门店财务管理手册

目 录1 门店财务制度 11.1 门店经济问题违规处罚规定 .11.2 门店日常财务制度 .21.3 门店财务单据管理规定 .32 门店销售财务管理 32.1 门店零售 .32.2 内购 .33 现金、备用金及活动金管理 43.1 门店日营业收入管理流程 .43.2 门店日营业收入管理规范 .43.3 备用金管理 .64 门店费用管理 64.1 门店费用类型及额度 .64.2 门店请款流程及规范 .74.3 门店费用支付&报销流程 84.4 门店费用支付&报销规范 95 发票管理 96 员工工资管理 107 门店资产管理 107.1 低值易耗品 .107.2 固定资产 .107.3 门店各类用品的领用规定 .118 财务工具表单 128.1 门店财务日报表 .128.2 现金交接单 .138.3 打折申请表 .138.4 工资表 .148.5 工资领取确认书 .148.6 门店请款单 .148.7 报销汇总表 .158.8 营业日报表 .168.9 交接清单 .17门店财务管理手册11 门店财务制度1.1 门店经济问题违规处罚规定以下行为（1-10 条）属经济问题违规现象，一经查处视情节轻重予以当事人处分或开除，并视情节追究其法律责任，相应区域主管负连带责任，视情节给予罚款或处分。1. 货品按正常价销售给顾客后，用员工或者会员名义购买价入账，谋取差额的行为；2. 顾客购买产品时收银不打单，直接把销售钱款私吞，以货品失窃上报的行为；3. 顾客换货时低于原货品的差价钱款没有退还给顾客，也没有上交；4. 当货品调价时，门店没有及时调整价格，仍按原来高价销售谋取差价；5. 低价位商品按高价位销售，但未按高价金额上报；6. 货品丢失当天不上报，用仓库错发多出货品抵消。7. 发到门店货品错误，有多发且不上报，私吞或分摊。8. 门店乐捐没有做在活动金里私吞行为；9. 费用报销不属实，故意虚报等行为；10. 员工的工资，门店经理自己拿走工资或分摊；1.2 门店日常财务制度1. 不得在顾客面前清点货款；2. 门店原则上不得收取残损钞币；3. 为了免于影响正常收银及欺诈，对于顾客以纸钞兑换纸钞的要求，应予以婉言拒绝；若店旁设有公共电话、自动售货机、儿童游乐机之类的设施，可让顾客兑换小额的零钱。4. 门店拒绝任何形式的套现行为：优惠卡套现、支票套现、信用卡套现等，否则，一经发现给予严肃处罚，并有权追究法律责任；5. 收银员须每日核对当日营业额回收之现金、银行卡销售结算单与电脑系统是否相符,如有不符，必须立即查明原因。6. 收银员需要离开收银台时，需向门店经理言明去向、及回来时间，如当时有顾客等候结账，不可立即离开收银台；如门店经理兼收银的，离开时应指派好专人负责收银；7. 交班前应将零用钱备妥，填妥有关报表，并相互清点现金；8. 门店经理每日下班前，按照规定在系统填制门店财务日报表 ；9. 门店经理每日下班前，按照规定在系统填制销售日报表 ，并打印出，手工填写表格备注内容，然后拍照传给运营部，门店留存备查。10. 手工单使用规定： 收银系统正常的情况下，严禁开手工单； 系统不正常时，需要事先报请区域主管与运营部审批同意后开手工单，运营部在第一时间知会监控部进行监控； 使用手工单时，不得撕白票（只撕红、黄票） ，确保手工单白票票号连续无中断； 所有的手工单作废票都不得撕毁；11. 存汇款管理规定： 营业款必须于次日 10:00 前按照规定汇到公司指定账号； 如果汇款额有差异，门店经理应接受如下处罚： 长款：每次乐捐 100 元； 短款：门店经理负责补足短款额，并根据短款金额及原因，给予每次 100 元以上的处罚； 如果没按时汇，每次乐捐 100 元，如遇不可抗拒情况，必须事先向财务对接人申请；门店财务管理手册2 鉴于资金安全以及现金保管人安全，店长必须在 16:00 前去往就近银行 ATM 柜台机将整钞先行存入公司指定的门店账号； 营业款必须按公司规定及时存、汇入公司指定账户，在任何情况下，不得以任何理由挪用货款。1.3 门店财务单据管理规定1. 每日银行存款回单及 POS 日结单处理： 在存款回单上注明当日营业额，单日办卡数，刷卡金额，总合计金额，营收日期，经两人以上签名（字迹清晰、明确，不得涂改） ，和 POS 日结单一起拍照； 必须于次日 10：00 前拍照传回公司总部财务对接人； 月底时将所有本月银行存款回单按日期顺序整理装订成册，于次月 3 日前一次性上交公司总部财务对接人；2. 销售小票、银行卡 POS 刷卡单处理： 于次月 3 日前将上月收银机存款对账单（银行月份，即 130或 31 日）与银行卡刷单（按日期顺序整理装订成册）核对无误后，一并上交公司财务对接人；3. 手工单处理：次月 3 日前，将黄票和销售小票按照日期先后顺序订在一起，连同手工单票底（白票联） ，退回公司财务审核。4. 现金券及现金券使用登记表：于次月 3 日前将门店所收到的现金券（订在对应销售小票）上以及现金券使用登记表，一并上交公司财务对接人。5. 工资表：门店经理必须统一在次月 1 日将门店员工工资表发给区域主管，区域主管审核完成后，于次月 3 日之前发人力资源中心审核，如遇节假日顺延；6. 工资领取确认书：门店收到工资后，当日下班前将工资领取确认书 （要有员工签字）拍照传至公司财务部； 7. 报销汇总表：于当月的最后一日核对合计票面金额与门店财务日报表，确保一致后, 打印月末报销汇总表，门店经理手工签字后，连同报销单据，于次月 3 日前，一起退交公司运营部，同时门店保存留底；2 门店销售财务管理门店销售财务管理主要包括：零售、内购。2.1 门店零售1. 一般而言，连锁门店所有商品的价格及会员价均由公司统一制定，所有门店无权制定或更改商品的零售或会员价格，特殊情况需按照非正常价或非会员价出售时，必须事先报批区域主管和运营部经理（可电话报批，后补批打折申请表 ） ；2. 凡门店出售之商品一律通过收银机入机销售，收款方式必须在收银机内如实反映，不允许不入机销售商品，机外收取价款。2.2 内购1. 门店内部员工每月可享受以 折购买商品的优惠；2. 此类内购，需要事先向区域主管电话申请，并且需在销售单上备注：“员工 XX 购买” ， “审批人 XX”；门店财务管理手册33 现金、备用金及活动金管理3.1 门店日营业收入管理流程门店日营业收入管理流程总经办收银员 门店负责人将相关单据拍照并发给财务对接人结束核查收款并签字汇款填写现金交款单开始核对系统清点营业款现金与刷卡小票资金保管3.2 门店日营业收入管理规范步骤 步骤描述/操作规范 岗位 备注清点营业款现金与刷卡小票1. 按照货币面值进行现金的清点、归类2. 按照刷卡 POS 小票的票号进行清点、归类 收银员核对系1. 核对营业款总额、现金，与电脑系统中的数据是收银员门店财务管理手册4统 否一致。2. 若不一致应查找原因，产生误差的原因通常有以下几种情况： 开手工票、忘打单 某些商品多打了价钱 某些商品少打了价钱 商品退货时，现有价格与顾客购买时价格不一致3. 如果找不出原因，收银员应写报告书，上交店长和区域主管，运营经理审批。4. 如发现短款，收银员承担相应经济责任。5. 如发现长款，需查明原因，并及时上报。填写现金交款单填写现金交接单并签字确认 收银员门店经理现金交接单收款并签字确认店长清点现金与刷卡小票，与系统核对无误后签字确认 门店经理资金保管门店经理保管好营业款，确保资金安全 门店经理汇款1. 在第二天 10：00 点以前，统一将应汇金额（营业款现金总额+0.XX，其中 XX 为门店编码，如 18店营业额为 10000，则应汇金额为： 10000.18 元）汇入公司指定账号；2. 门店向银行缴存营业额或缴存其他款项时都要填写现金缴(解)款单。填写缴款单时要特别注意缴款日期、收款人全称、账号、大小写金额要填写准确。其中收款人全称要填写财务规定账号户，而不是门店名称。需注明，款项来源，门店名称、款项内容及款项所属期间。如：“XX 门店 4 月 8日营业额” ，以便于财务部门做账时区分门店和时间。3. 银行工作人员点验现钞后将缴款单回单联返回缴款人时，门店缴款人应检查一下回单联是否加盖银行现金收讫章或其他银行业务章，并检查印章日期是否正确。门店经理将相关单据拍照并发给财务对接人按照公司门店财务制度规定，将汇款小票拍照并发给总部财务对接人门店经理核查 财务对接人核银行到账情况，根据销售系统进行核算，确保银行到账，汇款小票，日报表，电脑系统一致。 财务门店财务管理手册53.3 备用金管理1. 备用金申请卡要做到专卡专用，并把卡号和密码报财务备案。2. 备用金用途：收银找零、门店小件用品购买、电话充值、快递费、支付门店电费、房租以及维修、及回公司车费等费用支付。3. 个人资金、货款不得与备用金混淆。4. 备用金责任人为门店经理，由当日收银人员保管，交接班时，应由交手人和接手人双方同时在场清点，并在交接本上登记签字；经理离职或调岗时需在交接或离职表上附上接交人的收条，以示交接。5. 区域主管要对各门店备用金进行不定期抽查。6. 备用金每日余额应与财务日报表上保持一致，公司财务人员将不定期检查。4 门店费用管理4.1 门店费用类型及额度门店的费用类型分为三种，一类是可以通过备用金坐支的费用，表 1 中费用属于此类；第二种是可以通过活动金坐支的费用，表 2 中的费用都属于此类；第三类是不可坐支的，由总部统一支付的费用，主要有员工工资、店铺租金。表 1 门店备用金类报销额度序号 费 用 名 称 报销额度123456789101112131415门店财务管理手册6表 2 门店活动金类报销额度序号 费 用 名 称 报销额度124.2 门店请款流程及规范1、 门店经理向上级主管电话申请请款用途以及金额； 2、 申请同意后，门店经理填写门店请款单； 3、 区域主管或者运营经理主管审核，同时核对用途以及金额是否与申请相符 ；4、 运营总监以及总经理进行批准通过 ； 5、 财务出纳收到门店请款单打款，门店经理应在收到款后第一时间在 OA 系统门店请款单里审核确认，并且尽快填制收款确认单，签字，拍照，发给相应财务对接人，并在当日财务报表注明；6、 注意事项： 门店请款必须由门店经理进行； 请款必须注明请款详细原因以及用途，对于支付门店电费的必须注明用电度数和电费单价，支付宿舍房租必须注明每月房租以及支付周期（从-/-/ -到-/-/-)； 请款超过一定费用，且不是用于补足备用金的，门店经理需要向区域主管电话申请说明原因，并在 栏填写申请人（主管）名字以及联系方式，区域主管需要对其用途进行跟踪了解； 汇款账号必须是以门店经理所有，非门店经理本人所有的必须向区域主管以及运营部进行申请； 门店经理提出离职申请的，需要在当月使用区域主管汇款账号或者另外向财务部申请第二负责人账号。 打款固定的时间事先设定，如在每周二，周五进行。门店财务管理手册74.3 门店费用支付&报销流程门店费用支付 & 报销流程财务中心门店负责人是上报上级部门及财务进行审核 、 审批结束填写报销单 ， 上交单据月末费用汇总索取票据登记费用金额开始支付填写 门店请款单 进行请款否备案确认付款金额备注：1、总部统一支付的费用，门店告知财务应支付的金额，以及支付方式，财务对接人直接从总部打款。门店经理配合跟踪到款和索取单据的事宜。2、门店用的纸巾，报纸，宿舍补用品，宿舍维修费不予报销。门店财务管理手册84.4 门店费用支付&报销规范步骤 步骤说明/操作规范 责任人填写请款单 填写门店请款单进行请款，详见 4.2 门店请款流程及规范 门店经理确认付款金额 确认付款金额，必要时（如购买用品时） ，需要与供应商谈判，得到合理报价 门店经理支付 用备用金支付 门店经理索要票据1. 索要发票或收据2. 查看票据是否完整，字迹是否清晰3. 若没有发票或收据的且金额较小的可填写公司统一的费用报销单代替同时门店经理、区域主管签字确认门店经理登记费用金额 将支付金额填写在门店财务日报表上，应写明支付的什么费用 门店经理月末费用汇总1. 于当月的最后一日核对合计票面金额与门店财务日报表上的是否一致,如不一致便要找出问题改正2. 按日期从前到后清楚填写月末报销汇总。并在报销单据上写清楚本月备用金余额与活动基金余额。3. 粘贴票据时，应先按票据日期归类。单据须统一用胶水粘贴整齐，单据上端及左端边缘对齐。没有发票的（如维修费，零头报销） ，需门店经理写证明单并手工签字；4. 打印月末报销汇总表，门店经理手工签字后交公司运营部，同时门店保存留底；门店经理上交单据1. 规范填写报销单，粘贴整理好的相关原始票据，于次月 3 号前将带回或邮寄到公司财务部；2. 如是邮寄要完整填写公司地址及财务部收件人门店经理上报上级部门及财务进行审核、审批1. 先报运营部区域主管-运营经理审批，审批人按费用报销制度审核门店费用与票据2. 运营部审批通过后，财务部审核是否符合公司财务规定3. 最后财务备案财务对接人备案 录入财务软件 财务对接人5 发票管理1. 门店启用整本发票之前，应检查是否有缺号、重号、串格等现象，发现问题及时通知财务部门发票管理人员，由部门主管安排报告主管税务机关解决；2. 门店必须按号码顺序使用发票，不得拆本使用；门店财务管理手册93. 填开发票时，必须一次双面复写，字迹清楚，项目填写齐全。不得涂改、撕毁发票，对填写错误的发票，应把各联保留在发票本内，已撕下的要粘贴在发票存根上，应在发票上签写“作废”字样,一律不得私自销毁；4. 发票应该视同现金一样保管；5. 给予顾客发票后，需要顾客在存根联签字确认；6. 发票交接时有关人员要当面查点发票张数、联次是否齐全。7. 发票用完，由门店第一负责人到当地税务机关购(换)置发票。6 员工工资管理1. 门店经理统一在一个日期将门店员工工资表发给区域主管，区域主管审核完成后，规定在几天之前发人力资源中心审核；2. 人力资源中心完成审核的日期也进行设定，确认工资表无误后，再进行工资发放；3. 门店收到工资后，马上将收款确认单和工资领取确认书 （要有员工签字）拍照传至公司财务部；4. 对其本人所领工资若有疑问，可咨询公司人事部和财务部，各门店统一由门店经理负责查询；5. 工资保密规定：公司实行“员工工资保密制度”： 所有员工不得询问、打听他人工资 所有员工不得误传、乱传他人工资 所有员工不得将其本人工资告知他人7 门店资产管理此处，门店资产是指门店管辖范围内除商品存货以外的其他有形实物资产。7.1 低值易耗品7.1.1 低值易耗品分类 一次性消费低值易耗品：指使用时间一般不超过三个月，或单价(成套用品组合价格)低于人民币100 元的实物资产。如：扫帚、拖把、抹布、办公用胶水、橡皮擦、笔、本子； 耐用低值易耗品：指使用时间超过一年，单位价值不高于人民币 200 元，又达不到固定资产标准的实物资产，如：水桶、衣架、簸箕、剪刀、票据夹、文件夹、削笔刀、刀片、直尺、电插座、饮水机、电话机、订书机、文件夹等。7.1.2 低值易耗品的购置、领用及保管 一次性消费低值易耗品，门店应本着节约、有效的原则购置或申领； 耐用低值易耗品单价在元以下的购置由门店自行决定；单价在元以上的需由上级审批； 由门店经理统一保管，放于收银台最下层或仓库内。实行领用制，领用原则为：以旧换新；7.2 固定资产7.2.1 固定资产分类固定资产：是指价值较大，使用期限较长，并且使用过程中基本保持原有的物质形态不改变的有形资产。如：电脑、打印机、扫描仪、电视机、VCD（DVD） 、照相机、空调、排气扇、风扇、扩音器、打卡钟、POS 机、办公桌椅、文件柜、茶几、货架等。7.2.2 固定资产保管及使用1. 所有固定资产必须建立资产管理卡片，卡片一式两份，分别由财务部门及固定资产使用部门保管。（附后）门店财务管理手册102. 固定资产管理卡片，须随资产实物同行(不得随意复印 )；3. 门店的固定资产管理卡片应集中存放，每一个季度将资产卡片与资产实物相互核对，有不符之处及时与财务部资产核算人员联系；4. 根据“谁使用，谁管理，谁维修养护，谁负担费用、计提折旧”的原则，各门店经理为各门店固定资产管理第一责任人；5. 各实物负责人对其所使用的固定资产做好日常保养、维护，修旧利废，延长使用年限，节约开支，防止浪费现象，确保固定资产的安全完好；6. 区域主管不定期对各门店固定资产进行抽查；7. 门店经理调离，公司要进行资产的清点、清查工作，待办理完移交手续后方可调离。7.2.3 固定资产转移及处置1. 门店无权自行进行固定资产的转移及处置；2. 资产转移时，由转入转出门店在资产管理卡片上签字后交财务部；3. 需处置非归口管理的资产，由门店填写资产管理卡片处理记录中的相关栏日，报请主管领导批准。7.3 门店各类用品的领用规定易耗品的领用数量及周期名称 领用数量 领用周期 名称 领用数量 领用周期非易耗品的领用数量及周期类别 名称 领用数量 领用周期 类别 名称 领用数量 领用周期门店财务管理手册118 财务工具表单8.1 门店财务日报表8.1.1门店财务报表填写规范XX 店账务管理日报表项目 系统 实际 差异现金 刷卡 卡消 合计 现金 刷卡 卡消 现金 刷卡 卡消门店财务管理手册121. 要按当天销售明细单，做财务日报表的销售汇总金额。 、普通销售是指非会员客人购买，会员销售是指持会员卡客人购买，其他销售是指员工购买，房东购买或其他特殊情况的购买。2. 门店财务日报表需由门店经理填写，如门店经理调休的情况下，应由负责人指定人员填写。 4、在每个月初的时候，每个店按着自己店的实际情况填此处的表格，例：每月启用时，要输入“门店信息”。门店编号门店名称负责人姓名起始日期终止日期上月底备用金结存8.2 现金交接单XX 店 XX 月现金交接单合计金额日期 营业款现金 备用金小写 大写 原责任人签字 现责任人签字备注：区域主管对现金交接单要定期抽查8.3 打折申请表_店 打折申请表 日期： 年 月 日商品类别 货号 零售价 折扣 折后价 数量 金额审批门店财务管理手册13金额合计： 小票单号： 会员卡号 打折原因： 瑕疵 员工购买 其他特殊申请 会员（未带卡特殊申请购买）购物人签字： 购物人电话：经手店员签字： 店长签字： 部门主管签字： 总经理签字：8.4 工资表见附件工资表模板8.5 工资领取确认书XX 店 XX 年 XX 月工资领取确认 工号 姓名 领取工资+提成总金额（元） 员工签字确认应领工资人数：实领工资人数：备注 应领工资金额：实领工资金额8.6 门店请款单门店财务管理手册148.7 报销汇总表001 形象店 9 月报销汇总表日期 费用明细 金额 日期 工资 金额本月收到工资款 本月实际发放工资 本月支付情况&备用金变动 日期 活动基金使用情况 金额1、 卖纸板