社联——文化周晚会策划

1 社联 文化周晚会策划 一、 活动背景 2012年扩大招生数量，吸引了一大批来自全国各地的优秀学子。学院院团委领导下的大学生社团联合会（以下简称社团联）管理超过二十个社团、协会自成立以来一直以打造自身的文化特色为目的。 二、 活动目的 为展示社团联旗下各社团近年的成果、为协会提供更大的展示平台，提供社员一个展示自我风采和勇气的舞台，体现各社团力求打造属于社团的自身的文化和特色的精神风貌，同时扩大社团联的影响力，以及感谢校方各级领导、老师和同学们对社团发展的关心与帮助，我社团联特举办社团文化节晚会。 三、 活动名称 梦里花开 社彩飞扬 社团盛典 四、 活动时间 2012 年 11月 16日 19： 30 22:00 五、 活动地点 风雨大操场 六、 主办单位 共青团委员会 七、 承办单位 大学生联合 八、 活动对象 大学生联合会全体成员及旗下各协会会员 2 九、 活动流程 （一） 活动前期准备 部门 负责事项 项目部 场地、活动教室的申请； 收集晚会节目的音乐、视频，汇总至信息部； 确定节目负责人及协会会长的联系方式，交由人力资源部打印（各部一份）； 解决晚会电源问题； 办公室 撰写 相关活动的新闻稿 确定各协会参加晚会的人员数量； 电源准备（如手电筒、排插）、劳动工具（铲子、扫把、垃圾桶）的准备，带至晚会现场； 确认晚会所需桌椅板凳的数量； 发获奖短信给微博转发、签到前 50者； 人力资源部 观众座位安排表的制作，打印并发给各协会会长； 打印节目单； 座席牌的制作（要有校徽标志），嘉宾席桌布，交由办公室； 外联部 拟定晚会嘉宾名单，并在晚会开始前三天发送邀请函； 安排并协助灯光音响舞台的商家 11月 9日早上到场安装、调试的工作； 晚会前一周向当地供电局、气象部门了解活动近期的供电及 天气情况； 确定礼仪队名单（ 6人）； 财务部 购置晚会所需物品，做好记账工作； 逐一校对已买及仍需购买物品，确保不遗漏； 换衣间、化妆室的选择和制作； 信息部 开场、过场以及结束音乐的选取； 设计节目单； 晚会期间所用 频的制作；各部在活动准备期间的拍照，社团联微博、 大门户网站的及时更新、跟进活动宣传； 统计微博转发、签到前 50者的号码，交由办公室 3 附：前期宣传横幅内容 儿来到博文，便定要参加那社团嘉年华。（甄嬛体） 团嘉年华，社团盛典，大幕拉开！ 断去围观！ 吧！社团盛典，有你期待， I 和元芳一起来看博文社团盛典吧！ （二）彩排工作 1、第一次彩排（临时节目单见附件 2） 时间定于 11月 2日（周二） 19:30各协会 在 3637 进行晚会举行前的第一次彩排，社联干事到场时间为 19:00。此次彩排的主要任务是审核晚会表演节目，确定最终的节目单。彩排结束后，社联理事会及各部正副部、节目负责人开会讨论节目改进事宜。 各部门任务分配如下： 记者团 对晚会全程录影 博文之声 播时段循环播放宣传 ,为本次晚会造势 宣传部 在食堂门口悬挂横幅、张贴巨幅倒计时海 报 ，并每天更新和各宿舍楼海报； 制作晚会幕布，晚会舞台的装饰，； 手绘一份会场位置图，并于晚会当晚张贴到展板上； 制作嘉宾签到墙 社联全体人员 11月 13日到各宿舍楼对 09、 11、 12级学生做晚会的口头宣传（分工详细见附件 1） 理事会 时跟进各部门工作进展情况 部门 负责工作 人力资源部 通知各节目负责人第一次的彩排时间， 负责各表演组的到位情况 4 2、第二次彩排 时间为 11月 9日 18:30，地点 3637，根据第一次彩排后筛选的节目进行第二次彩排。 彩排结束后，社联理事会及各部正副部、节目负责人开会讨论节目改进事宜。 部门分工如下 : 宣传部 按临时节目单报备节目； 通知下一节目组准备并带到 3637； 信 息部 各节目音乐的播放、拍照 财务部 协助各节目组搬运表演所需物品 办公室 安排各节目组到 3637 候场 外联部 记录每个节目的表演时长 项目部 催场 社联各部门 彩排结束后的现场清理工作 部门 负责工作 人力资源部 通知各节目负责人第二次的彩排时间 宣传部 按节目单报备节目； 通知下一节目组准备并带到 3637； 信息部 各节目音乐的播放、拍照 财务部 根据第一次彩排后确定的节目重排节目单，交由 办公室 办公室 打印节目单（简版），并发到各节目组、社联各部门； 安排各节目组到 3637候场 外联部 记录每个节目的表演实际时长 项目部 催场 社联各部门 彩排结束后的现场清理工作 5 3、第三次彩排 时间为 11月 15日中午 15： 00，地点风雨大操场，此次彩排为晚会开始的最后一次要求主持人及全体演员到位，按照晚会流程走一遍场，对存在的问题做最后调整。 （三）晚会活动流程安排 1、 当晚人员安排如下 部门 负 责项目 外联部 安排礼仪人员到位，监督礼仪队的工作； 迎接外校嘉宾（同理事会）； 催场，确保节目有序进行； 人力资源部 在足球场用石灰按位置分布图钱圈定好会场位置； 各协会到场人数的签到、嘉宾的签到； 组织观众进出场工作，引导观众按指定位置就座； 信息部 协助音响师在各节目晚会中的音乐播放顺序问题； 晚会现场录影（同记者团）； 项目部 确认要晚会所要搬运的所有物品清单，明确其位置所在； 过道放置垃圾桶 ； 做好晚会中所有物品的看管工作，发生任何问题及时做出反应； 搬运节目过程中所需的道具； 宣传部 布置晚会展板； 晚会烟花的放置，领导宣布晚会开始 6 2、 节目流程 （晚会地点：博文风雨大操场，开始时间为 19:30，预计终止时间为 22:00，观众入场时间为 19:00） 19:300 观众入场播放音乐 19:500 先播放社联评选视频（ 5紧接着播放本次晚会的宣传视频（ 3 19:30以后 灯）， 20:00（准时亮灯）乐队做开场表演； 乐队表演结束后（黑灯），大屏幕播放晚会视频，最后 30s 时，主持人上台就位（视频播放完毕，主持人站好，亮灯）； 播主持人上台致开场辞，介绍到场嘉宾 ，宣布参与微博互动赢取奖品方式； 李雨老师宣布晚会正式开始，放礼炮； 放礼炮； 安排干事看守各电源接口处，有突发情况找办公室解决； 财务部 桌椅就位后（同办公室）摆放嘉宾饮用水、座席牌、桌布、休息区各项物品的放置； 观众进场时，在入口发放荧光棒等； 办公室 桌椅就位后（同财务部）摆放嘉宾饮用水、座席牌、桌布、休息区各项物品的放置； 电源准备（如手电筒、排插）、劳动工具（铲子、扫把、垃圾桶）的准备； 观众入座后，发放节目单； 每个部门出 4 人 活动桌椅搬运、工作人员休息区帐篷的搭建、饮用水准备、投影仪等物品的搬运，挂横幅，铺 设带掌团座布等； 7 第一环节： 由 2节目组成，每表演完一个节目，主持人（主持人两批，每批 2 人，一男一女）上台介绍即将表演的节目名称； 4 号节目表演完后，抽读 2 条微博内容，并强调参与微博互动赢取奖品的方式， 然后进行第一轮微博抽奖，公布获奖手机（形式： 1*社彩飞扬 *）；宣布 4 号节目名称。 第二环节： 由 5节目组成（这一环节每隔两个节目公布一次参与微博互动赢取奖品的方式及宣读外校贺电）； 7 号节目表演完后，主持人进行本次晚会的第二轮微博抽奖， 接下来安排同第一环节。 第三环节： 由 8 号到 10 号（安排同环节一）； 9 号节目表演完后，主持人进行本次晚会的第三轮微博抽奖也是最后一轮抽奖； 最后一个节目表演 1分半中，主持人、全体参演人员陆续上台，此时大学生艺术团慢慢退后，然后主持人做结尾演讲，宣布晚会结束。 主持人宣布晚会结束，播放结束音乐； 礼仪队引导嘉宾离场； 观众有序离场； 社联工作人员留下清理会场（具体部门分工见附件 3）。 注： 每两个节目衔接间演员退场、主持人上台及上下场搬运道具的的时间控制在 2 分钟之内 ;主持人可视现场气氛与观众进行对话互动， 调 动 现场气氛。 十、后期工作 例会时作总结，每个部门写一份工作总结。 部门 负责事项 信息部 汇总各部视频、照片制作成视频做一个成功汇 报上传网络，发微博。 办公室 晚会结束写新闻稿和广播稿 8 十一、备注 1、带掌团的设置： 信息部统计微博签到转发数量前 50 者、贴吧签到前 10 名者，均享有 席，办公室发短信至获奖的 60名的手机，晚会当晚获奖观众凭短信到入口处获取闪光棒和手掌（不计入协会人员名单中）。 2、 协会人数设定： 协会或社团会员数量 选取人数 =100 40 =50 20 50 10 3、工作人员需佩戴工作牌 , 一定要把牌子放在最显眼的胸前。 4、催场， 上一个节目演出时，其后的两个节目在后台准备。 5、礼仪队共六名人员。晚会未开始时两名负责嘉宾的签到，四名轮流引导嘉宾入座；晚会开始时，两名引领嘉宾上台，另两名引领嘉宾就座；晚会结束时，引嘉宾离场。 6、指定岗位须有专人把守，不得出现脱岗、逃岗的现象。 7、至晚会开展当晚每 2天由理事会召开简短会议各部汇报任务完成情况。 十二、注意事项 1、 本次活动要求组织者和参与者之间应相互配合、 相互支持，保障晚会各环节顺利完成。 遇各类突发问题，有关方面应本着相互理解的原则，友好协商解决。 2、 各晚会筹备组成员应认真对待自己所承担的每一项任务，耐心处理面临的工作，协助晚会筹备组其他部门的工作，主动帮助他们完成应该负责的项目。 3、 晚会当晚各环节责任分清 ， 如活动中出现各种自己不能解决的突发性问题， 找活动负责人。 4、每个工作人员都必须了解晚会的流程。 5、各部门 负责现场责任区的站岗工作，维护晚会现场秩序（详细工作再做安排）。 博文之声 广播汇报此次晚会成果 9 十二、活动应急措施 1、雨天应急方案 （ 1）晚会前一周开始关注近期天 气状况，结合当地气象部门预报资料，若当日下雨可能性极大，则于晚会两天前通知所有相关人员晚会改期举行。 （ 2）晚会时突发降雨，若不影响表演进行与设备保护，则晚会继续进行，若确定将影响到表演进行与设备保护，则由主持人宣布晚会结束或改期。 2、停电应急方案 （ 1）提前一周咨询本地电力部门，晚会前后两天及当天是否停电，如果有停电，则改期举行。 （ 2）若晚会前突然停电，晚会最多推迟 30分钟进 行，此间观众自由处理自己的时间；如果仍没有正常供电，则由主持人宣布晚会改天举办。 （ 3）在晚会前半部分时停电超过 10分钟后由主持人宣布晚会改天重新举行；在晚会后半部分之间停电超过 10分钟后由主持人宣布晚会闭幕。 （ 4）在停电期间，由节目组负责演员的组织与服装道具的看管工作；由礼仪组负责领导及来宾的服务工作；由机动组负责现场秩序的维持；由舞台组负责舞台、音箱设备、灯光设备等的看管。 （ 5） 若遇到会场中灯光故障，突然漆黑时，分布在各个角落负责会场的干事立即使用应急照明设施为同学提供照明，冷静的让同学们安静下来，不要恐慌。并及时依次疏散同学。若能准备发电机，当会场中途停电时，应马上用发电机发电，维持现场照明。 3、节目应急方 案 （ 1）上一个节目演出时，其后的两个节目在后台准备，前一节目由于各种原因无法按时出演时，下一个节目即时跟进。 （ 2）任一节目在演出过程中发生失误或无法顺利进行的情况时，由节目的领演人迅速组织 演员重演此节目；若重演仍出现问题，则该节目立即退场，视具体情况决定其再次重演或取消。 10 4、灯光应急方案 （ 1）晚会当日照灯两个以内无法正常使用时，正常使用剩余照灯。 （ 2）晚会当日四个照灯两个以上无法正常使用时，启动事前准备的照明器具。 5、气氛应急方案 晚会期间若出现气氛沉闷，安排主持人和工作人员带领观众活跃现 场气氛。 十三、活动经费预算 项目 数量 单价（元） 合计（元） 幕布 1 2000 2000 灯光音响 一套 6000 6000 哨子 20 带掌团座布（旧横幅） 5条（ 4*） 待定 矿泉水 一件 定 桶装水 1桶 6 6 一次性水杯 4袋 8 节目单 50份 0 邀请函 待定 定 手掌 70 待定 电子闪光牛角 20 待定 荧光棒 300 3 加油棒 120 11 共青团委员会 大学生社团联合会 二一二年十月二十日签字笔 3 计 待定（预算 12000） 12 关于社联文化晚会宿舍宣传的工作安排 部门 负责楼层 办公室 6、 7、 8、 9 栋 1 楼 人力资源部 6、 7、 8、 9 栋 2 楼 外联部 6、 7、 8、 9 栋 3 楼 项目部 6、 7、 8、 9 栋 4 楼 财务部 6、 7、 8、 9 栋 5 楼 宣传部 6、 7、 8、 9 栋 6 楼 信息部 协调人手 到其他部门（开会再做具体分配） 第一次彩排临时节目单 表演协会 节目名称 时间 13 晚会结束清理会场各部门分工表 部门 任务 备注 办公室 回收手掌、闪光棒、嘉宾饮用水、座席牌、桌布、休息区各项物品、排插零碎物品等； 队 大学生艺术团 开场舞 武术协会 女生协会 半糖主义 英语协会 话剧、英文歌 读书协会 情景剧转身拥抱阳光 创业协会 月光下的凤尾竹 街舞社 摄影协会 我的青春日记 青年志愿者协会 手语表演 吉他协会 演奏 动漫协会 走秀 博球协会 歌曲演唱 大学生艺术团 相亲相爱 14 人力资源部 搬桌椅 外联部 协助商家搬运音响设备 人手不足可向其他部门抽调人手 项目部 搬桌椅 确认其他物品按原数归还到位（务必确认活动教室的桌椅的数量）； 财务部 配发劳动工具； 打扫会场卫生；扫完后回收劳动工具 宣传部 搬运展板、撤横幅； 收回幕布； 信息部 打扫会 场卫生 社团联 12所有干部联系方式 理事会 常务副理事长 姬旭萍副理事长 汪 果黄科翔秘书长 王 莹办公室 主 任 何明英副主任 李小莉王 莹人力资源部 部 长 吴 丹15 副部长 黄 超王芳杰财务部 部 长 冯晓雅副部长 刘诗羽宣传部 部 长 李 轶副部长 韦朝清覃 璐项目部 部 长 李 冰副部长 周 璐黄科翔外联部 部 长 谢家欣副部长 汪 果信息部 部 长 周晨希副部长 戴思聪社团联学生社团负责人