工贸公司管理制度

工贸公司管理制度工贸公司管理制度工贸公司管理制度xxx公司工贸公司管理制度文件编号：文件日期：修订次数：第1.0次更改批准审核制定方案设计，管理制度洛阳市昆安工贸有限公司规章制度及管理方针目录第一章、组织机构一、组织机构1、公司组织机构二、部门职责：1、行政部职责2、营销部职责3、财务部职责第二章、公司管理方针1、目标管理2、行为管理3、归口管理第三章、管理制度一、各项制度1、行政管理制度2、出差管理制度3、财务管理制度A、现金管理制度B、票据管理制度C、库房管理制4、营销管理制度A、客户投诉质量事件应急处理规定B、供货管理规定C、经销商库存管理规定D、工作报告制度E、区域经理管理规定一、组织机构1、公司组织机构总经理总经理行政部营销部策划捕财务部二、部门职责各部门设置经理负责部门事务。总经理职责：1）职位概要A、制定和实施公司总体战略和年度经营计划B、建立健全公司管理体系C、主持公司的日常经营管理工作，实现公司经营目标和发展目标2）岗位职责：1、全权负责公司的一切经营活动，确立公司经营方向和实现目标管理的具体方针。抓好各部门工作衔接，使组织活动实现指挥的统一性，整体运营的平衡性。2、组织好公司的资本运营，在宏观保持正确的驾驭，规避各种经营风险。3、抓好公司的文化建设，树立公司良好的公司形象，造就一个文明、团结，不断进取、勇于创新的团队形象。4、保障员工的合法权益，充分调动员工的积极性。做到任人唯贤，人尽其才。5、严格遵守国家法律法规，保障公司的合法经营和健康发展。处理好公司的周边环境，争取各界的支持和帮助。行政部职责：1、根据公司发展需要，制定公司中长期人才战略和人力资源发展规划并组织实施。2、建立健全公司各项制度，优化工作流程，并监督实施。3、制定薪资福利制度、员工培训制度，制定公司人员考核计划。4、负责制定公司会议制度，组织会议召开，负责会议决议的监督实施和事后检查。5、根据业务发展状况，分析人员需求，制定招聘计划并负责招聘信息发布、更新、管理。6、负责公司人员招聘、面试、录用、劳动合同签定、考勤、工资考核及人员档案管理等日常工作。7、建立人才储备库，做好各种人才的选拔和后备工作。8、负责公司对外宣传品的编辑、刊印和发行。负责公司公文拟定、审核、归档等。9、负责公司其他安全工作监督及日常办公物品采购。10、管理好公司的电话和电脑网络，加强对信息使用和保密管理。11、完成上级交办的其他工作。财务部职责：1、严格执行《会计法》及各项财经法规，如实反映财务状况和经营成果，依法正确计缴国家税收。2、负责财务会计核算，指导公司其他部门为财务核算提供原始资料并审核其正确性。3、负责财务预算的编制、执行、监控、分析。4、负责会计凭证、帐单、报表和其他财务资料的档案管理工作。5、负责公司财务章保管，票据和现金收支、结算工作，确保资金安全。6、负责审核用款部门是否按规定报送用款计划且必须经总经理审批后执行。7、执行财务稽核和牵制制度。8、负责工资的发放及上级交办的其他工作。营销部职责：1、全面管理营销系统工作，建立公司营销合同管理制度和业务制度，销售策略与政策的制定、管理、跟进、评估，报总经理批准后执行。2、根据公司营销战略制定总体销量目标，负责价格体系的制定及管理并分解细化区域市场，同时对销售进度进行监控和督促。3、负责公司营销系统建设和网上营销信息发布。4、负责公司的品牌规划和形象推广，社会活动公关、策划、组织、实施工作。5、负责公司产品的市场前景调研，及时收集市场信息，提供响应的评估报告。6、不断发展客户并进行定期联系。对有价值的业务信息要及时与上级主管领导沟通，做好分析和分类，制定相应的工作计划并执行。7、做好营销人员的业务培训工作，推动营销管理规范化、科学化。8、严守公司商业秘密，保护公司的商业信息。9、完成上级交办的其他工作。D、市场策划部职责：1、制定品牌年度推广策略并指导区域市场落实执行。2、根据年度推广策略提出品牌年度投入预算分配方案，并跟踪费用的使用情况。3、根据市场现状和品牌发展策略，对产品价格提出调整建议。4、确定品牌的统一宣传形象，开发新的宣传品、促销品，制定媒介投放计划。5、策划全国大型公关活动、推广活动、促销活动，并监控活动的执行。6、对各区提出的品牌宣传方案进行审核，对销量不理想的区域进行分析并找出原因，提出解决方案。7、跟进各区域市场销量计划和市场计划的实施情况，协助其完成销量指标和市场指标。8、负责阶段性销售策略与促销计划的审核，协助区域市场制定品牌销售策略并进行监控。9、制定品牌价格体系原则，审核各区域的价格体系调整方案，并对可能影响价格体系的活动进行审核。11、完成上级交办的其他工作。第二章、公司管理方针1、目标管理公司根据年度工作目标及销售区域的实际情况，以市场为导向制定各区域的销售任务指标和费用指标，销售指标包括年销售指标、季度销售指标、月度销售指标，费用指标包括市场费用和销售人员个人费用，保证费用支出占销售指标的合理比例，超出比例的对相关人员处罚，节省费用的给予奖励。2、行为管理1、策略的执行1）、按照公司总体销售思路，做好客户开发、市场维护等工作。2）、及时反馈市场信息，调整销售策略，保证符合市场运作趋势。3）、做好产品管理和价格管理，保证良好的销售渠道。4）、维护品牌形象，全力打造第一品牌。2、过程管理1）、严格遵守总公司各项管理制度和规定。2)、时刻注意自己的言行举止，时刻不忘自己是形象大使。3）、严格遵守销售人员的工作汇报制度，定期以书面形式向上级汇报市场情况和销售情况。4）、保持良好的工作态度，不断学习业务知识，不断提高自己的综合素质。3、归口管理1、部门职责化清的前提下，实行责任部门负责制，相关事务由部门处理。第三章、管理制度一、行政管理制度总则1、凡本公司人事管理制度，除了另有规定外，依据本制度规定办理。2、本公司人事管理制度解释权归行政部。第一节、录入员工1用工公司对用工在宏观调控的前提下，根据部门用工情况编制员工招聘计划，经行政部报总经理签字批准后实施。2、招聘员工程序（1）通过各种公告栏、新闻媒体、互联网、委托中介发布招聘信息。（2）填写《员工应聘登记表》（3）行政部确定面试对象和面试日期。一般部门工作人员经总经理授权后可由行政部经理面试确定，公司部门经理以上管理人员，必须由总经理面试确定。(4)公司本着照顾员工的原则，允许优秀员工介绍自己的亲属到公司工作。员工对于自己的亲属自动承担保证责任，由于员工自己或亲属违反公司规定，给公司造成损失的，公司将一并辞退并追究相关法律责任。（5）通知被录用员工提供身份证明、学历证明、任职资格等相关证明。2、入职1、被录用员工报到时办理以下手续a、按通知要求提供相关证件和材料（身份证、学历证、资质证相关证件）b、填写《员工入职登记表》c、签定劳动合同（或协议）d、重要岗位人员须按公司规定，提供原始证件备案。2、行政部负责组织新员工岗前培训，重点学习企业各项规章制度。3、被录用员工凭行政部通知去用工部门报到。4、用工部门经理必须对新员工在试用期中的表现进行考核，在试用期满前１０天内提出书面意见，以便行政部作出后期工作安排。5、人事档案由公司行政部统一管理。3、离职1、员工的离职分为公司内部调动、辞职、辞退、除名程序。a、公司员工内部调动，必须到行政部办理调动手续，任何部门不能随意调动。3、员工离职必须交离职审批表到公司行政部，离职员工工资一律推迟一个月发放。b、辞职c、员工辞职应提前３０天写出书面申请，经部门经理签字后报行政部审核备案。部门经理以上人员离职，书面申请必须由总经理签字确认，交行政部备案。d、行政部负责发出《员工离职审批表》，由离职人自行到各部门签字确认后，交回行政部备案，最后办理工资结算。4、辞退a、员工严重违反本制度相关规定或违反劳动合同有关规定，公司按相关规定予以辞退。由行政部发放《员工离职审批表》，经公司各部门签字确认后，交财务办理工资结算。b、正常辞退员工提前３０天以书面形式通知，按相关规定办理。c、严重违纪或对公司造成重大损失，辞退不受上述条款限制。5、除名a、不按公司制度履行相关手续擅自离职者按旷工论处，扣发当月工资，公司予以除名。b、触犯法律受到制裁者，公司处罚100元——500元人民币并扣发当月工资并予以除名。c、员工严重违反聘用合同或公司管理制度给公司造成经济损失的，按情节轻重承担损失额30%——100%的经济责任并扣发当月工资予以除名。6、移交1、员工工作移交时，由其部门经理自行指派专人交接，行政部监督交接。部门经理离职时，由总经理指派人员负责交接。业务部门交接期限1个月，必须保证业务的持续性和连贯性，注意控制风险。2、员工离职时，必须自行到各部门按离职程序办理签字手续。不履行工作程序擅自离职者，按旷工论处。3、行政部2天办完离职手续，并负责离职档案保管。第二节、培训、考勤与调休、工资1、培训员工培训分为岗前培训、在职培训、专业培训三种。1岗前培训：新员工进入公司进行岗前培训。（1）公司简介及人事管理规定，由行政部负责培训。（2）业务特征、工作性质、工作要求等说明，由业务部门负责。2、在职培训：员工应在工作中不断学习业务知识，相互鼓励，同时公司相应安排各部门负责人讲解相关业务知识，达到公司员工再教育的目的。3、专业培训：根据公司经营及业务要求，公司挑选人员到专业机构接受培训或邀请专家学者到公司作专题培训，提高员工专业技能。 2、考勤1、一般考勤制度适用于公司全体员工，行政部负责考勤管理。夏季作息时间为早8：00—12：00，下午2：00—18：00区间为5月1日至10月15日，冬季作息时间8：00—12：00，下午1：30—5：30区间为10月15日至次年5月1日，有特殊规定的从其规定。2、工作以完成任务为前提，管理人员原则上每天8小时，每月休假4天，一般为星期天。公司活动期间采取轮休制。3、公司员工考勤采用日报制度，建立考勤台帐。每天由考勤员将前一天考勤记录及有关出行纪录在第二天早8、30报行政部经理审核签字。任何人不得以任何理由替他人打卡或委托他人打卡。一经发现，罚款5元，并对举报者给予以5元的奖励。4、公司考勤实行打卡制，员工必须自行打卡。迟到或早退10分钟内，扣罚5元。5、员工迟到、早退10-30分钟，扣除半天工资。旷工半天扣除全天工资。旷工1天扣除3天工资，当月旷工3天以上者，公司予以除名。6、休假期间手机必须保证早8点—17点开通，以便公司有事咨询，关机贻误工作，处罚10—50元。7、一般员工有事，必须提前请假。部门经理当月有1天批准权，2（含2天）天以上由总经理签字批准（可受权行政部经理签字），批准后的请假条交行政部核实后方可休息。8、一般员工有病参照事假程序办理，但2天（含2天）以上病假必须有县级以上医院诊断证明方可批准，否则无效。9、部门以上负责人的病事假一律由总经理签字批准，报行政部备案。总经理外出期间，由行政部负责核准。10、公司员工有特殊事情不能按时上班，必须向总经理请假。请假归来要及时自行补假条并经公司总经理签字后送交行政部备案。11、请假均应填写请假条，请假条由行政部统一发放。没有履行请假手续或请假未获批准擅自离职者，一律按旷工处理。12、考勤员必须根据实际记录反映员工出勤情况，不得隐瞒、漏报，违者罚款5元，病事假不发工资。3、工资1、本公司工资管理体制实行“岗变薪变、技进薪涨、绩优薪奖”注重技能进步、吃苦敬业、个人素质的提高。公司在效益的前提下给每位员工更好的福利待遇。2、工资发放实行银行卡制，每月十五号发放。第三节、员工工作指导1、员工在办公区严禁出现以下行为：=1\*GB2⑴、进入办公区后，衣冠不整。=2\*GB2⑵、在办公区内吃零食，瞌睡、闲聊。=3\*GB2⑶、个人办公桌摆放凌乱。=4\*GB2⑷、下班后物品不归位，人走电器设备不关。2、对所有来访的客人都应谦恭接待。最先看到客人的员工必须立即起身问候，通常情况随时给客人倒一杯温水或热荼。3、维护你在经销商面前的信誉，不要轻易承诺，你必须按公司的规定执行。4、你要向老板一样去考虑市场如何开拓，如何去维护企业的利益，如何降低区域的营销成本，把什么事情当成自已的事情去做好，这样只有象老板一样思考和行动你才会获得成功。5、你要对客户、经销商和同仁、上级都要有一颗真诚的心。你要坦诚的面对困难，面对你的经销商，6、本公司各级人员应尽职尽责的做好本职工作，对上级经理指派的工作应不折不扣地完成且不得拒绝。7、员工应维护公司声誉，个人意见涉及本公司荣誉、信誉、利益的，非经许可不得对外发表。除办理公司事务外，不得擅用公司名义。8、严禁动用公司资产为外单位或个人服务。9、各尽职守，保守公司商业机密。10、待人接物要谦和，以争取同仁及顾客的合作。第四节纪律处罚制度为了科学合理的规范公司管理人员的工作行为，确保有效的工作秩序，维护公司总体利益，制定本制度。一、凡有下列情形之一者，给予口头警告一次并罚款20元：1、迟到早退一次者。2、工作时间干私活者或干与工作无关事情者。3、工作时间乱翻不属于自己负责的文件、帐本、表册或函件者。4、工作期间穿短裤、拖鞋、背心者，在办公场所就餐、说脏话，影响公司形象者。5、车辆及重要办公设备由行政部管理，出车未执行派车单制度者。二、凡有下列情形之一者，给予书面警告并处罚100—200元：1、屡犯第一条者。2、对客户不礼貌或草率敷衍，严重影响公司声誉者。3、工作时间擅离职守，外出公司办理私事者。4、诽谤、诬蔑、传递小道消息影响团队和睦者。5、泄露公司机密尚未给公司造成经济损失者。6、拒绝服从工作安排者，顶撞、辱骂上级者。7、利用职权，打击报复或在工作上给他人设置障碍者。三、凡有下列情形之一者，公司将予以辞退并处罚100元——1000元，造成经济损失的，追究有关人员相应经济责：1、屡犯第二条者。2、擅用公司资源办理非公司业务者。3、公司高级管理人员违反同行禁业规定，在外单位兼职者。4、公司重要资料及物品非经许可不得私自携出。擅自外借公司资料，给公司造成重大经济损失者。5、利用职务之便索取贿赂、玩忽职守，使公司蒙受经济损失者。6、私自启用公司印章为他人开具证明、介绍信等手续者。7、偷盗公司财物者。8、员工在公司内谈论是非，打架斗殴，制造事端等。9、其他行为给公司造成重大经济损失者。四、其他特殊情况参考有关《职工奖惩条例》处理。第五节会议制度及发文1、公司会议分销售系统会议、全体人员例会、部门经理人员会议。销售会议由部门经理主持。其他外设机构必须按机构特性每周召开一次例会并做好记录以便备查。2、公司总部全体工作人员例会周六召开，时间为早上8：30分，由总经理主持，行政部负责会议纪录。3、公司部门经理以上人员办公会议，由总经理决定，行政部负责通知召开并作会议纪录，原则每月一次。4、公司总部所有会议所形成的决议及发文，由行政部负责草拟，经总经理签字同意后抄送个部门。③差旅费报销制度A、出差计划：出差管理：出差前填写《出差审批单》，说明出差事由、出差路线、计划时间、工作内容及费用预算，经部门经理签字报总经理批准后后方可出差，否则不予报销差费。出差目的明确，时间安排合理，每次出差一般不宜超过十天为宜。出差借款须填写借款单经批准后方可借支，借支不的超过费用的60%，财务具体负责审核。未经公司批准，不得向客户借款，个人承担费用并处罚300元，差费不予报销。出差结束后必须提交工作日志及工作报告，否则差费不予报销。城市之间交通费实报实销，原则上不得乘坐飞机及车船软卧，若需乘坐飞机、船软卧，必须事不得先征得总经理的批准，原则上夜间乘车超过8小时，方能乘卧铺。出差返回后10日内，经部门经理签字、财务审核后报总经理批准报销费用。C、出差费用管理1、出差当日往返的只报销车费。1、出差一天以上费用包干（电话费10%+生活费30%+住宿费50%+市内交通费10%）。2、出差要有住宿票据（收款收据或发票），无票据按50%核销，票据证明驻地，核销费用以驻地为准。3、县级城市按100元/天报销。4、一般地级城市160元/天报销。 5、内地省会城市260元/天报销。6、北京、上海、杭州、广州、直辖市及沿海发达城市出差的，按400元/天报销。二财务管理制度A、费用支付及审批1、严格执行总经理审批制度。公司各部门及个人需用款时，应当提前提交资金支付申请，注明款项用途、金额、支付方式等内容，用款申请必须经部门经理和财务审核后经总经理批准签字方可办理支付款。2、支付审批：审批人根据其职责权限和相应程序对支付申请进行审批，对不符合规定的申请，审批人应当拒绝批准。3、支付复核：财务部会计对批准的资金进行复核，复核票面金额，计算是否正确，相关交易凭证是否齐全，经复核审定无误后交由出纳人员办理支付手续。4、办理支付：出纳人员根据复核和审定的支付申请及报销单据，按照规定办理资金付款手续，并及时登记现金和银行存款日记帐。B、财务审核、报销、结算办法1、结算依据凡公司签订与经济业务结算有关的合同、协议、约定性文件和资料，均应向公司财务部传递原件，财务部依据传递的文书作为付款依据进行结算。否则，由于不传递该资料而造成超支款项等不良后果者，应承担相应责任。2、发票审核要求凡报销的发票，必须是现行有效发票，主要分为两类、第一类是财政部门监制的行政、事业性发票。第二类是税务部门监制的经营性发票。报销的有效发票，必须将票面规定的内容填写齐全完整，数据清楚准确，大小写一致，单位名称准确完整，票面完整无损伤、无涂改。属于发票报销的应填写费用报销单。差旅费报销的，应填写差旅费报销单，然后按照报销规范化要求，由报销人将原始单据另整齐地贴于粘贴单上一并签字报销。3、发票签字要求凡报销的发票，必须由经办人、审核人、批准人签字，三者缺一不可。否则，财务人员有权拒绝接收。若财务人员不坚持原则接收发票报销的，应由责任人完善签字，造成财务结转被动及损失者，由接收发票人负责。4、签字程序、要求及责任1）、购物清单签字验收采购的物品应交公司库房统一验收，并由验收人在购物清单上签字，表示已经验收所购物品入库。2）、经办人签字按照费用报销单上的格式，正确填写金额。上交给部门经理审核签字。购物清单附于发票后面作为附件，但不得在发票正、背面写注说明，以免影响票面整洁。3）、审核人签字审核人根据发票内容、用途，监督购回财物数量与清单是否一致，计价是否有误，验收物品有无出入，验收物品人是否签字验收等，审核人认为所支付款项符合公司需付款条件无误后，写明发票支出款项列支渠道，签名后再由经办人找批准人（公司总经理）在发票上签字。4）、财务人员复核经上述签字确认后的发票，交由会计复核，并在费用报销单有关位置签写复核字样，出纳员检查签字齐全后方可俱实支付款项。5）、批准人（总经理）接到已审批的发票后，应认真审查验收物品人、经办人、审核人签字的内容是否正确，待确认无误后，在费用报销单右上方签写“同意报销”字样。如果审查中发现问题的，可当场解决后再签字。如果未写明列支渠道的，应补签，最后签上姓名，批准日期，再由经手人到财务部报销。6）、承担相应责任、经以上规范签字程序报销的票据，若出现错支，超支等支付错误的，由签字人共同负责。若由于某签字人把关不严，属于哪个签字环节出的问题将由该环节签字人负责。若由于签字不齐全不规范而出纳员支付了款项造成超支、多支者、由付款人负责追回，造成损失者，由付款人负责。D、其他票据付款程序1、借款：应由借款本人写明借款用途、归还时限、利息约定等内容，依本办法第4条办理。2、其他款项预支、列支、经办人应把招待费、车票等零张票据粘贴整齐，注明发票份数、金额依本办法第4条办理。3、临时借款外出办理业务需借款时，应由借款本人写借条，经财务人员（财务经理）审核，总经理签字批准。待办完业务后，依本办法第4条及时与财务部结算。借款4、票据索取凡采购物品或办理业务时，应依本办法第一条要求索取正规、现行的有效发票。凡100元以上应索取而未索取，或者索回发票不能对外使用者，应由当事人负责换回合法、合规、合要求的票据后才能报销。第二节、资金管理办法一、现金、银行业务管理制度1、加强库存现金的管理，收到现金及时存入银行，并且严格做到收、支二条线，资金专款专用，不得坐支现金。2、现金使用范围。公司只能在下列范围内支付现金：①出差人员必须随携带的差旅费和零星开支。②不能转帐的单位和个人的劳动报酬及采购办公用品等款项。③经营业务支出金额低于2000元以下的款项。④不属于现金开支范围的业务，通过银行办理转帐结算。3、严格遵守银行结算纪律，不准签发没有资金保证的票据来套取银行和他人资金。4、月末及时核对银行帐户，做到银行存款帐面余额与银行对帐单金额相符，如核对不符，查明原因及时处理。5、定期对库存现金盘点，确保现金帐面余额与库存现金相符，发现不符及时查明原因做出处理。6、财务部门对票据填写的正确性、规范性负责。7、银行结算有关票据由财务部门出纳负责，按有关规定登记、领购、填制、回收，建立支票领用登记簿。对填写错误的银行支票，必须加盖“作废”戳记与存根一并保存并按银行有关规定缴销。8、票据填写认真仔细，不得随意撕毁、涂改，作废票据必须保存完整，不能遗失在外。9、各种发票填制必须按税务等有关部门规定详细填列，如填写错误应将发票一式几联同时作废，以便审查。10、现金借款需由经手人填写“借款申请单”，经部门经理、总经理审批后到财务支取。11、凡借现金1000元以上的必须提前与出纳约定，以便提前准备。12、销售部门所收现金要严格执行现金管理制度，于当天下班之前交财务统一管理，不准挪用。13、借出使用现金如有剩余，需及时交回财务，不得由借款人保管。二、支票管理制度公司各种发票、出入库单据统一由财务部门负责，按有关规定登记领购、填制、保管、回收、缴销。1、支票必须符合以下要