综合办公室内控管理规定

1、 综合办公室所属管理规定公司印鉴、印信管理规定第一条 为了进一步加强集团印鉴管理工作，使其更加规范化、程序化、科学化，有效地防范企业经营管理风险，特制定本规定。第二条 印鉴主要分为行政类印鉴、合同专用类印鉴、财务专用类印鉴和专业类印鉴，所有印鉴须由专人负责管理。第三条 印鉴管理（一）基地公章由综合办公室管理；财务章由财务部管理。（二）所属各部门印鉴由各部门一把手负责管理。第四条 使用公章类印鉴需提前填写印鉴使用审批单，申请人经办公室主任、主管领导和常务副总经理签字确认后，由办公室人员执行OA 电子流程，经领导批示后方可用印。第五条 使用合同专用类印鉴需提交合同审批表原件及相应合同审批手续后方可

2、用印，所有公文合同末尾页加盖印鉴，两页以上的合同必须加盖合页印鉴。第六条 在核对印鉴申请事项和实际使用事项无误后，印鉴管理员方可用印。第七条 对外提供集团相关经济、法律文书类资料的原件或复印件时（其中包括法定代表人、董事、监事等人员身份证复印件），必须在有图案或文字处加盖再次复印无效印鉴，填写办理事项主要内容。两页以上的文件要加盖合页印鉴。第八条 不得在空白或填写不全的文件上加盖公章，遇特殊事宜时，必须跟踪文件使用用途，及时收存文件使用后的复印件存档。第九条 印鉴使用必须建立登记制度，使用不同类别的印鉴要分别登记，重要文件盖公章后必须留存复印件存档。第十条 外借印章须由申请单位第一负责人和宁夏

3、区主管行政副总裁同事审批办理外借，外借时必须有两名以上经办人员办理外借手续，当天借用当天归还，若借到外地办理业务超过三天以上需以三天为期限，办理公章外借续借手续，将外借流程进行再次审批。第十一条 外借印鉴领取时，印鉴管理员必须将装印鉴的信封袋用胶水和订书针双重密封，并在密封处写清楚印鉴领用时间。第十二条 印鉴的刻制和启用需由申请部门提交书面申请，明确刻制印鉴原由、名称、规格及印鉴管理员，并报综合办公室登记备案，由主管领导审核后呈报总经理审批。第十三条 印鉴的刻制公司必须是在工商局或公安等相关部门登记备案的正规印鉴公司。第十四条 综合办公室要建立印鉴台账，及时调整印鉴使用管理范围。第十五条 所有

4、印鉴一律入保险柜存放，注意做好防盗措施。第十六条 如发现未经审批、审批手续不全或审批不严格使用印鉴，且造成的不良后果的，要追究印鉴管理员和相关领导的责任。第十七条 本规定由基地综合办公室负责解释，自下发之日起执行。能源公司档案资料室管理制度第一条 各部室、车间在工作中形成的各类文件、报表、经济合同、工程概算、预算决算资料、会议纪要、决定、条例、制度、请示与批复、统计资料、总结报告、图纸资料、音像资料等具有保存价值的各类档案资料，应及时向资料室移交。第二条 资料室负责对公司范围内形成的文书、技术资料进行收集，并按要求进行鉴定、分类、立卷、归档。第三条 文书档案、技术资料由资料室统一保管，各部室、

5、车间不得将应归档的文件、技术资料存放在部门及个人手中。第四条 查阅档案资料必须履行借阅登记手续，借阅资料应在资料室进行，借阅者要爱护资料、不得涂改、刮画或者撕毁损坏；企业内部其他单位人员未经公司同意不得借阅；施工单位只可查阅，如需借阅则由本单位相关人员办理借阅手续，登记后方可借出，并在规定日期内归还。第五条 收进、移出、销毁档案资料，必须严格履行交接、登记、审批、监销等手续。第六条 各部室、车间工作人员都应维护档案的完整与安全，不得遗失、泄密。第七条 资料员必须熟悉库房档案资料的目录和存放地点，做到调阅准确、及时、迅速，同时做好防火、防盗、防霉、防尘工作。每年年底前要对库内档案、资料进行一次清

6、点整理。能源公司档案资料管理办法第一条 文档、技术资料借阅1、公司在职工作人员查、借阅本车间、部室业务范围内的文档案、技术资料，查阅资料必须在资料室进行，未经批准不得摘录、翻印；若借阅、复印、摘抄资料必须办理能源公司文档、技术资料借阅审批单（详见附表1）方可进行，并明确归还时间。2、企业内部其他单位人员查阅文档、技术资料，须持单位证明，并持有能源公司文档、技术资料查阅审批单（详见附表2）方可查阅，所有资料一律不外借。3、资料借阅期限为1-5个工作日，如因特殊原因未能归还者需办理续签审批单（附表1）并说明原因。4、查阅人员必须对资料爱护，不得拆散、抽拿、调换、涂抹、勾画，保证资料档案完整的原始面

7、貌，如因个人原因导致资料丢失且未能及时补回的，按照公司规定对相关人员进行处罚，处罚轻重按照文件丢失内容而定。第二条 文档、技术资料保密1、涉及到公司档案收集、整理、保管的相关人员应忠于职守，严守机密，不得以任何借口泄密或将文件资料涂改或携带外出。2、机密性的文件资料，只限于在档案室查阅。3、定期清查泄密资料，若发现泄密或丢失现象应立即采取措施，及时报告。第三条 文档、技术资料立卷归档1、凡公司在生产经营工作中形成的，或者上级机关发来的与公司业务有密切联系的具有保存价值的文件资料，要根据文件的基本特征组卷归档。2、归档文件应划分其保管期限，分为永久、长期、短期三种，并按保管期限分别组卷。3、归档

8、文件必须完整齐全，并按一定顺序排列，即批复在前，请示在后，转发文在前，原件在后。4、凡归档的文件材料，必须填写卷内目录。卷内目录要逐项填写齐全且字迹工整，文件标题不得随意更改和简化，对卷内需要说明的问题可填写在备考表里。5、拟写案卷题名，要求简明扼要，文字通顺，便于查找利用。第四条 档案资料室安全1、档案资料室必须贯彻“以防为主，防治结合”的原则，做到安全、保密、整洁，库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。2、档案资料室门、窗必须坚固、严紧，档案资料人员出库房时必须将门、窗、卷柜关好加锁。库房钥匙由专人保管，不得随意交无关人员使用。3、定期检查档案资料保管现状，如出现变质破损、虫蛀等情况，应积极采

9、取处理措施。4、工作人员必须熟悉库藏档案及图纸资料的存放地点，做到调阅准确、及时、迅速。每年年末要对库存档案资料进行一次清点，以防遗失。5、本规定由综合办公室归口管理并负责解释。6、本规定自发布之日起执行。能源公司档案资料管理考核细则第一条 文件、资料归档1、上交资料要及时。合同类盖完印章后，在5个工作日内上交资料室，不及时上交的，罚款200元/次。各工程项目、技改项目、设备更新改造、基建类，在施工过程中形成的图纸等资料在项目竣工后15天内上交资料室归档，不及时上交，罚款500元/次。会议纪要、请示与批复、制度条例等文书资料在次年开始1个月内完成整理并上交，不及时上交，罚款200元/次/项。2

10、、上交的资料做到齐全、完整、准确，归档的各类资料要字迹清晰，合同类不得有涂改现象，否则，罚款200元/次；施工、竣工类图纸等资料要按要求整理完整，否则罚款100300元/次/项。第二条 资料保管1、资料室按照宝塔集团相关资料管理制度，做好各类资料的保存和管理工作，做到完整安全、存放有序、方便查找。否则，视情节罚款100300元/次。2、做好保密工作，因文件、资料管理不善造成损失，罚款200元/次。第三条 资料借阅1、公司内部人员借阅资料，必须填写借用登记表，注明借用时间、文件名称、文号、份数、归还时间，并按借阅审批单进行审批。没有审批手续，资料室将资料借阅给相关人员，对资料员罚款100元/次，

11、造成损失罚款200500元/次。2、企业内部其他单位人员借用本公司资料，须经常务副总经理签字方可办理借阅手续，未经办理借阅手续将资料外借，对资料员罚款200元/次，造成损失罚款300500元/次。3、借阅资料人员应按规定的时间及时、完整归还资料，不按时归还资料罚款100元/次/天，发生丢失或泄密罚款500元1000元/次，资料有损坏罚款100300元/次。4、禁止将从资料室借出的资料借阅他人或代借，一经发现，罚款200元/次。公司办公用品、办公耗材管理规定和使用办法第一条 所有办公用品（含印刷品、耗材等）的发放、管理工作，由综合办公室统一安排，每月5号之前将物资计划单上报综合办公室，由综合办公

12、室统计后统一购买，并于10号当天（如遇节假日则按节假日后第一个工作日计算）由各车间、部室安排人员领取。办公耗材根据实际维修情况由综合办公室通知各科室后统一安排时间维修。第二条 办公用品由部室、车间相关负责人领取后统一存放，使用时工作任务清楚，使用目的明确，随用随取，用多少领多少，不得浪费及损坏。第三条 办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。第四条 严格控制办公用品的使用，保证办公需要，明显超出常规的，办公室不予购买；如有特殊情况，可提交说明（自行拟写，注明用途），经常务副总、分管副总等人签批后单独购买。第五条 从办公室借出去的物

13、品随借随还，使用打印机要自带纸张，如非公司统一要求复印，自己物品，如驾驶证、身份证、医院证明等办公室不予复印；第六条 精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。第七条 凡属部门内员工共用的办公用品指定专人负责保管。员工离职时应将可再利用的办公用品退回(消耗品除外)。办公用品、耗材管理规定及申领标准一、办公用品的分类及领用标准1、固定资产类办公用品 如：电脑、传真机、复印机、打印机、碎纸机、扫描仪、投影仪、点钞机等。该类物品由各车间、部室自行保管、使用，使用期限根据实际情况而定，如有不能正常工作，经综合办公室鉴定，可维修的填报物资计划申

14、报表（附表1）由综合办公室统一进行维修；不可维修的或维修成本超过新购价格2/3的，可作报废并交至综合办公室处理，同时填报调配或者新购说明（按照实际情况自行说明原因），经常务副总、分管副总、行政副总审批后交物资供应部统一采购。2、非消耗性办公用品 如：U盘、硬盘、计算器、打孔机、剪刀、裁纸刀、白板、订书机、文件栏、文件夹、档案盒、键盘、鼠标等。该类物品的使用期限为2-3年，如在此期间内领取必须按照“以旧换新”的原则进行领取，如新增部室、车间可另行填报物资计划申报表（附表1）经审批后方可领取。3、消耗性办公用品 如：打印纸、中性笔、钢笔、墨水、软抄本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书

15、针、笔芯、文具胶带，白板笔、记号笔、回形针、大头针、文件袋、抽杆夹、电池、复印纸、印泥、印油等。该类物品消耗量较大，根据各车间、部室的成本及实际情况申领。4、自动化办公用品 如：硒鼓、墨盒、墨粉、色带。各车间、部室因工作需要，配有相应的电脑、打印机、传真机等设备，更换耗材标准如下：墨盒加粉：600张/次更换硒鼓：经数次加粉、维修后，各车间、部室可报物资计划申报表（附表1）经审批后，由综合办公室统一购买，发放。二、办公用品、办公耗材成本计算及考核标准1、申领标准 各车间、部室按照实际职工人数计算办公用品费用（含消耗性和非消耗性），标准如下1）职工：1.5元/人/月 ；2）中层干部3元/人/月 ；

16、3）总经办、副总工5元/人/月。2、考核办法 宁东基地将于每季度考核办公用品成本（办公耗材根据实际使用量计算）如有超出将从各车间、部室考核工资中扣除超出额。 印刷品制作、领用管理规定 根据各车间、部室工艺操作要求、工作性质，由各车间、部室自行制作所需操作记录、操作规程电子版发综合办公室统一制作，要求如下：1、各车间、部室应提前填报印刷品计划申报表（附表2），由综合办公室联系制作，制作周期约5-7个工作日，各车间、部室应了解各自的剩余使用量；如没有及时上报计划未制作，影响各车间、部室工作，后果由相应车间、部室承担；2、各车间操作规程印刷需由宁东基地总经办会议研究决定印刷数量及印刷内容，并有相关车

17、间附写印刷说明，经常务副总、分管副总、行政副总审批后方可印刷；3、学习笔记、岗位交接班记录、设备运行记录、信纸、便笺等统一使用印刷品，各车间、部室需填报物资使用申领表（附表1，和办公用品、办公耗材可写到一起）由综合办公室统一制作、发放至各车间、部室；附：公司物资计划申报表公司车辆管理办法第一条 为进一步加强基地车辆管理工作，保证良好的用车秩序，提高车辆运营效率,降低车辆使用费用,制定本规定。第二条 专车管理和使用规定1、因工作需要，基地配备给相关领导的专车，由相关领导调配和使用。2、驾驶员要经常保持车况良好，平时注重车辆保养与检修。需维修车辆到指定地点进行维修。3、驾驶员出车，按行车里程规定补

18、助标准予以补助，过路（桥）费、停车费按规定报销，加油应到指定加油站加油，出长途车经领导审批后可凭加油票报销。4、为了不妨碍领导的工作，一般情况下不派专车，但特殊情况除外，如遇紧急事宜、急送病号或员工有不可预测的急事和短路运输（包括灵新矿、中心区），经领导批准方可使用。5、未经领导允许，严禁私自用车（包括八小时之外）。第三条外出办事车辆的安排和使用规定1、各部室、车间外出办事所需车辆必须提前一天到车管部报备，（特殊情况除外）将用车申请报至基地车管部，统一由车管部负责人或调度协调安排，车辆的派遣使用严格按车辆派遣程序执行。2、具体车辆派遣程序为：（1）宁东基地总经办及总工办领导用车。由车管部直接派

19、发，并做好车辆出车登记，由用车人签字。（2）助理级以上领导用车，经主管厂长同意方可派车。（3）各部室、车间公务用车。短途（中心区、灵新矿、古窑子、能源、水坝等）由车管部直接派发，用车人签字；长途（除上述之外）需填报车辆派遣单，报车间负责人、分管厂长签批，出宁夏省外用车，必须由主管领导、行政副总、基地常务副总及基地总经理签批，车管部见审核签字并安排车辆。（4）车辆执行省外长途任务时，所含费用（过桥过路费、加油费、住宿费）都有用车部门承担，驾驶员只负责将车安全行驶到目基地。（5）夜间（当天17:30次日8：30）需用车及节假日用车，由生产调度室根据值班领导安排填写车辆派遣单并签字，车管部值班驾驶员

20、见签批单审核签字并出车。（6）原则上各部室、车间在正常休息日与节假日期间不给予派车，特殊情况需用车时，需填报车辆派遣单，报车间值班领导、厂级值班领导签批，车管部值班驾驶员见签批单审核签字并出车。第四条 所有车辆要严格按照规定停放，下班后，车辆不准停放在公寓楼门前，不无故在外乱停放及过夜，如有特殊情况须经主管领导批准后方可在外停放。第五条 所有车辆一律在公司所属加油站加油。执行省外长途任务的车辆，在外地加油，必须由乘车者在加油单上签字证明，否则不予以报销；出车回来后，及时将此次出车中的油耗及过桥过路费的费用报至车管部，车管部负责登记备案。第六条 驾驶员管理1、所有驾驶员必须遵守中华人民共和国道路

21、交通管理条例及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车。车辆的违章每月查询一次，如出现因违章违法行为造成的处罚由驾驶员个人承担，公司一律不予报销。2、驾驶员应经常检查所开车辆各种证件的有效性，出车时必须保证证件齐全。3、出车前，要坚持“三检四勤”制，做到机油、刹车油、防冻液、轮胎气压、转向制动、喇叭、灯光的安全可靠，保证车辆处于良好的安全状态。4、驾驶员应养成良好的驾驶车辆习惯，上道路行驶前系好安全带，并督促提醒副驾座乘车人员系好安全带。5、驾驶员须严格按照限速规定行驶：（厂区道路20Km/h,生活区40Km/h）、地方道路60-70Km/h、高速90-110km/h。6、服从调度安排，不断提高服

22、务态度和服务质量。无出车任务时，必须坚守岗位待命；接到任务时要及时出车，不得无故延误；若临时有事需离开时须向调度或部室领导说明去向和时间。所有车辆收车后，及时向车管部报告，以便车辆调度。7、严格遵守考勤制度规定。上班早9：00之前签到，6天/月调休，原则上必须当月休完。休假须有休假条，无电话请假，无假条者视为旷工。8、夜间值班不得随意调换，如确实有事，须填写换班申请表，经车辆调度、部门负责人签批后，方可调换。9、驾驶员必须保持车辆清洁，在不耽误工作的前提下，做好车辆清洁工作。洗车工具每年配发一次，自行保管。10、上班期间驾驶员应注重仪容仪表，规范要求，统一着装，佩戴工号牌。11、不得私自将车辆

23、转借、租给外单位使用，更不得交于无证驾驶人驾驶或练车。12、自觉参加安全培训与学习，做好笔记。13、驾驶员下班后必须将车辆钥匙交车管部统一保管。第七条 安全及卫生的检查1、每月对所有车辆的安全进行一次检查，主要内容：发动机、底盘、传动轴、座垫、玻璃、车体、轮胎、转向及制动等部件。2、遇节假日时，从外面请专业人员对所有车辆进行一次大检查，并做好登记。3、每月坚持卫生检查，主要看车内卫生及座垫是否干净，车内是否有抽烟现象。第八条 新车的购置: 根据单位用车的需求，需购置新车时，部门负责人首先选定车型，而后以申请的形式上报基地总经办审批,审批通过后方可购买。第九条 旧车的顶账方式：通常情况下公司的旧

24、车主要以顶账为主，首先与顶账方谈价，价格谈好以后上报基地总经办及石化股份公司审批，审批通过后将车辆进行过户，后将所有手续上报财务进行做账处理。第十条 公里补助的核定方式：1、次月的1号对所有车辆上个月公里数进行核定，2400公里之内每公里0.15角，超出2400公里之外每公里0.3角，垃圾车每月不计算公里数，补助560元（负责宁东基地所有垃圾的清理）。2、根据不同车型的排量制定耗油量，每月统计时超出的油耗进行处罚（除车辆大修、维修油路及车辆外接等情况下油耗超出不予处罚），节约油耗的车辆进行奖励，奖励金额不超过50元。3、根据车型不同给予一定的洗车费，小车每月/辆70元、商务车每月/辆100元、

25、通勤车每月/辆190元、货车及垃圾车每月/辆170元、电瓶车每月/辆70元。4、食堂送饭车/辆补助300元，两辆车计600元。5、消防车/辆补助300元，六辆车计1800元；6、车管部负责人及车辆调度每月/人300元；7、消防车驾驶员每月/人安全奖200元，10人计2000元，（如当月出现安全事故，安全奖扣除）；8、车辆驾驶员每月/人安全奖200元(如当月出现安全事故，安全奖扣除)。第十一 条 通勤车的管理：1、宁东基地通勤车主要由天豹公司宁东分公司负责（通过招标确定），通勤车共计六辆，银川4辆，灵武2辆。2、我科室主要负责制定通勤车的路线，在运输当中，职工提出的问题，负责与天豹公司协调解决职

26、工所提出的问题；3、我科室主要还是监督天豹公司在运输中车辆的安全及卫生，每月对通勤车进行一次卫生检查，随时抽查天豹公司对通勤车安全检查记录。第十二条 车辆维护和保养1、基地现有车辆39辆（其中包括机动车、通勤车、货车、消防车和厂区特种车辆），根据近两年基地车辆的维修情况及部室到周边各修理厂进行实地考察比价，现将基地所有车辆的空调及电器维修定于中心区李明精修部；机动车更换机油及其他小修项目定于中心区鑫运轿车维修部；另外将宝马及商务别克定于银川宝晟达汽修厂进行维修；由于厂内特种车辆和部分消防车辆不具备上路的条件（无保险和未上户），根据此情况将特种车辆、消防车和通勤车定于中心区英达汽修厂进行维修；如

27、遇以上定点维修厂无法进行维修的项目须到4S店及专业维修机构进行鉴定维修。2、熟悉和掌握车辆性能，做好日常保养，及时排除故障，确保行车安全，按时完成车辆年检，客观原因影响车辆超时二级维护保养和年检的，罚款支出部分由个人承担。3、车辆更换机油：小车6000-7000Km、大车8000-9000Km，特种车辆及消防车根据使用小时更换，机油更换必须到定点修理厂，所剩机油自行保管或记账。4、车辆更换轮胎：须向领导提出申请，经专业人员鉴定轮胎的磨损程度及损坏原因；确需更换的，由车管部负责联系购买，所换旧轮胎必须带回公司。如发现轮胎非车管部购买的品牌和型号，调查原因后，一经确认倒卖轮胎的，需写书面检查，情节

28、严重的给予轮胎进价的2-3倍罚款。6、车辆需要维修时（包括车间的特种车辆及消防车），驾驶员（车间）必须填写派修单及维修项目明细表，需车管部负责人、行政副总签批（特种车辆及消防车需主管领导签批）方可维修， 5000元以上须打大修申请报告，经基地总经理签字审批后，送定点修理厂维修。凡未按要求完成派修单手续的，私自去修理厂维修车辆的，所发生的费用由送修人自己承担。7、特种车辆和消防车的管理属于各车间，车管部只负责车辆的维修。第十三条 车辆事故处理1、建立车辆事故登记制度，对发生的大、小事故进行详细登记，并及时向主管领导汇报有关情况。2、对交通事故的处理，要坚持“三不放过”的原则，即事故原因查不清不放过，事故责任人不处理不放过，驾驶人员没有受到教育不放过。3、根据公安交管部门对事故的认定，按照不同的责任划分，由驾驶员承担相应