关于商务合约部管理制度

1、关于商务合约部管理制度第一章合同管理制度第一节总则第一条为规范好加强总体合同管理，规避经营失误，防范合同 风险，提高经济效益，做到管理有规章，签约有约束，履约有检查, 止约有总结，切实维护总体权益，特制定本制度。第二条本制度适用于总体（含分支机构及项目部）对外签订的 所有建筑安装施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、买卖合同及 租赁合同等。第二节合同签订第三条合同谈判须由总经理或总经理授权的副总经理（或其他 人员）主持，由预算部、工程部（含项目部）、资源管理部主要负责 人共同参加，不得少于三人与对方谈判。第四条由履约责任部门负责调查了解对方当事人的主体资格、 资信情况、经济实力及履约能力、有无

2、违法活动等，并负责合同的草 拟及报审工作。第五条所有合同一律采用书面形式，对双方当事人权利、义务 的约定必须明确、具体，文字表达力求清楚、准确，涉及人民币的数 据必须有大写。合同文本拟定后必须按照总体“合同审批流程”进行 审批。第六条合同签订必须遵守“合法合规、协商一致、等价有偿、 权益至上、避险增效、择优签约”的原则。第七条签订合同必须遵守国家的政策法规和相关规定。对外签 订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。法 人委托人必须对总体负责。第八条 合同内容应注意的主要问题：合同台头：必须写合同双方当事人全称、签约时间和签约地点 （若合同履约地不在我市应力争在我方签署）；合同

3、正文：施工承包类合同（含分包）应包括工程范围、开竣 工时间、工期、工程造价、材料（含辅材）设备的供应责任、拨款与 结算、质量标准、安全文明施工、质保范围及期限（时间）、竣工验 收以及双方协作等条款；买卖类等其它合同应注明标的物品名、型号 （规格）、数量、技术标准和质量等级、交货期限、交货地点、价格 及售（租）后维保服务以及包装、装卸、运输方式和费用承担等条款。 所有合同均应明确违约责任以及纠纷处理方式。另外，在合同协商谈 判中对方承诺的对总体有利的事项要全部写入合同。合同落款：应加盖与台头及资信文件名称一致的当事人合同专 用章（若对方当事人为自然人须按手印）并应有法人或委托人（自然 人）签章、

4、住所、开户行及账号、邮政编码、电话、传真等内容。注意：签订合同不得使用公章、财务章。第三节合同审批第九条合同签订前必须按照规定上报总体总经理审批后方可 正式签订。原则上要求对方先签字盖章我方再签字盖章。签订时应注 意：查验是否按照总体“合同审批流程”完成审批会签；查验对方当事人资信（若为自然人须查验身份证）原件是否真 实有效，并留存复印件；第十条 所有合同原则上由拟定履约部门具体经办，合同初稿 拟毕或对方当事人拟制的合同文本均由部门负责人先行审核无误后, 再经资源管理、经营、预算、财务管理及工程技术等部门负责人初审、 联签，最后报送总经理审批。重大合同以及对方草拟的合同还须由总 体法律顾问审核

5、确认。合同审查的要点是：1、合法性。包括：对方当事人有无签订、履行该合同的权利能 力和行为能力；合同内容是否符合国家相关政策法规和本制度的规定。2、严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的 权利义务是否具体明确；文字表达是否准确无误。3、可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履约能力和 条件；预计可能获取的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行 时可能受到的经济损失。附表：合同职责牵头人及合同审批流程图1、总体经营业务范围内的合同职责分工原则如下：A、对外承揽工程的业务合同牵头人：经营开发部；B、对外发包工程（含分包）的业务合同牵头人：资源部、项目 部；C、对外采购的物资合同

6、牵头人：资源部、项目部；D、对外租赁设备、机械的合同牵头人：资源部、项目部；E、总体范围内的劳动人事合同牵头人：项目总专职人员；F、其他合同牵头人：主责职能部门。2、合同审批流程图：开始合同评审表合同名称合同类别合同编号合同金额甲方乙方合同主要内容：经营部审核意见：（签字）日期：工程部审核意见：（签字）日期：预算部审核意见：（签字）日期：财务部审核意见：（签字）日期：资源部审核意见：（签字）日期：法律顾问审核意见：（签字）日期：轮执常务副总审批意见：（签字）日期：日期:编号:总经理审批意见:（签字）日期:第四节合同履行与监督第十一条 合同一经签订，即具法律约束力，总体内一切与履 行合同有关的部

7、门和人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严 格执行合同规定的权利、义务，全力配合，确保合同的实际履行。第十二条合同履行完毕的标准应以合同条款或法律规定为准。 没有合同条款和法律规定的，一般应以物资交清、工程竣工验收合格、 价款结清、无遗留交涉手续为准。第十三条 财务部应对金额较大、周期较长、内容较复杂的合 同履行定期进行审计监查、监督履约过程。必要时可经总体领导批准 后外请审计机构进行定期审计，以确保合同履行的安全性。第十四条 总体各部室负责人均应随时了解掌握合同的实际履 行情况，发现问题及时解决处理并向总体领导汇报，避免出现合同不 能履行或不能完全履行以致给总体造成损失的情况。第十五条合

8、同履行完毕后，实际履约责任人应对该合同的实 际履行进行全而总结。包括：履约准备及部署、获取的经济效益和经 验、出现的问题和解决方法、存在的不足和遗憾，以及以后遇到类似 合同时在签订和履行中应注意的事项和建议等内容。第五节合同变更与解除第十六条 在合同履行中如遇到困难，总体各部室应团结一致， 尽一切努力克服困难，尽力保障合同履行。如实际履行或适当履行确 有人力不可克服的困难而需变更或解除合同时，应在法律规定或合理 期限内做好维权取证工作，取得对方当事人同意变更或解除合同的书 面文件，并按总体合同审批权限和流程报批。第十七条 对方当事人提出变更、解除合同的，应从最大限度 维护本总体权益出发，各职能

9、部室要通力协作、严格把控。任何部门 均不得以总体、部门和个人名义与对方签订协议变更、解除、终止合同。如需签订此类协议必须严格按照规定的合同审批权限和流程报批。第十八条 变更、解除合同必须合法合规，在总体内办理有关 手续，并且必须采用书面形式。口头形式一律无效。第六节合同纠纷处理第十九条合同履行发生纠纷的，合同主办部门应立即向总体 领导报告，并会同相关部室人员共同与对方协商，争取妥善解决；协 商不成，应按合同约定的纠纷解决方式，寻求相应的法律救济。第二十条因合同纠纷出现仲裁、诉讼需要外聘律师的，主办 部门应与项目总专职人员协商意见后向总体领导报告。合同主办部门 应积极协助项目总专职人员及外聘律师

10、做好起诉、应诉和仲裁工作， 并提供与案件有关的全部证据资料。证据资料一般包括：合同文本包括变更、解除合同的协议,以及与合同有关的附 件、文书、传真、图表等；送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；货款的承付、托收凭证，有关财务账目；产品的质量标准、封样、样品、鉴定报告；有关违约的证据材料（含影像资料）；其它与纠纷处理有关的材料等。第二十一条 合同纠纷解决后，合同主办部门应会同项目总专 职人员向总体领导提交该合同纠纷处理报告。报告内容应包括：案件 简介、处理方法、处理结果、责任分析、经验教训等。第二十二条 处理合同纠纷应注意的几个问题：争取协商解决，尽力避免走向司法程序；在处理纠纷时，相关部门应

11、团结一致，加强联系，及时沟通信 息，积极主动做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨。因对方原因引发纠纷的，应坚持原则，保障我方合法权益；因责保管。未经总体规定的审批流程会签及总经理审批签字的合同不得 盖章。第二十八条 本制度由项目总专职人员负责解释。第二十九条 本制度自之日起施行。第八篇预算管理制度第一章保密制度保密内容和范围：一、总体下发的管理规章制度以及各种管理文件。二、各种合同书、业务往来文件、信函、经济洽谈情况。三、在没有公开情况下物资、建材、设备的报价、数量等资料。四、成本造价的测算、概预算及结算的经济数据和资料。五、预算部所涉及的一切文书、资料须存档，由专人专管。六、未经许可不得随

12、意将有关重要文书和资料携带离开办公场 所。七、结算参与成员需要调阅重要文件和资料时，经主管领导批 准后方可调档查阅。八、每日下班后，桌面上不得有反映属于保密的内容，材料或文 件。第三章工程成本管理制度一、项目开工前总体预算部组织工程部、资源部、项目部、财 务部出具一份工程量解析预算（包括预算材料工程量和单项人工费价 格），编制预算同时做好工料分析，采用定额量、市场价。对于定额 中未包含的材料结合工程实际及施工方案补充材料定额用量，对于定 额中包含但实际中未用的材料应删去。尽量使预算反映出实际成本, 以工程成本预算为参考来考核整个项目的成本控制情况。二、工程部负责总体施工组织设计编制审核，并由预

13、算部审核 后再报建设单位盖章，形成有效文件。三、预算部应根据工程部每月23日提供审核过的本月实际项目 进度编制产值报表。预算员按每月或节点完成工作量，根据财务部提 供每月项目实际材料进行分析，主要对定额量与实际用量进行比较, 并且进行分析说明。四、人工劳务费及材料价格由资源部实施控制，材料用量由预 算部进行实施控制，从进料源头开始把控，施工过程的成本控制由工 程部负责。办公费及管理费由财务部负责。五、预算部建立本项目的台帐档案。如签证变更、合同协议、 各类报表、成本考核，分层分项工程量计算书、预决算书等。第四章 工程预、决算管理制度一、工程预算1、预算员接到施工图后，首先收集齐有关的施工图纸，

14、施工组 织设计（包括施工方案、施工方法和必要的施工大样）并加以研究。将 施工图纸及施工组织设计中存在的疑问整理成书面形式提交有关部 门参加有关部门组织的图纸会审及技术交底。2、预算员在规定15天内，按要求编制出工程预算说明、及工程 预算书并交部门经理审核；工程量进度细分到分部分项工程量。要求 不得漏算、错算，达到图纸不清楚的地方，用说明形式表达清楚，以 促进项目变更，利于工程结算。预算员要对有关数据严格保密，未经 部门经理批准，数据不得外传。3、部门经理必须随时确保对全部项目的预算、结算、工程量报表工作进行一次全面检查和辅导。4、预算员必须持证上岗，每年进行二次预算员知识考试，内 容以现有项目

15、生产为主要素材: 补充先进理念。两次考试不及格进行 补考，补考不及格自动下岗，考核成绩将作为年终评分依据。5.总结常见结构形式工程的常规承包方式、造价指标。二、工程决算1、工程建设期间，主管项目预算员每月到现场，收集相关结算 资料；2、工程竣工后，预算员根据图纸、工程合同、现场施工情况, 在规定时间内编制出竣工结算书，对不清楚容易扯皮的地方，应以书 面形式提交自己的见解，最后部门领导审核；3、部门领导在接到结算书后，在规定时间内完成审核。发现问 题，要求预算员进行调整；最后由部门经理报送总经理签字后，再报 送审计单位。三、工程签证1 .工程开工前对图纸上不清楚的说明进行造价分析后，及时反 馈项目部，预算员负责对施工中的变更签证的督促与跟踪，督促项目 部办理变更签证。2 .及时跟踪各项目因为变更签证出现的零工单，确保签证签字 确认。3 .要掌握当地的定额及取费标准，认真熟悉合同条款，积极与 施工技术配合，及时地办理签证变更手续。第五章劳务结算制度目标：立场坚定，保持原则，不得损坏总体利益。