第九章现代企业信息管理与管理沟通

第九章现代企业信息管理与管理沟通第一节企业管理信息系统概述

第二节管理信息系统的开发与维护

第三节管理沟通概述

第四节管理沟通的形式和模式

第五节改善管理沟通第一节企业管理信息系统概述一、管理信息系统的基本概念

二、管理信息系统的功能及评价

三、管理信息系统(MIS)在企业管理中的重要性及应用一、管理信息系统的基本概念1)管理信息系统是一个人机系统。

2)管理信息系统是一个集成系统，也就是说管理信息系统进行企业的信息管理是从总体出发，全面考虑，保证各职能部门共享数据，减少数据的冗余度，保证数据的兼容性和一致性。

3)管理信息系统用数学模型分析数据，辅助决策。图9-1管理信息系统总体概念图二、管理信息系统的功能及评价1.管理信息的定义

2.系统的定义和分类

3.信息系统的基本功能

4.信息系统的评价与改进1.管理信息的定义1)数据的概念。

2)信息的概念。

3)信息和数据的联系与区别。二、管理信息系统的功能及评价2.系统的定义和分类系统是由若干个相互作用、相互依存的部分所组成的整体。由三个基本部分组成：①输入：由系统来处理的东西；②处理过程：对输入按照一定的方式进行处理而产生输出，在社会经济系统中，更具体地指作出决定与采取行动这两类活动；③输出：由系统操作而得到的结果。系统的分类方法有：①按系统和外界的关系分类，可分为封闭系统和开放系统。封闭系统是指可以把系统和外界分开，不受外界影响的系统。开放式系统是指不可能和外界分开的系统。②按系统内部结构分类，可分为开环系统和闭环系统。开环系统是指不收集结果信息，不根据信息情况改变决策的系统。闭环系统是指在系统运行过程中不断收集信息、不断送给决策者、不断调整决策的系统。例如，库存控制系统就是一个闭环系统，系统预先规定最低库存量，当库存达到或低于它时，就立即发出通知，要求定货。二、管理信息系统的功能及评价3.信息系统的基本功能1)信息的收集。2)信息的传输。3)信息的加工。

4)信息的储存。5)信息的维护。6)信息的使用。4.信息系统的评价与改进1)系统的功能，即信息系统能够为本系统的管理工作提供哪些信息服务。

2)系统的效率，即系统为完成信息处理任务而付出的人力、物力、财力、时间等情况。

3)信息服务的质量，即系统向信息使用者提供的信息的可读性、适用性及准确性等。

4)系统的可靠性，即系统在遇到外界有意或无意的干扰下，保持自身正常工作的能力。

5)系统的适应性，即当环境发生变化时，系统是否能比较容易地改变其结构与工作方式，以便在新的情况下顺利有效地工作。二、管理信息系统的功能及评价三、管理信息系统(MIS)在企业管理中的重要性及应用1.管理信息系统建设的必要性

2.管理信息系统对企业的作用

3.管理信息系统应用1.管理信息系统建设的必要性(1)企业转换经营机制的必要性

(2)行业宏观调控的必要性

(3)企业长远发展的必要性2.管理信息系统对企业的作用1)加快资金周转。2)降低生产成本。3)压缩库存积压。4)缩短生产周期。5)提高工作效率和管理水平。6)扩展信息渠道，加快市场反应。3.管理信息系统应用(1)计算机集成制造系统(CIMS)

(2)物料需求计划(MRP)

(3)企业资源计划(ERP)三、管理信息系统(MIS)在企业管理中的重要性及应用第二节管理信息系统的开发与维护一、系统开发概述

二、企业开发MIS所应具备的条件

三、结构化系统开发方法

四、原型法

五、系统维护一、系系统开开发概概述1)系系统开开发复复杂性性高。。2)系系统开开发是是一项项创造造性活活动。。3)系系统开开发的的质量量要求求高。。4)产产品是是无形形的。。5)历历史短短、经经验不不足。。二、企企业开开发MIS所应应具备备的条条件1.主主要领领导亲亲自参参与和和领导导，有有专职职信息息机构构2.搞搞好基基础管管理，，制订订和完完善必必要的的规章章制度度和标标准规规范3.各各级管管理人人员积积极参参与，，培养养一支支应用用技术术队伍伍4.必必要的的资金金保证证第二节管理理信息系统的的开发与维护护1.主要领导导亲自参与和和领导，有专专职信息机构构MIS项目与一般基基本建设和技技术改造项目目不同，它是是系统工程，，涉及企业的的方方面面，，工作量大、、实施周期长长、投资大、、见效慢，遇遇到的问题远远非信息部门门或技术部门门所能解决，，必须要有企企业的主要领领导，特别是是“一把手”亲亲自参与和领领导。在决定开发MIS后，可以成立立MIS领导小组，由由企业主要领领导负责，各各个主要业务务部门负责人人参加。小组组进行项目的的可行性、投投资和改革措措施等重大决决策；制订目目标和长期建建设规划；协协调项目实施施中的各部门门关系，解决决出现的重大大问题。例如，MIS需要财务、生生产计划、销销售等部门及及时提供数据据，当这些信信息需求与部部门自身的需需求不一致时时，靠信息部部门是很难开开展工作的，，必须由领导导小组出面协协调；在制定定各种信息编编码时，也需需要领导小组组牵头，统一一各个有关部部门的意见，，由主管部门门确定标准编编码。二、企业开发发MIS所应应具备的条件件2.搞好基础础管理，制订订和完善必要要的规章制度度和标准规范范要实现计算机机管理，需要要加强基础管管理，规范各各个部门的管管理职能。在在全企业范围围内，对一些些主要的管理理对象，如人员、资金、、产品、物资资实行统一的规规范化的管理理方法。例如如，仓库管理理，不论仓库库属于哪个部部门，存储什什么对象，应应该制定统一一的制度和管管理办法。实实行统一的管管理方法有利利于计算机发发挥管理作用用。标准化是MIS正常运行的基基础。对于部门、、人员、产品品、原材料、、设备等要实实行统一标准准的编码。其其原则是能够够采用国家标标准、行业标标准的都要采采用；自行编编码应有一致致的规则，由由指定部门确确定。二、企业开发发MIS所应应具备的条件件3.各级管理理人员积极参参与，培养一一支应用技术术队伍人员是信息系系统技术应有有的重要因素素，拥有一支支应用开发队伍伍是MIS正常运行的保保证。许多企企业在多年的的MIS应用开开发中中培养养了计计算机机应用用专业业技术术骨干干，形形成了了一定定的基基础力力量。。他们们熟悉悉本企企业的的情况况，有有责任任心，，又掌掌握了了计算算机知知识，，对信信息系系统的的正常常运行行发挥挥了巨巨大的的作用用。有有些MIS验收后后不能能正常常运行行，或或者运运行几几年后后就瘫瘫痪了了，人人才流流失是是一个个重要要的原原因。。二、企企业开开发MIS所应应具备备的条条件4.必必要的的资金金保证证MIS开发需需要资资金投投入作作为保保证。。需要要注意意的是是，对对MIS的资金金投入入不仅仅是用用于购购置计计算机机设备备的，，还包包括系系统分分析和和设计计、软软件开开发、、人员员培训训等费费用。。在开开发完完成后后，还还有系系统运运行和和维护护费用用。许许多企企业规规划资资金只只考虑虑硬件件设备备，不不考虑虑软件件开发发；有有的只只考虑虑系统统开发发，不不考虑虑运行行维护护。这这样会会造成成许多多系统统轻则则开发发阶段段困难难重重重，进进度一一拖再再拖，，重则则开发发完成成后不不能正正常运运行，，最后后前功功尽弃弃。二、企企业开开发MIS所应应具备备的条条件三、结构化化系统开发发方法1.结构化化系统开发发的基本思思想2.结构化化系统开发发方法的特特点3.系统开开发的生命命周期4.结构化化系统开发发方法的优优缺点1.结构化化系统开发发的基本思思想结构化系统统开发的基基本思想是是用系统工工程的思想想和工程化化的方法，，按用户至上上的原则，，结构化、、模块化，，自顶向下下地对系统统进行分析析与设计。具体来说，，就是先将将整个信息息系统开发发过程划分分出若干个个相对独立立的阶段，，如系统规规划、系统统分析、系系统设计、、系统实现现等。在前三个阶阶段坚持自自顶向下地地对系统进进行结构化化划分。在在系统调查查或理顺管管理业务时时，应从最最顶层的管管理业务入入手，先考考虑系统整整体的优化化，然后再再考虑局部部的优化问问题。在系系统实施阶阶段，则应应坚持自底底向上地逐逐步实施。。也就是说说，组织人人力从最基基层的模块块做起，然然后按照系系统设计的的结构，将将模块一个个个拼接到到一起进行行调试，自自底向上逐逐渐地构成成整体系统统。三、结构化化系统开发发方法2.结构化化系统开发发方法的特特点1)自顶向向下整体性性的分析与与设计和自自底向上逐逐步实施的的系统开发发过程，即即在系统分分析与设计计时要从整整体和全局局考虑，要要自顶向下下地工作；；而在系统统实现时，，则要根据据设计的要要求先编制制一个个具具体的功能能模块，然然后自底向向上逐步实实现整个系系统。2)用户至至上。3)深入的的调查研究究，即强调调在设计系系统之前，，深入实际际单位，详详细地调查查研究，努努力弄清实实际业务处处理过程的的每一个细细节，然后后分析研究究，制定出出科学合理理的新系统统设计方案案。4)严格区区分工作阶阶段。5)充分预预料可能发发生的变化化。6)开发过过程工程化化。三、结构化化系统开发发方法3.系统开开发的生命命周期(1)系统统规划阶段段(2)系统统分析阶段段(3)系统统设计阶段段(4)系统统实施阶段段(5)系统统运行与维维护阶段4.结构化化系统开发发方法的优优缺点结构化系统统开发方法法的优点是是强调系统统开发过程程的整体性性和全局性性以及严格格地区分开开发阶段，，避免了开开发过程的的混乱状态态。但随着时间间的推移，，这种方法法也暴露出出很多缺点点，如它的的起点太低低，所使用用的工具落落后，致使使系统开发发周期过长长。另外，，这种方法法要求系统统开发者在在调查中就就充分地掌掌握用户需需求、管理理状况及可可能发生的的变化，这这不大符合合人们的认认识规律。。三、结构化化系统开发发方法四、原型法法1.原型法法的工作流流程2.原型法法的特点3.原型法法的适用范范围图9-2原原型法工工作流程图图1.原型法法的工作流流程首先用户提出开开发要求，，开发人员员识别和归归纳用户要要求，根据据识别、归归纳的结果果，构造出出一个原型型，然后同用户一道道评价这个个原型，如如果根本不不行，则重重新构造原原型，如果果不满意，，则修改原原型，直到到用户满意意为止。这这就是原型型法的工作作流程。2.原型法法的特点1)原型法法更多地遵遵循了人们们认识事物物的规律，，因而更容容易为人们们所普遍接接受。2)原型法法将模拟的的手段引入入系统分析析的初期阶阶段，沟通通了人们的的思想，缩缩短了用户户和系统分分析人员之之间的距离离，解决了了结构化方方法中最难难解决的一一环。3)充分利利用了最新新的软件工工具，使系系统开发的的时间、费费用大大减减少，效率率、技术等等都大大提提高。四、原型法法3.原型法法的适用范范围1)对于一一个大型的的系统，如如果不经过过系统分析析来进行整整体性划分分，直接模模拟是很困困难的。2)对于大大量运算的的、逻辑性性较强的程程序模块，，原型法很很难构造出出模型来供供人评价。。3)对于原原基础管理理不善、信信息处理过过程混乱的的问题，使使用有一定定的困难。。4)对于一一个批处理理系统，其其大部分是是内部处理理过程，这这时用原型型法有一定定的困难。。四、原型法法五、系统维维护1.系统维维护的内容容2.系统维维护的类型型3.系统维维护的管理理(1)程序序的维护(2)数据据的维护(3)代码码的维护(4)设备备的维护(1)纠错错性维护(2)适应应性维护(3)完善善性维护(4)预预防性维维护(1)提提出修改改要求(2)报报送领导导批准(3)分分配维护护任务(4)实实施维护护内容(5)验验收工作作成果(6)登登记修改改情况3.系统统维护的的管理图9-3系统统维护工工作程序序图五、系统统维护第三节管管理沟沟通概述述一、沟通通与沟通通过程二、管理理沟通的的目的和和作用一、沟通通与沟通通过程1.什么么是沟通通2.沟通通过程1)人与与人之间间的交流流。2)人与机机器之间间的交流流。3)组织与与组织之之间的沟沟通。1)发送送者发出出信息。。2)编编码。3)传递递信息。。4)解解码。5)反馈馈。图9-4信息息沟通过过程的模模式图噪声的干干扰会破破坏沟通通的有效效性。所所谓噪声声是指一一切干扰扰、混淆淆或者模模糊沟通通的因素素，既包包括来自自沟通过过程系统统外在因因素的影影响，也也包括系系统内部部的功能能上的扰扰动因素素。例如如，由于于发送者者、接受受者自身身知识和和能力的的不足，，而造成成的对于于有效沟沟通的扰扰动等。。有数据据表明，，5%～20%的人存在在着不同同程度上上的沟通通焦虑，，他们害害怕在人人群中讲讲话，缺缺乏沟通通技术3.沟通通障碍一、沟通通与沟通通过程二、管理理沟通的的目的和和作用1.管管理理沟沟通通的的目目的的2.管管理理沟沟通通的的作作用用1.管管理理沟沟通通的的目目的的1)你你的的一一名名女女雇雇员员的的工工作作热热情情和和效效率率一一直直都都很很高高，，每每次次都都能能圆圆满满地地完完成成工工作作指指标标，，你你对对她她的的工工作作十十分分放放心心，，不不必必予予以以监监督督。。2)你你刚刚刚刚晋晋升升为为车车间间主主任任，，在在你你被被提提升升以以前前，，生生产产平平稳稳发发展展，，但但现现在在产产量量下下降降，，因因而而你你想想改改变变工工作作程程序序和和任任务务分分配配。。2.管管理理沟沟通通的的作作用用1)使使组组织织中中的的人人们们认认清清形形势势。。2)使使决决策策更更加加合合理理和和有有效效。。3)稳稳定定员员工工思思想想，，统统一一组组织织行行动动。。4)沟沟通通是是组组织织与与外外部部环环境境之之间间建建立立联联系系的的桥桥梁梁。。5)沟沟通通““给给员员工工一一面面镜镜子子””，，激激励励自自觉觉。。二、、管管理理沟沟通通的的目目的的和和作作用用第四四节节管管理理沟沟通通的的形形式式和和模模式式一、、管管理理沟沟通通的的形形式式二、、管管理理沟沟通通的的模模式式三、、管管理理沟沟通通的的方方法法一、、管管理理沟沟通通的的形形式式1.正正式式沟沟通通与与非非正正式式沟沟通通2.纵纵向向沟沟通通和和横横向向沟沟通通3.单单向向沟沟通通和和双双向向沟沟通通4.口口头头沟沟通通和和书书面面沟沟通通5.组组织织间间的的沟沟通通6.用用含含蓄蓄的的形形式式进进行行沟沟通通1.正正式沟沟通与与非正正式沟沟通正式沟沟通就是通通过组组织明明文规规定的的渠道道进行行信息息传递递和交交流。。例如如，组组织规规定的的汇报报制度度，定定期或或不定定期的的会议议制度度，上上级的的指示示按组组织系系统逐逐级下下达，，或下下级的的情况况逐级级上报报等。。正式沟沟通的的优点点有：：正规规、严严肃、、富有有权威威性；；参与与沟通通的人人员普普遍具具有较较强的的责任任心和和义务务感，，从而而易保保持所所沟通通信息息的准准确性性及保保密性性。非正式式沟通通是在正正式沟沟通渠渠道之之外进进行的的信息息传递递或交交流，，如组组织中中员工工私下下交换换意见见，议议论某某人某某事等等。现现代管管理中中很重重视研研究非非正式式沟通通。因因为人人们的的真实实思想想和动动机往往往是是在非非正式式的沟沟通中中表露露出来来的。。典型型的非非正式式沟通通形式式是小小道消消息，，它们们传播播着各各种各各样的的观点点、猜猜想、、疑问问、刁刁难、、敌意意、奉奉承和和威胁胁，这这些内内容都都是员员工所所关心心的和和他们们有关关的信信息。。组织内内的传传言体体系由由一些些非正正式沟沟通网网络在在许多多点上上相互互覆盖盖、相相互交交错而而组成成，有有些消消息灵灵通人人士可可能属属于不不止一一个非非正式式沟通通网络络。传传言产产生于于权力力体系系的周周围，，它能能把各各个方方向——水平方方面、、垂直直方向向和斜斜线方方面的的组织织成员员等联联系起起来。。一、管管理沟沟通的的形式式2.纵纵向沟沟通和和横向向沟通通(1)纵向向沟通通(2)横向向沟通通一、管管理沟沟通的的形式式3.单单向沟沟通和和双向向沟通通从发送送者与与接收收者的的地位位是否否变换换的角角度来来看，，两者者之间间的地地位不不变是是单向向沟通通，两两者之之间的的地位位不断断变换换是双双向沟沟通。。作报报告、、发指指示、、作讲讲演等等是单单向沟沟通，，交谈谈、协协商、、会谈谈等是是双向向沟通通。美国心心理学学家莱莱维特特曾做做了一一个实实验，，并得得出结结论：：①单向向沟通通的速速度比比双向向沟通通的速速度快快，双双向沟沟通比比单向向沟通通准确确；②②双向向沟通通中，，接受受信息息的人人们对对自己己的判判断比比较有有信心心，知知道自自己对对在哪哪里或或错在在哪里里；③③双向向沟通通中，，传达达信息息的人人感到到心理理压力力较大大，因因为随随时会会受到到信息息接收收者的的批评评或挑挑剔；；④双双向沟沟通容容易受受干扰扰，并并缺乏乏条理理性。。从这些些结论论可看看出，，如果果需要要迅速速地传传达信信息，，单向向沟通通的效效果好好，但但准确确性较较差。。如果果需要要准确确地传传达信信息，，双向向沟通通较好好，且且速度度较慢慢。事事实上上，从从管理理过程程和管管理追追求的的效果果看，，沟通通作为为管理理的职职能，，一般般都是是双向向的，，因为为它注注重结结果，，任何何沟通通都需需要响响应和和反馈馈，都都需要要得到到一个个与其其相近近的结结果。。一、管管理沟沟通的的形式式4.口口头沟沟通和和书面面沟通通口头沟沟通是指人人们之之间的的言谈谈，通通过别别人打打听、、询问问其他他人的的情况况，也也可以以是委委托他他人向向第三三者传传达自自己的的意见见等。。书面面沟通通则是是用图图、文文的表表现形形式来来联络络沟通通。口口头沟沟通的的优点点是：：具有有迅速速和充充分交交换意意见的的潜力力，能能够当当面提提出或或回答答问题题。说说话者者必须须与听听者接接触，，而且且他们们必须须设法法相互互了解解。但但由于于种种种原因因，许许多听听话者者提不不出应应提的的问题题，因因而只只得到到一些些不完完整的的或断断章取取义的的情报报，可可能导导致代代价高高昂的的错误误，而而且也也不一一定能能节省省时间间。书面沟通一般比较正式式，可以长期期保存，接收收者则可以反反复阅读。书书面沟通更具具有准确性、、正式性并易易于广泛传播播。但是，虽虽然用书面形形式沟通，使使人们有可能能去仔细推敲敲，但也不一一定能达到预预期效果。写写得不好的书书面信息，往往往随后需要要用很多书面面和口头的情情报来澄清。。这既增加了了情报沟通费费用，也引起起了混乱。一、管理沟通通的形式5.组织间的的沟通组织间沟通是组织同其利利益相关者进进行的有利于于实现各自组组织目标的信信息交流和传传递的过程。。组织间沟通通的宗旨是充充分利用环境境的各种资源源，协调各方方利益，实现现组织共同的的可持续发展展。6.用含蓄的的形式进行沟沟通用含蓄的形式式，也就是所所谓“弦外之之音”，或用用非语言的某某些重要方法法来沟通，如如说话声调、、语气、面部部表情、手势势或比喻等。。这种形式往往往被人忽视视或不受注意意。下级人员员常常十分注注意观察其上上级的表情或或姿态，其所所谓“察颜观观色”，因为为它表明上级级所想的哪些些是重要的，，哪些会影响响上级对自己己的印象等。。一、管理沟通通的形式二、管理沟通通的模式1)链式。2)Y式。3)轮式。4)环式。5)全通道式式。图9-5五五种沟通网络络示意图三、管理沟通通的方法1.发布指示示2.会议制度度3.个别交谈谈1.发布指示示在指导下级工工作时，指示示是很重要的的。指示可使使一个活动开开始着手、更更改或制止，，是使一个组组织生机勃勃勃或者解体的的因素。指示或者命令令有许多的含含义。指示作作为一个领导导的方法，可可理解为上级级的训令，它它要求下级在在一定的环境境下工作或停停止工作。它它隐含着从上上级到下级的的直线指挥人人员之间的关关系，这种关关系是不能反反过来的。指指示的另一个个含义是：指指示的内容应应该和实现组组织的目标密密切关联。最最后，指示的的定义含有强强制性的意思思。如果下级级拒绝执行或或不恰当地执执行指示，而而上级管理者者又不能对此此使用制裁办办法，那么他他今后的指示示可能失去作作用，他的地地位将难以维维持。为了避避免这种情况况的出现，可可以在指示发发布前听到各各方面意见，，对下级进行行训导，或者者把下级尽可可能地安排到到另一个部门门去工作。三、管理沟通通的方法2.会议制度度1)会议是整整个组织活动动(包括社会会活动)的一一个重要反映映，也是与会会者在组织中中的身份、影影响和地位，，以及所起作作用等的表现现。2)会议可集集思广益。3)会议不仅仅能使人们彼彼此了解共同同的目标，还还可以了解自自己的工作与与他人工作的的关系，可使使每个成员更更好地选择自自己的工作目目标，明确自自己怎样才能能为组织作出出贡献。4)通过会议议，可以对每每一位与会者者产生一种约约束力。5)通过会议议，能发现人人们所未注意意到的问题，，并对其加以以认真考虑和和研究。三、管理沟通通的方法3.个别交谈谈个别交谈就是指领导者者用正式的或或非正式的形形式，在组织织内或组织外外，同下属或或同级人员进进行个别交谈谈，征询谈话话对象对组织织中存在的问问题和缺陷的的看法，对别别人或别的上上级，包括对对管理者自己己(谈话者)的意见。这种形式，大大部分都是建建立在相互信信任的基础上上，不受任何何约束，双方方都感到有亲亲切感。这对对双方统一思思想、认清目目标、体会各各自的责任和和义务都有很很大的好处。。在这种情况况下，人们往往往愿意表露露真实思想，，提出不便在在会议场合提提出的问题，，从而使领导导得能掌握下下属的思想动动态，在认识识、见解、信信心诸方面容容易取得一致致。三、管理沟通通的方法第五节改善善管理沟通一、有效沟通通的要求二、沟通障碍碍及其排除三、冲突管理理一、有效沟通通的要求1)