟定新的制度，则先申请文件名称，再草拟相关制度。4、起草必须以公司大局为重，避免出现个人或部门偏见。5、子、分公司制定的相应制度条款不能与总公司制度条款相冲突。四、公司管理制度和文件的会签1、由公司审批的管理制度、文件及由公司备案的管理制度实施细则，须由子公司、分公司负责人及有关部门负责人仔细阅读其内容，并进行修改和批注、提出修改意见，起草人须针对修改意见与有关部门进行商讨，如果商讨不能达成一致，则由总公司领导最终裁定。2、会签程序由公司审批的制度和文件到行政部主管制度汇编负责人处申请目录起草行政部校核子、分公司负责人、有关部门负责人会签行政部经理审核公司总经理批准由公司备案的制度起草校核有关部门会签子、分公司负责人批准3、会签记录制度、文件的会签须有单独发文稿纸附在底稿的前页，文件行文过程中，必须有会签部门的修改意见或批注内容，如版面不够可另附页。起草人、核稿人、会签人、审核人、批准人须在“发文稿纸”上签字。五、管理制度、发文范围及文件编号规范1、由公司审批的制度经会签后，由行政部与拟稿部门协商明确制度文件的发放范围，并统一编号和注明份数，文件制度编号的方式为CD/文件代号，文件顺序号、年份，并注明版次、文件代号说明（CD/G为总公司管理制度，CD/XT为湘潭公司管理制度，CD/CS为长沙公司管理制度）文件顺序号为001999，年份为文件编号时当年年份，例总公司08年拟发的第2个制度编号为CD/G0022008。2、湘潭公司文件（公司备案）暂由行政部负责审核并代为印发、存档。3、长沙分公司文件（公司备案）由长沙分公司负责人审批，由长沙分公司自行印发、存档，但交行政部备案。4、公司审批的制度编号由行政部统一确定，公司备案制度编号由制定部门确定5、所有文件制度编号要考虑其唯一性六、公司管理制度和文件的发放、存档1、由公司审批的管理制度和文件，须将原稿、会签记录和正稿，由行政部统一存档，以备查。2、由公司备案的管理制度，其原稿和会签记录由起草部门保存，其正稿送行政部备案。3、管理制度和文件须定额发放，发放时须有签收记录。七、公司管理制度和文件汇编公司系列制度和文件基本完善后，由行政部汇编成册，并定量发放，便于公司员工学习、贯彻、执行。八、管理制度、文件的有效性1、每年由行政部检查一次文件的有效性，不适应于公司发展要求的内容须每年修改一次，文件的修改同样须经过会签程序。2、作废的管理制度和文件由原起草部门或文件执行部门负责申报。并在制度汇编中的后页加以注明。3、作废的管理制度和文件原件须交行政部销毁。4、下发的文件须由各部门，分公司妥善保存，在人事变动时必须做好工作移交。九、政府及管理机关的公文处理1、公司收到政府及管理机关的公文后，由行政部根据公文内容负责签注到公司领导阅示。2、由阅示领导批阅到有关部门办理。3、行政部将批阅后的公文直接分送到有关部门，并做好签收记录。4、行政部在签收记录上记载公文办理时间，并及时将公文收回并存档。文件号CD/G0022008湖南崇德工业科技有限公司管理制度公司证照及印信管理制度版次A编制邓琳审核陈广摄批准周少华第1页共3页日期0881日期0885日期08811生效日期2008年8月11日一、目的为了明确公司证照及印信的管理责任，维护企业形象和合法权益，实现证照、印章及介绍介绍信管理的制度化、规范化，特制定本制度。二、公司证照的管理1、管理职责1）行政部办公室负责公司所有营业执照、许可证、税务登记证、各项获奖证书等重要证照、证书的保管，要求建立证照、证书目录，及全套复印件，以方便相关部门借用及复印。同时负责公司展厅荣誉证书的更新，要求关注各项证照的有效日期，以便请示领导后安排相关部门办理年审、复审或换证的相关手续。2）各部门以公司名义新办的证照或获得的荣誉证书要及时交行政部办公室存档登记,严禁私自保管,否则给公司造成的损失由当事人负责。3）长沙分公司的相关证照的管理，存档，及年审等手续的办理由长沙分公司行政部负责。2、管理注意事项1）涉及公司重要证照如营业执照/税务登记证/企业法人代码证/组织机构代码证/企业法人的身份证等原件及复印件均要有相关授权人批准后方可借出或复印,并且在复印件上要注明“此复印件仅限用于XXX”再次复印无效，并加盖公章。2）证照保管员要了解各种证照的用途,坚持“用途不清不借、审批程序未到位不借”的原则，并进行详细登记，所借用的原件必须要求在限定的日期内催还。三、公司印鉴的管理1、印章的分类、刻印权限、用途、保管序号印鉴种类刻印权限盖章审批印鉴用途印鉴保管1湖南崇德公司公章法人代表部门经理以上以总公司名义对外发文/开具介绍信/报送报表等董事长秘书或董事长指定专人2法人代表签字章行政办公室负责刻制法人代表法人授权的各种文书董事长秘书或董事长指定专人3湘潭公司合同章总经理核准，行总经理或供用于采购或外协供应部（1）政办公室负责刻制应部部长合同、协议4湘潭公司合同章（2）总经理核准，行政办公室负责刻制总经理、营销副总、销贸部部长、公司产品销售合同及协议销贸部文员5湘潭公司合同章（8）总经理核准，行政办公室负责刻制销贸部部长公司产品销售合同及协议销贸部部长6湘潭公司公章总公司总经理核准，行政办公室负责刻制总经理/湘潭子公司总经理以湘潭公司名义对外发文/开具介绍信/报送报表等行政部办公室7长沙分公司总公司总经理，分公司行政部印制长沙分公司总经理以长沙分公司名义对外发文/开具介绍信/报送报表对外发文/开具介绍信/报送报表等长沙分公司8岳阳分公司总经理，分公司行政部印制长沙分公司总经理以岳阳分公司名义长沙分公司9各部门业务章（行政管理部、技术中心）总经理批准，由各业务部门凭办公室介绍信自行印制部门经理及车间主任以上部门业务范围内各部门指定人10财务章，会计、出纳印鉴总经理核准，财务部负责刻制投资管理部部长或财务部部长凡属财务会计业务范围内的财务部指定专人保管2、印章的刻制及启用1）公司印章的刻制均须报总经理批准，由行政办公室开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。2）公章的形体和规格按国家有关规定执行。3）新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。4）公章启用应报总经理批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围5）新章的发放应由行政办公室在“印章发放登记表”上由保管人进行登记。3、印章盖印及借用1）公章、合同章、法人签字章的使用须严格登记程序，完成审批手续后方可用印，不符合规定和不经主管领导签发的文件、资料、合同等，公章保管人有权拒印。2）一般情况不得携出各类公章或外借。若因工作需要，确须将印章带出，需提交申请，经公司副总级以上领导批准，填写“公章借用登记、归还登记表”后方可带出。公章带出期间，只可将公章用于申请事由，并对公章的使用承担一切责任，用完后一定要按时归还，归还后由保管员进行签收，并登记。4、重要印鉴的管理1）各类公章的保管人严格执行公司印章管理制度，不得私自使用公章，不得外借，不因任何人指示、要求而违规用章。2）任何人不得以任何事由要求在空白书面上加盖公章。3）公章保管须有记录，注明公章的名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。4）公章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作。5）公章保管必须安全可靠，须加锁保存，公章不可私自委托他人代管。6）公章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。7）公章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、移交时间、图样等信息。四、介绍信的管理1、总公司、湘潭公司介绍信由行政部保管及办理2、长沙分公司的介绍信由分公司行政部保管及办理3、介绍信保管员在开据介绍信时要对开具人的身份及开据的原因进行核实后方可开据，介绍信要进行编号，介绍信存根联一定要记录完整相关信息，并且要加盖骑缝章。一、总则为适应公司快速发展，推动企业信息化规范化管理，使公司管理更加高效，特制定本制度。二、管理范围包括电脑硬件、软件、服务器、交换机、网络、电子信息、网站及各部门使用的专业软件。三、管理原则和体制公司按集中与分散相结合原则，暂由行政部兼管公司计算机资源配置及日常管理，其他各部门配合对本部门的计算机设备进行日常维护，在配置时要充分考虑技术部的资源优先。条件成熟时，公司将成立计算机中心，并配备专职人员及IT设施。计算机系统建设本着一次总体规划、分步建设方式实施。计算机系统建设应综合考虑成本、费用、效率、效果、先进性、适用性，选择最优技术经济方案。四、计算机系统选型及采购公司计算机系统属于公司固定资产，由行政部统一采购或选型，因工作需要为员工配置的计算机操作系统、应用软件及其产生的各类文件均为公司财产。（包括IT设施及相关软件或网站建设）按照计算机系统规划和工作需要，公司各部门或有关人员提出购置计算机系统的申请，由部门负责人签字确认后，经总经理批准后，由后勤负责采购。电脑系统选型须基于广泛的市场调研。涉及重大电脑系统的选购，须邀请专业公司招标或咨询，确保系统的功能升级，以及维修服务的承诺。同时，做好硬件的验机工作和软件测试工作，确保电脑系统的可行性。五、用户管理制度1、计算机设备增补流程1）公司行政部需对各部门电脑建立电脑使用台帐，将各项设备情况存档。2）部门因工作开展需增加计算机时，应及时提出书面申请，阐明其用途和必要性，后报申请部门负责人及总经理批准后才能采购，到货后，行政部及使用人共同负责验收，验收合格后登记建立相应电脑台帐。3）对于不同部门计算机的配置要根据实际情况，在配置满足要求的同时尽量避免资源浪费，计算机用户应无条件服从行政部资源的合理调配。2、各部门计算机实行专人专机管理，非操作人员一律不得动用计算机。文件号CD/G0032008湖南崇德工业科技有限公司管理制度计算机管理制度版次A编制唐珊娜审核陈广摄批准周少华第1页共3页日期08810日期08912日期08916生效日期2008年9月16日3、各部门计算机使用人员负责计算机日常清洁和维护，保证计算机网络安全和防止计算机病毒感染。4、对办公室内的网络通讯线路、设备及配件（包括各路由器接线盒）必须爱护，不得擅自移动线路、设备。5、网络安全1）所有的用户不得企图获取、修改他人的密码，不得将自己的用户名泄漏给他人。严格控制共享目录，涉及公司机密的共享目录必须设置密码；2）计算机用户不得将本计算机的数据、文件任意拷贝外泄，重要文件的拷贝需经部门部长的批准；3）禁止泄露、外借和转移专业数据信息。4）为保证数据安全，各部门应对本部门的数据文件进行定期备份。6、病毒防范1）严禁使用盗版软件，禁止在计算机上运行游戏软件；2）行政部应指定专人负责计算机病毒防范工作。定期进行病毒检测，发现病毒立即处理并报告；3）外来的数据文件源，必须经过杀毒软件的检测后，方可进入计算机系统。4）公司购买的专业软件只能由接受过相关培训并考核通过的员工操作。7、计算机设备调动流程因人员流动造成计算机使用人变更或使用人部门变更，需报请行政部重新更改相应“计算机配置信息单”以登记备档。8、计算机设备维修流程1）当计算机不能正常工作时，必须通知行政部派人维修，不得擅自处理；2）如计算机中心确定是硬件损坏需更换，由该计算机责任人填写“计算机故障处理报告单”写出故障现象，由行政部注明故障原因及处理意见，交该部门负责人审批后报公司总经理批准，如确认无法使用，则可申请更换，按四/1条款执行。9、上网规定1）部门因工作需要需开通因特网时，应书面提出申请，阐明其用途和开通时段，提交部门负责人及总经理批准后才能开通。2）严禁私自盗用他人的IP地址上网。3）严禁浏览反动、迷信、黄色、暴力页面。4）禁止在网上下载电影、歌曲及大型软件，以免影响宽带速度。5）禁止通过外部网络私自发送公司的保密资料。10、违规处罚1）发现上班时间利用电脑玩游戏、上网聊天、炒股、看黄色网页，看电影的，根据情节轻重处以50以上200元以下的处罚。2）擅自拆装电脑，引起电脑设备损坏的，负责所有的维修费用并处以100元罚款。3）浏览反动、迷信、黄色、暴力网页或使用外来软件，引起电脑病毒，造成计算机网络系统故障，并使计算机数据丢失的，按情节轻重处以100元以上500元以下罚款。4）故意传播电脑病毒，在电脑系统中进行破坏活动，情节严重，违反国家法律、法规的，移送司法机关处理。六、公司主页、网站、域名的管理1、公司网站建设及主页由公司行政部归口管理，负责公司主页相关内容的维护及信息的及时更新。2、行政部负责企业公共邮箱的管理，并及时将邮件分发至收件人，并进行邮件收发登记。3、行政部负责公司域名及公共邮箱续费的管理。4、公司相关部门负责提供网站文字及图片素材，并进行相应的后台管理，销贸部负责产品介绍的更新、客户留言的反馈，技术部负责新产品推广，行政部负责其他内容的更新。文件号CD/G0042008湖南崇德工业科技有限公司管理制度关于规范公司计划及各类报表管理要求的规定版次B编制邓琳审核黄颖批准周少华第1页共8页日期08519日期08521日期08523生效日期2008年7月1日一、目的为了实现企业的经营目标，及时对各类经营数据进行分析，通过对计划目标的分解和报表的管理，及时检查经营活动过程及执行结果的偏差，分析管理工作中存在的问题，寻找解决途径，采取有效措施，使企业经营活动在良性的发展中运行。同时给绩效考核管理及评分提供相应的原始依据，经过与相关部门充分沟通，现决定对公司各种计划及报表制定、报送规范如下二、工作计划的管理的具体要求1、公司年度经营计划每年11月份，由总经理召集各分公司及相关部门负责人召开公司年度经营计划筹备会，明确下年度公司战略决策及基本管理思路，下达下年度公司主要经营指标，并要求各分公司及相关部门对本年度的各种经营管理指标进行分析，同时结合公司提出的下年度主要经营思路及指标来拟定下年度经营计划草案。由行政部统一收集汇编成年度经营管理规划书每年12月中旬，由总经理主持召开年度经营计划讨论会，对上年度工作进行总结，同时对各公司及部门提交的下年度经营规划书进行讨论、修订和完善，并对相关经济指标进行适当调整，并形成年度经营管理规划书正案。在每年12月末，由行政部将经公司领导审批的年度经营管理规划书正案分放到相关部门，同时由投资管理部牵头，对于公司各经营实体（如湘潭公司、长沙公司）再与总公司签订经营考核责任书2、公司月度重点工作计划及总结1）每月28日，由总经理根据公司战略目标及年度经营管理规划书，以及结合公司的实际经营现状，布置公司月度重点工作计划，并有权对各项经济指标进行适当的调整。2）每月29日30日由各分公司及总公司直属部门根据总经理下达的月度重点工作计划及月度经营指标，结合本公司及部门的实际工作状况，再进行月度重点工作及经济指标的分解，并及时提出需上级领导支持或协调的事项。3）每月30日由行政部统一收集湘潭公司、长沙公司、投资管理部、行政部的月度工作计划。湘潭公司及长沙分公司的月度工作计划由子、分公司总经理审核，报总经理批准，总公司直属部门经主管副总审核后报总经理批准。4）每月1日3日（遇法定节假日顺延），分公司及各部门负责人根据公司及部门的月度重点工作，根据公司考核制度按不同管理层级分别拟定各岗位KPI，见附表二“员工绩效考核表”5）每月3日前，由投资管理部收集分公司、长沙公司相关经营数据，拟制公司经营合并报表（考虑数据统计的周期，部分数据延后到15日前上报）报总经理审阅。6）每月上旬，由总经理主持召开月度重点工作例会通报上月月度经营情况、工作总结及本月重点工作及重要经营指标。7）各公司及部门的工作计划及工作总结及经济指标完成情况将作为公司及部门绩效考核的重要依据。3、工作计划总结报送要求各公司各部门负责人均要在规定的时间内将工作计划、总结及相关统计资料及时上报，违者将扣除责任人绩效分5分，由行政部执行三、报表的管理1、总公司一级报表目录序号报表名称报送时间报送部门报表统计人备注1质量分析月报表5日前报上月质管部部长2月度质量目标统计10日前报上月质管部部长各部门5日前上报3人事月报表20日前报上月行政部人事劳资专员4公司月度综合经营管理简报每月25日前行政部副经理请相关部门20日前提供数据5计时人员加班、误餐费统计月报表15日前报上月行政部人事劳资专干各部门在10日前上报6总公司一级绩效考核评比结果汇总表15日前报上月行政部经理各被考评人于3日前将考核表交行政部7月度培训计划30日前报次月行政部人事培训专干8月度招聘计划30日前报次月行政部人事培训专干每月25前各用人部门提出增补申请9待重新明确工资的转正、调岗人员明细表15日前报上月行政部人事劳资专干交财务请示领导后再重新确定工资10安全检查月度通报次月5日前行政部安技专干11文明、卫生检查评比周报每周二前报上周行政部副经理12考勤异常及处罚通报周三之前报上周行政部人事劳资专干13员工日常奖惩汇总表次月10日前行政部人事劳资专干每月5日前各部门申报14财务分析季报表每季次月30日前投资部部长分公司每季次月20日前报15湘潭子公司考核汇总统计表次月20日前投资部部长16长沙分公司考核汇总统计表次月20日前投资部部长17月度生产计划（草案）月度生产计划（正案）13日/25日每月3日生产部计划员18产品存栈月报表次月2日生产部计划员19月度采购计划表16日/28日供应部部长20仓库月度盘点表5日供应部仓库主管与财务数据统计相关21月度交货计划（草案）月度交货计划（正案）每旬旬末各一次每月末最后一天销贸部计划员22月度合同实现情况统计报表次月10日前销贸部执行组组长23月度质量反馈单次月4日前售后组组长24成品库存报表次月5日销贸部执行组组长25销售月报表（包括月订货报表、销售发出报表、销售回款、销售盘存报表、售后服务情况汇报、月度市场信息分析报告）次月5日前销贸部部长湘潭公司销贸部拟定26总公司资金计划表5日前报当月投资部部长27湘潭公司资金计划表5日前报当月投资部部长28长沙分公司资金计划表5日前报当月投资部部长备注1、以上报表由统计人统计，经部门负责人审核后，报主管副总及董事长审阅，交行政部存档备查。2、如以上报表报送责任人有异动，由该部门负责人通知董事长秘书进行责任人的更改，并及时通知新的责任人，否则，因此造成的报送延误责任，由该部门负责人承担。2、总公司一级报表管理办法1）由行政部办公室负责催收以上报表，并每月向董事长提交报送收集情况反馈表。2）要求所有报表统计人对于各项报表的统计要准确、及时，所有报表需请相关负责人进行审核，批准后方可上报。凡出现报表报送不及时的，每次扣统计责任人绩效分2分，当月未报的扣5分。凡报表出现一般性错误的扣责任人绩效分2分，审核人2分，凡报表出现较严重错误的扣责任人绩效分5分，审核人3分。凡报表出现严重错误，对公司生产经营产生不良影响的扣责任人绩效分10分，审核人5分。3）因相关部门未及时提供数据，导致当事人报表不能及时上报，必须有书面的情况说明。如当事人的统计报表数据属引用数据，则责任由提供数据的源头部门承担责任。3、湘潭子公司报表报送目录及相关要求序号报表名称报送频次报送时间责任部门责任人报表会签考核标准统计口径及质量要求1产值报表月度次月3日前生产部计划员销贸部财务部100元/天1、上报数据同子公司“K3物流”系统中当月成品入库数据，且必须关联系统入库单号码；2、对应销售订单号码；2销售发出报表月度次月2日前销贸部执行组长财务部100元/天1、上报数据同子公司“K3物流”系统中当月成品出库数据，且必须关联系统出库单号码；2、对应销贸部纸质销售合同号码；3订货报表月度次月2日前销贸部部长财务部100元/天1、上报数据同子公司“K3物流”系统中当月销售订单数据；2、对应销贸部纸质销售合同号码；3、交货日期为下年度的进行特别标注；4期间费用报表月度次月8日前财务部部长/制定会计财务部部长50元/天项1、期间费用包括管理费用、销售费用及财务费用三项；2、分别按经济业务对应的考核项目据实列支，总额与子公司“K3总帐”系统对应会计科目当月发生额合计数一致（如不一致应做出书面说明）；3、对可控费用要求与公司考核目标值及子公司根据公司考核目标制定的分项考核额度进行对比，对偏离较大的项目应作出详细分析；5制造费用报表月度次月8日前财务部成本会计成本主管50元/天1、按经济业务的实质分项目进行列支，总额与子公司“K3总帐”系统对应会计科目当月发生额合计数一致（如不一致应做出书面说明）；2、与“2008年湘潭公司经营考核办法”附件（各项成本费用列支额度管理办法）中规定的“制造费用”列支额度进行比较，对偏离较大的项目应作出详细分析；6存栈产品成本报表月度次月10日前财务部成本主管财务部长50元/天1、据以计算成本的产品规格型号、数量同子公司“K3物流”系统中当月成品入库数据；2、分类按工号列表，将实际成本分别与标准成本（材料部分）进行比较，对偏离较大的产品应作出详细分析；7应收帐款余额明细月度次月5日前财务部销售主管财务部长50元/天1、余额包含发出未开票产品的销售额，与子公司“K3物流”系统中数据比对相符；2、开票、回款金额与“金税卡”开票系统及子公司“K3总帐”系统对应会计科目比对一致；3、未开票产品与销售部门的核对、落实开票收款；4、对长期（3个月）发出未开票或挂帐未收款的，予以预警；8应付帐款余额明细月度次月5日前财务部成本主管财务部长50元/天1、含月末暂估外购材料及委外加工费用，与子公司“K3总帐”系统对应会计科目比对一致；2、对余额为负数（即预付款项）应作说明，督促采购、生产部门及时办理结算手续，预警生产资金的流失；9生产储备资金占用明细指标月度次月12日前财务部成本主管财务部长50元/天项1、生产储备资金指生产性库存物资（含材料、半成品、在制品、低值易耗品等）及预付货款抵减应付帐款后占用资金净额，与子公司“K3总帐”及“K3物流”系统对应会计科目比对相符；2、与计划数、上月数据、去年同期（可采用相对比率）进行比较分析；结合流动性预警潜亏；10会计报表月度次月10日前财务部会计主管财务部长100元/天1、会计报表包括资产负债表、损益表；2、与子公司“K3总帐”系统中报表一致；3、用于作公司合并报表基础资料；11内部利润计算明细表月度次月15日前财务部会计主管投资部100元/天1、按预算项目列支，要体现累计数据及与预算数据的差异；2、计算口径见2008年湘潭公司经营考核办法及附件；12资金收支计划表月度次月3日前财务部会计主管财务部长500元/天1、原规定每月25日前，考虑前期实际上报情况进行调整；2、根据月度发货计划、上月末应收款情况、实际回款与公司下达指标的差距及本月开支等综合制定；3、要求按旬计划结出资金余额，根据资金缺口提出改善措施；13物资盘点情况及说明分析季度季末次月18日前财务部成本主管、销售主管财务部长100元/天1、根据责任部门提供的盘点报表落实生产性库存物资及成品物资的账实相符情况，责成有关部门对差异形成作出说明，提出处理措施及建议；2、对库存数据的合理性及流动性重点进行分析，预警呆滞库存的形成；3、分析物资流动性时要求按物资类别及储备状态分别进行分析；14产品质量成本统计及分季度季末次月18日前财务部成本主管财务部长50元/天项1、统计口径同子公司“K3总账”；2、根据年初制定的质量成本计划和公司下达的质量损失率目标分项目进行统计分析；3、与计划、上季度及去年同期（相对比率）作比较分析；4、重点分析质量损失数据，评价数据的准确、析真实和及时性，提出改进措施；15产品制造成本情况说明及分析季度季末次月20日前财务部成本主管财务部长100元/天1、分产品类别对其材料耗用、人工成本、委外加工费用、制造费用摊销等进行说明分析；2、与预算数据、去年同期（相对比率）数据作比较分析；3、与标准成本（适用）比较，分析造成偏差的原因，提出改进措施；4、统计口径同子公司“K3总账”，数据准确、真实；16子公司财务情况说明及分析季度季末次月20日前财务部财务部长投资部100元/天1、总结子公司本体生产经营及财务状况，评价资产营运效率，提出改进措施；2、根据经营指标的实际完成情况，与预算进行比较，分析差异产生原因；3、积极搜集信息资料，运用财务专业知识和经济预测，预计未来财务状况和经营成果；17财务预算年度11月中旬财务部财务部长投资部100元/天1、根据公司下达的主要经营指标预算下年度成本（按明细项目）、收益情况；2、提出资金需求；18经营指标年度总结年度次年元月30日前财务部财务部长投资部100元/天1、落实上报各项经营指标实际完成情况，保证数据的完整、真实、准确，与年度预算进行比较，分析差异原因；2、重点对子公司可控成本进行分析；19财务决算及分析年度次年5月30日前财务部财务部长投资部1000元/天1、出具财务决算报表，按国家相关税法与会计准则的差异准确地进行相关调整，避免后期出现税企纠纷；2、保证数据的完整、真实、准确，做到不高估收入，低估成本；3、总结全年的经营及财务状况，评价资产运行效率，重点关注现金流；4、长沙分公司报表报送目录及相关要求序号报表名称报送频次报送时间责任部门责任人报表会签考核标准统计口径及质量要求1应收帐款余额明细月度次月5日前财务部出纳财务部长50元/天1、余额包含发出未开票商品的销售额，与分公司“K3物流”系统中数据比对相符；2、开票、回款金额与“金税卡”开票系统及分公司“K3总帐”系统对应会计科目比对一致；3、未开票商品与各业务部门的核对、落实开票收款；4、对长期（3个月）发出未开票或挂帐未收款的，予以预警；2销售发出报表月度次月2日前物流部仓库主管会计100元/天1、上报数据同各分公司“K3物流”系统中当月商品出库数据，且必须关联系统出库单号码；2、对应各业务部门纸质销售合同号码；3订货报表月度次月2日前各业务部门各业务组文员会计100元/天1、上报数据同各分公司“K3物流”系统中当月销售订单数据；2、对应各业务部门纸质销售合同号码；3、交货日期为下年度的进行特别标注；4资金平衡表月度旬报次月4日前/每旬末次日财务部出纳财务部长50元/天1、考虑目前运作的实际情况，月度报表应与总公司核对后再予以确认；2、要求与资金计划进行比较，说明差异原因；5期间费用报表月度次月8日前财务部会计财务部长50元/天项1、期间费用包括管理费用、销售费用及财务费用三项；2、分别按经济业务对应的考核项目据实列支，总额与各分公司“K3总帐”系统对应会计科目当月发生额合计数一致（如不一致应做出书面说明）；3、对可控费用要求与公司考核目标值及各分公司根据公司考核目标制定的分项考核额度进行对比，对偏离较大的项目应作出详细分析；6资金占用明细指标月度次月8日前财务部财务部长及业务负责人财务部长50元/天项1、统计口径按2008长沙公司经营考核办法执行；2、库存数据要求与各分公司“K3物流”系统比对相符，并与计划数、上月数据、去年同期（可采用相对比率）进行比较分析；7会计报表月度次月10日前财务部会计财务部长100元/天1、会计报表包括资产负债表、损益表；2、与各分公司“K3总帐”系统中报表一致；3、用于作公司合并报表基础资料；4、提供帐套中各科目（包括核算项目）的月末余额；8内部利润计算明细表月度次月15日前财务部财务部长投资部100元/天1、按预算项目列支，要体现累计数据及与预算数据的差异；2、计算口径见2008年长沙公司经营考核办法及附件；3、对“新开发产品销售回款”进行特别标注；9资金收支计划表月度次月3日前财务部财务部长总经理500元/天1、原规定每月25日前，考虑前期实际上报情况进行调整；2、根据月度发货计划、上月末应收款情况、实际回款与公司下达指标的差距及本月开支等综合制定；3、要求按旬计划结出资金余额，根据资金缺口提出改善措施；10物资盘点情况及说季度季末次月18日前财务部仓库主管财务部长100元/天1、根据物流部提供的盘点报表落实库存物资账实相符情况，责成有关部门对差异形成作出说明，提出处理措施及建议；2、对库存数据的合理性及流动性重点进行分析，预警呆明分析滞库存的形成；3、关注异地存放物资的安全有效；11分公司财务情况说明及分析季度季末次月20日前财务部部长投资部100元/天1、总结分公司本体经营及财务状况，评价资产营运效率，提出改进措施；2、根据经营指标的实际完成情况，与预算进行比较，分析差异产生原因；3、积极搜集信息资料，运用财务专业知识和经济预测，预计未来财务状况和经营成果；12财务预算年度11月中旬财务部部长投资部100元/天1、根据公司下达的主要经营指标预算下年度成本（按明细项目）、收益情况；2、提出资金需求；13经营指标年度总结年度次年元月30日前财务部部长投资部100元/天1、落实上报各项经营指标实际完成情况，保证数据的完整、真实、准确，与年度预算进行比较，分析差异原因；2、重点对分公司可控成本进行分析；14财务决算及分析年度次年5月30日前财务部部长投资部1000元/天1、出具财务决算报表，按国家相关税法与会计准则的差异准确地进行相关调整，避免后期出现税企纠纷；2、保证数据的完整、真实、准确，做到不高估收入，低估成本；3、总结全年的经营及财务状况，评价资产运行效率，重点关注现金流；5、湘潭子公司及长沙分公司报表报送要求1）子、分公司报表由总公司投资管理部负责收集，并每月向董事长及各子、分公司总经理提交报送收集情况反馈表,并向行政部申报对相关责任人的处罚意见。2）要求所有报表应严格按要求编制、报送，且会签、审批手续齐全。上述表格中“考核标准”为延误上报时间扣罚标准，针对各子、分公司有效，落实时可根据具体情况进行分解；对报表数据出现严重错误，依据其反映的公司经营及财务状况与实际情况出现较大偏差时，对直接责任人绩效考核评定为D等，审核人（或会签部门负责人）承担连带责任，绩效考核降低一个等级；3）因相关部门未及时提供数据，导致责任人不能及时上报报表的，必须有书面情况说明。如责任人的报表数据属引用数据，则责任由提供数据的源头部门承担；4）因两公司业务范畴的区别，对现有的上报报表采用原格式，对本规定新增的报表，各公司可根据公司要求自行设计格式，经公司投资管理部认可后形成报表格式模板。本制度相关条款由行政部、投资管理部负责解释。文件号CD/G0052008湖南崇德工业科技有限公司管理制度行政物品管理制度版次A编制邓琳审核黄颖批准周少华第1页共2页日期07920日期07928日期07929生效日期2007年9月30日一、目的为了进一步明确行政物品管理职责及管理流程，进一步合理控制行政办公费用特拟定本规定二、适应范围本制度适应于总公司、湘潭子公司三、职责划分1、行政管理部负责公司行政物品（非生产类物质）的归口管理，负责采购物品计划拟定、价格审核，组织行政物资供应商的评审及考察，对仓库日常管理进行不定期检查。2、行政管理部综合员负责行政物资的统一采购，确保质优价格合理。3、行政管理部兼职仓管员负责行政物品的妥善保管及出、入库手续的办理及月末的盘点并提供月度配库物资采购表（见附表一）4、行政物品仓管员负责根据各部门及车间上报的行政物品需求计划表（见附表二）拟定非配库物资采购清单（见附表三）5、财务部派人负责每年组织一次仓库的盘点及审计并不定期对仓库的账实进行核对。6、行政管理部负责建立33类、34类、35类物资台账，保管责任落实到人，并下发保管责任项目清单，如离厂和调整岗位应办理移交手续，如这几类物资金额超过1万元还需要按财务要求建立固定资产台账。四、行政物品分类1、办公用品（如笔、本、计算器、橡皮、胶棒、文件夹、文件膜、告示贴、文件栏、打印纸等）2、日用品类（宿舍用品、床、纸篓、纸、杯子、垃圾袋、防水垫、拖把、扫把、灯管、锁、钥匙等）3、服装类（需建立个人领用台账）4、电器产品类（冰箱、冰柜、电热器、空调、饮水机、电热水器）5、电脑及耗材及办公设施（办公桌椅、沙发、台式电脑、手提电脑、打印机、复印机、传真机等）6、账表及印刷品类（信纸、信封、企业说明书、质量手册、财务账簿等）7、宣传标识、标牌类（定置牌、欢迎标牌、宣传栏、门牌号、指示牌、横幅等）五、管理流程1、对于办公用品类、日用品类、服装类、账表及印刷品类，由行政管理部根据各部门的实际需求拟定常用物品配库表，每月25日由仓库保管员根据库存实际数拟定下月配库采购计划报行政部经理审核后交采购员办理，要求一周内将物品采购到位。2、每月月底25日前由行政物品保管员收集各部门配置外行政物品需求计划表（见附表一）进行汇总并预算费用，（需求计划需经部门负责人审核，湘潭子公司还需报子公司总经理核定）后再交行政管理部汇总，报相关领导审批（单件物品在500元以上的物品需报请总公司领导核准），交采购员办理，要求十日内将物品采购到位。3、各部门临时紧急物品采购由使用部门负责人提出申请，填写“请购单”，经行政分管经理审核、湘潭公司、总公司领导批准，要求采购员凭单在3天内采购到位。各部门物品采购要加强计划性，非特殊时期凡一个部门临时紧急采购单一个月超过3批次的，行政管理部有权拒单并追究相关部门责任。六、行政仓库日常管理要求1、物品分类分区摆放，干净整齐有序、库存合理、保管安全。2、行政保管员应建立账簿，对（四1）类、（四4）类、（四5）类物资需建立台账，并办好入库、出库手续，领用手续齐备。严格按采购计划办理入库，杜绝三无产品入库，严把质量关。3、办公用品保管要做到文明、清洁、防火、防盗、防水、防霉4、其他可参照公司仓库管理制度相关条款执行。七、采购要求1、杜绝无单采购，特殊情况可请示领导后先采购后补单2、坚持货比三家的原则，对于采购物资要求保质、保量、优价的原则3、要求在规定时间内将所需物资采购到位并及时办理入库入报账手续八、核领程序1、除常规配库物资处其他物品一律按请购需求部门或使用人领用2、非特殊原因行政仓库对外开放的时间为每周一至周五上午90011003、车间员工领用一律凭车间主任签字，其它人员领用一律经部门负责人签字后方可领用。九、处罚规定凡违反以上条款者，行政管理部有权给予20100元的处罚十、相关支持性文件A固定资产购置管理制度B仓库管理制度十一、附表C月度配库物资采购表D行政物资需求计划表E非配库物资采购清单F物料入库单G物料出库单一、适应范围本制度适应于总公司、湘潭子公司二、配置标准对象项目数量期限干部电焊工气割工油漆打磨工冷作钳工铆管工质检员仓管员货车司机小车司机保安餐务组其他工人2套1年3套2年工作服（夏）2套2年2套1年3套2年秋季工作服（蓝）2套2年秋季工作服（黑）2套2年保安服各2套2年说明保安服分冬、秋、夏装，电焊工另从劳保用品中领专业电焊服（秋）三、费用在配置标准时间内领用的工作服不扣款，列入员工福利，但因员工个人原因离职服装给个人，但不足服装使用年限的折旧损失由个人承担。四、领用1、新员工服装领用由公司人事主管批准，新入职员工视到岗季节，只领取当季服装。（未转正前暂领一套）2、老员工凭工作牌到行政仓库按标配领用。（一般秋装在9、10月份领用，夏装4、5月份领用）文件号CD/G0062008湖南崇德工业科技有限公司管理制度工作服装管理制度版次B编制王瑞先审核黄颖批准周少华第1页共1页日期08417日期08415日期08416生效日期2008年4月17日3、由行政部保管员建立个人服装领用台帐，按服装标配严格控制。五、购买工作服因损坏或遗失可以成本价购买整套、拆零均可，由行政部长批准，费用从当月工资中扣除。文件号CD/G0072008湖南崇德工业科技有限公司管理制度保密管理制度版次A编制王瑞先审核黄颖批准周少华第1页共2页日期080808日期080912日期080916生效日期2008年9月16日一、总则行政部负责公司保密工作的归口管理，各岗位人员对从事的工作所涉及的保密内容负主要责任，部门经理、各科室主管及公司领导层对管辖的工作所涉及的保密内容负领导责任。二、保密原则积极防范、突出重点、分级负责。三、密级和范围1、公司秘密的密级分为绝密、机密二级。绝密是最主要的公司秘密，泄露会使公司利益遭受特别严重的损害。机密是重要的公司秘密，泄露会使公司利益遭到严重的损害。2、绝密，只限于公司主要领导（或授权人）接触，包括公司的核心技术及知识产权。公司销售合同的价格和付款方式、公司的特殊经营管理政策和措施。公司高级管理人员和关键岗位人员的人事资料、工资待遇。公司重要的财务报告和数据。公司新开发产品的技术文件、图纸、控制程序和关键工艺。3、机密，只限于当事人（或授权人）接触，包括公司重要的商务情报，如价格表、客户情况等。公司合同摘要、经销商及用户档案。公司成熟产品的技术文件、图纸、工艺评审、控制程序和关键工艺。公司月度、年度生产作业计划。公司一般员工工资、奖金等个人收入。公司一般员工的人事资料。反馈的产品质量问题，产品测试结果。公司合格供应商名称、价格等主要的供应情报。公司重要活动计划和报告。产品改进建议和意见。除32款规定外的公司经营政策和措施。公司统计报表。公司、分公司、部门未正式发出的决定、通报。其它必要的文件和资料等。四、保密规定1、属于公司机密、绝密的文件资料、信息和其他物品（以下简称“机密”、“绝密”）的制作、收发、内部传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，须由当事人执行。2、传递机密、绝密文件或物品必须由收件人亲自签收。3、公司下发的保密文件应根据只是传达到相应级别人员，并妥善保存，不得复印、转借。4、在对外交往与合作中涉及秘密的，必须报经总经理批准。1）提供给各合格供方、外委协作方、有关部门、媒体的技术图纸、技术文件、报表、资料和图片等，不得泄露公司秘密，必须经分公司总经理（或授权人）批准，方可传递、邮寄。2）公司规定不对外的研制、工作、生产、储存、试验场地和关键设施、设备，必须经公司总经理（或授权人）批准后，才能对外开放。5、各岗位人员对从事的工作所涉及的保密资料、文件负责。1）各岗位员工未经公司副总经理或分公司总经理批准，不得将本职工作所涉及的保密资料和文件传递、复制、摘抄给与本岗位无关的人员。2）未经公司副总经理或分公司总经理批准，一般员工不得接触、借阅、使用、复制与本岗位工作无关的保密资料和文件。3）经批准后，员工借阅、使用非本岗位所属的保密资料和文件，必须办理借用登记手续，用完必须归还，遗失必须追究责任。6、设计公司秘密的重要活动，主办部门应采取专门的保密措施。7、禁止在私人交往和通信中涉及公司秘密，禁止在公共场所谈论公司秘密。8、严禁以任何方式打听、泄露个人收入等。9、未经允许，不得将秘密带出工作场所。确有需要带出时，由公司副总经理（或其授权人）批准。10、员工做任职期间利用工作时间或占用公司资源所做的研究、发明、创作、设计等均属公司所有，无论是否完成，未经公司总经理批准，任何人不得以任何形式转让、出售赠与给他人或其他企业法人。11、员工做任职时期间或离开职务后，不得私自复制或保留与机密有关的任何资料。12、员工做岗位变动、解除劳动合同或离职时，必须清理退还由其个人使用的保密文件和资料，并经一级主管签字后方可办理调动、离职手续。13、采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密，按公司对计算机有关保密办法的规定执行。14、公司员工发现秘密可能泄漏或已经泄露时，应当及时制止和采取补救措施，并及时报告。五、处罚办法1、泄露公司机密，依照情节给当事人记过或记大过处分。2、泄露公司绝密者，开除。造成严重后果者，罚款5万元。3、为他人窃取、刺探、出卖公司秘密者，开除、罚款20万元，并依法追究刑事责任。4、员工离职后三年内，利用公司的秘密，为他人或本人谋取利益，公司将依法追究刑事责任。文件号CD/G0082008湖南崇德工业科技有限公司管理制度学徒工管理制度版次A编制邓琳审核黄颖批准周少华第1页共2页日期080112日期080114日期080115生效日期2008年1月15日一、目的为加强公司学徒的管理，提高员工技能二、职责1、行政部负责公司学徒工的归口管理2、用人部门、技术部、行政部负责学徒工岗位技能培训及出师考试3、程序1）各部门如需新招学徒工必须填写人员增补申请表，提出学徒工须具备的条件，经行政部审核报公司领导批准后，由行政部向社会公开录取2）行政部对合格学徒按公司入职程序办理手续，并按公司要求对学徒进行培训3）行政部代表公司与每位学徒签订学徒协议。并按协议向每位学徒收取培训费。根据不同工种及学徒期限，按公司标准一次性向公司交清培训费4）人事专员负责对新来的学徒指定师傅带徒并进行岗位技能和安全培训。4、学徒工的规定1）学徒须有初中毕业；身体健康，无精神病史，无传染病，纠正视力在12以上，年龄在1825周岁2）学徒进厂后要遵守公司各项制度，并刷卡考勤，诚实、友善，不浮夸，具有较强的进取心和敬业精神，有较好的组织纪律性，无违法犯罪记录。3）规定电焊工、切削加工、机修钳工、电工、装配钳工的学徒期为二年，公司按1500元/年收取学徙培训费用。其它工种学徒期为一年，公司按1200元/年收取学徙培训费。4）在规定的时间内经考试仍然不能转正的学徒，公司将延长半年的学徒期，如果经考试仍然不合格，公司将做辞退处理。学徒提前转正要求不会被批准。5、学徒期待遇1）学徒工在学习期内不按定额计酬，学徒每月发放学徒津贴500元。2）学徒工在学习期内，可享受公司给予员工的一般性福利待遇。不享受公司的养老保险、失业保险医疗保险，学徒工必须自己到社保所交以上险种，但享受工伤保险。3）学徒工在学习期内参加公司对员工的各类培训。6、学徒工管理1）师傅将与学徒签定合同，行政部作为证明人。带徒师傅须毫无保留地向学徒传授技能，应对学徒的技能水平的提高和安全生产负全责。学徒经考试合格出师后公司将一次性奖励师傅500