会计电算化在学校财务工作中的应用研究

I 摘 要 计算机管理财务，俗称“会计电算化” 。 会计电算化以计算机为信息处理工具 ,提高了会计数据处理的速度和精度 ,数据处理的自动化、程序化和规范化 ,提高了会计信息的及时性、 可靠性和相关性。 它是以电子计算机替代人工记账、 算账、报账以及对会计信息进行分析和利用的过程， 它的出现是会计技术手段上的一次 “革命” 。会计电算化提高了会计的工作效率与工作质量，促进了会计工作的规范化，为整个会计管理的信息化和 现代化奠定了基础。同时 ,计算机的使用 ,使广大会计人员从繁重的会计核算和数据转抄中解放出来 ,其劳动强度大大降低，成为会计工作的主要工具，同时由于计算机和财务软件的使用，它对传统会计工作产生了深远的影响。 我国会计电算化经过多年的发展，软件技术较为成熟，应用范围也相当广泛，可以说有会计工作的地方基本上都有会计电算化。在学校财务工作中，我们用计算机管理财务，运用计算机软件协助我们工作，非常方便、快捷。随着计算机的不断普及，我相信在不久的将来，用计算机管理学校财务工作将成必然，将会给会计处理的计算机化开辟广阔的天地。 关键词： 计算机 ; 学校 ; 财务 It is on a of of it is of a to At of so of of at as it on a of is of is be to In we to of to us to of I in of of in ey 录 摘 要. . 录. 第 1 章 前 言.究背景.究意义. 2 章 会计电算化.计. 会计概述 . 事业单位会计 .计电算化. 会计电算化的概念 . 会计电算化的价值地位 . 3 章 实践研究部分.用软件来记帐、自动升成财务报表. 软件介绍 . 会计电算化系统设计 . 工作中实践 .用计算机网络办理业务. 网络会计 . 网络在工作中的应用 .用 公软件. 什么是 公软件 . 运用 公软件 . 运用 公软件. 4 章 结论与展望.论.望.考文献. 1第 1章 前 言 究背景 电子计算机在世界各个领域的应用已有多年的历史，在很多国家，计算机管理财务已经非常普遍。在我国 ,称“现代信息技术或计算机技术应用于会计工作”为“会计电算化” ,“会计电算化”是电子计算机在会计工作中应用的简称。就是以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论、控制论、数据库以及计算机网络等理论和技术应用于会计核算和财务工作中 ,以提高财务管理水平和经济效益 ,从而实现会计工作的现代化1。在我国，由于历史原因及物质条件和人员素质等因素的影响，计算机在会计工作中的应用起步较晚，经过近十几年的努力，现在己有了一定的基础，取得了一些成绩。在即将跨入 21 世纪 ,电子计算机技术正以前所未有的速度在全球普及 ,并在各行各业发挥着不可替代的作用。在会计工作领域 ,计算机的运用也有了突飞猛进的发展。 1994 年 ,财政部发布关于大力发展我国会计电算化事业的意见 ,提出了 :“ 2000 年 ,力争达到有 40% 60%的大中型企业、事业单位和县级以上国家机关在帐务处理、应收应付款的核算、固定资产的核算、材料的核算、销售的核算、工资的核算、成本的核算、会计报表的生成与汇总等基本会计核算业务上实现会计电算化 ;到 2010 年 ,力争使 80%以上基层单位实现会计电算化 ,从根本上改变基层单位会计信息处理手段落后状况” 。 实现会计电算化 ,将是会计发展史上划时代的技术革命 ,它将是历史发展的必然 ,也是时代未来的需要 ,具有深远的影响和意义2。 首次在会计领域使用会计电算化的是 1954 年美国商用机器公司运用计算机进行工资核算 ,我国会计电算化 ,从 20 世纪 70 年代末开始 ,国内自 1981 年后才称作“会计电算化” ,在这 20 多年发展的过程中 ,商品化、通用化财务软件得到了广泛的应用 ,很多会计软件的开发已经走向专业化、商品化、社会化的轨道。由于会计电算化是一项大的系统工程 ,在发展过程中有许多的工作要做 ,有许多的问题要及时解决 ,我们可以根据世界范围内计算机 在会计领域中应用的轨迹 ,发现计算机在会计领域中的应用和一些问题及对策。 我国利用会计电算化工作始于本世纪 70 年代末 ,至今已经走过 20 多年的历程。会计电算化发展从无到有 ,从简单到复杂 ,从缓慢到迅速普及 ,取得了惊人的成绩 ,一批自主品牌的商品化财务会计软件发展更是突飞猛进。但同时也存在着许多问题 ,阻碍了我国会计电算化向更深、更远层次发展。 “会计电算化”的“化”字体现了一个循序渐进的演变过程 ,即从非电算化过渡到电算化 ;从初级电算化过渡到高级电算化这样一个长期而艰巨的演变过程。 准确理解这个过程应从渐进性 2和动态性两个方面进行。 “会计电算化”在我国信息化建设中曾起过非常重要的作用 ,许多意单位的信息化建设都是从会计电算化起步的。会计电算化的广泛应用 ,能为单位提供及时、准确和完整的财务信息 ,从而提高单位管理效率和经济效益 ,不断提升单位在市场中的竞争力。但 会计电算化系统不同于一般的应用软件 ,它是会计信息系统与单位管理、业务流程的有机结合3。 财政部曾指出：到 2010 年，要力争 80%以上的基层单位实现会计电算化，从根本上扭转单位会计信息处理手段落后的状况。 各级的财政部门和业务主管部门要在摸清本地区、本部门会计电算化现实状况的基础上，结合经济发展对会计电算化工作的需要，制定本地区、本部门的会计电算化事业发展规划，并采取切实措施组织实施。各基层单位应当根据本单位的经营管理需要，努力创造条件，逐步实现会计电算化。正在实现用电子计算机替代手工记帐的单位，应将替代手工记帐的情况按照财务隶属关系向上级业务主管部门或财政部门备案； 对开展会计电算化初期的单位， 应当鼓励采用通过评审的会计核算软件和业务主管部门推广的通用会计核算软件；对于已有一定会计电算化基础，而且一般会计软件已不能满足其会计管理要求的单位， 应鼓励其自行开发或委托开发适合本单位的会计核算软件；已经全面实现会计电算化的单位，要在完善会计电算化系统和制度的同时，逐步与单位内部其他的管理系统联网，推进单位整个管理系统的现代化。 究意义 会计电算化就是计算机在会计领域中的应用，具体地说，会计电算化是由电子计算机来完成会计核算工作的各道工序，如计算、整理、核对、归类、登记、编表，由电子计算机来进行会计分析、实施会计控制等。会计电算化是会计工作和计算机技术的有机结合，这种结合不是简单的会计加电子计算机，实践证明，把电子计算机应用到会计工作中去并非易事， 它需要有正确的认识、 科学的组织、系统的方法，特别是开发一个完整的会计电算化信息系统更是一项复杂的工程。会计电算化工作的目标 ,应该是应用企业财务会计原理和成本与管理会计方法以及计算机技术 ,对传统手工会计的处理方法、流程及对会计数据的收集、存储、处理、传输和报告方式进行改造后而建立起的电算化会计信息系统。 会计电算化的实施，也是建立会计电算化的整个过程，是一项非常复杂的系统工程。在整个系统的实施过程中，包括会计信息的建立与管理，会计电算化工作的规划，人员的分工与培训，各种制度的建立与实施等，都须采用系统工程的方法与原理去安排组织，这样才能使单位会计电算化工作顺利进行。因此，为保证会计信息的真实性、准确性、完整必和可靠性，保证会计处理方法和过程符合国家会计制度的有关规定，保护各单位财产，还要建立其内部控制制度。 正是基于以上这些情况，设计了会计电算化系统，它是一个用计算机代替手工记账、 3算账、报账，以及代替部分由人脑完成的会计管理全过程4。 学校作为事业单位，它和其它单位一样，也有自己本身的工作特点。在财务工作上，可以利用计算机作为工具辅助工作，也可以在记账过程中，利用财务软件对它进行分析、整理，最终完成报表。那么，怎样才能在财务工作中有效运用计算机来记账呢？ 4第 2章 会计电算化 计 计概述 “会计”一词由来已久，随着时代的发展 和社会的进步，人们对它的认识和解释也在不断深化。因为会计作为人类的 一种社会实践活动，是在不断地发展和变化的。从古至今，中外会计界对会计的 定义从来没有统一过，至今仍有几种不同的观点。 会计的基本概念是：会计是以货币作为主 要计量单位，采用一定的方法对企业、机关、事业等单位的经济活动进行核算和监督。 1 会计的产生和发展 会计作为人类的一种社会实践活动，有着 源远流长的历史，人类在远古时代就开始了会计活动。 “会计”一词，远在我国西周时代（约在公元前 1100 年到 770年之间）就已经出现了，它的含义主要是 指对财物收支的数量进行计算、记录和考核。 会计产生于人们对经济活动进行管理的客观需要，随经济管理的要求而发展，并与经济的发展密切相关。人类要生存，社会要发展，就要进行物质资料的生产，生产的行为，同时也是生产的消费行为。 生产的消费，除耗费自然资源外，都可归结为劳动的耗费，即劳动时间的耗费。 人们进行生产活动时，总是力求在尽量少的劳动时间里创造出尽量丰富的物质财 富。为了达到节约劳动耗费，讲求并提高经济效益的目的，人们必须对生产活动 加强管理。这就需要对劳动耗费和劳动成果进行记录和计算，并将耗费与成果加 以比较和分析，借以掌握生产活动的过程和结果。因此，会计是随着社会生产的发展和经济管理的要求而产生发展的。 在我国，会计产生的年代久远。 50 年代，随着我国经济建设的大规模开展，会计核算体系进一步完善，财务成本计划 体系开始建立，会计检查渗透到了经济生活各个领域，会计分析在提高经济效益中也初步发挥了作用。 70 年代后期，我国进入以经济建设为中心的新时期，会计 的理论研究与会计工作以前所未有的速度和质量迅速发展。几千年的会计历史揭 示了一条真理：会计对任何社会的生产都是必要的，生产愈发展，会计愈重要。 2 会计的基本职能 会计的职能，是指会计在经济管理中所具 有的功能，即人们在经济管理工作中用会计干什么。一般认为，会计具有核 算和监督两个基本职能。我国 会计法 中规定： “会计机构、会计人员必须遵守法律、法规，按照本法规定办理会计事务，进行会计核算，实行会计监督。 ” 5（ 1） 会计的核算职能 会计的核算职能，主要是从数量上连续、 系统和完整地记录、计算和报告各单位的经济活动情况。它具有以下特点： 会计主要以货币为计量单位，从数量上核算各单位的经济活动情况；会计主要核 算已经发生或已完成的经济活动；记录只是会计核算的基础，不是会计核算的全 部；会计核算具有连续性、系统性和完整性。 （ 2） 会计的监督职能 会计的监督职能，主要是对各单位经济活 动全过程的合法性、合理性、有效性进行监督。它具有以下特点：会计是对 经济活动全过程进行监督；会计主要利用货币计价进行监督，也要进行实特监督 ；会计监督是单位内部的监督，是外部监督不可替代的。 （ 3） 会计的核算职能和监督职能的关系 会计核算和监督是会计的两个基本职能。 核算是全部会计工作的基础，要通过核算进行监督，离开了核算，监督就失 去了依据；同时，也要通过监督进行核算，才能为会计信息的使用者提供真实可 靠的数据资料，离开了监督，核算就毫无意义。会计的这两个职能的密切结合、相辅相成的。 业单位会计 事业单位会计，是指各级政府有关主管部 门所属事业单位（包括本级及直属事业单位）会计。事业单位，主要是指为 促进社会进步、丰富人民文化生活、增进社会福利等向社会提供公共服务的社会 组织。事业单位一般不直接从事物质资料生产，主要从事为社会提供非生产性服 务；开展业务活动不以营利为目的，所需经费，一般由国家财政予以全部或部分 补助；机构设置由政府机关批准，工作人员一般列为国家事业编制。公办学校一般属于事业单位，履行事业单位会计。 1 事业单位会计的职能和任务 （ 1） 事业单位会计的职能：核算职能；监督职能。事业单位会计的核算职能和监督职能是密切联系、相辅相成的。会 计核算职能贯穿于整个经济活动的全过程，而在经济活动的过程中又离不开会计 监督。核算是监督的基础，监督是核算的保证。会计核算职能和监督职能都是为了达到提高经济效益这一目的。 （ 2） 事业单位会计的任务：组织资金供应，合理使用资金；保护财产物资，合理分配结余；反映预算执行情况，参与 制定经费预算；实行会计监督，维护财经纪律。 2 事业单位核算的一般原则 （ 1） 客观性原则 （ 2） 适应性原则 （ 3） 可比性原则 （ 4） 一致性原则 6（ 5） 及时性原则 （ 6） 清晰性原则 （ 7） 收付实现制和权责发生制原则 （ 8） 配比原则 （ 9） 专款专用原则 （ 10） 历史成本原则 （ 11） 重要性原则 计电算化 计电算化的概念 所谓会计电算化 ,是指由专业人员编制的会计软件 ,由会计人员及有关操作人员进行操作 ,指挥计算机替代人工来完成会计工作的活动。会计电算化改变了几百年来一直延用的手工记帐、算帐、报帐的状况 ,实现了无纸化记帐、算帐、报帐 ,并能及时利用会计信息顺利完成分析、预测、规划和控制 ,还能通过国际互联网了解国际、国内信息 ,迅速作出相关决策2。从会计电算化工作的角度看 ,它包括会计电算化工作的组织和规划、会计电算化信息 系统的建立、会计电算化管理制度的形成、会计人员的培训、会计电算化信息系 统的管理、电算化审计等。从会计电算化的发展过程看 ,它包括会计核算电算化和会计算管理电算化 ;从会计电算化信息系统的构成看 ,它的基本内容包括人员、计算机硬件、计算机软件和会计规范。 会计电算化是以计算机替代人工记账、算 账、报账以及对会计各种信息进行分析和 利用的过程，会计电算化的出 现是会计技术上的一次 “革命” 。它提高了会计的工作效率与工作质量，促进了会计工 作的规范化，为会计管理的信息化和现代化奠定了基础。会计电算化把会计人员 从繁重的手工作业中解放出来，成为会计工作的主要工具，同时由于计算机和财 务软件的使用，它对传统会计工作产生了深远的影响。 我国会计电算化经过多年的发展，软件技术较为成熟，应用范围也相当广泛，可以说有会计工作的地方基本上都有会计电算化5。 计电算化的价值地位 会计电算化的产生对会计理论与会计实务产生了重大的影响 ,对于提高会计核算的质量、促进会计职能的转变、提高经 济效益和国民经济管理等都具有非常重要的作用。会计电算化不仅把财会工作人 员从繁重的记帐、算帐、报帐中解脱出来 ,也大大提高了会计的工作效率1。 实现会计电算化后 ,使原有会计人员有了更多的时间学习各种经营管理知识 ,参与单位的管理 ;另一方面 ,还可使他们通过学习掌 握电子计算机有关知识 ,更新知识结构 ,不断提高素质。 7实现会计电算化后 ,大量的会计信息可以得到及时、准确地输出 ,适时提供丰富的核算信息和分析信息。 实现会计电算化 ,为单位管理现代化奠定了重要的基础条件 ,大大加速单位管理现代化的进程。 实现会计电算化 ,使会计不再局限于传统的反映监督职能 ,更方便参与管理和决策。由于会计电算化的实施 ,导致会计凭证、帐簿、会计循环、审计程序等概念和理论发生变更 ,从而推进会计理论的研究和发展 ,推动会计管理制度的改革。 实现会计电算化 ,是促进会计工作规范化和提高经济效益的非常重要的手段和措施。它对促进经济发展有重要意义6。 随着我国经济体制的改革和市场经济的飞速发展 ,计算机网络技术的发展和会计电算化网络系统的建立 ,迅速实现国内外数据共享和信息的快速传递 ,既满足了单位管理对信息的需要 ,又为财务管理人员、会计管理人员与分析人员、单位领导利用单位内部会计信息和外部信息进行管 理、分析、预测和决策提供了良好的机遇。 要适应瞬息万变的市场经济 ,必须运用现代化的管理手段。而现代化的管理 ,需要准确、及时的会计信息。而计算机在会 计领域的运用能迅速地处理数据并进行一定的逻辑推理 ,产生的会计信息更为准确、及时 ,有利于管理者迅速、及时地作出决策。 当前会计工作的目标是 :全面、具体、准确、及时地提供会计信息。会计信息量的大量增加、会计数据处理的准确性和及时性 ,都要求用功能较强、效率较高的现代化数据处理手段电子计算机处理来代替 ,实现会计数据处理的电算化。此外 ,现代化的管理方式 ,需要财会人员从繁琐的抄写、 计算手工劳动中解脱出来 ,把主要精力投向财会管理要作。因此 ,实现会计电算化可以给会计工作带来质的飞跃 ,使会计人员有更多的精力参与单位管理和决策 ,推动单位管理现代化 ,促进经济发展。 目前 ,在我国 ,已有百万家企事业单位都先后在会计工作中运用了电子计算机 ,而且其中有一部分建立了完整的会计信息系统 ,废弃了以前落后的手工记帐的方式 ,完全实现了会计电算化。但是 ,这与电子计算机技术和计算设备的更新速度相比 ,电算化在会计工作中的推广与应用仍然比较缓慢 ,对此 ,我们必须注意 ,并且需要在分析原因和问题的基础上加以改进。 综上所述，事业单位应用会计电算化，有以下几方面的意义79： （ 1） 减轻了财务人员的劳动强度，提高了会计工作效率。可以把广大财务人员从繁琐的记账、算账、报账中解脱出来。 （ 2） 促进了会计工作职能的转变。使会计人员有大量时间去完成会计信息的分析、预测、决策等工作。 （ 3） 促进会计工作规范化，提高会计工作质量。可以解决手工操作中的不规范、容易出错、容易疏漏等问题。 （ 4） 促进财务人员素质的提高。一是许多工作由电子计算机完成，会计人员 8有更多时间学习会计和管理方面的新知识；二是使财务人员的知识结构得以更新，素质不断提高。 （ 5） 奠定了单位管理现代化的基础。会计信息是单位管理信息的重要组成部分，实现了会计电算化为单位管理现代化奠定了基础。 （ 6） 促进会计理论和会计实务的发展，推动会计制度的改革。 目前，我国会计信息系统经过十几年发展 ，已经有几十家会计软件通过财政部评审，会计软件也非常多，比较优秀的会计软件有“金蝶会计软件“、 “用友会计软件” 、 “安易会计软件”等。 目前我国国内常用电算化会计软件：1012（ 1） 安易 2000 安易 2000件采用世界一流的开发工具。它分为标准版、行政事业版、三资版、社保专版等，由电算化系统、电 子报表系统、固定资产管理系统、工资管理系统、应收账款管理系统、应付账款 管理系统，资金管理系统、领导查询系统多个模块组成，各模块既相互独立又能 联合使用，用户可以按照自己的业务特点进行选择搭配，从而有效地发挥各模块的强大功能，完善单位的财务管理。 C,于大型数据库 用三层 C/S 结构，面向互联网，技术先进，功能齐全，广泛适用于各类企事业单位。 （ 2） 用友 用友 友财务系统由 10 个子系统组成，主要完成单位的财务环节的各项工作。用友购销存系统负责全面 管理单位的采购、库存、销售业务，包括以下子系统 : 采购管理系统、采购计划系统、存货核算系统、库存管理系统、销售管理系统。用友决策支持系统可以辅助 各级管理人员进行决策、分析，提供查询、预测、分析等多种功能，分析层面齐 全，界面友好，算法丰富，输出方便，是管理人员的得力助手。它由财务系统、 购销存系统、决策支持系统、行业 个产品之间 又可以相互联系，实现数据共享，从而完成对财务、业务的一体化管理工作。 用友行业 间的报表上报、下发、汇总、合并报表的编制等工作，由合并报表 (母公司 )、合并报表 (子公司 )，行业报表等子系统组成。目前，市面上有很多事业单位在使用。 （ 3） 金蝶 2000 金蝶 2000 的特点是： 容错设计。软件包含多种级别的数据保 护和权限控制机制。用户级能对用户进行合理的权限分工，防止非法用户获 得使用权；数据库级能阻止不道德的软件专家对财务资料进行非法篡改；系统级 能防止因断电所引起的资料损毁。容错设计使得财务资料在任何时候都能保持正确和完整 。 简单易用。软件的模块化程度高，在一 个模块中聚合了多种功能，只需记忆少量功能模块的使用方法就能完成全部 工作，而且每个功能模块的操作方法基 9本相同，只要学会了一个功能，其他的功能就可以融会贯通。 严密的会计监控体系。金蝶 2000 使用了 “无缝联结”新技术，系统中业务和业务之间、业务和账务之间数据共享 ，高度集成；再加之完整的权限控制机制，使整个系统形成一个严密的监控和管理体系。 10第 3章 实践研究部分 用软件来记帐、自动升成财务报表 件介绍 用友 友财务系统由 10 个子系统组成1315，主要完成单位的财务环节的各项工作。用友购销存系统负 责全面管理单位的采购、库存、销售业务，包括以下子系统 : 采购管理系统、采购计划系统、存货核算系统、库存管理系统、销售管理系统。用友决策支持系统可 以辅助各级管理人员进行决策、分析，提供查询、预测、分析等多种功能，分析 层面齐全，界面友好，算法丰富，输出方便，是管理人员的得力助手。它由财务 系统、购销存系统、决策支持系统、行业 个产品之间又可以相互联系，实现数据共享，从而完成对财务、业务的一体化管理工作。 用友行业 间的报表上报、下发、汇总、合并报表的编制等工作，由合并报表 (母公司 )、合并报表 (子公司 )，行业报表等子系统组成。由于学校属于事业单位，我们根据事业单位特点采用用友 计电算化系统设计 1 系统的概要设计 概要设计是系统设计的一个重要组成部分 ，在本系统中，其概要设计主要包括： （ 1） 设计各种设计规范。在本系统的开发过程中，通过对系统的需求进行分析，确定出最适合的设计方案，同时规定了所有设计文档的编码标准。 （ 2） 建立系统的总体设计结构。在本系统中，对会计信息系统主要设置了基本的电算化子系统。在此子系统中，主要 是对财务处理的基础设置，对凭证进行处理，进行出纳，账簿管理和期末处理，最后进行财务分析，并且出报表。 （ 3） 建立各功能模块间的处理方式。在功能模块的设计过程中，首先要理清各个功能模块之间的关系，在后台数据库 表的设计中将这种关系体现出来，便于前台对各种表单的引用。 （ 4） 数据结构的设计。对会计信息系统所涉及到需要存储的数据进行结构设计，包括每个数据结构所包含的数据项及 其属性，每个数据结构的主外键、索引文件和逻辑视图等。在本系统数据库设计 中，用的是关系型数据库模型，其系统的代码设计是一个很重要的数据结构。由 于会计信息系统的特殊性，内部表单之间具有千丝万缕的联系，因此，整个系统 的表单结构设计的好坏将直接影响到会计信息系统的功能实现。 112 系统总体设计 会计信息系统是一个很庞大的系统，在具 体的设计实施过程中，只设计了其中的财务处理子系统。本系统从新建账套 开始到最后的期末处理，基本上将手工的财务处理实现了电算化。在本系统中， 对会计需要的基础设置，如会计科目的设置 , 凭证类别的维护，部门和往来单位的资料维护，用户管理等方面进行了基本的设置。会计信息系统的应用，可使会计 工作的效率、会计信息的准确性和及时性得到极大的提高，实现一定程度上的数 据共享。在本会计电算化系统中，数据的录入包括手工录入和计算机系统自动录 入，例如初次运用本系统的期初余额的录入就是手工录入，即将手工做账的数据 导入系统数据库中。而以后每个会计期间的期末处理就是会计电算化系统自动结算完成的。 具体功能如下： （ 1） 账本处理：主要根据单位的需要，可以建立和使用不同的账套。 （ 2） 凭证处理：对凭证的录入，审核、过账实现自动化，在审核的过程中，主要是借贷方金额是否相等的审核，用户 可以根据需要对凭证实现单张凭证的审核和凭证的期间批审核。在过账的过程中 ，审核未通过的凭证不能过账，用户也可以根据需要对凭证实现单张凭证和凭证 的期间批过账。在此模块下还设置了凭证的查询功能，用户可以根据需要对凭证 实现单张凭证和凭证的期间批查询。最后，还设置了凭证的类别管理模块，对凭证的类别进行了基本的设置。 （ 3） 账簿管理：对总账、明细账进行了设置，用户可以查询不同会计期间不同会计科目的明细账。 （ 4） 报表生成：在此模块中，主要设置了月报表、年报表。 3 总体设计图 账 务 管 理 系 统 凭证处理 账本处理 报表生成 凭证录入 凭证审核 凭证查询 凭证过账 现金账银行账总账分类账 月报表 年报表 图 31账务管理系统 作中实践 在学校的日常工作中，由于我所在的学校 是事业单位，因此我们采用了用友 12软件记账。 例如： 2010 年 3 月有一位教师李红出差去外地学习， 回校报销票款 1640元。 首先进入用友软件中的凭证处理模块中的 凭证录入，首先录入一张李红报机票款凭证，之后再录入一张李红报培训费凭证 入到凭证审核模块，点击审核，当出现审核成功 后退出凭证审核模块，进入到凭证过账模块，当出现过账成功后可直接退出此模 块。进入到账本处理模块中的现金账中看是否正确，再进入到银行帐中，看是否 正确。这时现金账中出现了摘要：李红报差旅费借：事业支出 贷：现金。银行 账中出现摘要：借：现金 贷：银行。同时总分类账和明细账中出同时出现了此 项内容。用这种方法，每天的出纳工作可这样进行，到月末最后一笔凭证作完后 最后，可点击报表生成，退出账本处理模块，进入到报表生成模块，点击月报表 ，月报表自然就生成。以此类推，到年末最后一笔凭证完成后，点击报表生成后方可生成年报表。 用计算机网络办理业务 络会计 随着科学技术的飞速发展，信息时代已悄 然到来，这就对各领域实现管理现代化提出越来越高的要求，要保证这一目 标的实现，应该首先实现在行业管理中处于重要地位的会计工作现代化。而计算机作为对信息处理最为快捷有效的工具，在各行业中得以广泛的应用，在会计核算 和管理中，会计电算化使会计信息处理有了质的飞跃。随着互联网的出现，信息 处理网络化成为今后发展的必然趋势，单机工作系统已不能滿足现代单位管理的 要求，从而促使会计电算化发展到网络会计，网络会计成为会计发展的新领域16。 1 网络会计的产生、特点及影响 （ 1） 网络会计的产生 随着计算机的广泛应用及网络技术的日益 完善，各计算机用户可以通过互联网快捷地传送或取得各种信息，充分利用 网络带来的优势，使会计环境在网络下发生了变化。国际互联网（ 各行业在全球范围内，实现信息自由交流和信息共享。单位内部网络技术，也在现 代单位管理中发挥了日益重要的作用。网络会计的出现，大大弥补了会计电算化的不足，成为会计发展的新领域。 （ 2） 网络会计的特点 计算机作为对信息处理最为快捷有效的工 具，它在会计领域中的运用，使会计信息处理有了质的飞跃。网络的发展， 为会计信息系统提供了最大限度的、全方位的信息支持。会计所需处理的各种数 据，越来越多的以电子形式直接存储于计算机网络中，这就使网络会计信息处理 具有依托在互联网环境下，对各种交易和事项进行确认、计量和披露。同时它也 是建立在网络环境基础上的会计信息系统，是电子商务的重要组成部分。它能够 帮助单位实现财务与业务的协同远程报 13表、报账、查账、审计等远程处理，事中 动态会计核算与在线财务管理，支持电子单据与电子货币，改变财务信息的获取 与利用方式，使单位会计核算走上无纸化的阶段。 （ 3） 网络会计对会计电算化的影响 网络会计是在电子商务发展的迫切要求中 产生的，网络会计在全球网络化发展、网络技术在大规模的应用中而得到发 展。电子商务的特点是借助于计算机达到信息技术、网络互联技术和现代通讯技 术的全面结合，从而不再依靠纸面文件以及单据的传送，全面实现电子化的交易 和结算过程。随着现代化管理水平的提高，会计核算业务量的增大、业务种类的 繁多、对会计信息资料的分析与研究的深入，计算机单机处理方式难以完成现有 会计核算工作的需求。同时，网络技术的迅速发展及应用领域的不断拓宽，也使 会计电算化系统出现了许多新特征。这些表现都推动着现有会计信息系统的发展17。 2 网络会计成为现代单位管理中的重要组成部分 会计电算化系统的网络化是现代单位制度 管理的必然，是现代信息技术的主流。网络技术的普遍应用，进一步推动了 会计电算化系统向深度和广度发展即实现现代单位管理中会计电算化系统的网 络化，会计电算化网络系统应具有如下功能： （ 1） 加快信息传输的速度，建立良好的通信渠道 由于在网络化的会计电算化系统中，计算机之间是通过一定的通信手段相连，因此很容易实现部门与部门之间、部门与 上下级之间等的快捷通信，会计系统各子系统之间可以进行自动的转账处理，上 级主管部门也可以通过网络方便快速地获取所需数据，由此既可以减少信息传播的时间，又可以减少出错率。 （ 2） 增加信息共享功能 由于网络内的各计算机系统共处于一个网 络环境中，既独立又共存，因此，网络内各计算机系统的会计数据资料都可为其他计算机系统所共享。 （ 3） 增加了设备共享的功能 由于网络内的各计算机系统共存在于一个网络环境中，因此，在这种环境下，可大大提高设备的利用率，共享网内的数 据库资源。在一个网络化的会计电算化系统中，必须保证其中的数据库资源共享 。但由此也可能造成共享的冲突问题，因此要保证用户合理使用数据库资源，可以对冲突加以限制。 （ 4） 会计信息的规范化和代码化 网络环境下，会计电算化系统要求原始会 计数据标准化和规范化，所有录入到电脑里面的会计信息必须代码化，以便 于电脑集中处理。同时，所使用的代码必须与规定相符，与网络环境对会计数据 的传输要求相一致，从而更好地发挥网络的优势。 （ 5） 改变了会计信息的输入和传递方式 在网络会计下，商品交易方式“无纸化” ，电子票据、电子凭证和电子账簿将 14取代手工填制的单据、凭证，而且账务处 理可以自动完成。此外，商品交割和资金给付将统一起来，在完成交易的同时， 利用电子数据的交换和交易各方，包括银行、税务、运输等，进行各种电子票据 和电子单证的交换，完成款项的支付，从而大大简化财务人员的工作量，避免坏账的产生。 3 网络会计岗位的管理 实行网络会计后，应建立相适应的规章和规程1724。 （ 1） 建立严格的硬件操作规程，制定操作员访问系统的标准操作规程，明确规定各个操作员进入系统后执行程序的顺 序、各硬件设备的使用要求、数据文件和程序文件的使用要求，以及处理系统偶 发事故的操作要求，如设备突然断电的处理、设备的重新启动要求等，同时要制 定数据文件的处置标准，对数据文件的名称、保留时间、存放地点、文件重建等事项做出规定，以便统一管理。 （ 2） 通过设置软件功能，利用系统提供的功能或人工控制记录等措施，对各用户操作系统的所有活动予以记录，并定 期由系统管理人员进行监察和检验，及时了解非法用户和有权用户越权使用系统的情况。 （ 3） 建立会计电算网络内部管理制度时，要注意制度条款的合理、全面、条款清晰、具体、通俗易懂、简便易行、可 操作性强，以便会计人员掌握和执行，并能够据以考核网络会计人员的工作情况 。此外还应该参考有关成功的经验和条款，少走弯路。根据网络会计的特点，加 强内部控制的有关内容，及时调整会计核算方法、工作流程和会计工作重点。 （ 4） 要强调会计人员之间的协作性，所有操作软件的会人员都应该有整体配合的精神，紧密合作、加强协作。尤其是 建立了以会计电算网络为核心的单位计算机管理信息系统之后，更应该使会计人 员认识到在信息资源共享的情况下，不符合操作规程的操作会导致系统故障。 （ 5） 建立会计电算化内部管理制度后，要达到预期目的关键是落实，要有制度、有措施、有责任、有权限，定期检查 执行情况，严格考核。还要定期对电算化内部管理制度进行培训和学习，使会计 人员都认识到会计电算网络内部管理制度的重要性。同样，网格会计下，财务部 门的组织结构也应进行相应再造，财务部门内部人员的分工也将有变化。 （ 6） 上机操作的管理是通过建立与实施各项操作管理制度，要求会计人员按规定录入原始数据、记账凭证、执行各功 能模块、输出种类信息，作好系统内有关数据的备份，严禁越权操作、非法操作 会计软件，确保会计网络的系统安全、有效、正常地运行。操作管理制度主要包 括上机操作的规定，操作人员的职责、权限与操作程序等方面的规定。 （ 7） 会计业务处理程序的管理，要按照 会计基础工作规范 的要求处理会计业务，保证输入计算机的会计数据正确合 法，会计软件处理正确，当天会计业务当天记账，期末要及时结账和打印输出会 计报表，灵活运用计算机对数据进行综合分析。 15（ 8） 计算机软件和硬件系统维护管理。系统维护人员负责系统的硬件设备和软件的维护工作，及时排除故障，确保系 统的正常运行。系统维护一般由系统维护员或指定的专人负责，系统维护员可进 行维护工作但不得操作会计软件进行会计核算工作。 4 会计信息系统安全风险的防范策略2730会计信息系统的安全是指系统保持正常稳 定运行状态的能力。会计信息系统的安全风险是指由于人为的或非人为的因 素使得会计信息系统保护安全的能力减弱，从而造成系统的信息失真、失窃，如 单位资金财产损失，系统硬件、软件无法正常运行等结果发生的可能性。保护系 统的安全就是保护系统免遭破坏或遭到损害后系统能够较容易再生。会计信息系 统的安全风险主要表现在几方面：会计信息失真，单位资产损失，重要信息泄露，系统无法正常运行。 针对会计信息系统安全，应该采取以下对策： （ 1） 加强对数据输入环节的管理。 对输入系统前数据要经过检验，对输入的 数据、代码等进行必要的效验，以保证其合法性和真实性，并对数据输入人员进行管理。 （ 2） 在软件功能上施加必要的控制措施来保护会计数据的安全。 增加必要的提示功能，如软件执行备份功能。 增加必要的保护功能，如在突然断电、程序运行中用户的突然干扰等偶发事故时能自动保护好原有的数据文件，防 止数据破坏或丢失、同时对重要数据系统可增加退出系统时的强行备份功能。 必要的检验功能。设计适应电算化账务处理的核算组织程序，对输入系统的数据、代码等都要进行检验，增加必要的限制功能。 （ 3） 修改限制功能 修改功能可以方便用户，提高系统的实用 性，但同时也增加了系统的不安全因素。因此在账务处理中有必要对修改功能加以限制。 5 建立预防病毒的安全措施 为了提高安全防范能力，保证网络系统可 靠运行，增强网络安全“免疫“能力，必须采取一些措施。目前广泛采用的 口令控制、数据加密、回叫设备防火墙技术等均属此类。建立预防病毒的安全措施，同时还要做到以下几方面： （ 1） 坚持使用正版的软件，不要使用盗版或来历不明的软件。 （ 2） 定时备份磁盘的数据和软件。