行政管理制度培训讲义

建立完善行政管理系统 提高企业整体运转效率-建龙控股人事行政部 2004年 7月 一、制度出台的背景 1、制度建设（控股公司正式成立以后尚未出台相关制度） 填补空白 ,完善和统一2、推进提高行政效率课题 用制度界定责任、锁定流程、明确时限二、关于提高行政效率问题（ 1）现状（ 2）原因（ 3）行政效率问题的系统解决方案及目前进展二、关于提高行政效率问题（ 1）现状文件传递慢 制约工作进展；管理决策 (会议 )效率低、质量不高 工作有序性差；无效管理多 大量重复性劳动，管理有效性差；整个行政管理过程长、不透明 行政效率考核难，瓶颈不易被发现（ 2）行政效率低的原因分析行政效率从根本上讲就是领导的效率 中层以上干部是解决问题的瓶颈； 行政效率从根本上讲是由行政办公系统的建设水平决定的 行政文秘人员是解决问题的关键，责无旁贷（催化剂、增效剂、润滑剂）； 行政效率就是行政办公流程各环节的平均效率 找准并解决效率最低的环节是解决问题的根本措施； 行政效率最突出的问题是无效管理 提高制度建设水平，尽最大可能消除无效管理提高文书处理及沟通效率 文书管理制度、重要信息逐级报告制度（经过严格讨论制发程序后已下发执行）（ 3）行政效率问题的系统解决方案及 目前进展提高决策及执行效率 会议管理制度（已经下发开始执行）提高有效管理水平，减少无效管理 制度建设管理规定（已完成初稿起草工作）（ 3）行政效率问题的系统解决方案及目前进展提高行政效率的透明度，改善办公系统 强力推行网上办公，对全部行政效率改进成果用网络技术进行锁定（正在调研，和有关方面探讨建设方案）三 、网上办公设想： （一）模块构想1、文书处理（文书处理中心）2、会议管理3、知识管理（知识库、档案库、案例库、专家库）4、总务管理5、信息管理6、个人事务（日程管理）三、网上办公设想 ： （二）实施步骤 1、制定行政工作流程并检验其合理性（ 6月、 7月、 8月）2、制定网上办公系统建设方案3、系统软件设计4、试运行阶段5、全面实现网上办公（ 2005年 7月）三、网上办公设想： （三）保证措施 网络沟通与电话联系相结合领导重视与秘书协助相结合行政督办与效率监察相结合四、制度培训 （一）文书管理制度 第四条 控股公司文件种类落实要求：增强控股公司红头文件的严肃性 ,不重要的事情不发红头文件 ,发红头文件的必须坚决贯彻执行 ;子公司的文件种类可以有所区别 ,但红头文件、会议纪要是必须有的，而且红头文件用途必须基本一致四、制度培训 （一）文书管理制度 第六条 公文种类。落实要求：必须严格按制度规定使用正确的文种四、制度培训 （一）文书管理制度 1、请示：一事一请示 逐级请示不要多头请示 对请示领导必须签署意见 对请示上级机关应根据领导批示意见起草批复 (或将领导批示转请示部门 )（ 1）请示领导 “我们想这么干行不行 ”不是问 “领导我们怎么做 ”（ 2）以上请示妥否，请批示。 （ 3）子公司向总部请示必须经子公司总经理把关并用红头文件上报；控股公司各部门向董事长请示，必须各部正部长把关并加盖部门公章上报四、制度培训 （一）文书管理制度 2、报告：工作汇报 对报告领导不一定签署意见（ 1）先结果后过程（ 2）要分类报告，不要流水帐（ 3）现将有关情况报告如下： 四、制度培训 （一）文书管理制度 3、通知：（ 1）要素要全：时间、地点、人员、事件（做什么）、其他要求（ 2） “现将有关事项通知如下 ”、 “特此通知 ” 四、制度培训 （一）文书管理制度 4、会议纪要：（ 1）非常清晰地逐条记录议定事项（区别于政府的纪要）（ 2）每件事都要求做到 “四个明确 ”，即责任人或责任单位要明确、完成时限要明确、完成目标要明确、特别重大事项考核也要明确四、制度培训 （一）文书管理制度 第七条 公文格式3、公文字号：（ 1）分四大类 “ 政管字 ”、 “生管字 ”、“经管字 ”、 “工管字 ”（ 2）建控发、唐建发、吉建发、承建发、黑建发、宁建发、矿业发、化工发、自动化发、水泥发四、制度培训 （一）文书管理制度 第七条 公文格式6、排版：（ 1）不许用 word套用格式（ 2）宋二加黑 黑加黑、宋加黑、楷加黑、仿宋不加黑（正式文件正文一律用三号字）（ 3）主题词表四、制度培训 （一）文书管理制度 第七条 公文格式7、用章：骑年盖月，方方正正，专人盖章（印章管理制度） 部门章视同部长签字同意 控股公司章视同董事长签字同意四、制度培训 （一）文书管理制度 第三章 请示、报告、报表管理 关键：除日常专业对口上报信息外一律报控股公司人事行政部政务组，将来各种信息都经过政务组文书处理中心四、制度培训 （一）文书管理制度 第四章 上级文件及外来文管理关键：把握好五种单子的统一使用四、制度培训 （一）文书管理制度 第五章 子公司文书管理第十九条第 5款：控股公司与子公司制度衔接问题通过控股公司出台管理制度与子公司出台实施细则的方式来实现对接、避免冲突四、制度培训 （一）文书管理制度 第六章 文书处理时限 关键：各部兼职文秘人员要及时提醒部长处理公文 ,缩短各部门文书处理时间 ,提高总部的文书处理效率成效 :据统计 ,由于各部重视 ,6月份文书处理效率比 5月份明显提高 ,文件平均停留时间缩短近一半 ,以后每月还要统计 ,并对文件平均停留时间最长部门做工作四、制度培训 （一）文书管理制度 第九条 文件落实与检查 责任单位：文件起草部门负责文件落实的督导与检查，不允许只管出文件不管执行，或对不能执行的文件也不及时修改或废止 ;接收文件的部门或子公司领导应签署本部门落实意见及落实责任人。 四、制度培训 （一）文书管理制度 第十九条 第六款子公司文件抄送控股公司后，人事行政部将转对口部门及相关领导，主要是便于各部门及时掌握子公司专业管理动态，监督子公司管理行为是否符合总部要求 四、制度培训 （二）重要信息逐级报告管理制度 第二章：日常信息报告管理关键：子公司关键是及时、准确、规范、统一；控股公司关键是去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里、内外结合、高度综合、专业分析、暴露问题、明确方向、改进提高、良性循环 每月形成专业分析报告四、制度培训 （二）重要信息逐级报告管理制度 第三章：重大事项报告管理关键：子公司和各部门要把握适度、报告及时、渠道畅通、资源共享、快速反应、防止事态扩大成效 :各子公司请示 报告明显增多 ,上下沟通意识在增强四、制度培训 （三）内部出差接待管理制度第二章 用车第六条 核心是到各子公司出差时不许要求对方接送站 同时对各子公司办公室提出要求 ,会提供找出租车的服务 ,车辆允许时也不是绝对不能接送四、制度培训 （ 三）内部