文件与档案管理制度

文件与档案管理制度总则为规范公司各部门的文件和档案的管理，做到文档流转及时、保管安全，制定本制度。第一章文档的分类公司文档分类（包括电子文档）：合同类文档：指公司与其他法律实体签订的具有法律效力的文件。包括合同、协议以及备忘录。规划类文档。指涉及到公司发展和计划的各种文件：公司发展规划、公司年度经营计划、公司年度市场营销计划、公司年度销售计划、公司人力资源计划、公司年度预算方案等。制度、政策类文档。指公司各种规章制度文件、公司销售政策和公司的各类通知等。报告类文档。指各种最终提交的方案或者分析结果：各期财务分析报告、市场分析报告、新产品方案的报告、广告和促销方案的报告等。方案类文档。指各种未最终获得通过的申请报告、计划或者方案：各种计划方案、新产品开发方案、广告促销方案、销售政策调整方案等。信息类文档。指记录客户信息的各种文档以及财务部的各种会计记录：客户档案和会计帐目、会计凭证等。表单类文档。指公司运作过程中产生的各种表单。借款单、报销单、销售订单、出库单、入库单、采购申请单、送货单、办公用品领用单等等。外来文档。指和公司业务无直接联系的各种外来文档：书籍、报刊、杂志、信件。文档按照是否处于流转状态又可划分为文件和档案两类：文件是指处于流转过程中的文档；档案是指已经停止流转，有人专门留存保管的文档。文档的编号按照文件和档案的区别也有所区别。规划类文档、制度政策类文档、合同类文档和信息类文档属于档案；方案类文档属于文件；表单类文档和外来文档属于文件。第二章文件的编号与管理文件的编号：文件按发起部门进行编号，编号规则：总经理发文：【总】_____年文______号V_____办公室发文：【办】_____年文______号V_____人力资源部发文：【人】_____年文______号V_____市场部发文：【市】_____年文______号V_____销售部发文：【销】_____年文______号V_____设计部发文：【设】_____年文______号V_____财务部发文：【财】_____年文______号V_____规则说明：【】内文字为部门第一个字；“_____年文______号”是某年第几个文件，空格处用阿拉伯数字填写；“V______”是版本号，是指该文件经过了几次修订，空格用阿拉伯数字填写。文件的流转：文件是需要经过各级领导审阅的文档，每一位审阅人接收到文件后，2天内应做出响应，把文件交给下一位审阅人，如果该文件未获通过，则返回给文件发起者，让其进行修订。文件的归档：文件获得审批通过之后，文件的最后获得通过的版本应该由相应部门的人员留存归档。将文件进行档案编号。表单类文件用日期加简单数字加以编号。如在2003年12月26日的出库单编号为：20031226－0234；其中前面八位数字是日期，后四位数字是该类表单在本年度的流水编号，由流转过程最后一个接收者留存。外来文件不需要进行编号，由统一由办公室留存。第三章档案的编号与管理规划类档案、报告类档案和制度政策类档案的编号：档案按照留存部门进行编号，编号规则：总经理存档：【总】_____年档________类______号【】办公室存档：【办】_____年档________类______号【】人力资源部存档：【人】_____年档________类______号【】市场部存档：【市】_____年档________类______号【】销售部存档：【销】_____年档________类______号【】设计部存档：【设】_____年档________类______号【】财务部存档：【财】_____年档________类______号【】规则说明：前一个“【】”内文字为部门第一个字；后一个“【】”填“机密”或“普通”，表示该档案是否属于公司机密，机密档案按照《保密制度》进行管理。“_____年档________类______号”是某年某个类别第几个档案，年份和编号用阿拉伯数字，类别主要为：规划类、计划类、预算类、报告类、制度类、政策类。信息类档案的编号：会计帐目和会计凭证在一定期限（一年）后装订成册，在封面上标明内部记录的内容和记录的开始结束时间。客户档案的编号：客户档案可以分为客户基本信息卡、客户评估、客户信用评级、销售合同副本、销售统计报表。客户档案总编号：省份―客户简称―客户类别－客户等级；客户基本信息卡编号：JC－客户简称－客户类别－V_____－日期；客户评估报告：PG－客户简称－客户类别－V_____－日期；客户信用评级卡：XY－客户简称－客户类别－V_____－日期；客户销售合同复印件：HT－客户简称－客户类别－日期；客户销售统计报表：XS－客户简称－客户类别－V_____－日期。编号说明：“省份”用拼音简称，如天津简称为TJ，如果出现容易出现混淆的编号，如河南和湖南，则用三个字母标注，河南简称为HEN，湖南简称为HUN；客户简称，用客户中文名字四字简称的汉语拼音首字母表示；“客户类别”分为经销商和零售终端分别用其英文首字母（经销商：Distributor；零售终端：Terminal）“D”和“T”表示；“客户等级”是该客户的级别，用英文字母表示。客户档案中五个子项的编号中“V”表示版本号，第一次记录的时候版本号为V1，以后依次增加，“日期”表示该项记录更新的日期。销售合同副本不存在更新的问题，所以不需要版本号。其他部门的各种信息类文档，编号规则与客户资料编号类似。信息类档案的更新和保管信息类档案需要经常更新，保管方式和编码和一般档案应有所区别。信息类档案中最主要的是财务部的会计帐目、会计凭证，市场部归集的客户资料卡及其他各部门各自的信息。信息类档案由专门负责相关信息收集的人员保管，并及时更新。合同类文档的编号。合同类文档主要分为三类，销售合同，一般合同，协议，备忘录。销售合同编号：【销售合同】－地区－年份－客户类别－编码；一般合同编号：【一般合同】－年份－编码；协议编号：【协议】－年份－编码；备忘录编号：【备忘录】－年份－编码。比如2004年和河南的经销商签订的合同，编码如下：【销售合同】－河南－2004年－经销商－002。“002”表示该合同是本年该地区的该类经销商的第二份合同。合同的正本统一由办公室归档，其中销售合同在公司财务部、市场部和销售部存有复印件。档案的查阅查阅公司档案需要经过部门经理的审批，如果是机密档案需要总经理的批准。查阅档案时查阅人需要在档案查阅登记表上签字，并规定归还时间；机密档案只能在当时查阅，不能领走。第四章文档的保存期限文档的保存期限永久保存：公司规章制度，财务报表、合同以及其他经核定须永久保存的文书。10年保存：预算，会计凭证以及其他经核定须保存10年的文书。5年保存：期满或解除之合约以及其他经核定保存5年的文书。1年保存：无长期保存必要者。须销毁的文件须经办公室主任批准后，由负责保管该文档的人员销毁并派专人监销。第五章附则本规定从公布之日起实施。本规定由办公室负责解释。第六章附表文档管理制度表格。《档案查阅申请表》《档案查阅登记表》附表一：xx公司档案查阅申请表查阅理由：借阅时间：___________预计归还时间：___