某国企档案管理和开发利用工作典型案例

某国企档案管理和开发利用工作典型案例加强档案工作是中央企业肩负的责任和使命，是中央企业可持续发展的需要和保证，是提升中央企业软实力的内在需求。近年来，某公司按照国资委、某集团有关要求，通过不断加强档案工作的组织领导、基础建设和业务管理，档案信息资源的开发利用水平有了明显提升。在企业经营管理、安全生产、法律诉讼等事务中，档案发挥着日益重要的作用。为了更好地与集团成员企业相互交流档案工作经验，进一步加强档案资源建设，特汇集我公司具有代表性的档案利用工作实例如下：案例一：2016 年 8 月 11 日-2016 年 9 月 7 日，某公司设备检修，其中现场检修处理项目工程共 24 项，分段工程176 项，主要包括高中压内外缸检修，转子检查，低压缸内外检修、调节设备及油系统检修等，时间跨度大、涉及范围广、技术要求高，对维修工程人员提出了很高的要求。工程技术人员充分利用技术档案资料，设专人与公司档案室进行对接，针对检修中发现的问题及时查找档案，在检修期间共调阅档案 260 卷次，为本次检修提供了极大的资料支持，例如在检查中发现，高压转子四级围带存在磨损，最初技术人员认为是由于汽封 5 段、弹簧片长期处于高温高压的蒸汽中，工作环境恶劣，再加上本身的材质等问题造成的，但是调整后效果仍不理想。设备管理部工程技术人员立即查阅设备说明书及设计图纸查找问题，通过图纸发现汽封间隙合理区间为 0.4-0.725mm，而在检通过该案例，我们认识到企业档案是维系企业正常运转的功能、实现企业效益最大化的基础条件之一。企业档案是宝贵的信息资源，是企业的财富。一、我国企业档案管理存在的主要问题 （一）缺乏档案意识，资金投入有限 改革开放多年来，很多企业更注重经营效益，认为档案 管理不能产生实质性的效益，因此，不重视档案管理工作，划 拨的管理经费也十分有限，无法满足现代化档案管理工作的需 要。这一现象在一些中小企业中表现得极为明显，档案设施老 旧，档案库房狭小，甚至根本无专用的档案库房，档案管理软 件实用性欠佳，功能不全，不符合相关要求1。 （二）档案管理制度不完善，管理水平低下 在信息化时代，企业档案管理工作发生了极大的变化， 无论是管理内容，还是管理方式都与传统管理模式有一定的差 异。但很多企业未对档案管理制度进行及时完善，更新，造成 档案管理制度滞后，跟不上企业发展的步伐。企业内部也未形 成统一的档案管理标准，不利于部门间的沟通协作，这在很大 程度上制约着企业档案管理工作的现代化进程。（三）档案人员业务水平有待提高 由于企业对档案工作不重视，档案人员基本是非专业出 身，文化程度不高，管理方法陈旧滞后。加之档案管理制度不 健全，档案管理工作规范性欠佳，比如，档号、案卷标题不规 范等。不少档案人员工作积极性不高，觉得“干多干少都一 样” ，习惯应付了事。 “磨洋工，装样子”的现象也很常见。 二、转变理念，加强管理，提高档案管理水平 （一）转变理念，加强组织领导 首先，企业领导层必须充分认识到档案管理是企业管理 工作的一部分，对企业的经营发展产生着重要的影响。因此， 要高度重视此项工作，将档案管理纳入企业的重要议事日程 中，企业一把手要亲自挂帅，由部门负责人负责具体落实，做 到和其它工作同安排、同部署、同研究，形成齐抓共管的良好 局面。同时，将责任心强、综合素质好、具有奉献精神的人员 扩充到档案队伍中，细化工作流程，健全管理机制，逐步提高 档案管理水平。 其次，要积极运用宣传栏、网络、视频等宣传途径，在 企业内部大力宣传档案管理的重要性，组织员工学习档案 法及典型案例，让大家认识到企业档案的应用价值，从而增 强档案意识。同时，利用不同舆论媒介与宣传手段向职工宣传 党和国家关于档案工作的方针、政策及法律法规，并宣传本企 业档案管理制度，以营造出良好的档案宣传氛围，让广大员工 都关注档案管理，主动配合档案工作，及时上交需归档的资（二）加大资金投入，完善软硬件设施完善的基础设施是实施档案管理工作的必要保障，对档 案的安全保管以及档案资源的利用效果均会产生重要影响。因 此，为确保档案管理工作的顺利实施，企业必须给予资金扶 持，划拨专项经费，逐步改善档案管理的软硬件条件。首先， 应根据档案法规定，选取单独库房作为档案库房，但不建 议将档案库房设立在办公楼底层，以避免偷盗行为发生。其 次，要做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防高 温等工作，确保档案资料完好无缺。这需要配备专门的库房恒 温恒湿设备、吸尘器、灭菌机、红外线报警器、防盗门等另外，还应配备电脑、打印机、扫描仪，安装档案管理 软件，不断提高档案信息化管理水平。（三）健全管理制度，实现档案管理规范化 “无规矩不成方圆” ，健全的管理制度是企业高效运转 的重要保障。首先，企业要根据自身档案管理现状，不断完善 现有的档案管理制度，规范档案保管、借阅、归档等工作流 程，明确档案员岗位职责，避免出现互相推诿的现象。其次， 完善绩效考核机制，将干部任免和人事聘用制度挂钩，将工作 业绩和薪资福利挂钩，以期通过管理机制方面的创新来引入源 头活水，逐步让档案管理工作走上正轨。最后，要加大对档案 工作的监管力度，采用定期与不定期相结合的检查方式，及时 查出工作中的漏洞与不足，并要求限时整改。对于反复整改不 达标者，要给予严厉处理。（四）加强档案队伍建设，提高档案管理水平 档案学属于一门系统的科学，档案资料也是企业发展的 重要历史凭证。档案人员的业务素养在很大程度上决定着档案 管理水平的高低。档案部门要经常开展教育培训活动，让档案 员学习档案管理理论知识，了解当前档案领域的现状与发展前 景，更新老旧的知识结构，不断提高专业素养。同时，还要积 极宣传档案战线上的先进人物与先进事迹，引导档案员要向先 进看齐，学习 先进的优秀品质，爱岗敬业，甘于奉献，追求进步。在教 育培训工作中，要注意两点：一是教育培训要有针对性，对于 新员工要着重培训档案管理的基本知识，相关操作方法以及鉴 定文件价值的相关原则与方法。对于兼职档案员则应加强对专 业基础知识与基本操作技能的培训，并对工作中的薄弱环节进 行重点培训。二是教育方法要多元化，采用多媒体、研讨会、 经验交流、专家讲座等多种教育方式，以提高档案员的参与积 极性。同时，还可以公布电子邮箱与热线电话，及时解决档案 员工作中出现的各种问题。（五）合理开发利用档案资源，发挥档案资源价值 在传统档案管理中一般只注重档案管理，而忽视了档案 的开发利用。合理的开发利用才是档案管理工作的最终目的，也属于整个档案管理工作中的重要组成部分。因此，企业要合 理开发，充分利用档案资源。首先，要增强服务理念，明确服 务方向。档案工作是为企业的经营发展服务的，这就是档案服 务的方向。因此，档案工作必须密切围绕企业的经济建设，结 合档案工作目标，突出服务重点，更好地为企业服务。其次， 要积极运用先进的信息技术，建立健全电子档案室，建立企业 档案数据库，并逐步更新数据库系统， 。同时，要开发专门的 检索工具，便于人们查阅所需信息。再次，要适当扩大档案服 务对象，实现档案服务社会化。把本企业、本系统外的相关潜 在用户作为潜在服务对象，在不违法相关法律法规的前提下， 为其他社会成员提供档案服务。企业对外的技术服务、业务咨询、技术转让 等均属于有偿服务，而只产生社会公共效益的档案资料可作为 无偿服务。通过这种服务创新，既能彰显出档案管理的人文 性，也能为企业自身树立良好的社会形象，有利于提升竞争 力。在开展社会化服务的过程中，企业还应积极探索，摸索服 务对象的规律与需求，提供更多元化的服务。 三、结语 企业档案不仅是企业的宝贵财富，也是国家档案资源的 重要组成部分。面对风云变幻的国内外形势以及激烈的行业竞 争，企业必须重视档案管理工作，增强档案管理理念与创新意 识，不断完善档案管理机制，使其符合现代企业管理工作的要 求，更好地服务于企业发展。档案是历史的真实记录，是汇集起来的记忆，是公司的文化财富和重要的文化资源。随着档案与人们工作、生活的密切联系，档案利用人次逐年提高。这里记录了一组利用档案解决问题的小实例，是众多利用效果的一个缩影。一、助力职工享受提前退休政策4 月的某天，锅炉工程公司的一名员工来到档案室，感激地说：“谢谢档案室的同志保存了以前的工资表，使我享受到了国家政策，提前五年退休！” 。按照国家相关人事工资政策规定，凡是在锅炉本体工种上连续工作满十年以上，就能享受提前退休的政策，但对于提前退休的相关条件做了许多刚性规定，必须要有充分的依据才能办理。为使职工充分享受国家的相关政策，档案室工作人员积极查找相关依据，翻阅室建以来的所有人事工资档案，最终在工资表中找到了特殊工种的相关证据，会同其他材料报送陕西省社保部门审批，为这位员工顺利办理了提前退休手续。之后，又陆续为数批符合条件的职工办理了提前退休手续，将国家的优惠政策实实在在地送到了职工手里。二、档案为企业改制发展提供服务3 月中旬，市场开发部按照有限公司 2018 年深化内部机构改革会议精神，要求档案室提供公司近几年来用于项目投标的各类获奖证书的电子扫描件。档案人员通过数据检索，检索到了相关荣誉证书档案 233 卷，233 幅，并提供给办事人员。与此同时，档案室还提供了 14 卷，29 幅公司资质证件的扫描件及汇总表。这次档案利用，为做好有限公司 2018 年市场签约“量、质”双升目标，充实完善有限公司资信文件、投标文件提供了详实的依据。三、实物档案，为工程项目创优申报工作提供有利支持4 月初，修武项目部工程管理人员来到档案室，要求提