第二章用友总账管理系统的应用操作

第二章 用友总账管理系统的应用操作 总账管理系统的应用操作学习目标 :1.了解总账系统的凭证管理、账簿管理功能；2.熟悉总账系统的出纳管理的内容和操作方法；3.熟悉总账系统的期末业务处理的内容和方法；4.掌握总账系统的初始化的目的和操作方法；5.掌握总账系统日常处理的凭证处理和记账等操作。下页 上页 首页 章节目录第二章 总 账管理系统的应用操作 第一节、总账系统初始化 第二节、日常业务处理 第三节、出纳管理 第四节、期末处理 第五节、账簿管理下页 上页 首页 章节目录第一节 总账系统初始化一、启动总账系统方式一：执行 “开始 ”/“程序 ”/“用友 ERP-U8”/“企业门户 ”命令，在企业门户注册对话框中输入注册信息登录 “用友 ERP-U8门户 ”，选择 “控制台 ”功能选项后，在窗口左侧选择 “财务会计 ”产品组，窗口右侧会显示该产品组下所包含的模块，双击“总账 ”模块即可启动总账系统。方式二：执行 “开始 ”/“程序 ”/“用友 ERP-U8”/“财务会计 ”/“总账 ”命令，在总账注册窗口选择操作员为账套主管、输入账套主管的口令、利用下拉列表选择账套等信息后，单击 “确定 ”即可启动总账系统。注意：总账系统初始化工作由账套主管完成。下页 上页 首页 章节目录二、设置总账系统启用参数第一节 总账系统初始化（一）凭证参数设置1、制单控制2、凭证编号方式3、凭证控制4、外币核算5、预算控制6、合并凭证显示、打印下页 上页 首页 章节目录二、设置总账系统启用参数第一节 总账系统初始化（二）账簿参数设置1、打印位数宽度2、明细账打印方式3、日记账打印方式4、多栏账打印方式5、凭证、账簿套打6、凭证、正式账每页打印行数下页 上页 首页 章节目录二、设置总账系统启用参数第一节 总账系统初始化（三）会计日历参数设置“会计日历 ”选项卡仅能查看会计日历信息，不能进行修改。（四）其他参数设置1、部门排序方式设置2、个人排序方式设置3、项目排序方式设置4、数据精度设置等下页 上页 首页 章节目录三、设置外币及汇率第一节 总账系统初始化（一）操作方法1、 “总账系统 ”中，执行 “设置 ”/“外币及汇率 ”命令；2、 “外币设置 ”窗口，单击 “增加 ”，输入币符和币名，单击 “确定 ”；3、点击输入币种，在对应区域中输入记账汇率。（二）说明1、创建账套中选中了 “有无外币核算 ”后，需要进行汇率管理；2、企业若采用 “固定汇率 ”，则每月月初制单前输入记账汇率；3、企业若采用 “浮动汇率 ”，则每天在制单前应预先输入当天的汇率；4、外币及汇率设置应在设置会计科目之前完成。下页 上页 首页 章节目录四、设置会计科目第一节 总账系统初始化（一）操作方法1、 “总账系统 ”中，执行 “设置 ”/“会计科目 ”命令；2、 “会计科目 ”窗口，点击对应功能键即可进行相应窗口；3、在窗口中可完成对会计科目的设置。（二）会计科目设置类型1、增加会计科目：根据企业需要增加科目，注意科目编码必须唯一。2、修改会计科目：根据企业核算需要修改已有科目。3、删除会计科目：根据企业核算需要删除部分不需用科目。4、指定科目：指定出纳专管科目，主要包括现金、银行总账科目和现金流量科目。下页 上页 首页 章节目录五、项目管理设置第一节 总账系统初始化（一）基础知识1、项目：是指企业在核算管理中进行专门经营或管理的内容。2、做法：将相同特性的项目定义为一个项目大类，然后在每一大类下进行项目管理。3、作用：与总账业务处理过程同步进行核算管理，减轻工作量。4、内容：项目大类定义、指定核算科目、修改项目结构、项目分类定义、定义项目目录。5、注意：项目管理应在会计科目设置完成之后进行。下页 上页 首页 章节目录五、项目管理设置第一节 总账系统初始化（二）定义项目大类1、执行 “设置 ”/“编码档案 ”/“项目目录 ”命令；2、单击 “增加 ”，定义 “项目大类名称 ”；3、定义项目级次，即定义项目编码规则；4、定义项目栏目。下页 上页 首页 章节目录五、项目管理设置第一节 总账系统初始化（三）指定核算科目1、选择 “项目大类 ”，单击 “核算科目 ”；2、系统自动将会计科目表中设置了项目核算辅助账的所有科目列示在待选科目栏；3、根据项目大类情况选择科目至 “已选科目 ”栏；4、选择完毕，单击窗口右侧的 “确定 ”按钮。下页 上页 首页 章节目录五、项目管理设置第一节 总账系统初始化（四）修改项目结构方式一：在定义项目大类过程中进行修改；方式二：单击 “项目结构 ”选项进入 “项目结构 ”选项卡后，单击右侧 “修改 ”按钮进行修改。下页 上页 首页 章节目录五、项目管理设置第一节 总账系统初始化（五）项目分类定义1、作用：对同一项目大类下的项目进行进一步划分，以便为数据统计提供更详细的资料，更有利于数据的统计分析。2、操作：单击 “项目分类定义 ”选项，在选项卡右侧输入 “分类编码 ”和 “分类名称 ”，单击 “确定 ”即可。（六）定义项目目录单击 “项目目录 ”选项，然后再单击 “维护 ”按钮，即可进入 “项目目录维护 ”窗口，根据需要在窗口内对项目目录进行相关操作。下页 上页 首页 章节目录六、设置凭证类别第一节 总账系统初始化（一）操作执行 “设置 ”/“凭证类别 ”命令，进入 “凭证类别预置 ”窗口，用户根据需要选择凭证类别，并进行限制类型和限制科目操作。（二）说明1、限制类型：无限制、借方必有、贷方必有、凭证必无、凭证必有、借方必无、贷方必无。2、限制类型要注意与凭证类型匹配；限制类型与限制科目也要匹配。下页 上页 首页 章节目录七、结算方式第一节 总账系统初始化（一）操作执行 “设置 ”/“结算方式 ”命令，进入 “结算方式 ”对话框，点击 “增加 ”，根据企业款项结算需要输入 “结算方式编码 ”和 “结算方式名称 ”，然后点击 “保存 ”即可完成操作。（二）说明1、结算方式编码必须符合编码规则。2、若需要对结算方式进行票据管理，在设置时勾选 “是否票据管理 ”复选框即可。下页 上页 首页 章节目录八、录入期初余额第一节 总账系统初始化（一）操作执行 “设置 ”/“期初余额 ”命令，进入 “期初余额录入 ”窗口，在窗口内根据不同科目性质，采用不同录入余额方式，完成期初余额录入。（二）余额录入规则1、只能录入最末级科目余额，上级科目余额由系统自动计算填列；2、若科目设置辅助账核算，则需双击该科目对应的 “期初余额 ”栏，系统会弹出辅助账余额录入窗口，在窗口内点击 “增加 ”，然后录入相关辅助信息和期初余额，录入完毕，单击 “退出 ”，系统自动在科目余额栏中显示辅助账余额。下页 上页 首页 章节目录八、录入期初余额第一节 总账系统初始化（三）说明1、一般地，首次使用财务软件时需要手工录入余额，以后年度可执行对应功能由系统自动进行结转；2、如果是年初建账，可以直接录入期初余额，若为年中建账，则需要录入所建账月份的期初余额和从该年年初至该月份的科目借、贷方累计的发生额，由系统自动计算年初余额；3、余额录入完毕，一般应执行 “对账 ”功能，并进行 “试算平衡 ”，以检验期初余额录入的正确性；4、试算结果不平衡不会影响凭证的填制和审核，但不能记账。下页 上页 首页 章节目录第二节 日常业务处理（四） 删除凭证（三） 冲销凭证（二） 修改凭证（一） 填制凭证下页 上页日常业务处理流程图首页 章节目录返回（一）填制凭证1、 执行 “凭证 ”/“填制凭证 ”命令，进入 “填制凭证 ”窗口；2、窗口中点击 “增加 ”按钮，系统自动增加一张空白凭证；3、根据发生的经济业务填制凭证各项目；4、填写完毕，单击 “保存 ”按钮，系统自动保存该张凭证。返回填制凭证说明 操作视屏4、摘要5、科目名称6、结算方式、相关辅助账信息栏返回2、制单日期 3、附原始凭证张数1、凭证类别和凭证编号7、借贷发生额8、制单人签名（二）修改凭证1、 “填制凭证 ”窗口，查找需要修改的凭证；2、双击需要修改的凭证，即可进行凭证修改；3、修改完毕，单击 “保存 ”按钮，系统自动保存修改后的凭证。返回修改凭证说明 操作视屏修改凭证 提示说明：1、若在 【 选项 】 中设置了 “制单序时 ”的选项，那么，您在修改制单日期时，不能在上一编号凭证的制单日期之前。 1月份制的凭证不能将制单日期改为 2月份的日期。2、若在 【 选项 】 中设置了 “不允许修改、作废他人填制的凭证 ”，则不能修改他人填制的凭证 。3、如果某笔涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改该分录，将不影响 “支票登记簿 ”中的内容。4、外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。返回（三）冲销凭证1、 执行 “制单 ”/“冲销凭证 ”命令；2、输入拟冲销凭证的信息查找凭证；3、录入月份、凭证类别、凭证号，单击 “确定 ”，即可完成凭证冲销。返回冲销凭证说明 操作视屏红字冲销凭证 提示说明：1、只有已过过帐的错误凭证才需要进行红字冲销；2、制作红字冲销凭证将错误平整冲销后，操作人员要记住是否需要再编制正确的蓝字凭证进行补充； 3、通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理。 返回（四）删除凭证1、利用凭证查询功能，查找拟删除的凭证；2、 执行 “制单 ”/“作废 /恢复 ”命令，打上 “作废 ”标记；3、执行 “制单 ”/“凭证删除 /整理 ”命令，系统自动删除打上 “作废 ”标记的凭证，完成凭证删除操作。返回删除凭证说明 操作视屏删除凭证 提示说明：1、系统只能删除未过帐、未审核、未签章的凭证 ； 2、若本月已有凭证已记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。3、若想作凭证整理，请先到 “恢复记账前状态 ”功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。4、对由系统编号时，删除凭证后系统提示用户是否整理空号凭证，若选取 “是 ”，则将作废凭证删除并重新排凭证编号。返回二、出纳签字第二节 日常业务处理（一）操作1、 执行 “凭证 ”/“出纳签字 ”命令；2、在 “出纳签字 ” 窗口中，输入凭证过滤条件，查找符合条件的凭证；3、双击需签字的凭证，经出纳人员审核无误，单击 “签字 ”即可。（二）说明1、 设置的出纳凭证必须由出纳签字，否则不能进行凭证审核；2、凭证一经出纳签字，则不能修改或删除；