会议主持及记录技巧（31页)ppt课件

1、会议主持及记录技巧1 为什么要开会及会议本钱2 开会前/中/后的要点3 议程设计及胜利的会议要点4 与会的规那么5 如何开会6 倾听/记录/主持技巧7 会议中的问题目录.开会让他小组面对面沟通众多讯息一次交流交融意见凝聚共识分派任务，公平合理但开会也让他任务时间被分割人多口杂，讨论耗时晚上加班特殊问题还是个别沟通没有产能他人发言比本人开口多Delay重要任务或客户为什么要开会？.清点他的会议本钱算算看，他一周内总共：开了几个会？为会议花掉多少时间？由于开会达成几项共识？由于开会完成几个结论？由于开会加了多久的班？由于开会失去多少关键时辰？由于开会Delay多少任务？.开会前 6 项预备开会前的

2、重要步骤有哪些？1. 先决议会议希望达成的结果2. 想想会议能否有必要召开3. 约请适当的人出席4. 预备背景资料5. 设定会议纲领及时间表6. 预先想象能够的冲突.开会中 3 大失败开会时要抑制哪些情况？1.一进会场士气散漫，没有参与感2. 偏离主题3. 点子干枯，鸦雀无声.开会后 3 项追踪开会终了时要回想哪些重点？1. 行开工程2. 决议3. 开放议题.由重要到不重要会议开场时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。由不锋利到锋利将锋利议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触锋利议题,使气氛不为难。由容易到困难让大家渐渐融入会议进展的节拍,不要开场就接触未熟习的会议呵斥波折感。

3、议 程 设 计.有效借着团队的集思广益,处理个人无法完成或突破的问题,有效到达会议目的。调和营造调和的气氛,使成员对团队有平安感、信任感、认同感,展露个人才干。参与参与的人用心关注,才干让会议得到健全开展。效率当一个会议胜利的要素具备后,能在预定的时间内完成开会,这就是效率。胜利的会议.与 会 规 那么要守时,坚持究竟要做事前预备针对主题自动发发言,简短扼要对事不对人,不做人身功击予以真诚的一定及赞誉倾听他人发言用积极的话替代消极发言以探询、谦虚替代客观结论.主持人会议内容中一系列事件,数据要以现实为根据,不得带客观猜测.与会者提问或者援用一些事件或数据亦必需以现实为根据,不能凭觉得.与 会

4、规 那么觉得与现实觉得即对事物客观的意念,其中包含个人的价值判别,因此觉得的产生往往因人而异。现实即有详细、明确的讯息陈说,与实践所发生的事件相符。.觉得与现实演练昨日九点过后,G珠宝店里有一位商人正在拾掇店面,一位客人出现并要求鉴赏货品,店主翻开玻璃橱窗,橱窗内的东西被人抓起,忽然有个男人迅速跑出店外,忽然间警铃大响保安人员迅速赶至现场。.判 断 问 题以下问题他以为是现实或觉得?1.店主正在拾掇店面时,有一个男人出现。2.那个男人是匪徒。3.此事件发生于昨晚九点过后。4.翻开橱窗的男人是店主。5.橱窗内的珠宝是迅速跑出店外的男人抓走了6.要求鉴赏货品的人在抓取橱窗内的物品后迅速逃走。7.橱

5、窗内有金饰,且有许多贵重的宝石。8.这个故事仅牵涉店主、客人、保安人员等三个角色。.问 题 答 案1.客人未指明是男女 ?2.没有明确的线索显示是匪徒。 ?3. 未指明是白天九点还是晚上九点 ?4.没有明确提出店主的性别 ?5.没有指明是跑出店外的男人抓取橱窗内的物品?6.没有指明是要求鉴赏货品的人抓取橱窗内的物品迅速逃走 ?7.只说有宝石,没有指明是金饰 ?8.没有明确的数字或阐明显示参与的人数 ?分清什么是现实,什么是觉得了吗?.独占发言防止冗长的发言,占用大家交流意见的时间。火爆浪子要能包容他人的发言,不可心情化与他人发生冲突。优柔寡断要思绪明晰,对决议事项要果断、明确。参与冲突应站在中

6、立的立场来化解冲突。操控议程应按照流程引导会议的进展,不可一人操控整个会议的议程。会议主持本卷须知.背景:除了会议召开的背景,也可让与会人员自我引见,并阐明对会议的等待,以促进与会人员及会议气氛的融洽会议目的议程:会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间。会议等待如 何 开 场.如 何 总 结宣达决议鼓励动机评价目的达成过程回想悬念事项.如何让大家情愿发言塑造会议欢乐、调和的气氛。建立包容、平安的讨论环境。坚持客观,对事不对人。不以言立人,不以言废人。设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。自动出击,适时发问,塑造发言时机,且予以正向的一定与鼓励。有效倾听与良好沟通。.如 何 发

7、言积极的发言明确的发言尊重的发言坦承的发言客观的发言针对主题 如何 发言.如何开会举例开会前:1.首先要非常明确本人的开会意图,把包商喊过来开会,究竟是为了什么?(处理资料的质量问题,资料或设备供货延误,资料或设备某项功能不全又或是工程施工DELAY,劳开工人人数缺乏,效率底下,施工质量出现问题)2.从实践出发,本人脑袋里先想一个真实可行并且合理的整改方案,预备开会向包商交底.3.事先预设包商的推脱方法,找到驳斥对方的数据.实例或其他现实,以免开会的时候处于被动 这样就确定了会议的内容和他的会议等待工程师对包商会议.开会中:1.首先提出开会前想好的问题,然后让包商提出处理问题的方案2.必需求让

8、包商先陈说处理方案,当包商的方案优于本人的等待或本人开会前就想好的等待结果时,问题容易处理,假设包商处理问题的方案与本人的等待有出入时,待包商陈说终了后,摆出本人的立场,然后开场一一驳斥包商方案中的不可行之处,使本人处于自动.3.包商往往会继续和他争论,说本人有某方面的困难,达不到他的等待,能否某方面可以让亚翔作出一定的退让;此时工程师要思索实践现场需求,按奈住心情,某些方面不能退让的坚决不退让,假设因此确定不了会议结果,工程师可向工程经理反映此情况,假设本人能掌握施工进度及质量,可相应的退让,以便得到达成一致的会议记录.4.会议记录上必需阐明,如后续工程未按会议记录执行,亚翔将采取何种措施,

9、以此来约束包商 这样就有了决议或执行的规范 如何开会举例工程师对包商会议.倾听的技巧凝视对方不中途打断讯问不明之处适当归纳不恣意流露心情如何倾听.记录的技巧活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much.掌握主词、动词、描画词明确数字运用key word列点阐明:可了解发言重点,归纳出主题方向一言以蔽之.主持人的任务发言的促动:让大家想发言,并说出想表达的意见。任务分配的促动:鼓励大家自动认领任务,掌握胜利的时机。创意的促动:提出一些其它工程或人的优点,激发大家的创意,将他人的优点用于我们。问题的促动:主持人应提出一些问题让与会人员了解问题的情况。感情

10、的促动:主持人除了要让与会者领会到他的关怀、感恩、自责、包容、一定外,还要让与会者自动自发发明调和的气氛.会议中的问题人身攻击对策:对双方进展安抚重申议事规那么重提主题进展讨论问题.离题对策:兜一圈切回主题给予一定再切断话题将离题的议题留置最后再做讨论。请他做归纳或替他做归纳。事先请将规那么讲清楚发言限定时间会议中的问题.争议不下对策:暂停会议休会20分钟以上。参与第三者的意见将双方意见列表比较。进展不记名投票。重整双方意见提出新的方案。重申共同利益。会议中的问题.埋怨对策:同情其不满的心情。归纳其不满的缘由。寻求处理的方法。上级指点员发言过于投入对策:装傻发问重新提出问题幽默有技巧的提示长官。会议中的问题.短话长说对策:适时的制止发言。清其详细的想法。时间缺乏对策:选择重要的议题进展讨论。限制发言人数(可事先登记)限制发言时间。会议中的问题会议中的问题.争功诿过对策:主席应制止不当的发