商业物业、商场、百货公司运营管理操盘全流程全套操作指南

员工应用类一、新进人员入职（上岗）流程（一）责任部门人力资源部（二）业务职责规范新进人员入职（上岗）工作（三）注意事项1、管理人员为入职，专柜人员为代管；新进人员在办理手续前必须经培训部进行培训，并发放培训证明，人力资源部需做好记录备查；2、专柜人员在办理代管手续前须有供应商的厂商专柜人员委派函，与供应商签订用工协议及厂商委托代管派驻人员协议书、责任状；3、专柜人员实用期过后须与供应商签订劳动合同（四）执行时间年月日（五）财务部环节的操作流程新入职员工须到人事部领取厂家人员登记表并填写清楚内容,交部门负责人及人事部签字并写明“同意办理代管”自营人员则注明“同意办理入职”新入职人员持具有负责人签字的厂家人员登记表到财务窗口办理入职手续入职人员须交纳费用150元,含IC卡微章更衣箱押金50元,100元为丰收学校收取的培训费,新入职填写入职多功能表,进入一卡通给员工发考勤卡和消费卡,录入个人资料以上工作完成之后,将IC卡微章及入职表给回新入职员工,并提醒对方妥善保管好IC卡及微单二、与集团各店之间的厂家专柜人员的调动流程（一）责任部门人力资源部（二）业务职责规范与集团各店之间的厂家专柜人员的调动工作单位名称流程名称专柜人员调动流程（对店外）层次任务概要实施环节供应商原所在部门调出店人力资源部调出店财务部调入店行政部管理行为编制单位签发人签发时间（三）注意事项厂家专柜人员的调动需经供应商发函确认后办理；（四）执行时间年月日填写商/借调表审核、登记办理结算手续发放同意调动的函件办理工作交接修改人事系统信息报到三、与集团各店之间的员工的调动流程（一）责任部门人力资源部（二）业务职责规范与集团各店之间的员工的调动工作单位名称流程名称员工调动流程（对店外）层次任务概要实施环节调出店行政部原所在部门调出店店长室调出店财务部调入店行政部管理行为编制单位签发人签发时间（三）注意事项1、人力资源部须注明调动人员工资放发的情况2、调动人员须在人力资源部登记相关资料（四）执行时间年月日四、柳州梦之岛各部门之间的员工（厂家专柜人员）的调动流程发放商/借调表发放调动联系函审核审批审批签属意见修改人事系统信息报到办理工作交接办理结算手续开介绍信，调离登记（一）责任部门人力资源部（二）业务职责规范柳州梦之岛各部门之间的员工（厂家专柜人员）的调动工作单位名称流程名称员工（专柜人员）调动流程（对店内）层次任务概要实施环节调出部门调入部门人力资源部店长室财务部管理行为编制单位签发人签发时间（三）注意事项1、调出部门同意调出的人员须与原供应商解除劳动关系；2、调动人员须有新专柜的厂商专柜人员委派函；3、调动人员须与新专柜的厂商签订用工协议、厂商委托代管派人员协议书及责任状（四）执行时间年月日五、柳州梦之岛厂家专柜人员的离岗流程填写商调表审核、登记审批修改人事系统信息办理工作交接办理变更手续调动协商调动协商签属意见报到修改花名册（一）责任部门人力资源部（二）业务职责规范柳州梦之岛厂家专柜人员的离岗工作单位名称流程名称厂家专柜人员离岗流程层次任务概要实施环节专柜人员供应商商品部门人力资源部财务部管理行为编制单位签发人签发时间（三）注意事项1、专柜人员离职须写一份离岗申请书给供应商2、专柜人员离职代管部门应发函给供应商3、供应商向代管部门回复的函件中须注明与该专柜人员结清工资及社保4、离职人员须在供应商回函中签字按手印5、专柜人员在员工窗口办理结算手续时如果工牌或者徽章丢失须写一份关于丢失徽章、工牌的说明（四）执行时间年月日（五）财务部环节的操作流程发放离岗通知书给专柜人员提交离岗报告给供应商向部门发放同意离岗的确认函工作交接复核，签属意见审核、登记办理结算手续修改人事系统信息整理相关资料修改花名册，存档离职员工应填写离职交接表,自营人员应填写员工离职流转表,物品移交清楚后接收人签字,交部门负责人签字并注明“同意办理离职”离职员工持离职表到财务窗口办理离职离职员工填写离职登记表,并将IC卡微章及押金单交到财务窗口自营人员办理离职应把工装退回仓库六、柳州梦之岛员工的离职流程（一）责任部门人力资源部查询该员工罚款是否结清,IC卡微章是否损坏如有损坏原价倍偿,罚单未结清的要交清罚单才给予办理离职查询IC卡余额是否要退回办理离职退回押金（二）业务职责规范柳州梦之岛员工的离职工作单位名称流程名称员工离职流程层次任务概要实施环节离职人员所在部门人力资源部店长室财务部管理行为编制单位签发人签发时间（三）注意事项1、人力资源部在离职通知书上注明与该员工结清工资及社保提前30天提交辞职报告了解情况填写离职审批表复核，签属意见审核、签字办理结算手续修改人事信息，存档审批离职面谈工作交接拿员工离职通知单并到各部门流转审核，发放关于同意XX同志提前解除劳动合同的证明或关于XXX通知拿员工离职通知单并到各部门流转签收、登记开出关于XX同志提前解除劳动合同的通知签收2、离职人员须在通知书上签字确认已阅读本通知内容3、如果提前解除劳动合同的离职人员须将劳动合同书交回人力资源部（四）执行时间年月日（五）财务部环节的操作流程七、员工（专柜人员）的招聘流程（一）责任部门人力资源部离职员工应填写离职交接表,自营人员应填写员工离职流转表,物品移交清楚后接收人签字,交部门负责人签字并注明“同意办理离职”离职员工持离职表到财务窗口办理离职离职员工填写离职登记表,并将IC卡微章及押金单交到财务窗口查询该员工罚款是否结清,IC卡微章是否损坏如有损坏原价倍偿,罚单未结清的要交清罚单才给予办理离职查询IC卡余额是否要退回自营人员办理离职应把工装退回仓库办理离职退回押金（二）业务职责规范员工（专柜人员）的招聘工作单位名称流程名称招聘流程层次任务概要单位供应商各商品部人力资源部店长室管理行为编制单位签发人签发时间（三）注意事项1、各部门每周将招聘岗位、人数、条件以书面形式报至人力资源部；2、厂家需要代为招聘，需向商品部提交代招函，其中包括招聘人数、招聘条件、招聘岗位等内容；3、如是管理人员，需要经过店长室的复试；自营专柜人员和管理人员的入职需经店长室审批；（四）执行时间年月日八、员工领用工装流程招聘人数、招聘条件、招聘岗位自行招聘审核部门的配置情况面试复试、审核复试入职（上岗）流程联系招聘单位提供代招聘函审核新入职营业员由部门负责人带到仓库领取工装，由仓库人员开据工装一式三联的出库单，仓库人员、经手人签字，交到工装管理人员在主管处签字后收回管理员联（红联）方可到仓库领取工装如员工离职到仓库归还工装，仓库人员检查完好无埙后，开具出库联红冲单，并注明领取工装时间，以便收取工装管理费供应商进场装修类一、供应商进场装修流程厂家人员工装领用如原供应商有工装的，找本部门负责人领取。新厂家要购买营业员工装的，由部门负责人到仓库领取，并开据工装一式三联的出库单并在左上角注明供应商号及专柜名称，备注栏注明帐扣（便于财务扣款），仓库人员、经手人签字，交到工装管理人员处签字后收回管理员联每月26日进行仓库工装盘点，仓库将盘点汇总表交到财务处做好工装制定计划（一）施工申请1、申请申请部门将需要进行施工的专柜按柳州梦之岛施工申请表（以下简称施工申请表）的格式逐项填写，一式三份。需附的资料施工单位资质证明文件（营业执照复印件）、装修工程费用预算表、专柜平面布置示意图、专柜效果图、电气线路图、特种作业人员作业操作证复印件（电工、焊工）。备注每个柜台装修审批表最长有效使用期限为一个月。2、管理中心物业部审批（1）申请施工部门将施工申请表交物业部，物业部对装修工程的费用单价进行审核；该专柜设计图、效果图、标有该专柜位置的平面布置图（以上图纸必须事前单独报店长室审批）、电气施工图、用电容量、施工单位作业人员的电工证及特种作业人员许可证等相关资料。（2）物业部检查审批所需的材料完备合格后，到现场核准相关信息后方可签署同意施工意见。3、管理中心现场管理部审批（1）申请部门将物业部审批（签署）完毕后的施工申请表交现场管理部审批，同时附上标有该专柜位置的平面布置图（如该专柜施工位置涉及到消防设施的，必须要在施工申请表上备注出来，由现场管理部审核后方可施工），施工单位作业人员的特种作业人员必须持有上岗许可证。（2）对装修施工是否对消防设施造成移位或损坏情况进行审核。（3）审核施工时间、施工人数、施工负责人、动火证等相关资料，全部手续齐全后可签署同意施工意见。4、店长室审批（1）现场管理部审核后，由申请部门将施工申请表交店长室审批。（2）店长室领导确认物业部和现场管理部在审批所有手续齐全后签署同意施工意见。5、培训供应商施工队派代表到物业部进行由物业部，现场管理部联合准备的相关培训。培训结束后物业部，现场管理部在装修审批表上签字通过。6、办理施工牌施工队凭供应商入场装修审批表、施工人员身份证复印件到内勤窗口办理临时施工牌天花施工证）。该临时施工牌规定为每人次每专柜使用，不得重复使用，持天花施工证件的上天花施工人员一定为证件持有者，其它人员不得随意进入天花内施工、专柜装修涉及电气线路安装的一定要由持证电工操作完成，不可由其它工种替代。二、办理进场装修卡流程三、退装修押金流程四、供应商办理结算业务注意事项经办人负责填写入场装修审批表,注明品牌名称施工日期施工人数施工项目等施工队负责人签字后转交商品部、物业部、现场管理部、店长室签字确认同意施工施工队凭签好字的施工单及要进场施工人员的身份证复印件到财务窗口办理施工牌财务内勤检查入场审批表签字齐全后,收取押金及施工费用并开具收据根据施工单上的申请天数和身份证复印上的姓名填写施工牌,施工队凭此牌入场办理清楚后,内勤人员要在施工单上注明清楚收费明细,并盖“押金收讫”章,如没免交押金的必须由店长室签字同意施工完毕后,经办人填写施工验收单,注明品牌、品项、验收申请人、申请日期验收合格后由商品部、物业部、现场管理部、财务部、店长室签字施工责任人持签好字的验收单及押金单到内财务窗口办理退还押金（一）结算时间周一至周五下午15001800（上午时间不对外接待）。（二）首次领表需持单位证明（请指派专人办理）从此结算窗领取结算卡。（三）供应商须凭结算卡从此窗领表、交发票。（四）结账报表、费用报表领取时间每月724号每天下午，节假日顺延。（五）请按供应商结账报表的本期开票金额开具增值税发票。（六）费用如果是以现金方式交付，请先到本公司指定的收银台交清款项，凭已盖财务收款章的电脑小票连同发票交到结算业务窗口办理结算。现金交费用的供应商必须当月交清费用，如当月不交则电脑会将费用自动转为账扣形式缴费。（七）本公司每月结算期为524号，供应商每月在结算期内送来的发票可在当月结算，不在结算期内送来的发票推迟到下月结算。（八）供应商名称、开户行、账号等任何一项有变更的，必须及时开据变更函交到结算部。（九）撤柜三个月后方可办理清账手续并开票结算。（十）结算部电话3903271商品流转类一、收货流程经销、代销商品联营商品单据错误须知事项1、货物清点（1）若清单有涂改，在涂改处要有涂改人签字确认。使用划线涂改法进行修改，不可使用涂改液或铅笔进行修改。（2）货物必须符合相关商品质量要求。2、自营商品入库（1）入库单数量、成本、零售价与清单数量、成本、零售价要相符。（2）清单上要有实物负责人签字，收货处收货员盖章确认、供应商公章。若商品未经收货处验收，可由商品部负责人（需楼面以上人员）验收后签字确认。（3）符合收货条件的单据即可进行正确审核。单据审核完生成验收单号，如有问题的单子注明错误原因做好登记，并及时与商品部制单员联系。3、联营商品到货必须把商品带到收货处进行抽检，若商品符合相关商品质量要求，由收货员在到货清单上签字确认。营业员凭有签字的到货清单进行上货。若商品未进行抽检直接进行上货销售被质检员或楼面发现按公司相关规定进行处罚。货到商场提货员提货或供应商自行备货送到商场清点货品收货处与专柜营业员、供应商三方按到货清单验收商品数量、质量商品部生成订单商品部凭到货清单生成商品订单流转到收货处。随后附相关清单给收货处进行审核。收货处审核生成验收单收货处凭到货清单审核，单据无误生成验收单；单据有误则标明错误原因并驳回给商品部改正。单据流转打印验收单一式两份，商品部、结算部各一份。清点货品营业员、供应商双方自行按到货清单验收商品数量、质量商品质量检查营业员带一至二件商品和一式两份清单到收货处进行商品抽检，并签字确认。上柜销售营业员凭有收货员签字确认的到货清单上货销售，并打印商品标价签。二、退货流程经销、代销商品联营商品单据错根据退货情况进行选择误须知事项1、货物清点若清单有涂改，在涂改处要有涂改人签字确认。使用划线涂改法进行修改，不可使用涂改液或铅笔进行修改。2、单据退货（1）退货数量、成本、零售价与清单数量、成本、零售价要相符。（2）清单上要有实物负责人签字，收货处收货员盖章确认、供应商公章。若商品未经收货处清点，可由商品部负责人（需楼面以上人员）检查后签字确认。（3）符合退货条件的单据即可进行正确审核。如有问题的单子注明错误原因做好登记，并及时与商品部制单员联系。3、联营商品退货必须开联营商品退货单，根据实际退货情况，由通道岗、提货员、质检员三方其中一方签字确认。若商品未按相关要求进行退货，发现后按公司相关规定进行处罚。三、POP申请流程清点货品收货处与专柜营业员、供应商三方按退货清单验收商品数量商品部生成退货单商品部凭退货清单生成商品退货单流转到收货处。随后附相关清单给收货处进行审核。收货处审核生成验收单收货处凭退货清单审核，单据无误生成验收单；单据有误则标明错误原因并返回给商品部改正。单据流转打印验收单一式两份，商品部、结算部各一份。清点货品营业员、供应商双方自行清点商品数量进行包装质检员往收货处通行的货品，由质检员进行检查，并在联营商品退货单签字签认。提货员需由梦之岛进行托运的商品由提货员进行检查，并在联营商品退货单签字签认。通道岗往通道岗通行的货品，由通道岗进行检查，并在联营商品退货单签字签认。楼面检查由商品部管理人员对需退货的商品进行检查，并开联营商品退货单。商品需退货四、合同审批流程商品部业务员在新OA中录入商品经营合同审批表，提交分管业务部的经理商品部经理审核，提交分管合同管理员合同管理员审核合同文本、资信及商品经营合同审批表，通过后提交本店店长室店长室审核通过返回合同部合同管理员在POS系统中录入合同信息审核生效、申请专柜销售码，并对合同文本盖章，盖章合同按流程返回相应部门人员商品部业务员将合同返回供应商五、合同资料变更收费标准及操作流程营运助理递交申请单上必须注明交单时间（具体到小时）并在交单本上做好登记，由企划部人员进行监督营运助理当日递交营业员填写的POP申请单至企划部营运助理每日领取POP的时间9001200，15001800POP的正常制作周期为6小时企划部人员当日完成营运助理1700点前交来的POP申请单，超过1700点交来的POP单将于次日制作，次日上午方可领取营运助理领取POP时，必须在上交的申请单上注明领取时间及领取人，并在交单本上做好登记，由企划部人员进行监督营运助理在领取POP时要当场核对POP的内容，有错误现象应及时告知制作人，并对错误内容进行改正或重新制作（费用由出错部门承担）（一）合同资料变更收费项目及收费标准变更项目收费标准备注供应商名称、开户行、帐号等200供应商更名，债权债务转移开户行、帐号200现金、帐扣200注以上收费标准以合同为单位，多店同时变更时按合同的份数收取相应费用（二）合同资料变更操作流程商品部业务员填写合同资料变更申请表提交部门经理部门经理审核，发送至合同管理员合同管理员录入合同变更单或申请新的供应商号、合同号，审核生效合同管理员在合同固定费用项或费用登记单中录入合同资料变更费，在当月供应货款中扣除注意1、以上流程请以OA文件流转系统操作。2、如申请部门非采购部，由申请部门填写合同资料变更申请表，通过OA提交采购部，按流程流转（三）合同资料变更申请表部门日期店别供应商号变更项目变更时间变更内容收费标准注若有低于标准收取合同资料变更费的，请商品部在填报合同资料变更申请表的同时附专题报告，店长室审批确认。六、盘点流程（一）职责部门责任部门商品部，电脑部，收货处，财务部，监盘人员（二）职责划分商品部1、负责盘点的准备工作所及需监盘人员数量的核定；2、负责盘点操作及现场工作安排；3、对盈亏数据进行审核，盘点转盈亏后向财务部提交盘点报告。电脑部1、负责对相关人员进行盘点系统操作的培训；2、负责盘点表的录入和打印以及盈亏表的。3、负责盘点机的准备并提供盘点系统登录工号，以及盘点过程中的维护；执行盘点系统操作冻结库存，生成盈亏数据，按盈亏冲减库存。收货处在规定的时间范围内作好影响盘点的相关单据的处理工作。财务部制定发布标准的盘点报告及盘点盈亏报表格式，跟踪核查盘点数据的真实性和准确性，并根据盈亏数据进行相应的财务处理。监盘人员负责对实物盘点数的核查。（三）盘点时段和盘点周期盘点时段盘点尽量避开在营业时间中进行，宜在营业开始前或营业结束后。盘点周期一个盘点周期为7个工作日，时间安排如下内容时间电脑部做盘点准备（盘点批次生成，打印盘点空白表等）盘点前一日电脑部生成预盘信息（冻结库存）；商品部组织盘点，当天将初盘表返回电脑部第1日电脑部初盘表录入及生成初盘盈亏数据第13日商品部复盘时间段第35日电脑部生成盈亏报表，商品部确认盈亏并制表第5日电脑部按盈亏冲减电脑库存第6日电脑部确认商品部制作的盈亏表是否与系统相符第7日电脑部审核盘点报告后交财务部第8日（四）盘点流程图电脑部根据商品部盘点要求，对盘点柜组进行登记并激活。商品部对商品实物进行初盘，电脑部录入电脑。电脑部生成本次盘点的预盘信息（冻结库存）。电脑部把前台录入的盘点数据导入后台，生成初盘的盈亏数据。商品部对产生盈亏的商品进行复盘并调整电脑实盘数。电脑部生成本次盘点的盈亏数据。电脑部经商品部确认，按盈亏数据冲减电脑库存。商品部将本次的盘点报告及盈亏报表上交财务公司审核处理。（五）注意事项1、信息部确定盘点的库区范围，电脑部作好盘点登记表。2、收货处及商品部必须在盘点前两天做完并审核完毕所有影响库存数量的单据，影响库存的单据包括验收单、供应商退货单、报损单、报溢单、内部领用单、销售调整等。如若上述单据没有审核完毕，将影响冻结库存后的数量，从而影响盘点结果。3、电脑部必须认真核对盘点当天的日终情况是否正常，在日终正常的情况下才可以进行库存冻结操作，否则必须通知商品部、收货等部门暂停对影响库存的单据进行处理。4、在初盘阶段电脑部必须把手工盘点单确认并录入完毕后才可以做盘点操作的第3、4步。5、盘点当天采用电脑机器扫描盘点及手工盘点表可在前台收银系统录入，盘点当天过后的盘点数据（包括初盘及复盘）录入必须在后台盘点管理中录入。6、复盘数据的录入是根据初盘与复盘对比产生的数量差异，通过录入正负数的方式来调整初盘录入的实盘数，不能直接按复盘数量录入电脑。7、如盘点在营业时间进行且电脑部尚未生成预盘数据（冻结库存），商品数量因销售或退换货产生变化的，需在营业结束后对产生变化的商品的电脑实盘数进行相应的调整。8、商品部需将盘点表收齐后一次性交至电脑部进行录入，并在盘点流转表中认真记录盘点进度。复盘表录入完毕后，商品部物统必须认真核对，并审核该复盘表，在确认盈亏信息无误后，商品部盘点负责人在盘点流转表中签字，电脑部转盈亏。9、超市监盘人员，实盘后需根据实盘数量录入盘点机。10、一次盘点结束后，商品部需将当前批次盘点表（初盘、复盘）装订成册，妥善保管，以利于今后查找盘点原始数据。11、各职责部门须严格按照盘点周期进行盘点工作，如未按时完成，将对负责部门相关人员处以30元/次的处罚。（六）相关表格及说明1、空白盘点表，由系统定制，电脑部打印商品部填报。2、盘点盈亏表（复盘表），由系统定制,电脑部打印商品部填报。3、盘点报告及盘点盈亏报表，由财务公司制定，商品部填报。七、结算流程（一）五万元以下代销、联营货款的申报审批（二）五万元以上代销、联营货款的申报审批（三）经销货款申报审批1、采购进销部制定经销供应商月采购计划（在外网OA系统“经销商品进补货管理”板块申报、审核、审批经销商品进补货计划表）注如果实际采购大于月进补货计划的，必须在外网OA系统“经销商品进补货管理”板块追加进补货计划；当月采购额度未使用完的不许延至下月使用。2、核付经销货款结算部主任审核结算部会计收到增值税票和代垫费用后申请支付供应商货款结算部主任审核结算部会计收到增值税票和代垫费用后申请支付供应商货款财务公司主管审批财务经理核付网银财务部会计审核结算部主任审核结算部会计根据采购中心货到付款或预付款情况申请支付供应商货款，在月计划额度内开支财务部会计审核采购中心制定供应商月采购计划店长室审核结算部结算员收到增值税票、现金费用缴款单申报供应商货款财务经理核付网银结算部结算员收到增值税票、现金费用缴款单后申报供应商货款按月汇总大额付款记录报店长室采购进销部制定供应商月采购计划总经理审批结算部结算员根据采购进销部货到付款，或预付款情况，在当月进补货计划表的计划付款额度内申请支付供应商货款结算部结算员录入网银结算部结算员录入网银财务公司主管审批注（1）增值税发票由采购进销部统一向供应商收取；（2）货到付款采购进销部须凭增值税发票等资料向结算员申请货款结算；（3）预付货款采购中心须凭担保书、预付款的商品清单等资料向结算员申请货款结算；其中担保书必须由店长室、采购进销部经理、品牌业务员共同签署担保。（4）当月计划付款额度未使用完的不许延至下月使用，如果实际申报的付款大于当月计划付款额度，必须在外网OA系统“经销商品进补货管理”板块追加付款计划。（5）超市100退换货的经销商品，可视同代销商品进行货款申报审批。（四）撤柜供应商货款的申报审批（五）特殊货款的申报审批流程1、有合同无税票货款的申报审批流程供应商向结算部提交报告结算员凭报告按代销、进销货款的申报审批流程申报货款注无税票货款不含进销先款后票的货款及预付货款；结算部按应开票额的80抵减费用后结算货款。2、提前结算货款、费用缓交货款的申报审批流程财务经理核付网银店长室审核结算部结算员录入网银财务会计审核财务公司主管审批结算员凭撤柜清账通知单填写申报货款营运部在供应商撤柜时立即通知会计和各职能部门核查代垫费用结算部主任审核撤柜满三个月后，结算员填写撤柜清账通知单财务经理核付网银结算部会计录入网银营运部在供应商撤柜时立即通知会计和各职能部门核查代垫费用供应商撤柜时，营运部立即填写撤柜通知单通知会计和各职能部门核查代垫费用营运部将供应商撤柜清帐通知单交供应商签章确认后交结算员撤柜满二个月，营运部填写并流转撤柜汇签表向各职能部门确认代垫费用情况按月汇总经销货款付款记录报店长室财务经理核付网银供应商向营运部提交报告结算员凭营运经理审核同过的报告按代销、进销货款的申报审批流程申报货款营运部经理审核注（1）提前结算货款指合同未签定多次结算条款的货款；（2）结算部按50元/次收取结算手续费。3、无合同结算货款供应商向采购中心提交报告结算员凭总经理审批的请示按代销、进销货款的申报审批流程申报货款采购中心向总经理递交书面请示总经理审批注（1）采购中心递交的书面请示必须列明货款的基本结算条款结算扣率、促销费扣率、收银结算手续费（水晶城）、折扣承担比例、保底情况。（2）合同过期的货款，供应商无须提交报告，由采购中心直接向总经理递交书面请示。（六）暂不结算货款的申请流程采购部和营运部沟通后由采购部向结算部提交暂不结算货款的书面通知结算部凭通知暂停结算该供应商货款注（1）采购中心或营运部递交的书面通知必须列明原因、暂停结算的月份及暂停时间。（2）通知必须在每月5日结款开始日递交结算部。八、无合同结算货款流程供应商向商品部提交报告商品部向店长室递交书面请示店长室签字审批合同员凭店长室审批的请示按流程录入POS系统生效结算员凭店长室审批的请示按代销、进销货款的申报审批流程申报货款九、费用扣款流程（一）职责1、责任部门各职能经办部门、收银部、结算部；2、业务职责（1）业务部门根据业务实际情况，对代供应商垫付或应向供应商收取的费用进行登记；（2）部门经理必须审核好费用项的真实、准确性，确保费用项足额收回；（3）结算部门根据费用扣款单向供应商签发收费用通知单；（4）收银部根据由经办业务部门签发的收费通知单办理收款业务；（二）流程图驳回Y（三）注意事项1、经办部门务必于每月4日之前含4日将各自部门管辖的费用扣款录入完毕并通过各自部门经理的审核生效特殊节假日将会延期另择通知；2、部门必须认真审核费用项的收取是否足额、准确，以保证收费用的及时、真实、准确；3、供应商领到费用单后，应在当月缴清费用扣款，供应商一但逾期后，该费用登记单每月7号结算部门向供应商发放结帐报表供应商执相关结帐报表到收银台交付现金部分扣款各费用项目管辖部门录入供应商应扣费用上个月,生成费用扣款单录入人向各部门审核节点部门经理提交费用扣款单每月4日N每月5号结算部门生成费用审批单供应商执电脑小票到财务会计处开具税票结束开始自动转入结算扣款，此时收银系统不再受理该项目交款；十、费用报帐流程（一）责任部门经办部门、店长、总经理、财务公司（二）业务职责1、经办部门负责按公司相关规定办理申请付款业务，并在规定时间内办理原始单据的报帐手续。2、店长按公司授权范围内审批付款业务。3、总经理制定定额费用标准，审批非定额费用报告。4、财务公司按公司相关规定审核付款业务，监督原始单据的报帐，并进行相关的会计帐务处理。（三）费用报帐流程图经办人在申请费用报帐时，必须要经过以下步骤前两项步骤通过外网进行流转，第三项为原始单据交回财务公司的报帐流程。1、网上申请付款流程2、先申付款项后取得发票的网上报帐流程先申付款项后取得发票的业务，付款时按第一步骤操作，取得发票报帐时，按第二步骤操作。3、原始单据交回财务公司的报帐流程根据国家税务总局的规定，单位支付的款项必须有原始的发票或其他资料作为会计凭证附件，经办人在完成网上申付款项后，必须在支付款项后的一个月内将取得原始单据如发票、合同等交回财务公司办理报帐手续，同时填写手工报帐单，要求如下（1）手工报帐单必须与该笔业务网上填写的单据类型一致，如来票付款的业务在网上申付填写“用款申请单”，先付款后来票的业务在网上报帐填写“费用报销单”。（2）报销业务属固定资产、低值易耗品的必须填写“新增固定资产验收报告”、“低值易耗品卡片登记表”。（3）手工报帐单只需经办人本人签字即可。4、术语定义及解释（1）费用分类及解释定额费用由当店店长室直接审批。是指公司有文件规定的、已确定的、可报销的费用。固定费用由当店店长室直接审批，属定额费用范畴。是指定期需固定开支的费用，如各项税款、租金、水电、电梯检验费等。非定额费用由当店店长室审核后呈总经理室审批。是指公司没有文件规定的、也不属于定期固定开支的费用。代垫费用由当店店长室直接审批。是指代供应商垫付的、可收回的、不涉及公司经济利益流出的各项代垫款项。（2）费用报帐单据类型及用途用款申请单是指需通过现金或转帐形式支付款项所填的单据。借款单是指以现金形式借出款项办理业务所填的单据。差旅费报销单是指员工出差后报销差旅费所填的单据。费用报销单是指有发票以现金付款或已付款回票报帐所填的单据。非定额申请报告是指非定额费用必须以报告形式报各店店长室审核后呈总经理室审批的报告，据以申请付款及报帐的单据。（3）票据种类现金，财务合并办公后通过远程费用审批，为减少报帐人员往返取现的工作量，财务公司将通过银行把报帐款项直接转入经办人建行卡内，不需到财务公司办理领用手续特殊情况除外，要求经办人必须在“银行信息栏”写上自已的建行卡资料。现金支票是指公司签发给个人的，凭票到指定银行办理款项支取的方式。转帐支票通过银行将款项支付给同城收款人的结算方式。南宁市的行政管理区域如邕宁、武鸣等都属同城转帐范围。电汇通过银行将款项支付给异地收款人的结算方式，超出同城范围的异地转帐称电汇。（4）费用项目种类及定义费用项目定义一、定额及固定费用定额指公司文件规定的、已确定的、可报销费用；固定费用指定期需开支的费用，如每月需支付的税金、水电、租金等。（一）工资税费用类1员工工资指支付给员工的劳动报酬2劳动保险费指为员工支付的、需缴到社会保险机构的员工养老、失业等保险费3医保费指为员工支付的医疗保险费用4制服费支付的员工工作服费用5餐费向食堂支付的员工就餐费用二租赁费用类1租金根据合同规定，支付的商场经营租赁费用2水电费根据合同规定支付的商场经营用水费及电费3物业管理费根据合同规定，支付给物业管理公司的对物业进行管理发生的费用4停车费支付停车的场地费用三经营费用类1各项上缴税费根据规定上缴的各项税金2防洪保安费根据规定支付的国家用于防洪设施建设的费用3泽蓝广告费根据与泽蓝公司签定的合同,每年需支付的广告费用4商标使用费根据股东会决议需支付给购物中心的“梦之岛“商标使用费5保险费指参加保险时,根据投保所签订的保险费率,向保险公司支付的费用6审计费指支付给事务所的对公司帐务进行审计并出具审计报告的费用7咨询费指向社会服务机构支付的业务咨询费用四福利费用类1个人通讯交通补贴根据公司文件规定可报销的交通及通讯补贴费用2部门业务招待费根据公司文件规定部门享有的用于业务开展等费用3个人业务招待费根据公司文件规定总经理室人员享有的用于业务招待的费用4董事会费根据公司董事会决议,各董事享有的业务经费5小车保险费根据公司文件规定,相应级别享有的可报销小车投保保险费6考察费为加强员工的经营管理理念,根据公司文件规定,符合条件人员可报销的外出考察费用7体检健身费为增强员工身体素质,根据公司文件规定,符合条件人员可报销的用于体检或健身的费用8部门电话费为加强公司内部管理,节约费用开支,根据公司文件规定,核定各部门可使用的电话费标准9部门办公用品为加强公司内部管理,节约费用开支,根据公司文件规定,核定各部门可使用的办公费标准10生日活动费用根据公司规定,每人每年享有25元用于部门组织生日活动的费用二、非定额费用指定额及固定费用以外的费用（一）工程费用类1装修费指商场进行改造或装饰装修所发生的费用（二）采购物资类1物料消耗指采购金额较小、受益期短、易耗的物品，如灯管、排插、锁头等。2低值易耗品购入的单位价值在1002000元之间,具有实物形态,使用期限较短,易损耗的物品（三）促销活动类1广告费指通过广告媒体进行广告发布的费用2业务宣传费用于公司业务宣传的费用,如商场布置、舞台布置、印制画册费等（四）管理费用类1修理费指发生的维修及修理费用2运杂费指发生的运输、搬运等杂费3办公费指发生的购买办公用品的开支4差旅费指出差时发生的相关费用，如车船费、交通费等5邮电费指发生的电话通讯费用6其他费用三、代垫费用类（一）代垫工资类1代垫营业员工资代垫应由供应商承担的营业员的工资2代垫营业员社保代垫应由供应商承担的营业员的社会保险费3代垫营业员餐费代垫应由供应商承担的营业员的餐费（二）代执经营费用类1代垫运费代垫应由供应商承担的运费2代垫装修费代垫应由供应商承担的装饰装修费用3代垫其他费用代垫应由供应商承担的其他费用5、经办人必须严格按照以上步骤申请付款及报帐，未按规定执行者，造成公司损失的，由责任人自行承担。十一、货款申报审批流程公司进行营采分离后，原公司货款申报审批流程已不适用，现制定新流程如下（一）代销、联营货款的申报审批1、五万元以下货款的申报审批2、五万元以上货款申报审批（二）经销货款申报审批1、采购部制定经销供应商月采购计划（现已可在内网OA系统“经销商品进补货管理”板块申报、审核、审批经销商品进补货计划表）2、核付经销货款（1）增值税发票由采购部统一向供应商收取。（2）货到付款采购部须凭增值税发票（或付款后提供）等资料向财务部申请货款结算。预付货款采购部须凭担保书、预付款的商品清单等资料向财务部申请货款结算。其中担保书必须由各店店长、采购部主管经理、品牌业务员共同签署担保。（3）当月计划付款额度未使用完的不许延至下月使用，如果实际申报的付款大于当月结算部会计收到增值税票和代垫费用后申请支付供应商货款财务结算部申报、审核货款结算部会计收到增值税票和代垫费用后申请支付供应商货款结算部会计根据采购中心货到付款或预付款情况申请支付供应商货款，在月计划额度内开支采购中心制定供应商月采购计划店长室审核供应商递交增值税票、现金费用缴款单给财务结算部财务结算部按月汇总五万元以上付款记录报店长室采购部制定供应商月采购计划总经理室审批采购部向财务部申请经销货款财务部按月汇总经销货款付款记录报店长室财务结算部申报、审核货款供应商递交增值税票、现金费用缴款单给财务结算部财务结算部申报、审核、支付货款财务会计复核货款财务结算部支付货款财务会计复核货款计划付款额度，必须在内网OA系统“经销商品进补货管理”板块追加付款计划。（三）撤柜供应商货款的申报审批各职能部门采购部、综合管理部、营运部、人力资源部、现场管理部（四）特殊货款的申报审批流程1、有合同无税票货款的申报审批流程（1）无税票货款不含进销先款后票的货款及预付货款。（2）财务部按应开票额的80抵减费用后结算货款。2、提前结算货款、费用缓交货款的申报审批流程（1）提前结算货款指合同未签定多次结算条款的货款。（2）财务管理公司按50元/次收取结算手续费。3、无合同结算货款采购部向店长室提交报告店长室审核财务部凭店长室审核通过的报告按代销、进销货款的申报审批流程申报审核支付货款采购部向店长室提交报告财务部凭报告按代销、进销货款的申报审批流程申报审批支付货款采购部将供应商撤柜清帐通知单交供应商签章确认后营运部在供应商撤柜时立即通知会计和各职能部门核查代垫费用撤柜满三个月后，财务部填写撤柜清账通知单并申报、审核货款财务经理核付网银营运部在供应商撤柜时立即通知会计和各职能部门核查代垫费用供应商撤柜时，采购部立即填写撤柜通知单通知财务部和各职能部门核查代垫费用撤柜满二个月，采购部填写并流转撤柜汇签表向各职能部门确认代垫费用情况财务部申请支付货款（1）采购部递交的书面请示必须列明货款的基本结算条款结算扣率、促销费扣率、折扣承担比例、三大费用的承担情况。（2）合同过期的货款，供应商无须提交报告，由采购部直接向店长室递交书面请示。（五）暂不结算货款的申请流程（1）采购部或营运部递交的书面通知（原则上谁提出谁递交）必须列明原因、暂停结算的月份及暂停时间。（2）通知必须在每月5日结款开始日递交财务结算部。十二、财务窗口办理结算开票流程采购部或营运部沟通向财务部提交暂不结算货款的书面通知财务管理公司凭通知暂停结算该供应商货款供应商向采购部提交报告财务部凭店长室审批的请示按代销、进销货款的申报审批流程申报审核支付货款采购部向店长室递交书面请示店长室审批供应商持从结算窗口领到的结算表账扣部分到财务部出纳窗口办理开票开票日期为每周二下午3点6点检查该结算表上的单位是否走款,确定走款后才能为其提供收据和发票根据供应商开票规定为供应商开具发票及收据将已开票项目及票号录入尊鼎其他一、旧物资租用流程旧物资包括木花车、铁花车、舞台板、太阳伞、甩买棚（一）出库1、收费需交纳押金及租金（1）填写供应商租用花车申请表部门经理审核签字到内勤交纳押金凭押金收据、所填写的供应商租用申请表到仓库领用所需物资双方确认领用的数量及质量出库。（2）如是外地供应商需要租用公司的旧物资，但又不能亲自到财务内勤办理租用手续的，就由该品牌所属部门填写“供应商租用花车申请表”注明供应商名称、供应商号、品牌、租用花车的数量，租用期限，租金支付方式（账扣或现金），商品部经手人签字并加盖部门章，到财务内勤办理代垫押金手续和租用手续。每月信息部凭该登记表核算花车租赁费用的结算并在供应商货款中扣除。2、免押免租、免押不免租、免租不免押办理手续（1）、需要免租金租用的旧物资，由相关部门通过OA系统向店长室申请并填写供应商租用花车申请表，在租金和押金两栏填“免”部门经理审核签字凭所填写的供应商租用申请表及报告到仓库领用所需物资双方确认领用旧物资的数量及质量出库。3、外单位租用手续外租单位需租用我公司的旧物资，如果是免租金由联系部门以书面形式上报店长室审批，或由联系部门负责代填写“供应商租用花车申请表”，并以该旧物资的原价交押金，写明外租单位名称、租用物资名称及数量、联系人及联系电话，如果损坏按损坏标准赔偿。其次填写供应商租用花车申请表财务内勤交纳押金及租金仓库领用所需旧物资双方确认旧物资数量及质量出库。（二）旧物资归还1、把所借的旧物资归还到仓库双方确认所借旧物资的数量及质量出示填写的供应商租用花车申请表仓管员凭单确认的记录验收确认无误后在申请表上加盖“已归还”章仓管员核算租金，并填写租金金额凭此单据到财务内勤处办理旧物资押金退还及租金。二、供应商寄存商品工作流程（一）入库进销、联营品牌需寄存商品到公司仓库时，提前一天与仓库联系，告知仓管员需寄存的货物数量、所占用大概面积进销联营填写联营供应商租用仓库申请表联营把所要寄存的商品搬到仓库，仓管员检查货物包装是否破损，经手人按仓管员要求堆放货物，双方清点货物数量进销联营仓管员在商品寄存本建立该专柜的相关信息，并由经手人在商品寄存本上登记部门、专柜、货物名称、数量、寄存日期、经手人进销联营入库手续完毕仓管员与经手人测量占用面积，填在联营供应商租用仓库申请表上填写面积、租用时间、场地租金经手人凭联营供应商租用申请表到财务部办理租金交纳手续（如果是帐扣则是月结）经手人把财务部开据的收据及联营供应商租用申请表交到仓库入库手续完毕（二）出库提货时双方检查货物包装是否破损双方清点货物数量提货经手人填写商品寄存本出库手续完毕由经手人把联营供应商租用仓库申请表呈该部门经理审批签字三、住宿、离宿流程1、入住流程（1）各部门如有人员来柳需在员工宿舍安排住宿的，应提前1天发出业务联系函给管理中心，其中注明来柳的人员人数、性别、级别和住宿天数；（2）管理中心根据来函安排住宿后，告知相关部门住宿的安排情况，相关部门应及时通知来柳人员；（3）相关部门或来柳人员到管理中心领取宿舍钥匙，并做好登记；2、离宿流程（1）在来柳人员离开时，相关部门或来柳人员应在当天内将宿舍钥匙还回管理中心。否则，由此产生的相关费用由相关部门承担；（2）管理中心在收到钥匙后做好登记，并查看相关的收款收据；（3）管理中心安排保洁员及时清点、清洗床上用品，在清洗后放回仓库；并清扫相应房间的卫生。四、销售单的填写要求1、按要求填写部门号及年、月、日（家电文体的代码为600）。2、在“销售码”的栏目中，对于管至“单品”的专柜，则填写货号；对于管至“小类”的专柜，则填写该品牌的小类号，各品牌的小类不得随意串开。3、在“商品名称”栏目中要求详细填写“品牌、品名、规格、型号”。4、在“单价”栏目中，则填写商品的原零售价，不得直接填写折扣后的价格。5、在“数量”栏目中，则填写销售的数量。6、在“折扣”栏目中，如商品打折，则填写相应的折扣幅度或“折让”金额。7、在“总额”栏目中，则填写实际收款额。8、在“合计”栏目中，则用大写写出实际收款金额。9、开票的营业员必须写明姓名及工号。10、打折商品须在小票的右上角盖上“不参加累积”的字样。11、使用贵宾卡，则在小票的“备注”栏中拓印贵宾卡号码。12、如有附送赠品的，请在“备注”栏中注明“已送赠品XXX”（注明赠品名称及数量）五、调货、开放行条流程（一）调货1、货品调出商场必须由凋货者持放行条从3号通道出2、货品调入商场必须由凋货者从3号通道进（二）开放行条1、员工持退货单给楼面审核2、楼面确认后书写相应放行条3、员工签字确认，并撕下“员工出入单”于当日调出相应货品六、来文处理流程收到外来文件人力资源部统一进行分类、登记已明确有对口接收部门的文件不明确对口接收部门的文件无保存价值的文件直接转交到对口部门签收，按文件要求进行处理并妥善保存人力资源部提出具体拟办意见呈店长室批示根据店长室批示交至相关部门办理人力资源部及时督促催办需要由人力资源部存档的文件年底整理后交至档案室归档人力资源部统一销毁管理制度类一、商品质量管理办法（一）柜台商品索证管理制度第一条为了加强商品质量的监督与管理，明确商品质量责任，防止假冒伪劣商品进入商场，维护公司的信誉，保护消费者的合法权益，根据国家有关法律法规规定，结合本店实际情况，特制定本制度。第二条商品在上柜前，必须做好向供应商索取相关商品证明材料的工作，否则不能上柜销售。商品部营业员、楼面、业务及合同管理员须共同完成向供应商索取相关商品证明材料的工作。（具体见附表一、二）第三条食品、保健食品、药品等商品专柜营业员须向供货商按照到货产品生产批次索要符合法定条件检验机构出具的检验报告或者由供货商签字或者盖章的检验报告复印件,其他大类商品每季度至少提供1份法定检验机构出具的检验报告。第四条所有商品证明材料不得过期、冒用、伪造。第五条专柜必须指定专人保管证明材料，做好证明材料的分类、登记造册管理工作。第六条商品证明材料属商业保密资料，专柜营业员未经楼面同意不得擅自出示或外借。第七条合同管理员必须定期对商品相关资料的准备工作进行检查，并跟进通知商品部门将检查发现缺的资料补齐，合同管理员、楼面管理员、专柜柜长对商品资料是否备齐的工作负主要责任。第八条专柜留存质检报告（进口商品留存检验检疫报告、进口报关单）备查。第九条合同管理员对于相关商品证明材料进行保存，有保质期的商品，其证明材料保存时限为保质期以后半年。无保质期限的产品，其证明材料保存至商品销售后1年。第十条罚则1、对违反本制度中的第二点、第三点要求的，将对相关责任人处以1001000元的罚款。2、对违反本制度中的第四至八点要求的，将对相关责任人处以50500元的罚款。本制度自公布之日起施行。附表一国产商品所需证明材料商品大类卫生许可证中国国家强制性产品认证证书安全类别检验报告酒类流通随附单保健食品注册批件检验报告药品生产许可证药品经营许可证鉴定证书家电化妆品玩具纺织品保健品酒类食品药品珠宝玉石附表二进口商品所需证明材料商品大类中华人民共和国海关进口货物报关单中华人民共和国卫生部进口化妆品卫生许可批件中华人民共和国出入境检验检疫卫生证书中华人民共和国卫生部进口保健食品批准证书中国国家强制性产品认证证书安全类别检验报告酒类流通随附单药品经营许可证家电化妆品皮具玩具纺织品食品保健品酒类钟表眼镜药品珠宝玉石（二）商品质量岗位责任制度第一条为了加强商品质量监督与管理，明确各级人员的商品质量责任，防止假冒伪劣商品进入商场，维护公司的信誉，结合本店实际情况，特制定本管理制度。第二条各岗位具体责任一、执行总经理商品质量管理岗位责任制1、严格执行国家颁布的法律法规及公司各项商品质量管理制度。2、负责对各部门商品质量管理工作进行监督检查。3、对店内出现的商品质量管理问题负主要责任。二、管理中心信息部商品质量管理岗位责任制1、认真贯彻执行国家的方针政策、遵守国家颁布的法律法规，并将最新的方针政策、法律法规传达到一线。2、负责制定商品管理制度，明确各岗位质量管理工作职责。3、对店内出现的商品质量问题负主要责任，跟进处理出现的质量事故，并总结汇报。4、负责与当地质检、物价、技术监督等相关部门沟通，多渠道获取质量信息，及时了解市场动态，搜集质量信息，定期