会议筹备的礼节与规范

会议筹备的礼节与规范篇一：会务礼仪规范和会议座位安排会务礼仪规范和会议座位安排 商务人员在日常交往中所必不可少的一件事情，就是要组织会议、领导会议或者参加会议，因此会议自然而然地成为商务活动的有机组成部分之一。 会议，又称集会或聚会。在现代社会里，它是人们从事各类有组织的活动的一种重要方式。在一般情况下，会议是指有领导、有组织地使人们聚集在一起，对某些议题进行商议或讨论的集会。 在商界之中，由于会议发挥着不同的作用，因此便有着多种类型的划分。依照会议的具体性质来进行分类，商界的会议大致可以分为如下四种类型： 其一，行政型会议。它是商界的各个单位所召开的工作性、执行性的会议。例如，行政会、董事会，等等。 其二，业务型会议。它是商界的有关单位所召开的专业性、技术性会议。例如，展览会、供货会，等等。 其三，群体型会议。它是商界各单位内部的群众团体或群众组织所召开的非行政性、非业务性的会议，旨在争取群体权利，反映群体意愿。例如，职代会、团代会，等等。 其四，社交型会议。它是商界各单位以扩大本单位的交际面为目的而举行的会议。例如，茶话会、联欢会，等等。 一般而论，以上四种类型的常见于商界的会议，除群体型会议之外，均与商界各单位的经营、管理直接相关，因此世人称之为商务会议。在商务交往中，商务会议通常发挥着种种极其重要的作用：其一，它是实现决策民主化、科学化的必要手段；其二，它是实施有效领导、有效管理、有效经营的重要工具；其三，它是贯彻决策、下达任务、沟通信息、协调行动的有效方法；其四，它是保持接触、建立联络、结交朋友的基本途径。 在许多情况下，商务人员往往需要亲自办会。所谓办会，指的是从事会务工作，即负责从会议的筹备直至其结束、善后的一系列具体事项。会务礼仪，主要就是有关办会的礼仪规范。 商界人士在负责办会时，必须注意两点：一是办会要认真。奉命办会，就要全力投入，审慎对待，精心安排，务必开好会议，并为此而处处一丝不苟；二是办会要务实。召开会议，重在解决实际问题。在这一前提下，要争取少开会、开短会，严格控制会议的数量与规模，彻底改善会风。 篇二：安排会务的礼仪一、安排会务的礼仪 会务工作包括各种专题会议、联席会议、总结会、联欢会等的组织安排。一旦会议名称和时间、地点确定，办公室人员就需要做大量的准备工作。 （一） 、安排会议场所 开会场所要根据会议的规模、影响等来做安排。会场一般要按照与会人数与会场可容量大体相当的原则来安排。（二） 、确定会议筹备机构 凡是大、中型的会议，都需要组织专门的机构来进行筹备，筹备机构往往也就是会议期间的工作机构，即秘书处或会务出。 （三） 、确定与会人员和印发会议通知 召开一般会议，都要提前确定参加会议的人员。根据会议内容和性质，及时提出并报请领导来确定列席人员名单，列席人员不宜太多。与会人员确定之后，便要印发会议通知。会议通知上必须写明会议组织单位、会议时间和地址，会议名称，会议的目的和内容，会议期限和日程，必须参加人及其所应做的准备，以及报到时间、地点，等等。 （四） 、拟制会议文件 会议文件根据会议议题来准备，文件通常在第一页左上角写上会议名称，一般称“xx 会议文件” 。文件较多的会议，还应对文件进行编号，编号按会议顺序编定。会议文件要在会前印制好，装入会议文件袋，在与会人员报到时分发。 （五） 、印制会议票证 这是大中型会议进行时为了维持会场秩序，保证会议安全而采取的最常见的一种手段。（六） 、布臵会场 会场要结合会议性质、内容进行布臵。大、中型会议往往要设主席台，台上要悬挂会标，会标必须端庄醒目。主席台上还应摆放红旗、鲜花等装饰物。此外，还必须安排好音响、照明、录音、录像等。大型会议还要安排好进场、退场的路线。 （七） 、排列座位 座次的安排，主要是指主席台而言。一般主席台上除了主持人和讲话人，还要有有关的领导人员。对这些人员，必须事先确定并逐一落实，位臵按规定的顺序排列，最好摆放签名，以便届时对号入座。话筒要摆放在最佳位臵，如讲话人较多，则应多准备几组话筒。 （八） 、组织签到 为了准备统计到会人数，尤其是在各类由选举和表决内容的法定性会议中，需要组织签到。这关系到是否达到法定人数及选举、表决结果是否有效。 （九） 、会议记录 作为会议情况的真实记录，会议记录是日后分析研究整理的重要依据。 （十） 、会议简报 大型会议往往要编发会议简报，一及时反映会议情况，指导会议正确进行。 （十一） 、会间的服务工作会间的服务工作包括生活服务工作、安排文娱活动、医疗卫生工作和安全保卫工作。 （十二） 、会后工作 会后工作包括整理会议记录、安排与人员离会、会议文件的立卷归档、会议新闻报道和会务工作总结。 二、与会者的礼仪 （一） 、主席台就座者的礼仪 主席台上的所有就座者，也应遵循相应的礼仪规范。会议进行中，主席台就座者应该认真倾听发言人发言，一般不要再与其他就座者交头接耳，更不能擅自离席。确有重要和紧急的事急需提前离开会场时，应同主持人打招呼，最好征得其同意后再离席。 （二） 、会议发言人的礼仪 对会议发言人或报告人来说，其礼仪主要表现在发言要遵守秩序。在发言之前，可面带微笑，环顾一下会场四周。发言时应掌握好语速和音量，以使会场中所有的人都能听清为宜。发言或报告一般应使用普通话，还应注意观察与会者的反应，以便根据具体情况对发言内容作相应的调整。发言或报告结束时，应向会议全体参加人员表示感谢。 （三） 、一般与会者的礼仪 对参加会议的一般人员来说，其礼仪主要是遵循会议纪律。在别人发言或报告时，应该认真倾听，必要时还要作好记录，切不可在台底下与人交头接耳，也不要随便走动。在会议进行中， 若要离开会场，时间较短的，行走时注意尽量不要影响其他与会者；若时间较长或许提前离开会场，应向有关人员简要说明情况，并表示歉意，而且一般应在征得同意之后方可离席。（四） 、来宾的礼仪 对会议邀请的来宾来说，应遵守会场纪律，听从会议组织者的安排，做到举止端庄，行为有度。 三、处理公文的礼仪 公文是公务活动中重要的组成部分，是现实公务活动目标的有效手段，也是公务活动中规范性较强的内容。 公文处理，是日常工作的基本内容，也是最重要的工具。公文处理的主要作用是处理协调好各方面的相互关系，因此具有鲜明突出的社交作用和特点。 具体地说，公文礼仪主要体现在以下几个方面： （一） 、拟写公文时，一定要遵守法定的分类 按照 XX 年 8 月 24 日国务院发布的国家行政机关公文处理办法新规定，公文的种类按最新划分标准为 13 种，即：命令、决定、公告、通告、意见、通报、议案、报告、批复、请示、函、会议纪要。不同种类的公文，功能、作用互不相同，在实施中有着不同的适用范围和适用对象，必须对此高度重视。如果拟写公文时随意使用，张冠李戴，不仅会影响公文作用的正常发挥，损害行文机关和组织的威信和形象，也容易造成对收文单位的不尊重，这是违反公文礼仪规范的。 （二） 、在拟写公文时，一定要严格遵守有关格式和行文规范每种公文，都有严格的公文格式和行文规则。这直接关系到公文内容的表达和效能的发挥，也影响到收文方阅读方对公文的理解和执行。这些格式规则主要涉及标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等若干部分的具体写作、处理标准和要求。一系列公文用语、惯用句式，以及惯常用的结构层次安排方法，也是这些格式、规则的重要内容，要求行文者予以遵守。 （三） 、办理公文应做到准确、及时、安全 任何一种公文，从其形成、运转、生效直至终止，都是一个连续的动态过程。依照国家有关法规的明文解释：“公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。”这个公文运转过程，不仅涉及对个办事部门，多个办事人员，而且是有严格流转程序和相应手续的。只有严格按照法定程序办理公文，操作规范、严密，才是合乎公文礼仪规范的。 根据公文制发单位和接收单位之间关系的不同，公文可分为上行文、下行文和平行文三种。 （1） 、上行文。是指下级机关向上级主管机关进行汇报或请求指示和答复时使用的公文，比如报告、请示报告等。 （2） 、下行文。是指上级单位向其下属机关制发的公文，一般是处理各种事物的会议、决定、批复、指定、通报等。 篇三：秘书礼仪知识：会务礼仪规范商务人员在日常交往中所必不可少的一件事情，就是要组织会议、领导会议或者参加会议，因此会议自然而然地成为商务活动的有机组成部分之一。 会议，又称集会或聚会。在现代社会里，它是人们从事各类有组织的活动的一种重要方式。在一般情况下，会议是指有领导、有组织地使人们聚集在一起，对某些议题进行商议或讨论的集会。 在商界之中，由于会议发挥着不同的作用，因此便有着多种类型的划分。依照会议的具体性质来进行分类，商界的会议大致可以分为如下四种类型： 其一，行政型会议。它是商界的各个单位所召开的工作性、执行性的会议。例如，行政会、董事会，等等。外语学习网 其二，业务型会议。它是商界的有关单位所召开的专业性、技术性会议。例如，展览会、供货会，等等。 其三，群体型会议。它是商界各单位内部的群众团体或群众组织所召开的非行政性、非业务性的会议，旨在争取群体权利，反映群体意愿。例如，职代会、团代会，等等。 其四，社交型会议。它是商界各单位以扩大本单位的交际面为目的而举行的会议。例如，茶话会、联欢会，等等。 一般而论，以上四种类型的常见于商界的会议，除群体型会议之外，均与商界各单位的经营、管理直接相关，因此世人称之为商务会议。在商务交往中，商务会议通常发挥着种种极其重要的作用：其一，它是实现决策民主化、科学化的必要手段；其二，它是实施有效领导、有效管理、有效经营的重要工具；其三，它是贯彻决策、下达任务、沟通信息、协调行动的有效方法；其四，它是保持接触、建立联络、结交朋友