公文写作基本常识介绍

公文写作

信息写作基本常识1

公文写作基本常识介绍2第一要素

掌握公文的体式3

一、公文的特点

（一）公文是制文机关公务活动的产物,具有特定的规定性，必须按照国家公文处理规范制发公文。（二）公文是由制文机关法定作者制发，具有很高的权威性。法定作者的公文一旦发出，对受文者的强制效力受到有关法规的保护。（三)公文是制文机关制发的特殊的信息记录手段，具有规范性,其体式（文体、格式）必须符合国家和制文机关上级的规定和要求。4

（四）公文是制文机关的党、政行为，其制作必须讲究程序性，必须按规定程序制发。

二、公文的种类

国家行政机关公文有十三个文种。常用公文有以下十一种:

(一)决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下属单位不适当的决定等事项。

(二)公告：适用于向单位内外宣布重要事项或者决定事项。

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(三)通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项

(四)通知：适用于批转下级单位的公文；转发上级单位和不相隶属单位的公文；发布规章制度和管理办法；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免干部及管理人员。(五)通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。(六)报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问。

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(七)请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

(八)批复：适用于答复下级单位（部门）请示事项。

(九)意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十)函：适用于不相隶属单位（部门）之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

(十一)会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。7

国家行政机关公文还有“命令、令”和“议案”

两种。党的机关公文文种另有规定。

文种使用容易发生错误的有以下几种情况:

一是“报告”与“请示”;二是“会议纪要”与“会议记录”、“会议简报”、“会议决议、“会谈纪要”常用文书使用混淆。“会议记录”。“会议简报”。“会议决议”“会谈纪要”。

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三、公文的格式

公文的格式有严格的要求。一份正式公文必须有三大部分组成，缺一不可：（一）眉首区。包括：1、公文份数序号;2、秘密等级和保密期限;3、紧急程度;4、发文单位标识（亦称制文单位）;5、发文字号;6、签发人;7、红色反线。9

（二）主体区。包括：

1、公文标题;2、主送单位（亦称受文机关）;3、公文正文;4、附件;5、成文日期;6、公文生效标识，即制文单位印章或领导人签名章；

7、附注（用于上行文)。

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（三）版记。内容包括:

1、主题词；2、抄送单位；3、印发单位和印发日期；4、印刷份数；5、版记中的黑线。

版记一般放在公文最后一页的底部，其位置均在双数页面上。版记一般不编页码。但如遇与正文同页,可编页码,不同页不编页码。版记中每栏目间用色粗实线分割。

11第二要素

掌握公文写作的技巧12

公文写作，即草拟公文，是保证公文质量的前提和关键。怎样才能保证公文的质量呢?

一、材料可靠，情况确实

精神依据事实情况公文材料依据依据13

材料准备四个环节

详尽占有材料严格筛选材料认真核实材料合理加工材料平时积累实地调查查阅资料材料相关性材料典型性材料新颖性适体剪裁加工合并提高加工文字润色加工数据情节、情理前后一致123414

二、主旨突出，观点明确

主旨，就是用意和目的;观点，就是主张或见解。主旨应具备条件观点要有针对性正确集中鲜明工作总结重自身请示件理由充分通知告之明确15

直述不曲表述准确

三、表述准确，结构严谨条理清楚结构严谨字词规范标点正确13216▲用“直笔”,不用“曲笔”,有什么说什么;▲用词准确、庄重、简要、易懂▲语言“三性”要求:准确、鲜明、生动。公文更重视准确。因为公文是用来指导工作、反映情况的,用词不准要误大事。1、直述不曲，表述准确172、条理清楚，结构严谨▲公文正文主要包括缘由、事项、要求三部分内容。▲开头写缘由:引据、目的、用意;▲第二部分写事项:内容、进程等;▲末尾有惯用结语,各文种互不相同,也有提希望、号召等要求的;▲注意三个问题:层次和段落;照应和过度;开头与结尾。18

▲3、字词规范，标点正确▲不用错字、别字、异体字,用国家公布的简化字;▲用书面语,不用口语;用现代汉语,一般不用古汉语;▲结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”第四层为“（1）”;▲数字的写法:十滴水,八国联军,四书五经,秦文公四十四年（公元前722年）,三本书,七七事变,公元前8世纪,年生产汽车15万辆,三亿四千五百万可写成345，000，000，也可写成3.45亿，但一般不得写作3亿4千5百万。

▲使用国家规定的16种标点符号。

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第三要素要有职守的品行和全局的视野

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公文是为领导活动服务的，是领导者从事行政领导管理活动的重要手段。因而能否真正领会好领导意图，是决定公文写作是否成功的一个非常重要的环节。也是秘书人员的必备品行。公文与一般文章最大的区别的姓“公”，是公务文书。公文写作必须体现“公务”的特征和内涵。公务活动特征是层级领导，公文写作当然也要体现层级负责的原则，即行文的目的和要求必须符合领导的意图，最终由领导拍板定论。公文成功与否，在很大程度上取决于领导的认可程度和满意程度。

一、切实领会领导的意图21

职守写作中的领导意图。

所谓职守写作，即干什么工作写什么公文，是本职工作中所必需记录、表达、传递公文写作，因而是带有局部性和例行性，公文涉及内容的跨度较小。职守写作，写作者最熟悉本职业务工作情况和特点，储备的素材比较集中，专业性较强，文种和格式相对熟悉，同时由于领导意图平日都以批示和口头的方式给予传达，并都由领导亲自签发，相对来讲写作难度小一些，一般容易被领导认可。22

授命写作中的领导意图。

授命写作就是起草人虽不具体从事某项工作，但领导安排他承担某项工作的写作任务，如写领导讲话稿、工作报告、工作意见、会议发言等。授命写作的内容往往带有全局性、综合性、指导性和思想性。因此需要起草人要有全局的视野，要了解熟

悉面上的工作，要有工作思路。不然就很难写好公文。

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授命写作的原则。

授命写作有一条重要原则，就是受命于谁，文章思维和特征服从于谁。在这个基础上融会有关政策、精神和理论，在领导的意图上进行阐述发挥，这样的授命写作才能打得住。

授命写作切不可人云亦云，没有主见；但也决不可固执已见，把自己的观点强加于领导的意图之上，写进公文之中。公文写作的过程，是一个不断认识事物的过程。怎样写好这篇文章，秘书人员当然可以提出意见，但最多提两次，当领导还不接受你的意见时，不要第三次再提，不然会造成干扰领导决策的后果。

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二、

如何领会领导的意图?领导意图的定义

领会领导意图并不等于领会领导个人意图，而是领会领导群体的工作意图，但也不可排除领导个人独有的思想观点和某些言语。领会领导意图的方式1、学习好党和国家的路线、方针、政策和法律、重要规划，了解每个时期突出强调的方针政策。2、主动扑捉机会参加一些会议，了解一个时期上级领导拟安排的工作重点、工作原则、工作要求、工作措施，掌握领导层的活动意向和动态。3、积极参与领导参加的活动，与领导常谈论一些问题，了解领导者思考的热点问题。4、直接具体领受领导指示，最好是当面征询领导者对一些热点、难点、疑点问题的有关解决措施，对一些模糊问题予以澄清。

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三、文秘人员要熟悉单位的全局

写公文草拟公文是起草人为领导进行工作决策和部署作方案，沒有一定的工作经验和思路，沒有相关工作的知识，沒有全局的视野，是很难把方案写好的。因此，除了公文写作的一般技巧外，对起草人还应使自己具备以下要求：

1、熟悉单位全局的情况。例如写总结，成绩怎么评价，经验是什么；问题怎么确定，原因在哪里；针对问题和任务，下一步采取什么对策措施等，起草人都要做到心中有数，一般情况不是领导拿提纲，而是你先写提纲而后向领导汇报。

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2、避免提出东西相背的工作意见、思路、措施。由于文秘人员的视野与领导的眼光当然存在区别，提出的意见不被领导采纳是不足为奇的，但要尽量避免提出与领导东西相背的工作意见。3、工作思路在前，文章思路在后。文秘人员要深入中心工作第一线；要向中心工作的职能部门学习请教；要对下属单位的文件资料加以研究。总之，文秘人员不能脱离实际。

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四、注意事项

1、要甘作无名英雄。为了写好一篇公文，文秘人员往往要废寝忘食，但公文一旦发出，其作者就不是你了，而是单位领导了。你不能到处说，某领导讲话稿是我写的，什么文件是我写的。28

2、在领导之间，要补台不要拆台。对秘书人员写出的公文，领导之间有不同意见、甚至甲否定乙、乙不同甲的意见，是正常的事。这时你要有良好的心态和动机去处事，绝不能在领导者之间拨弄是非。

3、要有宽阔的胸怀

。写作顺利时，要不骄不矜；受挫时，要不懈不馁；在赞扬面前，不忘记自己有几斤几两；被误解之后，坚信群众心中都有一杆称；走红时，不飞扬跋扈；倒霉时；不心灰意冷。要坚信，历史是伟大的法官，群众是真正的英雄，无论是高官还是草民，无一例外，都要接受群众和历史的点评。

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4、要坚持实事求是的思想路线。俗话说，文如其人。实事求是，实话实说，既是文祕人员要坚持的思想路线,又是文秘人员要遵守的职业品德。比如，你写一个单位或个人的事迹，既要写胜利与成功，也不讳言困难和阵痛；既说风调雨顺，也要讲闪电雷鸣；既披露心灵的阳光，也不遮掩心底那一片阴影。只有坚持“二分法”，写出来的先进事迹材料才有群众基础，才有生命力。30

信息写作基本常识介绍31一、《今日和硕》简要介绍主办：县委办公室、政府办公室、县委宣传部时间：2008年6月改版后每月两期，对开四版，每期印刷220份发送范围：全县在职的副县级以上领导、部分离退休老干部以及各乡镇、各部门、各村（分场、居委会）和部分企事业单位，每期还通过邮寄的方式，分别送至州领导张博、史建勇、杜北伟、岳秀诚、贾春林以及州委办公室、人大办公室、政府办公室、政协办公室等单位，发放范围很广，影响面较大。目的：减轻单位负担，节约办公成本，提供交流平台，下情快速上达。32二、信息与新闻的区别(一)关于党政信息信息的概念：信息是事物运动的状态和方式以及关于这种状态和方式的表述。信息具有客观性、传递性、时效性、滞后性、真实性(或准确性)五个基本特征。党政信息属于社会信息的范畴，又不同于社会信息，它具有一般信息所具有的基本特征，又有本身所独具的特征，主要有：331、广泛性。一是覆盖范围大。在党政机关管辖范围内，各地方、各行业、各部门、任何一个社会角落都在党政信息工作的视野之内；二是信息内容多。包括政治、经济、文化、法律、卫生、科技等各个方面的信息，都是党政信息工作的对象。

2、严肃性。党政机关的权威性决定了党政信息工作的严肃性。党政信息是直接为领导决策和指导工作服务的，维系全局，事关重大，来不得半点马虎，提供信息必须全面、准确、及时。343、内部性。内部性是党政信息区别于其它部门、其它系统信息的又一个显著特征。因为，党政信息的范围很广，其中有一些不宜公开传播的信息，这就要求党政信息工作一定要在内部进行，在信息的收集、传递、处理等各个环节注意保密。因此，可以说，党政信息工作是一个既开放(体现在信息收集的广泛性)又封闭(指信息传递的内部性)的系统。354、指导性。各级党政机关编发的信息，它对

下级机关的工作必然具有指导作用。从这个

意义上说，它是对各级党委、政府颁发正式

文件的补充，如县委、政府领导对某方面工作的意见、工作思路，各乡镇、各部门贯彻县委、政府指示和会议精神的一些成功做法和经验等方面的信息，这些都具有指导性。36（二）信息与新闻的区别传递载体不同服务对象不同服务目的不同使用价值不同写作要求不同反映内容不同结构体式不同371、传递载体不同。信息的载体是有一定范围的信息刊物，而新闻的载体是公开的报纸、广播电视等传媒。2、服务对象不同。信息的服务对象是各级党政，信息有明显的内参性。而新闻的服务对象是社会大众，其消息是共享的。3、服务目的不同。党政信息是为党委、政府了解情况、进行决策和指导工作服务的。新闻则主要是宣传群众、教育群众，引导舆论。384、使用价值不同。新闻主要起宣传激励和教育作用，有的让人们知道就行了；而信息工作则是为各级党政决策服务，各级党政的地位决定了信息一旦被采纳，正确的决策就会产生经济效益和社会效益。5、反映的内容不同。信息侧重反映实际工作情况，工作中存在的问题，以及解决这些问题的对策建议等，要求喜忧兼报，不回避和隐瞒问题。新闻主要是宣传党的路线、方针、政策，推广先进典型经验，褒扬好人好事。虽然对不良倾向也有批评，但必须坚持以正面宣传和正确舆论导向为主。396、写作要求不同。信息文体基本上采取直叙的写法，干净利落，庄重朴实，力戒装饰，要求事实准确、分析中肯、建议合理；新闻体裁如通讯，则可运用穿插、倒叙、比喻、讽喻、借代、映衬、夸张等表现手法。7、结构体式不同。信息主体是直言表述，一般不要导语和开头结尾，一段成篇。新闻体裁的结构则相对有所讲究，如消息体裁，通常包括导语、主体、结尾三部分。新闻体裁为了烘托气氛、揭示内容、补充事实、吸引读者，题目有肩题、主题、副题。信息则没有肩题和副题，一般以单句实题为主，讲究简洁明快，一语破的。40三、信息的编写（一）信息标题的制作信息的标题就是信息的眼睛，除专题信息、专报信息有单独的标题外，一般信息条目的标题就是信息的主题，标题后紧接着就是具体内容，有的标题属于内容的一部分，有的标题本身就是一条信息。41信息标题的制作要注意

以下要求：1、直观明白，一目了然。标题内容要开门见山、一针见血，让人一看就明白这条信息要反映哪方面的内容，有什么重要的情况，而决不使用套话、大话、空话，标题语言切忌形容和夸张，不要含蓄和婉转，更不可晦涩朦胧。这点从各信息题目就可以反映出来。42

2、简练概括，一语中的。信息标题尽可能用最少的文字高度概括和综合信息内容的精华部分，做到言简意赅、简明扼要，力避标题内容与信息内容重复或头重脚轻，给人以冗长或不协调的感觉。3、新颖醒目，揭示全篇。一是事实要新鲜。要抓住信息内容最新鲜的事实制作题目，给人以全新的视觉感受。二是角度要新颖。既在朴实的基础上，根据信息内容选取最新的角度制作标题，绝不可以为达到新颖而故弄玄虚，使用不严肃的语言。434、节奏明快，顺口宜记。必须在语言运用上下功夫。一要讲究语调，有节奏感，让人读起来朗朗上口，便于记忆。二要合乎语法，尽可能用主、谓、宾齐全的完整句，少用无主句、感叹句。三要适应阅读习惯，“顺”着写，不用倒装句。5、水到渠成，画龙点睛。善于用好点睛之笔。对一些很有价值的信息素材，要进行深入挖掘，使之更具典型性。一般情况下，一则信息在用简明平实的语言进行客观表述后，水到渠成的揭示其深刻内涵，使内容更加典型突出，思想得以升华，起到画龙点睛之效，也可在开头直接点题。44（二）信息文稿的编写1、主题要凝练。任何一篇文章、都要有明确的主题思想。信息作为短文、主题思想必须更集中、更明确。鉴于信息文稿篇幅短小，时间要求快捷的特点，每篇信息只能围绕—个中心思想，其观点和内容必须高度凝聚。45主题的凝练必须做到“三个集中”—是反映的事情集中。—般做到—文—事，条理清楚，表述透彻。即一篇信息只写清一件事，集中反映—个问题或集中讲清一个道理，不要说东道西，结果什么都没有说清楚，冲淡了主题，影响信息的清晰度和典型性。二是论述的观点集中。即一篇信息稿只讲一个观点，而且观点要力求有一定的高度、深度和新意。论述观点的语言要力求精练，数字要准确，例证要精当，尽量少用讲道理的语句，更不要旁征博引、高谈阔论，以免淡化中心，淹没主要论点。46三是语言材料集中。要紧扣主题选择语言材料，能用—句话说明主题、讲清观点的，就绝不用两句、三句。与主题密切相关的部分详写、与主题关系不大的就略写或—笔带过。即使需要详写的也力求用最简短的文字，尽量去掉其中的水分和杂质，避免重复罗嗦，禁绝大话、空话。总之，信息文稿必须做到用一个主题、一个观点贯通首尾，统领全篇，绝不能贪大求全、面面俱到。472、立意要新颖。—是观点要新。要善于从大量信息线索和素材中去发现新的思想、新的观念或新的见解，力求新颖独到，有—定深度。二是内容要新。信息内容就应当把最新鲜的事实和最重要的情况反映出来，给人以新的感受和印象。三是角度要新。同—份信息材料，从不同的角度去观察、分析，会得出不同的主题，产生不同的认识效果。四是表现形式要创新。力求达到内容和形式的完美统一。483、结构要严密信息文稿因其篇幅短小(一般在300字以内)，要求必须结构严密、辞章简洁，一般只要几句话就可以写成—条重要信息。信息文稿的“起”要开卷明义，单刀直入，第一句话就力求接触事物的本质；“承”要简洁明快，顺理成章；“转”要干净利落，过度自然；“合”要互相照应，意尽言止。49常用的结构方式有如下几种：一是倒悬式。即先说结论，后叙事理。这种写法把信息最核心最紧要的内容先写出来，统领全篇，激发读者的阅读兴趣。这类信息，开头一句话往往就是信息的标题和主题。二是综合式。围绕一个中心议题，综合介绍各个不同单位的情况，把各单位有特色的东西集中在—篇信息里，“求同存异”，既相互联系又相对独立。这种写法—般用于综合反馈各单位对县委政府决定决策和工作部署的贯彻落实情况，各单位对某一重大事项的思想反映；或县委政府某一阶段中心工作在各单位的进展情况等。三是罗列式。即在一篇信息里，把几种情况、经验或问题并列起来写。这种写法一般用于介绍经验、列举问题。条文之间常用“一、二、三、四”序号连接；或者用分号表示层次。四是直叙式。用—两句话简要说明情况或问题，既是题目，也是正文，多为“简明信息”。504、层次要清晰。根据信息主题的需要，按照—定的顺序，弄清各部分内容之间的关系和内部联系，用—定的逻辑关系贯穿起来。如，对于有层递关系的内容，一般要本着“由小到大、由近及远、由易到难、由浅入深”的顺序，适当展开来写。一般可使用“不但”、“而且”、“甚至”等词语贯连。对于有并列关系的内容，可把几部分平等排列，并把最新鲜、最重要的放到前面。—般用“分号”隔开，也可以用“—、二、三、四”或“首先”、“其次”、“再次”、“此外”等把各部分标开。对于叙述事物的信息，也必须按着一定的顺序写，如，有的以时间为序，有的以事物发生、发展的过程为序，有的按事物的因果关系为序，等等。515、格调要庄重。信息是为各级领导服务的，其内容都比较严肃。因而，信息语言必须端庄、郑重、平实、明快。端庄、郑重。就是语言风格要庄重严肃，要采用规范化的书面语言。平实、明快。就是要采取平铺直叙的写法，潜词造句要平易朴实，不能使用文学作品常用的描写、抒情、夸张、环境渲染、气氛烘托之类的手法。不说那些生僻语、客套话。526、语句要精确。—是用词要准确。对信息文稿中观点、概念的表述要恰如其分，力避言过其实或用词不准；文稿的遣词造句要客观、准确，有分寸。二是词句要简练。要尽可能用最少的文字包容最大的信息量。即对信息文稿多余的文字要舍得“动刀子”。—要坚决砍掉套话、废话，包括—些正确的大话，空话。如经验材料开头经常出现的“在上级领导的亲切关怀下，在有关部门的积极配合下，在同志们的共同努力下”等套话；二要坚决砍掉那些介绍过程的开头语和重复评价式的结束语，尽量避免内容和语句的重复，正文开头和标题的重复。53（三）信息怎么报及时，确保时效性。凡是需要各级党政及时掌握、立即处理的重要情况和紧急信息，都要迅速收集、上报。重大突发性事件，重要社会动态，紧急灾情、疫情以及其他重要紧急情况，要随时发生随时报送，并要续报事态进展、处理措施和原因、后果以及吸取教训、开展工作的情况。要克服隐瞒紧急信息的侥幸心理，增强信息触角的灵敏度。54准确，确保真实性。信息的生命力在于真实，信息的价值在于真实，信息对党委工作的参考作用还在于真实。只有以反映客观事物本来面目的真实信息为依据，才能作出正确的决策。反映工作进展和成绩的信息要恰如其分，反映问题的信息要真实可靠，反映困难的信息要实在准确。要尊重客观事实，不雕琢粉饰，不任意拔高，不刻意编造。55全面，确保完整性。要坚持全方位、多领域、多角度地提供信息。要辩证地反映事物的全貌，既反映现象，又反映本质，使材料和观点相统一；既反映初始，又反映终结，体现事物发展变化的全过程；既反映相关侧面，又反映它们之间的内在联系，揭示事物的整体情况。不能断章取义，妄加取舍；更不能层层截留，级级过滤，报到上面后变的面目全非。只要县委政府需要，无论是哪一方面的信息都要报送。喜忧兼报，既报喜又报忧。56围绕工作中心，抓好以下“四点”一是围绕中心