《ChatGPT+Excel智能办公从入门到精通》课件 第2章 智能填充：加速输入数据资料

第2章智能填充：加速输入数据资料2.1通过下拉清单填充数据2.2自动填充数据2.3智能填充数据本章小结课后习题学习目标2.1通过下拉清单填充数据2.1.1从下拉清单中选择输入过的数据2.1.2通过二级联动下拉清单填充数据学习目标2.1.1从下拉清单中选择输入过的数据在Excel中，当我们需要在表格中输入一些已经输入过的重复数据时，可以利用【Alt】键，在工作表中制作下拉清单，在清单列表中直接选择表格中已有的数据，将其填充至单元格中，这样既能减少重复输入的次数，又能快速完成表格的输入。下面介绍核心操作（具体详细操作步骤请见书稿）：1、根据判定条件，在C3单元格中输入【通过】、C4单元格中输入【淘汰】。2、选择C5单元格，按【Alt＋↓】组合键，即可弹出清单列表，其中显示了C列中输入过的数据内容。在清单列表中，根据判定条件选择相应选项即可。2.1.2通过二级联动下拉清单填充数据在Excel中，除了通过快捷键可以制作下拉清单外，还可以通过【数据验证】功能制作二级联动下拉清单。用户可以在一级清单中选择一个选项，执行操作后，在二级清单中则会联动显示一级选项所对应的内容。下面介绍核心操作（具体详细操作步骤请见书稿）：1、复制A2:A10单元格中的内容，通过【删除重复值】删除重复项，通过【数据验证】功能，制作一级下拉菜单。2、然后使用【数据验证功能】，在【来源】文本框中输入公式：=OFFSET($B$2,MATCH($F1,A:A,)-2,,COUNTIF(A:A,$F1))，制作二级联动下拉菜单。2.2自动填充数据2.2.1自动填充未输完的字2.2.2自动填充相同的內容2.2.3用快速填充功能填充2.2.4自动填充连续的序号2.2.5用序列功能填充序号2.2.6为每隔一行的单元格填色2.2.7建立个人专属的填充序列学习目标2.2.1自动填充未输完的字在Excel中，当我们在同一列中输入之前输入过的文字时，都不用全部输入完，单元格中会自动填充后面的字。例如，在同列中输入过【不及格】，当在同列其他单元格中输入【不】字时，单元格会自动填充后面的【及格】二字。具体详细操作步骤请见书稿。2.2.2自动填充相同的內容在Excel中，我们经常需要在多个单元格中输入相同的内容，如果一个一个地输入或者复制粘贴式输入会比较费时、麻烦，此时可以通过Excel提供的自动填充功能一次性在单元格中输入相同的内容。下面介绍核心操作（具体详细操作步骤请见书稿）：1、在C2单元格中输入【设计部】。2、将鼠标移至C2单元格的右下角，按住鼠标左键并向下拖曳至C8单元格，即可快速填充相同的部门。2.2.3用快速填充功能填充在Excel中，除了通过拖曳鼠标的方式填充相同的数据内容外，还可以通过【快速填充】功能填充相同的数据内容。下面介绍核心操作（具体详细操作步骤请见书稿）：1、在C2单元格中输入【美工部】，选择C2:C8单元格区域。2、在【开始】功能区的【编辑】面板中，通过【填充】|【快速填充】功能，快速填充相同部门。2.2.4自动填充连续的序号我们经常需要在单元格中输入1、2、3……此类连续的序号，在Excel中，我们可以不用一个一个地输入，同样可以通过拖曳鼠标的方式进行填充。下面介绍核心操作（具体详细操作步骤请见书稿）：1、在A2单元格中输入序号1，拖曳A2单元格右下角至A8单元格。2、

单击【自动填充选项】按钮；在弹出的列表框中，选择【填充序列】选项，即可填充连续的序号。2.2.5用序列功能填充序号在Excel中，除了通过拖曳鼠标的方式填充序号外，还可以通过【序列】功能填充序号。下面介绍核心操作（具体详细操作步骤请见书稿）：1、在A2单元格中，输入员工所对应的工号1001，选择A2:A8单元格区域。2、在【开始】功能区的【编辑】面板中，通过【填充】|【序列】功能，填充连续的工号。2.2.6为每隔一行的单元格填色当工作表中的数据行列过多时，可以每隔一行或每隔一列单元格填充背景颜色。在Excel中，用户可以通过拖曳鼠标的方式填充单元格的格式，为每隔一行的单元格充背景颜色。下面介绍核心操作（具体详细操作步骤请见书稿）：1、选择第3行单元格数据区域，在【开始】功能区的【字体】面板中，通过【填充颜色】功能填充背景色。2、选择第2行和第3行数据单元格，下拉填充，单击【自动填充选项】按钮，通过【仅填充格式】功能恢复原数据，为表格隔行填色。2.2.7建立个人专属的填充序列在Excel中自动填充连续的序号时，【一、二、三、四、五……】这样的中文数字序列在默认情况下是无法进行连续填充的，如果是用得比较频繁的序列序号，用户可以建立个人专属的填充序列。下面介绍核心操作（具体详细操作步骤请见书稿）：1、首先通过单击【文件】|【选项】菜单，打开【Excel选项】对话框，在【高级】选项面板中，通过【编辑自定义列表】功能，在【自定义序列】对话框中输入一套序列。2、生成序列后，在工作表中进行填充验证即可。2.3智能填充数据2.3.1智能提取出生日期2.3.2智能添加前缀名称2.3.3智能组合姓与职称2.3.4智能提取手机号码2.3.5智能合并多列数据2.3.6智能拆分多列数据学习目标2.3.1智能提取出生日期一提到提取身份证号码中的出生日期，很多人都会想到用函数、代码公式来提取，其实根本就不用那么麻烦，下面介绍一个可以在身份证号码中智能提取出生日期的操作方法。下面介绍核心操作（具体详细操作步骤请见书稿）：1、选择B2单元格，输入A2单元格中的出生日期，双击B2单元格右下角，填充数据至B10单元格。2、通过【自动填充选项】|【快速填充】功能，智能提取身份证号码中的出生日期。2.3.2智能添加前缀名称在2.3.1小节中，向大家介绍了通过填充的方式在已有的数据中提取内容，下面向大家介绍【无中生有】，为原本的内容添加一个统一的前缀名称。具体详细操作步骤请见书稿。1、在B2单元格中输入文章名称和前缀名称。2、双击B2单元格的右下角，即可填充内容至B10单元格，通过【自动填充选项】|【快速填充】功能，智能添加前缀名称。2.3.3智能组合姓与职称在一些报表中，一般不会直接将主管、经理等人员的名称直接写在里面，而是用XX主管、XX经理来代替称呼，这样既可以知道指的是谁，又可以点明其职位等级。下面介绍核心操作（具体详细操作步骤请见书稿）：1、选择C2单元格，在其中输入姓与岗位职称组合后的称呼【赵总监】。2、选择C2:C8单元格区域，在【开始】功能区中的【编辑】面板中，通过【填充】|【快速填充】功能，智能组合员工的姓与职称。2.3.4智能提取手机号码日常办公时，经常需要置换表格内容，从工作表原来的数据信息中，提取保留需要的部分数据信息，例如从括号内将手机号码提取出来。下面介绍核心操作（具体详细操作步骤请见书稿）：1、选择B2单元格，在其中输入A2单元格括号中的手机号码。2、选择B2:B9单元格，在【开始】功能区中的【编辑】面板中，通过【填充】|【快速填充】功能，智能提取手机号码。2.3.5智能合并多列数据在Excel中，我们可将多列中的文本内容合并为一句话，以便使用，例如将省、市、区多列数据合并为一个地址信息。下面介绍核心操作（具体详细操作步骤请见书稿）：1、选择D2单元格，在其中输入A2:C2单元格数据合并后完整的省、市、区地址信息。2、选择D2:D8单元格，按【Ctrl＋E】组合键，快速填充选择的单元格，将A:C列中的省、市、区多列数据合并至D列中。2.3.6智能拆分多列数据在Excel中，我们可将多列中的文本内容合并为一句话，那么反过来也一样可以将一列中的文本内容拆分成多列数据，例如将合并的地址信息拆分成省、市、区多列数据，以便排序、筛选等操作。下面介绍核心操作（具体详细操作步骤请见书稿）：1、在B2:D2单元格中，分别输入相应的省、市、区地址信息。2、选择B2:B8单元格，按【Ctrl＋E】组合键，快速填充选择的单元格，将A列中的省数据拆分至B列。用与上同样的方法，将市数据拆分至C列，将区数据拆分至D列。本章小结本章主要介绍了在Excel工作表中快速输入和填充数据资料的操作方法，首先介绍了通过下拉清单填充数据的操作方法；然后介绍了自动填充数据的操作方