xxx公司行政部运作管理制度

东莞XXXXX有限公司行政部部门营运规程制定日期审核日期批准日期版次修订简要生效日期目录一、行政部组织架构和职能15页行政部组织架构1行政部组织职能的权力1行政部主管职责2前台岗位职责2人事岗位职责3总务/后勤岗位职责3保安岗位职岗4业务推广岗位职责47S及安全岗位职责5二、规定、制度、要求517页前台工作56人事工作610总务/后勤工作11保安工作1213业务推广工作14177S及安全工作17三、附件附件一人员招聘与录用作业指导书附件二人事资料管理工作指引附件三清洁日工作记录表附件四清洁日常工作指引附件五厂报实施方案附件六7S活动管理规范附件七安全管理制度东莞XXXXX有限公司文件编号FZ/WIADM006版本/版次A/0文件名称行政部部门营运规程页次1/17行政部组织架构和职能一、组织架构及职能描述1、行政部组织架构总经理行政主管前台总务/后勤保安业务推广7S及安全人事2、行政部组织职能的权力职责1根据公司总体战略规划，执行各项决议并对公司经营计划有建议权职责3依照制度，按规定程序，实施对其他部门或员工处罚的建议权职责4依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权职责5依照制度，对公司行政资源（如办公设备等）合理调动和安排的权力职责6部门内部员工聘任、解聘的建议权职责2依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力制定/日期审核/日期批准/日期文件编号FZ/WIADM006文件名称行政部部门营运规程版本/版次A/0清洁宿舍饭堂产品推广文化宣传东莞XXXXX有限公司页次2/173、行政部主管职责职责1制定并审查办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关关规章制度文件职责3根据公司阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施职责4组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题职责5负责企业各系统思想、文化建设和宣传，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育职责6配合总特助对外联系、公关及法律事宜的组织、安排和实施（如政府、村委等）职责7组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况职责8负责考核行政部各小组工作情况并向总经理汇报和建议相关情况职责9贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合职责2拟定审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各小组工作计划方案职责10负责公司突发事件的处理及总经理临时交办的其它工作4、前台岗位职责职责1职责3熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息职责4负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档职责5负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存，配合相关部门文件的打印、复印、文字处理等，做好外来信件和报纸的分发整理职责6职责7负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养职责8维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见职责2负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理完成上级交办的其他或临时工作制定/日期审核/日期批准/日期文件编号FZ/WIADM006版本/版次A/0文件名称行政部部门营运规程页次3/175、人事岗位职责职责1职责3负责人员社会保险办理，工伤事故处理等相关工作职责4负责行政人事的通知、通告及一般文件的拟定、发布职责5制定并实施年度人力岗位培训计划，统筹实施年度员工绩效考评职责6职责7负责员工工资的统计核算，办理考勤、奖惩、差假、调动等工作职责8公司文具、福利用品申请及管理配合管理者代表工作，负责公司文控文件的修改、更新、发行、作废管控，公司受控印章管理职责2负责人员招聘、选拔、录用、辞退及相关手续办理、培训安排、员工合同及档案管理完成上级交办的其他或临时工作6、总务/后勤岗位职责职责1职责3负责公司清洁日常的人与事管理职责4负责公司员工宿舍的日常管理，设施调配，住宿安排等工作职责5负责公司一般基建，日常维修，厂务建设的跟进和处理职责6公司办公设备、后勤设备的调配、维护和资产管理完成上级交办的其他或临时工作职责2负责公司饭堂日常的人、事管理及物资申请、查核东莞XXXXX有限公司制定/日期审核/日期批准/日期文件编号FZ/WIADM006版本/版次A/0文件名称行政部部门营运规程页次4/177、保安岗位职责职责1职责3负责公司日常物资、工具、设备、车辆、人员的进出厂检查、登记工作职责4尊守国家法律法规，坚守原则的执行公司各项规章制度和要求职责5以身作则而不失灵活的处理好门禁管理中发现的任何问题，及时上报，绝不隐情职责6贯彻落实安全保卫工作和消防安全工作做好保安队伍建设和日常训练职责2全面负责公司财产的安全保卫工作职责7做好公司来访人员进出登记及接待和引见工作8、业务推广岗位职责职责1职责3负责公司产品图片的拍摄、收集、整理、处理职责4负责公司产品画册的日常发放、管理和版本更新职责5负责行业信息、招标信息、公开项目、政策与新闻等信息的收集职责6负责展会的计划、筹备、安排、效果评估与调查、参展信息搜集等负责公司的网站建设、内容更新、日常维护职责2负责公司产品的市场业务推广工作职责7负责公司计算机和办公设备（电话、打印机、传真、软硬件）的日常管理与维护职责8负责产品广告的计划与实施（如杂志、网站、行业协会等媒体）制定/日期审核/日期批准/日期文件编号FZ/WIADM006文件名称行政部部门营运规程版本/版次A/0职责9负责公司企业文化宣传工作（宣传栏、厂报等平台）职责10负责公司专利、商标事务、科技业务的申报与跟进职责8完成上级交办的其他或临时工作职责11完成上级交办的其他或临时工作东莞XXXXX有限公司页次5/179、7S及安全岗位职责职责1职责3负责整厂消防安全的检查及其管理工作职责4负责7S与安全设施、设备的管理与维护职责5负责7S与安全工作的教育培训和宣传工作职责6负责执行7S与安全工作的奖罚提报和申请负责7S与安全的制度建设和完善职责2负责整厂7S的计划制定、日常检查、成绩评比等工作职责7完成上级交办的其它事情规定、制度、要求及指引一、前台工作1日常要求11热情、大方、活泼、自然，有问有答、待人礼貌、办事灵活、效率高；12公司高层领导或其他重要客人经过前台，应起立，热情、主动致意；13熟悉公司组织结构、经营理念、主要业务内容及其内部电话联系情况；14保持前台工作区清洁，维持前台区域秩序，不聊天，不吃零食，不大声喧哗；15着装得体，精神面貌朗爽，训练有素；16谢绝一切推销。2具体工作内容21前台接待来访有客人来访需问清找谁、客人姓名、公司名称、是否有约，并打电话通知有关人员到前台迎候；公司副总级以上的客人经电话核实后通知秘书，然后引导到指定接待室，并给其倒水。如相关人员暂时不能接待时，需请客人稍等，并向客人说明情况。制定/日期审核/日期批准/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WIADM006版本/版次A/0页次6/1722接听电话接听电话要口齿清楚、语气和蔼、耐心细心解答对方提出的问题，如遇到不能解答的咨询或业务问题，尽可能转接相关部门有关人员接听，切忌态度生硬、死板。在接听找公司高层领导电话时应注意细心分辩，问清具体事由、来电公司名称、人员姓名、职务等，如无法分辩则转秘书或文员处，说向其说明情况。23国内、市内快递的统一收、发工作发件公司员工在前台领取并填写国内或市内快递单后，把要寄的文件资料、物品交至前台（物资出厂须有申请单，经保安核实后再封装邮寄），并注明交寄时间，收件人等及其他特别要求，由前台统一寄出。寄件人所填写的快递单第一页，留前台存底已便查询和结算。收件前台收件后须进行归类、登记并及时发放，收件人领取时须在登记表上签字。24接待用品的申请工作人员须不定时检查备存接待用品情况（如饮用水、纸巾等），发现不足时应立即申请和跟催到位（尤其是接到接待通知后，应将接待工作准备到位）。25灵活机动的处理前台各项临时事务及其他行政工作。3基本要求和技能31普通话标准、流利，能说、听广东话；32形象气质佳，为人热情大方，性格开朗；33办公软件应用熟练，做事心细、主动，有好学上进心；34经过公司礼仪及相关培训二、人事工作1日常要求11办事灵活、效率高，热情、细心、工作能动性强；12熟悉公司组织结构、经营理念及其国家、地方相关法律法规；13工作业务素质好，领悟能力和机动能力强，能快速接受新事物；14心理素质好，能承受工作压力；2具体工作内容制定/日期审核/日期批准/日期东莞XXXXX有限公司文件编号FZ/WIADM006版本/版次A/0文件名称行政部部门营运规程页次7/1721人员招聘根据公司发展规划及部门人力需求，利用一切渠道招揽人才（如人才网、现场、社会广告、内部员工介绍、内部提升等等），及时填补岗位，满足部门需要。相关工作指引参考附件一人员招聘与录用作业指导书22工伤及社保办理221社会保险缴费工资申报程序参保单位在每年5月至6月，根据本单位职工上年度月平均工资收入，向经办的社保部门申报下一年度的缴费工资，缴费工资经社保部门核定后原则上一年不变。缴费工资申报的方式有如下几种（一）磁盘报送申报单位自备U盘或35磁盘到社保部门下载以单位编号命名的年度缴费工资申报表；单位填写年度缴费工资申报表后，用A4纸打印出申报表（一式两份，需盖单位公章），与磁盘一并交回至社保部门。（二）网上申报已申请网上申报服务的参保单位通过网上申报系统申报缴费工资。（具体操作请上HTTP/DGSIDGGOVCN查询。）（三）纸质申报填报社保部门打印的年度缴费工资申报表（一式两份，需盖单位公章）。222退保程序参保人是非本市农村户籍，离开东莞时无法办理转移手续，可申请办理退保。单位为参保人办理停保手续（个人参保状态为“停止缴费”），并缴清了社保费。（如当月停保的，必须缴清当月费用才可以办理退保手续）参保人本人携带以下资料到最后参保地的社保机构办理（1）养老保险退保一次性失业保险生活补助申报表（盖单位公章）；（2）本人身份证原件及复印件一张。（委托他人办理的，还需提供受委托人身份证原件、复印件一张和公证机关出具的委托书原件）社保机构核发养老失业保险待遇领款单。参保人凭本人身份证和养老失业保险待遇领款单在办理当天内到指定银行领款。退保不需要社保卡。制定/日期审核/日期批准/日期文件编号FZ/WIADM006版本/版次A/0文件名称行政部部门营运规程页次8/17223职员工参保/退保手续办理流程参保流程进入单位网上申报系统进入东莞社保网进入综合申报系统输入公司密码和指令进入新增参保人员输入新增人员资料进入草稿箱待审核记录提交两次确认东莞XXXXX有限公司制定/日期审核/日期批准/日期文件编号FZ/WIADM006版本/版次A/0文件名称行政部部门营运规程页次9/17单位退保流程说明A每月最后一个工作日，社保局停止受理任何网上申报业务；B每月5日之前，社保局从公司账户扣除当月社保费用（在此期间本月新退保人员不可退社保）；C每月10日之前进入单位综合申报草稿箱（审核已通过）打印上月社保月报表加盖公章后提交给社保（一式两份，社保局盖章后，公司留存一份）。制定/日期审核/日期批准/日期文件编号FZ/WIADM006版本/版次A/0文件名称行政部部门营运规程页次10/17进入单位网上申报系统进入东莞社保网进入综合申报系统输入公司密码和指令进入已参保人员变更处理进入已参保人员变更处理办入需停缴人员资料提交进入草稿箱待审核记录再次确认填写标准格式退保单给退保人员东莞XXXXX有限公司224工伤事故处理流程（1）接到部门工伤报告后，安排在第一时间将伤员送到就近的指定医疗机构就诊、抢救。（2）部门在12小时内提交工伤事故报告交行政部，行政部在24小时内提交报告给社保局。（3）由行政写好工伤事故处理报告，交总经理批阅。（4）康复出院后申请工务鉴定。认定工伤及申请伤残鉴定所需资料申请伤亡人员与企业存在劳动关系的证明材料（劳动合同或厂证）医疗诊断证明或者职业病诊断证明书（病历卡）伤亡人员本人身份证明材料（身份证）伤亡人员或用人单位法人代表委托他人申请的，需提交委托书及被委托人的身份证明（委托书）企业营业执照或机关事业单位法人证书等伤者受伤当天考勤记录3人事资料管理参考附件二人事资料管理工作指引4考勤核算41收集考勤资料，统计考勤结果。对于考勤异常者进行调查，并按员工手册之考勤管理执行。42依照考勤卡、加班申请单、员工请假单、外勤考勤记录等记录，做初步审核、计算、统计。43核算流程5文控文件管理参照文件控制程序执行核查考勤记录员工确认统计结果核算考勤部门审核总经理批准财务计算薪资发放工资落实奖罚收集考勤资料制定/日期审核/日期批准/日期文件编号FZ/WIADM006版本/版次A/0文件名称行政部部门营运规程页次11/17东莞XXXXX有限公司三、总务/后勤工作1日常厂务维修坚持原则影响他人工作、易造成浪费或存在安全隐患的需在问题发生后的第一时间内安排工作人员进行维修处理。当问题不能立即解决时需做好预防控制措施。人员素质善于寻找问题、精于解决问题、勤于协作问题。2饭堂开餐时间早餐720750；中餐12001230；晚餐17301800；工作原则讲究卫生（个人、厨房、地面、餐具等），不断改善每日餐饮样式，不断提升服务水平及业务素质，善于听取和综合员工意见，在工作中改进。把握开餐时间，及时提升餐饮。对不合就餐要求的，予以管制（保安、清洁、司机等特别岗位人员除外）。工作内容一日三餐供应、饭堂区域卫生、餐具清洁、饭堂用品申购等。3清洁工作原则保持厂区公共区域的卫生清洁，认真、细心、积极、主动、负责的做好本职工作。工作内容见附件三清洁日工作记录表、附件四清洁日常工作指引4宿舍41员工入职后住厂宿舍由行政部统一安排。42员工不私自随意更换分配房间和床位，如有需要必须经行政部批准后方调整。43宿舍严禁携带易燃易爆物品进入，严禁使用大功率用电器，个人贵重物品进厂须在保安室进行登记并自行保管，遗失后果自负；所有带出厂物品须有放行条。44各宿舍人员每周自行安排人员值日清扫卫生，由行政部统一监督检查并作评比、奖罚。45作息时间中午12401320；晚上2300700。46不定期对宿舍进行全面查检查。47管理制度按照员工手册之后勤管理和环境卫生执行制定/日期审核/日期批准/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WIADM006版本/版次A/0页次12/17四、保安工作1保安人员应具备的职业道德忠于职守、勇于奉献保安属服务职业，这就要求保安人员在任何时候、任何情况下都必须忠于职守，严守工作纪律，对工作极度负责，认真履行保安人员的义务，在工作中要以公司利益为使命、服务公司的利益为重，关键时刻能够挺身而出，制止一切扰乱公司正常秩序行为。热爱本职工作，精益求精高尚的职业道德和良好的职业修养既来自保安人员对自身职业的深刻理解和执着热爱，也来自于对专业知识的认真钻研和刻苦学习，它要求保安人员在工作发扬敬业精神，认真学习和钻研业务，对工作精益求精。热心服务，礼貌待人全心全意为公司服务，立场坚定，是保安人员工作的中心，也是保安人员在工作中赢得他人信任保证。清正廉洁，奉公守法保安人员应具有较强的遵纪守法意识和清正廉洁的高尚品质，要求别人遵守的规章制度首先自身要严格遵守，不属于自己职权范围内的事情，绝不越权去做，监守自盗，以权谋私、徇私舞弊、贪污受贿等行为是国家法律、公司规章所不允许的。遵守社会公德保安人员作为社会的一个群体，无论在工作岗位上，还是在日常社会活动中，都应该模范地遵守社会公德。2保安人员应具备的素质高度的警惕性警惕性主要要求保安人员具备高度的责任感，随时警惕和制止一定不安份行为，及时揭露和打击他人的种种违规行为。高超的策略性策略性指保安人员在对不法行为争中能扬长避短，避实就虚特别是防身时要充分发挥自己一方的长处和优势，灵活制胜。制定/日期审核/日期批准/日期东莞XXXXX有限公司文件编号FZ/WIADM006版本/版次A/0文件名称行政部部门营运规程页次13/173保安公司人员应具备的礼仪保安人员作为公司的“代言人”，他的礼仪举止要得体，以下从三个方面来阐述31敬礼1）保安敬礼须着装整洁，佩戴齐全。2）敬礼只针对公司股东及外来客户、政府重要来访人员。32仪容1）发型男保安蓄发不得露出帽外，不准留大包头，不准留长鬓角，不准留胡须，帽墙以下头发不得超过15毫米，女保安发辫不得过肩，不得烫发。2）服饰保安不随意着装和妆扮，如戴耳环、项链、戒指等。3）佩戴保安着制服时，须佩戴公司厂证，奖章，佩戴时统一定戴在上衣的左上方。4）着装A规范。保安不能私自改制服装，值班期间也不能在制服外面套穿自购的风衣，皮茄克，羽绒服等便服。B配套。按季节可分为冬、夏和春秋服装，按照规定，帽子、上衣、裤子必须配套穿着，不得将在不同季节，不同场合穿的制服随意混穿，更不允许与便服混穿。C整洁。穿开领式服装时必须内穿白色衬衣，系制式领带；穿关领式衣服时，内衣领和衬领高出制服领不能超过2毫米，领钩、衣扣要扣好，内衣下摆不得外露，不得挽袖、卷裤腿、披衣、敞怀，帽子得套在帽墙上，通常穿制式鞋子，衣帽鞋帽要经常换洗，保持干净。33举止1）坐如钟。保安席地而坐的姿势是左小腿在右小腿后交叉，迅速坐下、两手自然放在两膝上，上体保持正直，坐在椅凳上的姿势是两腿自然并拢，头、颈、胸、腰顺其自然而伸直，那种架着二郎腿，或歪头趴坐都是绝不允许的，军人的姿态应有庄重挺拔，稳如泰山的美感。2）站如松。保安站立时，要精神振奋，态度严肃、姿势端正。三挺、两收、两平，动作要领、三挺即腿胸颈。两收即小腹微收、下颌微收，两平即肩平、两眼向前平视，这样站立的姿势才能如颈松，气宇轩昂、英姿勃勃。3）行如风。齐步、正步、距步。齐步最常用，要求走直线，精神饱满，身体稳当，步伐雄健有力，动作有明显的节奏。制定/日期审核/日期批准/日期文件编号FZ/WIADM006版本/版次A/0文件名称行政部部门营运规程页次14/17东莞XXXXX有限公司五、业务推广工作1产品推广11目的配合公司业务发展需要，对产品进行有效的宣传及推介，从而提升公司知名度。12定义121推广资料指整个推广活动前后相关联的所有数据资料，包括文件性数据资料、图片、影片、VCD、客户评价、产品画册、产品样板等。122推广活动相关部门指参与推广活动的各部门，包括研发部、生产部、营业部、客服部、品质部、行政部等。123主要媒体介绍服务项目/平台/性质/媒介参考价元预估效果备注诚信通2800元/年优阿里巴巴贸易通不确定良好扩展海外市场B2B慧聪网买卖通2580元/年一般GOOGEL海外投放不确定良好有区域限定雅虎海外投放不确定一般有区域限定百度国内投放不确定一般无地域限定C2C搜索排名关键字不确定一般网络/网站行业网站图标FLASH链接广告不确定一般国际真空展不确定一般展览会国际表面处理展不确定一般涂装技术及应用4000元/年/4期一般行业杂志/其它杂志不确定一般杂志广告展会会刊（同期杂志）不确定一般13推广工作流程见下页14相关推广记录141一般性信息数据保存一年。142推广活动始末需要之原始数据、登记数据及总结报告保存至少三年。143产品数据/记录保存至少三年。制定/日期审核/日期批准/日期文件编号FZ/WIADM006文件名称行政部部门营运规程版本/版次A/0否是否是页次15/17推广工作流程图营业部总经理推广组/相关协作部门制定/日期审核/日期批准/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WIADM0061收集整理资料信息2制定推广计划5制定推广方案8与合作单位签约合同/协议推广计划3审批4是否可行6审批7是否可行是否9B相关统筹会议10B准备11B推广活动11资料整理10效果评估总结报告9A跟进12资料跟进结束东莞XXXXX有限公司版本/版次A/0页次16/17推广工作流程之相关环节说明1推广组通过各种渠道，收集整理相关信息/资料，主要包括行业杂志报刊信息、图像片、影带、