销售公司管理手册-总经理办公室分册

1销售公司管理手册总经理办公室分册2011年3月2目录第一章公文运行7第一节销售企业文本格式7一、总则7二、“工作报告”格式7三、“会议文件”格式8四、“汇报材料”格式8五、“PPT文稿”格式8六、“公司介绍”格式9七、“要情快报”与“特情快报”格式9第二节呈批件运行管理10一、呈批件类别10二、呈批件的拟制原则10三、呈批件的运行流程10第三节信息报送管理11一、信息分类11二、信息报送渠道及方式11三、信息报送时间12四、信息报送其它相关要求12第四节信息交流管理12一、信息交流的目的12二、信息交流的主体13三、下发的信息13四、报送的信息13五、信息交流途径13六、信息交流的时间14七、信息交流工作的要求14第二章会议组织管理18第一节销售企业会议组织18一、总则18二、会议分类18三、会议名称18四、会议计划18五、会议标准19六、会议经费19七、例会组织20八、会议准备21九、会议通知223十、会议承办22十一、会议证件22十二、会议材料22十三、会议指南23十四、会议接站27十五、会议组织27十六、会议参观28十七、会标28十八、会议名签28十九、会议座次30二十、宴会组织30二十一、视频会议组织32二十二、会议的保密和宣传33二十三、会议送站34二十四、会议后续工作34第二节总经理办公会承办34一、会议筹备34二、会议记录34三、会议记要35四、议定事项督办35第三节总经理办公室处务会35一、总则35二、处务会程序35三、其它要求35第四节销售公司机关办公规则36一、总则36二、会议制度36第三章行政服务及宣传管理46第一节销售公司督办工作管理46一、总则46二、督办范围46三、督办原则46四、督办程序46第二节对外宣传管理51一、宣传工作原则与定位51二、宣传领导机制51三、宣传工作平台51四、宣传工作机制51五、宣传队伍建设524六、宣传工作考核机制52第三节销售企业值班管理52一、值班组织52二、值班人员职责52第四节对外捐赠管理53一、总则53二、捐赠主体及内容54三、捐赠分类54四、捐赠程序54五、捐赠方式54六、监督管理55第五节印章使用管理55一、总则55二、印章的使用55第六节石油大厦用餐管理58一、餐劵领取58二、餐劵管理58第四章总经理办公室管理组织架构60第一节组织架构60一、岗位设置60二、处室职责60第二节岗位职责与业务流程60一、主任60二、副主任（行政）61三、副主任（党务和调研）61四、文秘调研岗62五、文书机要岗职责62六、行政事务岗职责74七、党群事务岗785第一章公文运行第一节销售企业文本格式一、总则销售企业文本材料格式应遵守中国石油天然气集团公司关于进一步规范集团公司公文运行管理有关问题的通知（厅发20081号）和本管理手册。本章所指的文本材料格式包括“工作报告”、“会议文件”、“汇报材料”、“PPT文稿”、“公司介绍”、“要情快报”、“特情快报”七类，其它文本材料如“领导讲话”、“工作总结”、“发言材料”等可参照以上七类格式执行。二、“工作报告”格式“工作报告”分为综合性工作报告和专题性工作报告两大类。综合性工作报告一般指为年度工作会、半年工作会上所作的工作总结和安排；专题性工作报告指企业按专门类或系统类所作的工作总结和安排。（一）工作报告的内容与文字要求1“工作报告”的内容“工作报告”一般应包含以下内容（1）报告主题。简单表述本报告的主题及目的，并提出审议请求或讨论。（2）阶段性工作总结。主要分项表述各个方面工作完成情况，取得的主要业绩，基本经验或体会总结；工作中存在的问题及分析。（3）下一步工作任务。主要根据上级要求、各类规划计划、经营形势和内部管理等情况，分析形势，明确工作任务，提出工作措施等，要针对存在的问题，提出整改措施。“工作报告”要有连续性，要与上级要求、各类规划计划的内容前后统一，如年度工作总结要与上年工作安排相呼应，半年工作总结要与全年工作安排相呼应，专业系统工作报告要与公司总体工作报告相呼应，不可脱节或“另起炉灶”。2“工作报告”的文字要求（1）语言凝炼准确，通俗易懂，富有情感。（2）紧扣主题，逻辑严密，结构紧凑，层次清晰。（二）工作报告的版面格式要求（1）“工作报告”不制作封面，页边距为上边距37MM，下边距35MM，左边距28MM，右边距26MM，汉字、字母及数字均使用半角方式输入。（2）标题以二号方正小标宋简体字居中，标题超过一行时在合适位置提行，提行不能分割完整的词语。标题行距为固定值32磅。可根据需要分别提行添加副标题、领导姓名及日期。副标题以破折号开头，三号方正楷体简体字居中。领导姓名以三号方正楷体简体字居中，如姓名为两个汉字中间应空两个半角空格。报告日期加全角括号，用阿拉伯数字和汉字“年、月、日”6标全，以三号方正楷体简体字居中。（3）正文排版规格一般每页排22行，每行排28个字，行距为固定值28磅。正文与标题之间空一行，空行行距为固定值32磅。正文用三号方正仿宋简体字。（4）正文中结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。第一层标题使用三号方正小标宋简体字，第二层标题使用三号方正黑体简体字，第三层标题使用三号方正楷体简体字，第四层标题使用三号方正仿宋简体字（可加粗处理）。第一层标题上下各空一行，空行行距为固定值12磅，文字左右居中。结束段落与正文之间空一行，空行行距为固定值12磅。（5）页码用四号宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘15MM，数码左右各放一条四号一字线。空白页和空白页以后的页不标识页码。单面印刷时页码居右空1字；双面印刷时在页面设置版式中选择奇偶页不同，单页码居右空1字，双页码居左空1字。（6）根据需要可在版心左上角以四号方正楷体字添加文件注释，如“会议文件之”，宽度不宜超过三分之一版心，一行排不下可提行，行间距为固定值18磅，通过调整字间距使每行宽度相等。（7）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。未作特殊说明，“工作报告”中的图文颜色均为黑色，纸张一律采用国际标准A4型（210MM297MM），一般使用纸张定量为60G/80G/的胶版印刷纸或复印纸，双面印刷。（8）材料应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过4MM。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各14处，允许误差4MM。平订钉锯与脊间的距离为3MM5MM；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差1MM，四角成90度，无毛茬或缺损。具体格式见本章附件一。三、“会议文件”格式“会议文件”格式要求与工作报告版面相同。四、“汇报材料”格式（一）“汇报材料”的主要内容（1）序词。即简要欢迎词，本次汇报的主题和侧重点，也可以简要叙述企业历史或历史沿革。（2）阶段性经营成果。根据领导要求和会议主题，主要汇报以下内容业绩指标列举、同比、环比等增长率；对标管理指标或考核管理指标列举。（3）所作的主要工作或突出成绩。主要描述本单位所作的主要工作，根据会议要求有所侧重。（4）存在的问题和不足。（5）下一步的工作重点和主要措施。（6）需要上级解决的问题和对上级部门的意见、建议。（二）汇报材料的主要格式汇报材料的格式要求同工作报告。要求文字朴实，语言精炼，表达中恳，内容真实，数据准确，前后统一。7五、“PPT文稿”格式（1）“PPT文稿”的底色统一为白色，以一条黑色横线分成上下两个部分。横线的左上角置文稿的一级标题，右上角置中国石油彩色司标（宝石花图案加文字）。（2）“PPT文稿”封面包括一级标题中国石油销售公司或中国石油销售公司、文稿标题、文稿制作单位名称和成稿时间。其中一级标题采用28号方正黑体简体字，文稿标题采用40号方正黑体简体字，文稿制作单位名称和成稿时间采用28号方正黑体简体字。（3）正文部分首页一般为文稿目录页（或提纲页）。其中“目录页”（或提纲页）字样标注在黑色横线以上的一级标题位置，采用28号方正黑体简体字；黑色横线以下的部分为目录（或提纲）的具体内容，采用28号方正黑体简体字。（4）目录页（或提纲页）以后部分为文稿的主要内容。其版面设置如下一级标题采用28号方正黑体简体字，二级标题采用24号方正黑体简体字，二级标题以下正文采用20号方正黑体简体字，三级标题采用20号方正黑体简体字，三级标题以下正文采用18号方正黑体简体字。正文行距根据实际情况灵活掌握。“PPT文稿”的具体格式见本章附件二。六、“公司介绍”格式（1）“公司介绍”的格式可根据各销售企业的实际情况灵活掌握，主要内容应包括公司的历史沿革及主要职能。公司的规模，包括人员、机构、资产规模等。公司生产经营的历史记录。公司的主要荣誉和社会贡献。公司的发展目标、企业愿景和企业文化。（2）“公司介绍”的文字，要语言朴实、文字简练、数据准确、事实客观、亲近公众。七、“要情快报”与“特情快报”格式（一）“要情快报”和“特情快报”的总体要求“要情快报”和“特情快报”应在规定的时间内上报，快速及时，不可拖报。报告要准确反映事件发生的原因、事实和趋势，文字表述更要准确，尤其是涉及到数据的要认真核实，以免产生矛盾，对人与财产损失的描述要先人后物，体现“以人为本”，同时要避免使用“公文禁用词”和“慎用词”。要根据“要请”“特情”动态连续上报、持续反映事态发展的客观事实。“要情快报”和“特情快报”的主要内容应包括事件发生的事实描述。事件造成的现实人员、财产损失，企业目前的应对措施和效果。事件的原因简析。事件的背景。政府支持情况。媒体反应。由此引发的地方秩序情况。（二）“要情快报”和“特情快报”的格式（1）“要情快报”和“特情快报”均采用A4页面，页边距为上边距37MM，下边距35MM，8左边距28MM，右边距26MM，汉字、字母及数字均使用半角方式输入。（2）“要情快报”标识由要情快报组成，据版心上缘80MM，用68号红色方正小标宋简体加粗字体。在标识32MM之下印制红色反线，线粗25磅，线长156MM。发文期数置于标识文头下空7MM并居中排列，用三号方正小标宋简体字。发文单位居左空一字，签发人应为公司领导，签发人名称居右空一字，均为三号方正仿宋简体字，与红色反线距离4MM。“特情快报”格式参照“要情快报”格式，下同。（3）正文置于红色反线下空一行，空行段落为固定值12磅，高度4MM，正文采用三号方正仿宋简体字，一般每页排22行，每行排28个字，行距为固定值28磅。正文不加标题，抬头先写主送单位，全角冒号换行，再写报送内容，如有多个主送单位，用“，”号隔开，结尾在成文日期上加盖印章。（4）正文中结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。第一层标题使用三号方正小标宋简体字，第二层标题使用三号方正黑体简体字，第三层标题使用三号方正楷体简体字，第四层标题使用三号方正仿宋简体字（可加粗处理）。第一层标题与正文之间不空行。（5）页码用四号宋体阿拉伯数码标识，居中置于版心下边缘15MM，数码左右各放一条四号一字线。（6）“要情快报”和“特情快报”可根据需要，在首页文字域第一行、居右端的位置（即版心右上角）以三号方正黑体字加注“内部资料注意保密”字样。（7）“要情快报”和“特情快报”是以传真方式向上级报告重要信息的文件之一。“要情快报”以报告集团公司规定的重要信息为主，特别重大的紧急情况可以通过“特情快报”形式报送。第二节呈批件运行管理销售企业呈批件的拟制与呈报应遵守关于规范使用中国石油天然气股份有限公司呈批件的通知、销售公司机关工作规则与本管理手册。一、呈批件类别呈批件是向领导请示报告工作的内部文书，分为“股份公司呈批件”和“部门呈批件”两种。股份公司呈批件用于销售公司领导向管理层领导请示报告工作。由总经理或由总经理授权的副总经理签发，根据内容呈报相应的管理层领导。部门呈批件用于销售公司内部下级向上级请示报告工作。由处室长签发呈报主管领导，或由副职签发呈报主要领导。二、呈批件的拟制原则（1）一事一报原则。呈批件应仅有一个明确的请示报告事项，原则上不应多事并报、一事多报。（2）逐级报告原则。呈批件由下级呈报给直属上级，原则上不应越级请示报告。特殊情况下确须越级呈报的，应事前口头或书面报告直属上级，或由直属上级审核。9（3）呈报一位领导原则。呈批件应主送一位领导，不应主送两位或多位领导。同一内容的呈批件不应分别呈报两位或多位领导。（4）清晰明确原则。起草呈批件应内容清晰，主题明确，必要时附有关资料；审核、会签、签发呈批件应有明确意见和署名。三、呈批件的运行流程（一）股份公司呈批件运行流程（1）拟稿。拟稿人启动股份公司呈批件流程，起草文件。需代拟稿，应指定代拟稿人起草文件。（2）处室审核。拟稿人所在处室负责人对呈批件进行审核。（3）转会签。需其他处室会签的呈批件，由拟稿人将呈批件转送相关处室会签。（4）综合审核。办公室对呈批件进行综合审核，并签署办理意见。（5）分管领导审核。需分管领导审核的呈批件，由拟稿人根据办公室综合审核意见或主办处室行文需要，将呈批件报送相关领导审核。（6）领导审批签发。主办处室将呈批件报送总经理或总经理授权的副总经理审批签发。（7）呈报。主办处室或办公室打印出纸质呈批件报送呈报的管理层领导。（8）批件分转。办公室负责接收领导批示后的呈批件，并按公文处理办法有关规定进行登记、分转。（9）承办督办。主办处室按领导批示承办；办公室按照销售公司督办细则的相关规定督办。（10）存档办结。承办结束后的纸质呈批件由办公室存档；拟稿人在办公自动化系统中对呈批件办结。（二）部门呈批件的运行流程（1）拟稿。拟稿人启动部门呈批件流程，起草文件。需代拟稿，应指定代拟稿人起草文件。（2）处室审核。拟稿人所在处室负责人对呈批件进行审核，并签署办理意见。（3）转会签。需其他处室会签的呈批件，由拟稿人将呈批件转送相关处室会签。（4）送批示。主办处室将呈批件报送领导。（5）领导批示。销售公司领导对呈批件签署具体意见。（6）承办督办。主办处室按销售公司领导批示意见承办，必要时由办公室督办。（7）办结。承办结束后，拟稿人在办公自动化系统中对呈批件办结。第三节信息报送管理销售企业信息报送应遵守集团公司的有关规定和本管理手册。一、信息分类（一）一般工作信息（1）重要会议资料。包括工作会议报告、专题会议资料、领导讲话等。（2）季度工作总结和安排。工作总结包括主要业绩指标，重点工作推进情况及取得的成绩，工作中经验性的做法或亮点。工作安排包括季度工作目标、工作重点和准备采取的措施。10（3）年度或半年工作总结、安排。工作总结包括主要业绩指标，重点工作推进情况及取得的成绩，工作中经验性的做法或亮点，存在的主要问题。工作安排包括年度或半年工作目标、工作重点和准备采取的措施。（4）有关重点工作开展情况。（5）销售公司总经理办公会和其他专项工作会议纪要有关问题落实情况、销售公司督办工作的回复等。（6）销售公司向各销售企业征求的意见和建议。（二）重要（突发）事件信息（1）爆炸、火灾、伤亡、交通事故等涉及安全、环保方面的突发事件（事故）、可能引发次生问题的重大事件和事故隐患。（2）市场需求、供求变化、运力变化等涉及保障市场平稳供应的突发事件。（3）油品运输、销售过程中发生的质量、计量方面的事件。（4）群体上访等涉及稳定的突发事件。（5）其他突发事件和事件苗头。（三）其他信息（1）省部级（含）以上领导、集团公司党组成员、股份公司管理层领导到销售企业检查调研情况及所作的指示。（2）公司重大活动。包括重要活动、重要会议等。（3）节假日值班情况。二、信息报送渠道及方式（1）非涉密工作信息，报送纸质文本通过传真发至总经理办公室；报送电子文本发至销售公司门户网站“上报材料”栏目，或通过集团公司办公专网上报。（2）涉密工作信息，必须通过集团公司办公专网或保密传真上报。三、信息报送时间（1）重要会议相关资料在会议结束后3个工作日内报送。（2）季度工作总结和安排（含半年、年）应在每季度第一个月5日之前报送。（3）销售公司总经理办公会和其他专项工作会议纪要涉及有关问题的落实情况应在问题落实后及时报送。（4）销售公司督办有关问题的应在接到督办通知后3日内答复。（5）销售公司向各销售企业征求的意见和建议应在每月25日前上报。（6）爆炸、火灾、伤亡、交通事故等涉及安全、环保的突发事件（事故）、可能引发次生事故（灾害）的重大事件和事故隐患，应按照安全环保管理有关规定上报。当时来不及形成书面材料的，应及时通过电话口头上报，随后尽快补报书面材料。其他突发事件和事件苗头根据缓急程度处理。（7）油品运输、销售过程中发生的质量、计量方面的事件应在2小时之内上报。当时来不及形成书面材料的，应及时通过电话口头上报，随后尽快补报书面材料。（8）市场需求、供求变化、运力变化等涉及保障市场平稳供应的突发事件在24小时内上报。（9）群体上访等涉及稳定的突发事件在24小时内上报。报送69类信息，应及时编制11要情快报（另见中国石油销售企业文本格式规范意见（试行），由上报单位的总经理或党委书记签发。（10）政府省部级官员、集团公司党组成员、股份公司管理层领导到企业检查调研工作情况在主要领导离开后24小时内上报。（11）各单位举行的重大活动在活动举行前2个工作日上报。（12）节假日值班安排在放假前3天上报；节日生产运行情况在上班第一天1小时内上报。四、信息报送其它相关要求（1）销售公司总经理办公室负责对口协调信息报送工作，各销售企业信息报送的主体为总经理办公室。其中，各销售企业的主要领导是重要（突发）事件信息报告的第一责任人。（2）各销售企业总经理办公室应指定一位负责人分管信息报送工作，并明确专人负责本单位的信息收集、整理和报送，做到经常化、规范化和制度化。（3）上报信息应做到真实、准确、具体。一般工作信息注意反映工作落实情况和工作中的好思路、好做法、好经验，以及工作中出现的新情况、新问题和工作建议，真正起到决策参考、交流借鉴的作用；重要（突发）事件信息要按照规定的时间下发或上报，确保及时有效。（4）不准迟报、漏报、瞒报信息。凡因迟报、漏报、瞒报信息而造成不良影响或严重后果的，严肃追究有关领导和责任人的责任。（5）信息上报要逐级进行，不准越级上报。销售企业确属需要直接报股份公司的信息，应同时抄报销售公司。（6）各销售企业应高度重视并切实抓好销售公司向征求的意见和建议落实工作，做到通过正常渠道反映意见和建议，为经营管理工作的有效开展创造有利条件。（7）各单位应注重健全完善信息上报管理制度，注意做好上报信息的存档工作。第四节信息交流管理一、信息交流的目的销售企业信息交流工作管理的目的是建立销售系统上下畅通的信息交流机制，能够真实反映各单位重点工作开展情况、及时解决工作中面临的困难和存在的问题、总结交流工作经验和典型做法，为各级领导了解情况、正确判断形势、做出科学决策提供依据。信息交流工作是各级办公室的一项重要职能。各单位要及时传递有关信息，上情下达、下情上报，确保各类问题及时处理，确保各项工作正常运转。二、信息交流的主体销售系统信息交流工作分信息下发和信息报送两种。信息下发的主体是销售公司总经理办公室；信息报送的主体是各销售企业总经理办公室。三、下发的信息（1）重要会议相关资料。包括工作会议报告、专题会议资料、领导讲话、典型发言等。（2）年度、半年、季度工作总结和安排。（3）总经理办公会和工作例会会议纪要。12（4）其他四、报送的信息（一）工作信息（1）重要会议相关资料。包括工作会议报告、专题会议资料、领导讲话等。（2）季度工作总结和安排。工作总结包括主要业绩指标，重点工作推进情况及取得的成绩，工作中经验性的做法或亮点。工作安排包括季度工作目标、工作重点和准备采取的措施。（3）年度或半年工作总结、安排。工作总结包括主要业绩指标，重点工作推进情况及取得的成绩，工作中经验性的做法或亮点，存在的主要问题。工作安排包括年度或半年工作目标、工作重点和准备采取的措施。（4）重点工作开展情况。（5）总经理办公会和工作例会会议纪要有关问题落实情况和工作督办有关问题的回复。（6）对销售公司机关工作的意见和建议。（7）其他（二）突发信息（1）爆炸、火灾、伤亡、交通事故等涉及安全的突发事件。（2）市场需求、供求变化、运力变化等涉及保障市场平稳供应的突发事件。（3）群体上访等涉及稳定的突发事件。（4）其他突发事件和事件苗头。（三）其他信息（1）省部级（含）以上领导、集团公司党组成员、股份公司管理层领导到销售企业检查调研情况及所作的指示。（2）公司重大活动。包括重要活动、重要会议等。（3）节假日值班情况。五、信息交流途径（1）非涉密工作信息下发纸质文本通过传真发至各单位总经理办公室，下发电子文本发至销售公司门户网站“下发材料”栏目；会议材料在销售公司门户“领导讲话”或“通知公告”栏发布。报送纸质文本通过传真发至总经理办公室，报送电子数据发至销售公司门户网站“上报材料”栏目。（2）涉密工作信息通过集团公司专网OA或保密传真下发或上报。六、信息交流的时间（一）信息下发时间（1）重要会议相关资料在会议结束2个工作日内下发。（2）视频会议材料原则上在会议前1个小时下发，由各单位总经理办公室印发参会人员。（3）年度、半年、季度工作总结和安排在销售公司季度、年度工作会议后2个工作日内下发。13（4）工作例会会议纪要在会后2个工作日内下发。总经理办公会会议纪要在会后5个工作日内下发。（二）信息报送时间（1）重要会议相关资料在会议结束后3个工作日内报送。（2）季度工作总结和安排（含半年、年）在每季度第一个月5日之前报送。（3）总经理办公会和工作例会会议纪要有关问题落实情况在问题落实后及时报送。（4）工作督办有关问题的回复在接到工作督办书后3日内答复。（5）对销售公司工作的意见和建议每月25日前上报。（6）爆炸、火灾、伤亡、交通事故等涉及安全的突发事件按照安全管理规定上报。（7）市场需求、供求变化、运力变化等涉及保障市场平稳供应的突发事件在24小时内上报。（8）群体上访等涉及稳定的突发事件在24小时内上报。（9）政府省部级官员、集团公司党组成员、股份公司管理层领导到企业检查调研工作情况在主要领导离开后24小时内上报。（10）各单位举行的重大活动在活动举行前2个工作日上报。（11）节假日值班安排在放假前5天报送；节日生产运行情况在上班第一天1小时内报送。（12）其他突发事件和事件苗头根据缓急程度处理。七、信息交流工作的要求（1）各单位总经理办公室要指定一位负责人分管信息交流工作，并明确专人负责信息的收集、整理和报送，做到经常化、规范化和制度化。（2）交流的信息要真实、准确、具体，特别要注意反映工作落实情况和工作中的好思路、好做法、好经验，以及工作中出现的新情况、新问题和工作建议，真正起到决策参考、交流借鉴的作用。（3）信息要按照规定的时间下发或上报，确保及时有效。14附件一工作报告格式模板会议会议文件之（标题）（副标）（姓名）（年月日）（正文）。一、（一）。1。（1）。15。（结束语）16附件二“PPT”文稿格式模板16XXXXXXXXXXX（标题）（标题）XXXXXXXX（单位）（单位）XXXX年年XX月月X日日16汇报提纲汇报提纲一一XXXXXXXXXXXX二二XXXXXXXXXXXX三三XXXXXXXXXXXX1717XXXXXXXXXXXXXXX，XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，XXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXX，XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，XXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXX，XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，一、一、XXXXXXXX11XXXXXXXXXXXXXXX17XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。一、一、XXXXXXXX111XXXXXXXXXXXXXXX18第二章会议组织管理第一节销售企业会议组织一、总则（1）销售企业会议组织应遵守中国石油天然气集团公司会议管理暂行办法、中国石油天然气集团公司差旅和会议费用管理暂行办法（厅发200825号）和本手册。（2）召开会议应讲求实效，尽量缩短会期、精简议程、减少活动、提高效率。提倡召开视频会议。（3）会议应严格控制参会人员范围，不得随意延长会期，不得擅自提高会议标准，严禁超计划开支，严禁将会议费用摊派或转嫁到基层单位或合作单位。二、会议分类销售企业会议分为以下四类（1）一类会议，指集团公司、股份公司、销售公司，以及地方党委、地方政府或政府部门委托由所在地销售企业承办的会议。（2）二类会议，指销售企业或销售企业党委决定召开的综合性会议，包括年度工作会议、半年工作会议、每季度的经营分析会，以及所在企业的党员代表大会、职工代表大会或领导干部会议等。会期根据实际情况确定，原则上不超过3天。（3）三类会议，指销售企业各部门召开的专业系统工作会议，所属分公司召开的年度工作会议、半年工作会议、职代会、工代会、团代会，与地方政府及兄弟单位联合召开的协调会等。会期原则上不超过2天。（4）四类会议，指各销售企业机关召开的日常性办公会议。一、二、三类会议工作人员数量原则上控制在会议代表人数的5以内。三、会议名称年度工作会议的名称为“中国石油XXX销售公司XXX年工作会议”。年度工作会议与职代会合并召开的，名称为“中国石油XXX销售公司XXX年工作会议暨XXX届XXX次职工代表大会”。会议单位名称不出现XXX销售分公司之“分”字；视频会议不出现“视频”二字。半年工作总结安排会议的名称为“中国石油XXX销售公司XXX年下半年工作会议”。党员代表大会的名称为“中国共产党中国石油XXX销售公司第XXX次代表大会”。领导干部会议的名称为“中国石油XXX销售公司XXX年领导干部会议”。务虚会、研讨会（指在年初或某一阶段初期召开会议，商讨制定该年度或该阶段的计划安排以及希望达到的目标，以作为以后工作的准则和大纲）的名称为“中国石油XXX销售公司XXX（议题）务虚会（研讨会）”。向上级部门或领导汇报会的名称为“中国石油XXX销售公司工作汇报会”。与兄弟单位座谈会（洽谈会、联谊会、茶话会）的名称为“中国石油XXX销售公司XXX（对方单位）座谈会（洽谈会、联谊会、茶话会）”。19四、会议计划（1）各销售企业办公室负责一、二、三类会议计划的审核、汇总、报批和执行监督；负责四类会议的汇总和实施。（2）会议实行计划管理。其中，一、二、三类会议实行年度计划管理，会议计划一年一定，按计划执行；四类会议实行周计划管理，一周一报，周一汇总，编入会表，按表执行。（3）会议实行年度汇总审核制度。每年11月，机关各部门和所属分公司向公司办公室提报下一年度二、三类会议计划及预算，办公室汇总报总经理办公会审核通过后按计划执行。一类会议按照上级的要求搞好会议组织和服务。（4）严格控制计划外会议。因特殊情况需要召开计划外会议，机关有关部门和所属分公司须另行申请，报公司办公室或党委办公室，经总经理或党委书记审批同意后方可召开。五、会议标准销售企业主办的会议应根据会议类别和内容，在企业自有场所或与之有协议的其他场所召开。会议费和住宿费须遵守集团公司差旅和会议费用管理暂行办法的规定。不得延伸会议内容、组织旅游或在高消费地区进行娱乐活动。销售企业承办的会议按照主办单位会议标准筹备。不同类别的会议根据会议分类不同的标准，主要包括会议布置标准、住宿标准、用餐标准、会议材料、标语、旗帜、文体活动、安全保卫标准等。（1）会场布置。一、二类会议会场内布置会标、徽标，摆放花卉植物，会场外布置宣传标语口号，陈列宣传物品，营造热烈气氛；配发简单文具；可布置茶歇，一般可准备矿泉水、开水、咖啡、牛奶、果汁、绿茶、花茶、红茶、点心、时令水果、花式果盘等。三类会议会场内布置会标，摆放花卉植物，只作简单的场外布置。各类会议不配发纪念品或礼品。（2）住宿标准。副局级（副地级）以上领导、销售企业领导班子成员和集团公司专家可安排套间，其标准不能超过一室一厅。助理级和正处级干部可安排单间，副处级在不超过住宿标准的情况下可安排单间，其他人员安排两人一标间。会议房间一般不再另外配备洗漱用具。（3）用餐标准。统一安排自助餐或桌餐，一、二类会议期间一般只安排一次宴请，菜品配备应突出地域和文化特色。（4）会议材料。会议文件和材料原则上一律采用普通纸张黑白印刷，由主办单位装订成册按照有关规定发放，并符合保密要求。（5）会场标语。标语的拟定、制作，由会议主办单位在准备会议之前应拟就内容，并报请领导批准。标语要集中体现会议主题，简洁、易记、具有宣传性和号召力。（6）会场旗帜。庆典性、表彰性会议可悬挂旗帜。主席台上可围挂旗帜，也可在会场之外的适当地点插摆司旗和彩旗。（7）文体活动。会议休息期间，主办单位可本着因地制宜、参会代表自愿参加的原则，组织趣味性、娱乐性文体活动，营造健康向上、朝气蓬勃的会议氛围。（8）会议合影。会议休息间隙，可根据需要安排与会代表合影留念。合影人员位次比照会议座次规则进行安排。（9）安全保卫。一、二类会议应制定治安保卫应急预案，各类会议都须制定HSE预案。20六、会议经费（1）会议费实行集中统一管理，由各单位总经理办公室统一负责。年度会议费预算的汇总、审批、对接和分解下达由总经理办公室会同有关部门负责。（2）会议费用列入企业年度财务预算。预算费用主要包括会务费和需由主办单位统一支付的参会人员住宿费等。会议预算由主办部门编制。（3）销售企业召开或主办的一、二类会议由公司办公室或党群部门主办，按照会议计划确定会议预算。专业工作会议机关部门牵头主办，并根据会议计划向办公室提交核定会议预算，各部门承办会议后在预算金额内据实报销。七、例会组织（一）党政联席会（1）参加人员公司党政领导班子成员。办公室主要负责人列席，根据会议内容确定相关人员列席。（2）会议主持会议议题由公司总经理、党委书记共同商定，由总经理或党委书记主持。（3）牵头部门办公室或党委办公室。（二）总经理办公会（1）参加人员公司领导班子成员，总经理助理、安全副总监、副总师、办公室和相关部门主要负责人根据会议内容列席。（2）会议主持会议议题由总经理确定和主持；总经理不能参会，可委托副总经理主持。（3）牵头部门总经理办公室，也可由相关部门负责组织。（三）党委会（1）参加人员公司党委委员。党委办公室、党委组织部、纪检监察部门主要负责人可根据会议内容列席。（2）会议主持会议议题由党委书记、总经理商定，由党委书记主持；党委书记不能参会时，可委托党委副书记主持会议。（3）牵头部门党委办公室，也可由相关部门负责组织。（四）公司工作会和职代会（1）参加人员根据会议内容，由总经理、党委书记确定。公司工作会与职代会合并召开的，职工代表应参加会议。（2）会议时间公司工作会每半年召开一次，年初工作会与职代会合并召开。（3）会议主持根据会议内容，由总经理、党委书记确定主持人。（4）牵头部门总经理办公室。（五）经营分析会经营分析会分为月度经营分析会和季度经营分析会。1月度经营分析会（1）参加人员公司领导班子成员，总经理助理、安全副总监、副总师，机关各部门负责人。（2）会议时间每月15日之前召开。21（3）会议内容分析上一月经营业务工作运行情况，汇报本月经营工作安排。（4）会议主持总会计师或主管经营的副总经理。2季度经营分析会（1）参加人员公司领导班子成员，总经理助理、安全副总监、副总师，机关各部门负责人。根据会议内容可扩大至其他会议人员参会。（2）会议时间下一季度的首月15日之前召开。（3）会议内容分析上一季度公司整体及所属各单位经营业务运行情况，安排部署下一阶段经营工作重点任务。（4）会议主持总会计师或主管经营的副总经理。（5）牵头部门财务部门（六）HSE委员会（安全生产委员会）会议（1）参加人员公司HSE委员会成员。（2）会议内容分析安全环保形势，总结和通报安全环保工作情况，安排部署安全环保工作。（3）会议时间每季度召开一次，根据工作需要可随时召开。（4）会议主持会议由HSE委员会主任主持。HSE委员会办公室主任作工作汇报，各专业委员会可根据会议要求做补充汇报。（5）牵头部门安全环保部门。（七）其它会议（1）机关各部门需要以公司名义召开会议或召开专业性的临时会议，应提前填报会议申请，经分管领导审核，并根据会议内容由党政主要领导审批。（2）办公室根据各部门提报的会议计划，负责编报周会议计划安排表，分送公司领导和机关各部门。未列入周会议计划安排表、而又必须临时召开的其它会议，由主办部门填报会议申请表，经公司主管领导审批后再交办公室协调。（3）机关各部门需要提交领导班子会议、总经理办公会、党委会研究的议题，除人事方面的问题外，应在会前3日将有关资料报办公室汇总后，属于总经理办公会研究的议题，报总经理审定；属于党委会研究的议题，报党委书记审定。经审定后，会议资料应提前1天分送与会领导班子成员。属于人事方面的议题，由人事处（组织部）汇总后报总经理、党委书记审定。会议讨论的文件、材料根据情况提前分送与会领导班子成员。（4）公司工作会、党委扩大会、职代会由办公室、党委办公室会同相关职能部门准备会议议题和文件、材料。（5）除总经理办公会、党委会、公司工作会、党委扩大会、职代会以外的其它会议，根据会议内容和部门职责分工由相关职能部门负责会议议题和文件、材料的准备。（6）总经理办公会、党委会分别由办公室、党委办公室负责会议通知、会务组织、会议记录，编写会议纪要，会议形成的决议或确定的事项，分别由办公室、党委办公室负责检查督办。（7）经营分析会由财务部门负责会议通知、会务组织、会议记录，编发会议纪要。会议确定的事项由财务部门负责检查督办。（8）HSE委员会（安全生产委员）会议由质量安全环保部门负责会议通知、会务组织、会22议记录，编写会议纪要。会议确定的事项由质量安全环保部门负责检查督办。（9）公司机关各部门以公司名义召开的会议或召开专业性会议，由会议主办部门负责会议通知和会务工作。需要检查督办的事项，按处室职责分工由相关职能部门负责。（10）会议记录、会议纪要应于次年第一季度末移交档案室归档。八、会议准备（1）会议主办部门根据上级要求、公司决议或领导批示确认会议名称、主要内容、时间、地点、参加人员等。（2）需要住宿的会议，住房原则上按与会议代表的级别安排。需接送与会人员的会议，应及时安排好车辆。（3）会议室应根据会议规模和人数做出适当安排。需分组讨论的会议，应根据不同情况，按地域、专业、级别及会议要求分组，明确分组召集人、分会场、参加单位、参加人员和记录人。（4）根据需要承办会议前可成立领导小组及会务组、文件组、宣传组、保卫组等临时机构，按分工做好会议相关工作。（5）重要的会议应安排现场录音和照相、摄像，必要时协调有关媒体参加。九、会议通知（1）一、二类会议的会议通知以正式文件的形式印发，主要内容包括会议时间、会议地点、参会人员、会议内容及有关事项等。（2）日常例会及临时会议的通知，以书面形式送达，主要内容包括会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、会议主持、会议议题等。（3）会议通知参考样式见本章附件一、二、三。十、会议承办（1）重要的综合性会议，筹备前应制订会议承办任务单并严格执行，确保会前准备不遗漏、会议执行有标准、会议善后无缺项。（2）会议承办任务单参考格式见本章附件四。十一、会议证件（1）一类会议应根据参会人员准备代表出席证、工作人员证、签到薄、材料袋和相应的记录本、笔及其它会议必需用品；其他会议可根据实际情况酌情安排。（2）会议代表证纸张净长105MM、净宽83MM（过塑后长126MM、宽95MM），上部白底，标示销售企业中英文名称；下部蓝底白字，依次标示会议名称、会议代表或工作人员标牌、会议时间及地点。（3）会议证件参考样式如下图。23十二、会议材料（1）会议材料按会议要求及与会人数准备，并统一印刷格式。（2）会议材料可在与会人员报到时分发到与会者手中，也可按名签摆放在主会场，或按房号提前放在房间。（3）会议材料与工作报告格式一致。十三、会议指南（1）重要会议应制发会议指南。会议指南主要内容包括会议须知、作息时间、会议日程、会议材料、会议分组、出席会议人员名单、主会场座次示意图、会议工作人员及联系电话等。（2）纸张幅面为A3幅面，装帧印刷形式为双面印刷对折骑马钉装订。（3）会议指南可在与会人员报到时分发到与会者手中，也可按名签摆放在主会场，或按房号提前放在房间。（4）会议指南样式如下24252627十四、会议接站（1）会议召开前，会务组应提前通过手机短信等方式，向与会代表告知会议举办地未来几天的天气情况，以便会议代表准备相应行李物品。（2）会议代表报到前，会务组应提前与会议代表联系，详细掌握与会代表的起讫站点、车船机行程时间，以便准确接站。（3）接站时，一般按照对等原则安排人员出面前往机场、车站或码头迎接。十五、会议组织（1）会议组织包括报到、材料分发、会场布置、会务协调等4个环节。（2）报到、签到应安排在会前的适当时间。在宾馆大堂或会议室门前设签到台，由会务人员负责签到工作、会务用品发放及签到统计，必要时可从宾馆抽调服务人员协助签到、发放并引领会议代表到达的房间。（3）会场的布置要与会议规模相适应，并悬挂标示会议名称的会标或设置背景板。（4）会务人员应在会议召开前30分钟检查完毕会场布置，并在会议期间随时协调承办单28位，积极做好会务服务工作。（5）如需安排宴会，需提前安排好桌次和座次，并印制座位图分发到与会人员手中或以适当方式通知与会者。少数民族人员用餐应考虑其风俗习惯统筹安排。（6）会议代表接站。会议报到前，应详细了解、掌握代表的航班、火车、汽车起飞、开行、到达时间，统一安排接站车辆和人员。大型会议，应在机场、车站、码头安排接站人员，并做指示牌，方便接站。一类会议，根据来宾的职级安排领导接站；重要会议可实行“一对一”全程服务。十六、会议参观（1）根据会议需要或总体安排，可在会议期间组织与会代表参观考察。（2）组织参观考察前，会务组应提前安排专人，对考察地点的接待组织能力和安全状况进行全面对接、了解，落实接待讲解人员，编制好安全应急预案。（3）参观考察前，会务组应将参观考察点的基本情况、行程路线提前印发与会代表，或编印在会议指南中。（4）参观考察时，应组织与会代表统一乘车。十七、会标（1）会标使用红底宋体白字由左向右横排，必要时可悬挂回头标或其它标语用于营造气氛。（2）重要会议可以根据会议室条件设背景墙，背景墙样式如下图十八、会议名签（1）一类会议的会场按集团、股份公司规定和销售公司的惯例排列座次并摆放名签。二、三类会议按照销售企业各自确定的排序排列座次并摆放名签。（2）名签纸张标准为B5对折。具体格式为白底，左上角为宝石花加中国石油XXX销售公司，下划红横线；中间为姓名，130号方正魏碑黑色字体；下方为公司英文名称，白字，红底。（3）名签参考样式如下图2930十九、会议座次主席台的座次按职务高低排列并摆放名签。人数为单数时职务最高的领导排列在主席台正中，其他领导以面向会场先左后右的原则排列。人数为双数时职务次高的领导排列在职务最高领导的右侧，其它领导依次排列。主席台座位要满座安排，不可空缺。若原定出席的人因故不能来，要撤掉座位，不能在台上空着。座次排列遵循中为上、左为上、前为上的惯例。主席台人数为单数时，最高领导坐在正中，第二领导坐在最高领导左侧，第三领导坐在最高领导右侧，以此类推。若人数为双数时，最高领导坐在中间右侧，第二领导在最高领导左侧，第三领导在最高领导右侧，以此类推。二十、宴会组织举办正式宴会，应当提前排定桌次和座次，或者只排定主桌座位，其它只排桌次。桌、座排次时，先定主桌主位，后排座位高低。（一）中式宴会1中式宴会的桌次安排中式宴会通常812人一桌，人数较多时也可以平均分成几桌。在宴会不止一桌时，要安排桌次。其具体原则是A以右为上。当餐桌分为左右时，以面门为据，居右之桌为上（如图）。B以远为上。当餐桌距离餐厅正门有远近之分时，以距门远者为上（如图）。C居中为上。多张餐桌并列时，以居于中央者为上（如图）。31D在桌次较多的情况下，上述排列常规往往交叉使用（如图）。2中式宴会的座次安排座次，指同一餐桌上的席位高低。排列座次的原则是A面门为上。即主人面对餐厅正门。有多位主人时，双方可交叉排列，离主位越近地位越尊。B主宾居右。即主宾在主位（第一主位）右侧。C好事成双。即每张餐桌人数为双数，吉庆宴会尤其如此。32D各桌同向。即每张餐桌的排位均大体相似。（二）西式宴会1西式宴会的桌次排位西式宴会的餐桌习惯用长桌，或是根据人数多少、场地大小自行设置（如图）。2西式宴会的座次安排西式宴会的座次排位也是讲究右高左低，同一桌上座位高低以距离主人座位远近而定。如果男、女主人并肩坐于一桌，则男左女右，尊女性坐于右席；如果男、女主人各居一桌，则尊女主人坐于右桌；如果男主人或女主人居于中央之席，面门而坐，则其右方之桌为尊，右手旁的客人为尊；如果男、女主人一桌对坐，则女主之右为首席，男主人之右为次席，女主之左为第三席，男主人之左为第四席，其余位次依序而分。西式宴会的座次一般根据宾客地位安排，女宾座次依据丈夫地位而定。也可以按类别分坐，如男女分坐、夫妇分坐、华洋分坐等。在我国用西餐宴请客人，通常采用按职务高低男女分坐的方式（如图）。二十一、视频会议组织（1）视频会议组织包括会前准备、运行管理、日常维护等工作，实行统一协调、分级管理、分工负责的原则。（2）各单位需指定一名视频会议管理负责人，具体负责本单位视频会议的组织、协调、设备调试等工作，并保持人员的相对稳定。（3）机关各部门若需要召开会议或参与上级组织的视频会议，需填写视频会议申请表，由办公室统一调度视频会议资源。（4）召开视频会，应至少提前一天下发通知到各单位，通知中需包含会议内容、会议议程、主会场设置、参加人员等。参会人员应统一着正装或工装（夏季通常为白色短袖衬衫，深色西裤；冬季通常为深色西装，白色衬衫，系领带），原则上不得着休闲装。（5）各单位接到会议通知后，应按照通知要求，指派视频会议管理人员做好联调，检查视频会议终端设备、网络信道情况，并按通知要求的会议点名时间，负责应答和签到。（6）各分会场要调整好灯光、音响、镜头等设备。如果由于过亮导致会场发白，要采用窗帘遮蔽阳光，调整终端设置，关闭白光平衡选项。音响不能出现回音、啸叫等情况，会议如33没有安排发言，要保持本端静音。镜头设置要保证参会的主要人员与会场标识牌在同一画面内。如有发言，要切换到发言人的特写镜头。当设备调试完毕后，分会场日常不得随意改变设备参数、接线方式、视频设备等，避免影响视频会议效果。（7）视频会议的各项准备要在会议开始前半小时处于就绪状态。因异常原因不能进入会议的，或进入会议后对整个系统有很大干扰的，技术人员应及时采取有效措施解决问题。如果会前仍不能解决的，则该会场要退出会议，以保证整个视频会议的质量。（8）会议期间，各分会场要保持静音，与会人员要注意形象、举止，保持良好的精神状态，开会前不要互相呼叫