“璀璨东方”国际珠宝展策划书

中国南京2013.1.12013.1.5璀 璨 东 方国际珠宝展会展策划书 编者 罗雨露1.会展前准备工作1.1 市场调查江苏是中国最富庶的地区之一，也是金银珠宝营销大省，全省综合经济实力在全国一直处于前列。南京为国家历史文化城，长三角辐射带动中西部地区发展的重要门户城市，亦是2014 年第二届夏季青年奥林匹克运动会举办城市。有着特殊的地理位置，辐射着整个长江三角洲。在“中华第一商圈”新街口的近百家黄金珠宝企业进驻；在“黄金珠宝一条街”的太平南路上，宝庆尊荣馆、通灵翠钻、千年翠钻、日月金行、南华宝庆旗舰店、王殿祥、地质人、盛世天福、老凤祥等在此安营扎寨；来自深圳、北京、上海、江苏等地近百家珠宝企业齐聚的“钟山珠宝园” ； 为南京黄金珠宝首饰市场注入更多的活力！所以，2013 年元旦之际在南京举行“璀璨东方”国际珠宝展是十分之有必要的，这不单是一个与消费者交流的良好平台，更是众多商家企业不可错失的良好商机。1.2 会展的安排工作1.2.1 会展时间安排 展前参展商联系时间：2012.11.1512.15 （为期一个月）专业参展观众邀请时间：2012.12.1612.28 （为期 12 天）布展时间：2012.12.3012.31 （为期 2 天）开展时间：2013.1.12013.1.3 （为期 3 天）撤展时间：2013.1.3 号下午 5 点至晚上 9 点1.2.2 会展地点与规模地点：南京国际博览中心 A、B、 C规模：南京国际博览中心建筑面积 36 万平方米，其中展览面积 17 万平方米，总国际标准展位 6000 个，室外展览面积 3 万平方米，停车位 2500 个。会议中心包括 5000 平方米的多功能厅，800 人报告厅，20 间大小会议室，19 间各式餐厅和一幢 500 间客房的 4 星级国际酒店。其他配套 设施包括 240 间客房的经济型酒店，8200 平方米办公服务设施等。1.2.3 会展前工作安排小组 任务A 招商组 联系与落实参加展会的参展商，比如 卡地亚、TIFFANY、ENZO、施华 洛世奇、周大福、老凤祥、六福等世界著名珠宝品牌。B 观众组 联系和落实到场参会的专业观众人员、人数，主要邀请一些社会 名人、珠宝设计师、珠宝收藏家等。C 安保组 珠宝是属于十分贵重的展品，所有展品的安全保障是此次展会的重 中之重，安保主要在展会前提供参展商保险事项，展会中负责各个区位的展品安全，负责展区的闭路电视，摄像头的正常运转，协助 相关公安机关认真完成工作。还要负责观众参展前的安全检查，确 保不让捣乱、犯罪分子进入会展，确保会展展品、人身的安全。保险知识 组织展览需要办理保险。展览会组织者一般不负责展 出者展品的丢失、损坏和人员的伤亡事故，以及在展台内发生的第 三者伤亡事故。因此，展出者需要自行安排保险。 保险涉及投 保险种、投保金额、投保期限等问题。保险不仅涉及展品和运输， 还涉及展台人员、参观者等。展览涉及的险种比一般人想象的多， 包括展览会取消险、展览会推迟险、政治险、雇工责任险、运输险、 战争险、火险、盗窃险、破损险、人身伤害险、公众责任险、人身 事故险、个人财产丢失险、医疗保险等，名目繁多，比较冷僻的险 种有展览会附属研讨会主要发言人未出场险。但是，展出者没有必 要投保所有险种，根据规定和需要选择险种投保。基本险包括展品、 运输、人身、第三者有关险种。展览会组织者、运输公司、施工管 理部门等会规定了一些强制性的保险要求，这些规定应予以执行。 此外，展出者可以根据自己的实际需要办理其他险种。对于展出者， 主要投保险以及办理投保需要注意事项如下：展品和道具险，保期 要包括运输和展览会过程。投保险种有展品的盗窃险、道具的火险 等D 布置组 根据此次展会参展商的要求设计、布置展位，设计、搭建各个部分 都要确保展会的外观形象。体现出此次展会的大方、高雅的氛围。在展厅中心区搭建 T 形台，主要用于现场模特的珠宝秀活动。E 公关组 此次展会不免会邀请一些政府人员、社会名人，对于此类人的迎接，招待必要十分妥当，这不单关系到展会的整体效果，还关系到公司 未来的发展业务和社会的知名度。开展时更是有许多媒体到访，要 负责协助他们完成展会的报道，适当的提供相关资料给他们。F 后勤组 后勤组应该是人数最多，与观众接触最多的一组，不单止是展会公 司的最直接的形象代表，更是展会正常运行的重要部分，后勤主要 分为观众接待、会场指引、会场卫生等小组，接待工作一定要落到 实处，还要登记到场观众人数；会场的指引也必不可少，这一部分工作者主要是负责相关观众的询问，指引、解答工作。会场卫生也 尤为重要，每时每刻都要注意会场的卫生状况，及时对需整改的地 方进行调整，确保展会环境整洁、优雅。G 物流组 会展展品的传递部分不可脱节，与相关参展商合作，听从安排，确 保展品的准时到达，安全撤离。1.2.4 展会宣传工作围绕“璀璨东方”的宣传主题，展开系列活动，混合现代气息，打造别具一格的珠 宝展会。通过媒体宣传、户外推网络联盟三个途径，全面为珠宝展造势。分三个阶段、不同密度的分众宣传。总投资 30 万为此次展会进行宣传推广。其中，制作邀请函 1.5 万份；宣传单页 10.1 万份；珠宝展海报投放 5.5 万份。户外媒体投放，公车车体，出租车，条幅，LED 大屏幕。邀请与回执邀请不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象（客户）参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确 认通知等 3 个程序。回执对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执 收到后，通常需要统计（回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如 下信息明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地的时间、迎送要求 等等）和确认回执有效（通常以会务费用是否交纳为标志） ，接下来需要做的就是资源分配主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后 发出。1.2.5 会展场内布置1.本次会展预计设置 2000 个标准展位。根据设计师设计展台效果，珠宝玻璃柜小照明灯 根据设计师分别安装。2.在多功能厅内分别设置签到处、接待处、观众办理通行证服务台、观众安检处。3 大型主题会展主背板一块。4.展厅中心处设置 T 型舞台一座，配备相应后台。 T 台上空安 装专业舞台照明灯数盏，根据场地和专业设计师设计安装。 设置音像区，音响设备一应俱全。T 型台前放置贵宾席座位一百把，按规定方位摆放。5.每个展厅内设置 5 处洽谈室，5 处休息室、3 处珠宝暂存室。6.展厅四面墙边适度设置观众休息长椅7.协同安保组的需求安装摄像头数个，保证其正常工作，协助 安保组做好安保工作。8.设置观众休闲区，设置餐饮区9.垃圾箱适当位置摆放10.场内指示牌摆放恰当。展台布置如果说展览是一台戏，展览设计就是戏剧的主题思想。有的时候展商可以自己提出总体 要求，而有的时候，展商可能没有提炼，需要展商与中介公司沟通后共同制定。现在国 内的展览设计基本上还处于抄袭国外展览设计的阶段，可使用的材料及展商愿意承受的 成本也与国际相差甚远，所以在设计上一般都要考虑成本，其次再考虑创意。设计的基 本框架应根据展商的行业属性、展出参观者群体、展览场地背景以及空间设定，露天展 览在选材上还要考虑气候及安全因素。展览设计在造型选择上是几乎无限的，以下是一 些经验总结： 造型要考虑展位利用率的最大化； 造型要考虑人流心理及流向； 造型应当符合参观对象的审美导向； 造型要考虑施工难度及成本因素； 造型还要考虑安全性。 在展览设计上，材料的使用与选择也是关键。有些展览类别需要沉稳，而有点展览需要 活泼，有的需要展现科技，有的需要显示环保，还有的需要表现艺术或者人文或者社会 公益，总之，表现的主题对材质的选择是个考验，1.3 展前布展工作安排1.展厅大门口设置喜庆拱门气球，张贴横幅，设置海报墙，营造展会热闹气氛。2.会展前，协助、指引参展商进行布展。3.物流车辆通过安检，贴牌进入展区，安保组负责调配车辆秩序4.提供付费搬运工以满足参展商搬运需求5.相应工作人员协助参展商完成布展工作1.4 参展的相应媒体：1.5 预算方案 场地费用； 行政管理费用，包括公司行政管理人员的工资和行政办公费用等； 宣传推广费用； 招展、招商费用 相关活动经费； 其他。 会展项目收入来源： 会务费或展位费收入； 门票收入； 企业赞助收入； 其他。 2 展中策划2.1 接待工作1 门口铺设红地毯，礼仪队门口双行排开，接待贵宾到贵宾席就坐，准备参加开幕式2.准备签名墙，贵宾就坐前签名留念2.2 开幕式开幕式流程A 主席台就位一主持人宣布仪式开始并介绍到会的各位嘉宾B 举行升旗仪式C 嘉宾致辞D 剪彩 E 开幕式表演1 歌曲 周杰伦 演唱 千里之外2 舞蹈 最炫名族风 3 小品 求婚戒指4 互动小游戏 最佳佩戴者 任何观众凭新购买的珠宝进行展示，最佳者得万元代金卷5 歌手 王力宏 演唱 唯一6 舞蹈 江南 styleF 主持人宣布展会开幕式结束一由工作人员带领、主办单位负责人陪同嘉宾进会展现场参观。二 宴请宾客举行餐宴 ，以答谢主要参展商和相关人士三 欢送宾客，送予纪念品。2.3 有序安排观众进入展厅参展，各个小组做好自己的相应工作。填表进入，换取通行证进 入。2.4 展会中指定时间开展 T 台模特珠宝秀，营造欢乐愉悦的展会气氛 2.5 开展展会中与观众互动节目，举行“最佳珠宝佩戴者”评选会，邀请出色的珠宝设计师，审美师作为评委，凡在场内购买了珠宝的观众都可以参加，观众只需展示出新买的珠宝 的特色既可。佩戴最佳者将会获取赞助商提供的价值万元的珠宝饰品。2.6 做好观众离场时的安保工作，仔细检查，不容半点偷窃行为发生。2.7