第七章：中国秘书工作的沿革

第三编秘书工作概说第七章中国秘书工作的沿革第八章新时期的秘书工作第九章秘书工作的管理第十章港台及国外的秘书工作第七章中国秘书工作的沿革第一节先秦至清末的秘书工作第二节民主革命时期的秘书工作第三节中华人民共和国成立后的秘书工作秘书是一个古老的职业和工作门类，是人类摆脱了原始形态而逐步地走向文明的时候的必然产物，也是行政管理活动的重要组成部分。在社会生产力发展的推动下，随着社会经济、政治文化的时代发展而发展的，社会环境和主要服务对象的历史性变化对秘书工作的历史发展起着决定性作用。古代秘书性人员、秘书性官吏是现代行政秘书的前身，他们在漫长的历史实践中积累了极为丰富的秘书性工作经验和办文辅政文化。系统地学习和研究秘书性工作的沿革，有利于深入地认识秘书工作的起源、本质和规律，深刻地理解秘书充当领导者身边的综合性参谋和助手的历史发展过程。中国秘书史漫长渐变的过程，分以下几个阶段：一、原始社会后期至于秦统一六国之前，是第一阶段。——萌芽阶段（一）原始社会只有以神职为主而以记事辅政等为辅的巫祝类的秘书。（二）夏商周三代则主要是以地区编年为主而以传达王命，撰拟诏制为辅的史官类秘书。（三）春秋战国时期虽有士之奔走游说，出谋划策，也有了丞相、宰相等等的类似秘书的人物和相应的官署，秘书官员多以刻、记事、记言、主政等各种杂合的身份出现。著名的有：毛遂、冯煖、苏秦等二、秦汉至于1911年辛亥革命之前，是为中国秘书史第二阶段——发展成熟的阶段。秘书人员的选用，考核也日益规范，与秘书工作紧密相关的公文与公文制度，档案管理及使用，驿站邮传等等一系列规章制度都逐步地建立起来。

三、1911年辛亥革命之后到1949年国民党的统治在大陆崩溃，是为中国秘书史的第三个阶段，这是秘书从古代走向现代化的承前启后的阶段。四、1949年中华人民共和国建立以后，为中国秘书史的第四个阶段，秘书工作从制度到理论进行全面建设的新阶段。第一节先秦至清末的秘书工作一、先秦时期的秘书工作（一）秘书工作起源1.起源于远古黄帝时代：部落首领近身辅助的需要,部落首领身边辅助者的出现，标志着人类秘书性活动的萌生。2.起源于夏代奴隶社会秘书工作产生的两个条件：文字的产生；阶级与国家的出现。（二）原始社会秘书活动1.原始纳言活动:听下言纳于上,受上言宣于下2.原始信访活动:进善之旌、诽谤之木、敢谏之鼓3.原始会务活动:部落联盟、宗教活动、巫史的出现4.记言记事的史官活动：沮诵、仓颉、隶首、孔甲

上古的统治者十分开明，对于人们的生活与民意的向背是十分关心的，并且自始至终在寻求与民沟通的解决方案。据古籍记载，尧舜等上古统治者为听取舆论，在“五达之道”或“通都大邑”设置“进善之旌”、“诽谤之木”、“敢谏之鼓”。“进善之旌”即悬挂旌旗，作为进言的标志物。自黄帝的旗帜大行其道以后，旗帜的宣示作用得到了加强，“进善之旌”使旗帜在人们心目中产生的识别作用形成了固定的认知习惯。旗帜被赋予全新的宣示意义。

“诽谤之木”指树立木柱之类的标志，最初目的是让人民在树下进言或将意见写在木牍上。以后演化为指示方向的路标。后来则变成了宫门外汉白玉的华表，成为装饰作用的象征物了。据蒋良骥《东华录》记载，努尔哈赤也曾在门外竖起木质的标志物，让人书写谏言挂在上面，大概是“诽谤之木”的遗风。“敢谏之鼓”指进言之前，击鼓以警众，引起人们的注意。后世历代朝廷在宫阙外设置的“登闻鼓”想必就是“敢谏之鼓”的遗制。

（三）夏商秘书工作1.秘书性人员：左史、右史、巫、遒人、秩宗左史记事，右史记言2.文书：契、典、誓、诰、命如:《甘誓》、《汤誓》、《典志》等。“誓”为我国奴隶制国家最早的政务文书。3.文字：甲骨文、金文、简牍（四）西周至春秋时期的秘书工作1.秘书机构：卿事寮、太史寮（巫史分离），“太史寮”为我国最早的秘书机构。2.秘书官：太史、内史、御史、宗伯3.管理制度：国家公文格式、归档保管、人员分工4.文书：《尚书》《尚书》为我国最早的政治文字汇编西周王朝的秘书活动在继前代的基础上又有所发展(1)出现了“卿事寮”和“太史寮”的分工，前者掌管政务，后者掌管文书、档案、法典及天文历法等。(2)巫史分离，史官地位升高，成为西周统治者的重要秘书性官员；巫掌管祭祀、占卜，隶属司礼机构，地位降低。这说明西周已从商朝的“重神事”转向“重人事”，这是一大历史性进步。(3)秘书性人员队伍扩大。西周官署皆设史，其办文辅政的秘书性活动更为普遍。(4)专设“天府”作为收藏保管文书档案的机构，并实行了副本存档制度。(5)加强了保密制度，国家文件档案进行严格保密。(6)实施了采风调查制度以了解民情，调整国政。(7)文书工作有了初步的规则和程序，按公文的功能和作用区分了上行文、下行文和平行文，每一行文方向都出现了不同的文种，各种公文都实行了用印制度。（五）春秋战国时期的秘书工作1.秘书官：御史、主书、御书、尚书、掌书、左徒（秘书长）2.春秋战国时期是我国古代第一次思想大解放、文化思潮极为活跃的时期。这一时期各诸侯政权的秘书性工作伴随着变法图强和兼并争战的进程，出现了一系列新的变化：(1)出现了不少新兴的地主阶级知识分子---“士”充当诸侯君主身边的办文辅政的参谋助手，“士”出身的秘书性官吏的出谋献策活动，极大地增强了古代政务秘书性工作的参谋职能，并留下了极为丰富、极为珍贵的参谋经验和思想财富，至今仍有一定的借鉴价值。(2)采用了新的文书载体，大量使用了竹木制作简牍文书，重要文书还采用了缣帛为载体。它标志着这一时期社会生产力有了新的发展，从而促进了书写载体的进步。(3)政务活动记录已形成制度，不仅要记录君主言行，而且对一切政务要事都要记录在册，并要抄录副本多份，存档保存。客观真实地反映事实真相，“书法不隐”已成传统，成为被后人传颂的秘书性官吏忠诚守职的职业美德。(4)文书种类有所发展，出现了契券文书、外交上的盟会文书、诸侯国领土的图文等。(5)在文件保密上形成了封泥制度，保密措施更为严格。(6)拓宽了文书档案利用的范围，除了作为施政的工具、凭证和依据外，还作为传授知识的教材和编写典籍、史册的材料。这一时期的秘书性工作，在我国古代起着承上启下、继往开来的作用。二、秦汉时期秘书性工作

秦朝攻灭六国，统一天下之后，秦始皇设立起丞相府，作为协助自己处理繁复的日常政务的辅助机构。汉承秦制，起初也以丞相府作为中央秘书机构。此时的丞相府由于国家行政管理事务的增多，机构开始扩大，下属部门明显增多，所属官员也大量增加，最多时达三百六十余人。其职权也不断扩大，凡选用、罢黜百官，执行赏罚，郡国的上计、考课，都可以处理，开始拥有相对独立的决策权，丞相也演化为手握重权的执政大臣。（一）秦代的秘书工作1.中枢机构三公府：丞相府、太尉府、御史大夫寺2.中央行政机构：九卿制3.地方政府机构：郡县制（二）汉代的秘书工作1.尚书台的兴起到汉武帝时，开始起用原先为皇帝收发奏章、保管档案、传达政令的亲信秘书小吏尚书，组成小规模的秘书机构尚书署（台），以协助他处理文书等事务，取代了昔日丞相府的地位。2.地方官府的秘书人员：主簿、治中从事使、功曹史司、书佐

（三）作为统一的中央集权君主专制国家，秦汉政权系统的秘书性工作，与春秋战国时代相比有了较大的变化。1.皇宫内外行政秘书性工作分开。2.秘书性机构和人员进一步拓大，分工更细。3.统一了文字。4.书写材料和工具的进步。5.形成了更为规范的秘书性工作制度。6.文书档案管理进一步完善，建立了多处档案库，形成了严格的档案管理及保护制度。7.对秘书性工作的管理加强。秦汉两代奠定了我国古代行政秘书性工作的基本框架。三、魏晋南北朝时期的秘书工作1.东汉，我国历史上第一次出现以秘书冠名的秘书官职。东汉末年，曹操受封魏王，将秘书监改为秘书令，掌图书档案。曹操又将尚书台转化为中央政务机构，另以自己亲信幕僚中精通文学、熟悉政务的士人为秘书令，增加了“典尚书奏事”的职责，负责起草机要命令，已掌管了部分秘书职责。2.曹丕称帝建魏后，又改秘书令为中书令，增设中书监一职，组建成中书省，负责起草诏书、掌管章奏，此时的中书省，是将皇帝机要秘书的职责独立出来，成为中央秘书机构。3.晋代，中书省地位得到加强。中书省的职权有所扩展，从最初的“掌赞诏命，记会时事，典作文书”，发展为参与机密，处理政务，其人员也猛增，光抄录、誊写文书的书吏就有一、二百名之多。统治者为此分别增设了门下省、尚书省，以分散中书省之权，使三省各承担部分中央政府的秘书职能，彼此之间相互制约。4.北朝时期，门下省地位得到加强，成为朝廷权力中心。5.从南北朝时期的梁、陈开始，文章有了“文”、“笔”之分。“文”后来发展成文学性文体；“笔”则发展成包括公文在内的实用文，形成有别于文学作品的文体。后世公文简明、务实、庄重的文风即由此发端。魏晋南北朝时期，各个王朝都是由手握军权的权臣建立的。他们在正式取得皇位前，任用一批人组成一套机构，完全在正规官制之外，自由行使权力，历史上称这些权臣所独自掌握的实权机构为“霸府”。四、隋唐的秘书工作

隋唐是我国封建社会鼎盛发展时期。中央政权形成了中书省、门下省、尚书省，“三省”相互配合，分权运作，相互制约的办公体制，这一体制对加强中央政权政务办公系统的严密性、规范性，防止出现种种干扰和失误曾起到过积极作用，在继承前代的秘书性工作管理制度的同时也有所创新和发展，在办文程序、保密制度、信访工作等方面，都作出了一些新的规定。（一）隋朝的秘书工作

统一全国，其中央秘书机构主要承袭魏晋以来的“三省”制，并在此基础上做了一些改革，称中书省为内史省；中书监、中书令为内史监、令；中书侍郎、中书舍人改称为内史侍郎、内史舍人；门下省的首席长官侍中改为纳言。三省长官同为宰相，实行集体参议辅政体制。隋朝为加强中央集权而进行的中央机构的改革，适应了历史发展的要求，并对后世秘书工作机构的发展产生了重大影响。（二）唐代的秘书工作

1.唐承隋制，唐初仍实行三省六部制。2.武则天时期，匦使院的设置，中国封建王朝中最早受理来信的机构。3.唐玄宗对御用文人的起用，册封翰林学士。五、宋元时期的秘书工作（一）宋代：宋王朝承继了隋唐秘书性工作体制又有创新发展。

1.军政分立。行政大权集中于中书省，军机大权交枢密院执掌。秘书工作按这两个系统分别建立。2.秘书机构庞杂，职务分工细密。3.形成“一文一事”的公文制度，这一制度对提高办文效率是十分有益的，为后世所沿用。4.形成了“引黄”、“贴黄’’制度，其目的是使于阅文，加速公文办理。5.形成了诏令副署制度。即皇帝下诏前要征求重臣的意见，由有关大臣副署。这对保证诏令的正确性和公文的质量是十分有益。（二）元代的秘书工作

1.元代建国以后，仍仿宋制，建立起一套比较完整的秘书机构。在中央设中书省和枢密院，在全国设行中书省和行枢密院。2.严格对秘书人员的选拔。3.设通政院管理驿站，加强文书传递管理。六、明清时期的秘书工作（一）明朝的秘书工作1.明朝初年沿袭前代的行政秘书性工作体制，以中书省总领政务，以左右丞相为宰相统辖六部。1380年朱元璋废中书省及其丞相，皇帝直接控制吏、户、礼、兵、刑、工六部。2.中央秘书机构：内阁、六科、通政司、司礼监、文书房等（1）洪武十五年，朱元璋在宫内设文渊阁，从翰林学士中选择可信者入阁备顾问，“详看诸司奏启，兼司平驳”，此为内阁之始。后设内阁，为对皇帝负责的办公机构。（2）六科即吏、户、礼、兵、刑、工，并非六个不同的办事机构，而是于午门外东、西朝房内集中办公，只是具体分管与各部的联系而已。明末万历年间，张居正实行改革，将六科划归内阁管理。（3）通政司（通政使司）是个总收文机关。（4）司礼监是宫廷内设的宦官秘书性机构。（5）文书房是与司礼监密切相关的皇宫秘书部门，以太监充任，为皇帝草拟文书。（二）清朝的秘书工作1.清朝中央秘书机构经历了从内三院到内阁，从内阁到军机处的演变过程。（1）内三院：清朝入关前，朝廷设有内三院，即内国史院、内秘书院、内弘文院，分掌记注皇帝起居、编立史册、撰写实录、草拟国书制敕及为皇帝进讲等职责。（2）内阁：顺治15年，将内三院改为内阁，由内阁总领朝廷秘书事务。（3)军机处：雍正皇帝设军机房，后改为军机处，乾隆以后，机要事务转由军机处办理，内阁成为仅办理例行事务的无关紧要的秘书机构。2.地方秘书机构

除有公职秘书官吏外主官普遍自行聘用幕僚，作为私人秘书。绍兴师爷（私人秘书）3.晚清秘书机构及特点

1861年，清政府设立总理各国事务衙门，1901年，总理各国事务衙门改为外务局，后设秘书股，秘书长、秘书等职。与晚清的秘书机构的变化相适应，这一时期秘书性工作的基本特点有：（1）具有半封建半殖民地特性。（2）改革是近代秘书活动发展的主流。（3）是过渡时期的必然产物。明清两代的秘书性工作较前代更为完备和规范。明代后期加强了公文核对、检查催办等工作，健全发展了公文传递制度、票拟制度，颁发了各类公文体式的要求，对办文程序和保密要求作出了严格的规定。在清代，秘书性工作的制度更为繁细和严格，特别对提本、密奏的处理制定了一套极为严格的程序，对违背程序和规定的进行严厉的惩处。这是强化中央集权专制在秘书性工作管理上的反映。清代的军机处是清雍正时的中央最有影响力、办事效率很高的政务办公机构。其大军机、小军机人员精干，保密极严，是清君主重要的参谋助手。清中央政府理藩院内还设立了专门处理少数民族事务、外交事务的秘书性工作机构。外交秘书性工作中的接待、礼仪、翻译等方面的工作，较前代更为繁忙，成为国家外交工作中的不可缺少的重要组成部分。从我国古代秘书机构的设置及其职责的变化来看，说明各朝统治者都很重视秘书工作。尽管机构设置、官职名称频繁变更，但中央秘书机构一直是各朝君主进行统治的参谋和助手。上司挨骂一、背景这家公司规模不大，总经理办公室只有3个秘书，主任老刘、经验丰富的于雪和小王。这天上午，于雪外出有事。十点左右，市场部有人来电话让小王过去取份材料，她刚走，总经理就来电话，让主任把去年的工作总结送过去。负责文件收发的是小王。主任左翻右翻，怎么也找不到去年的工作总结。于是等得不耐烦的总经理在电话里大发雷霆：“怎么搞的？连份总结也找不到，你这个主任一天到晚在干些什么？”有什么办法？主任沮丧地只好等小王回来。小王刚进门，主任就把自己胸中的怒气全部朝小王头上倾泄：“托您的福，总经理给了好果子吃！你干什么去了？！”小王想说明，但主任没有给她说话的余地：“废物！饭桶！”小王怎么受得了这样的委屈，她泪流满面地冲出办公室，屋里只剩下主任对着硕大的天花板抽闷烟。这时，于雪回来了。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：A.对上司说：“小王经常犯这种毛病，存完文件不说一声，我都说过她好几次了！”B.赶紧找出文件递给主任。C.安慰主任：“老总这些天也真像吃错药了！”D.赶紧找出文件给老总送去。E.安慰主任：“头，实在不好意思，我要是早点回来就好了。”二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。三、分析本题的最佳选择是D。选A肯定不合适，虽然你这么说可能会让主任得到些安慰，但它只会让主任火上加油的，更何况在背后批评同事是一种不太合适的做法。选B虽然表现出秘书的主动性，但并没有把问题解决。让主任给老总送去吗？显然主任不太敢去，因为他怕老总怒气未消，再把他臭骂一顿。选C更不对，因为无论在什么情况下秘书都不能批评自己的上司。选E也不合适，尽管你把过错揽到自己身上，想替主任承担责任，并缓和一下气氛了，但并没有解决问题，即让老总看到文件。选D之所以比较合适，是因为于雪巧妙地给了主任一个体面地下台阶的机会。自己给老总送去，老总火气再大，他也不太可能再冲你发火，这样，这件事也就到此为止了。如果让主任自己去送，即使老总火气己尽，他多少还会唠叨几句。作为一个优秀的秘书，应该时时为自己的上司着想。第二节民主革命时期的秘书工作一、南京临时政府时期的秘书工作机构

1911年，辛亥革命结束了我国数千年的封建专制统治。孙中山先生为总统的南京临时政府之总统府正式设置秘书处作为政府日常办事机构。总统府秘书处下设总务组、军事组、外交组、电务组、官报组、收发组等分支机构。中央各部也都设有承政厅或秘书处等秘书机构，各地方政府机构都设有秘书机构。为了适应其资产阶级民主政体的需要，对秘书工作进行了一系列改革。南京临时政府的秘书工作，首开了我国具有现代意义的秘书工作之先河。它对古代秘书性工作的改革，体现了反封建的民主思想，其形成的诸多改革成果，具有时代的创新件和民本性，并为后世所沿袭。二、北洋军阀时期的秘书工作机构

这一时期的秘书工作机构基本上继承了南京临时政府时期的秘书工作机构模式，但这一时期政局极不稳定，制度混乱多变，十七年间，产生了四十四届内阁，更换了二十多名内阁总理。三、国民党政府时期的秘书工作机构

国民政府成立后，秘书工作机构内部设有秘书处、副官、参事处等。秘书处受主席或常委指导，管理秘书事务。四、战争年代中国共产党的秘书工作（1）建党初期的秘书工作

1921年7月1日，中国共产党宣告成立，此后不久就成立了秘书机构。

（2）第二次国内革命战争时期的秘书工作（3）抗日战争时期党的秘书工作（4）解放战争时期党的秘书工作解放战争时期，中国共产党的秘书工作有了进一步发展。秘书工作存着根本不同：

一是服务对象不同，“中国共产党的秘书工作是为人民翻身得解放服务的，是通过为领导工作服务体现为人民服务的根本宗旨，而历代统治者的秘书工作是为剥削阶级政权服务的。

二是秘书人员的社会地位不同；中国共产党的秘书与领导是主辅配合的平等的同志关系，而历代秘书与其上司是主仆或人身依附关系。三是工作成效不同。党的秘书工作是革命事业的不可缺少的环节，办文辅政的成效促进人民事业的发展，而历代统治者的秘书工作办文辅政的成效，主要是巩固统治政权，为剥削者谍利益。革命战争时期中国共产党的秘书工作，为新中国成立后的秘书工作奠定了坚实的基础。第三节中华人民共和国成立后的秘书工作一、新时期我国秘书工作的发展方向（一）四个转变

1992年杨尚昆同志提出秘书工作的四个转变：一是从偏重于办文办事转变为既办文办事又出谋献策；二是从单纯收发、传递信息转变为综合处理信息；三是从凭经验办事转变为科学化管理；四是从被动服务转变为力争主动。案例：上司错怪自己一、背景这天上午，公司总裁对助理于雪说，下午两点自己有几位当年的老战友要来看自己，让她准备点龙井茶。于雪当时正在起草一份紧急文件，于是她让总裁办的另一位秘书小丽去通知行政部作好接待客人的准备。小丽马上起身到行政部去了。下午两点多钟，于雪有事到接待室找田总，发现根本没给客人准备茶。于雪回来问小丽为什么没人给老总的客人准备茶，小丽说她去行政部时那里一个人也没有，她给留了一张纸条。于雪问她为什么自己不能去给客人准备茶，小丽说自己是秘书而不是泡茶的。于雪正气得发料，总裁的客人走了；总裁马上来电话叫于雪到他办公室去。于雪刚进门，老总就给她一领臭骂：“你这个助理是怎么当的？你是不是不想在这里干了……”面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：A.马上就泪如泉涌，嚎啕大哭。B.“我当时正在赶写材料就交待给小丽了。是她没办好这件事。”C.“老板，实在对不起，是我的失误。”D.“老板，你怎么不分青红皂白乱批评人？！”E.认为责任不在自己，不必计较领导的态度，所以，当总栽发完火之后，只是微微一笑“我知道了”，以表示自己的开朗和大度。二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。三、分析本题的最佳选择是C。选A是明显不对的，显得非常情绪化。作为秘书受到委屈时不能用眼泪来解决问题，眼泪只表明这个秘书的心理承受能力极差。当上司看到你泪如雨下时，他当时可能会动恻隐之心，不会再多说什么，但是从内心来讲，他会更看不起你这种娇气的作风。选B不对，找借口或者是推卸责任已经没有任何意义，只能让总裁的火气更大。选D也是错误的。当面直接顶撞上司，对于秘书来说在任何时候都是一种职业自杀行为。即使上司误解了你，在这种情况下你也不能误解。只有在雨过天晴之后你再找机会去说明真相。辩解只会火上浇油，使得事态进一步恶化。选E的错就在于你的态度。尽管责任不在你，但失误已经出现，可你还满不在乎，你从此在上司的心中将永远是一个没有责任感的秘书。选择C是对的。在当时的情况下，如果你不赶紧主动道歉，而是说自己太忙，或者找其他什么借口替自己辩护，总裁的火气可能会更大更持久。在当时，因总实际上根本就不需要什么理由，他要的就是发泄！你越给他解释，他心中的火气就越大。当时不管你怎么解释，他都认为你都是在“推卸责任”。俗话说“伸手不打笑脸人”，你赶紧主动道歉，先把领导的怒火压下去，然后再想办法为自己解释也不迟。作为秘书一定要学会控制自已的情绪，不能感情用事。（二）四项任务

江泽民同志也指出秘书工作的四项任务：

一为领导提供情况；二在领导决策以后协助贯彻实施；三是协助领导协调矛盾