采购合同管理：在战略联盟和合作伙伴关系中制定长期合同

采购合同管理：在战略联盟和合作伙伴关系中制定长期合同2010-12-27许多买卖双方的战略联盟和合作伙伴关系在近年里得到迅速的增长。特殊协议的谈判和履行说明了双方的责任，这比伙伴关系本身更重要。按照一家财富 500 强公司的采购副总经理的话来说，“我们两个企业更愿意思考如何通过盟约而不是合同来管理我们之间的关系。 ”“战略联盟”和“合作伙伴关系”常用于产业界，却并未真正说明这些协议的内涵。合同本身是一种正式的象征，说明存在着相互的责任和期望，合同本质上具有长期性。有效的长期合同通常在合同中规定明确的可计量的目标，包括价格机制、运输条款、质量标准和改进、生产能力提高、成本节约共享、持久条款、风险共担、矛盾纠纷的处理和合同关系的终止。因为长期合同越来越多地用于产业领域，这就值得详细地讨论一下其特性、优点和风险。一、长期合同的好处为什么采购方要考虑与供应商签订长期合同呢？通常来说，采购方经常期望从供应商那里得到包含在长期合同中的较多许诺。长期合同将产生合同双方的联合价值，通过信息共享、风险共担、计划协调、成本共担、需求和资源共享来增加联合价值。除此之外，长期合同就像一幅蓝图指导着买卖双方的关系。1获得供应商技术。长期合同能够帮助买方获得额外的供应商技术所有权。采购方通过长期合同排外条款，阻碍竞争者获得供应商技术，至少可以在短期内获得竞争优势。在新产品刚刚引进阶段或者在产品生命周期的动态技术改进阶段，和供应商捆绑在一起，将迫使其他竞争者花费宝贵的时间和精力，从其他地方寻找到相应技术或者自行开发技术。2获得成本价格信息。长期合同的签订经常使得采购方可以从供应商那里得到更具体的成本和价格信息，以此换来扩展的合同条款。由于供应商能够将总固定成本分摊到更多的产量中，因而通过增进资本效率来改进扩展生产过程，长期合同能对供应商产生更大的激励。长期合同的签订应该包括激励和成本共享内容，以此作为对供应商改进生产过程的奖赏，同时也为采购方带来一定的成本节约。这种额外的供应商资本投入，不仅带来高质量的产品，而且也降低了成本。买卖双方通过联合协作改进了供应商的生产过程，同时也共同分享节约的收益。3供应保证。从采购方的角度来看，也许考虑长期合同最主要的驱动原因是长期合同比采用短期合同将降低可能遇到的风险水平。通过签订一项考虑周全的长期合同，采购方理所当然地得到持续不断的供应保证，特别是当原材料、产品、部分零部件的获得潜在着严重的供应中断，或者在质量、价格、可得性和运输方面存在极大的波动性时，长期合同就显得尤其重要了。4供应商获得更好的计划信息。供应商有时也会倾向于长期合同。这时，也许是因为以下几个原因：(1)供应商可以得到很好的计划生产信息，这反过来帮助供应商在产品生产上提高效率，计划好物料的供应。(2)由于对连续的未来数量的预期，详细的项目生产和运输数量使得供应商可以更好地预算出资金流和投资数量。(3)供应商能够实现在整个合同期间的管理成本的降低。这样在一个很长的持续期中，不必花费很多的精力去寻找和发展新客户的替代数量。5促进双方的共赢。建立长期合同的最后一个好处是采购方可以利用增强的领先优势，进一步推动供应商改进绩效，达到更高的水平。这种绩效改进可以通过增加资本投资驱动，来实现高水平的承诺。带有激励条款的长期合同，是建立在随着采购数量的增加，成本结构也随之变化这一想法基础上的。长期合同如果要增加产量，就应该确立生产改进目标和成本节约共享，买卖双方共享成本降低带来的收益。二、长期合同的风险当评估长期合同是否必要或者是否令人满意，采购方或供应商都必须考虑各种风险。1供应商将其他业务置于首位。同意签订长期合同，就限制了供应商对采购方其他竞争者的供应能力，很可能将供应商锁定并丧失了获得其他可盈利性业务的机会。而且，当企业同意满足特定客户的供应需求时，由于可提供的生产能力的限制，就不能承担更有盈利性的业务而自然被排除在竞争之外。2供应商产量不确定。为了取得成功，一个好的长期合同需要考虑双方的需求。采购方必须从供应商的角度考虑许多问题。首先最主要的是产量的不确定性，特别是当处理新产品和面对新客户的时候。尽管采购方的预期给了供应商种期望获得一定采购量的暗示，但是实际上，由于超额的需求预测、缺乏最终产品市场化、市场竞争的加剧和其他环境因素如政府管制等原因，使得这一数量并不一定能达到。3供应商的机会主义行为。从采购方的角度看，最主要的风险在于供应商在签订了长期合同后，是否变得满足而失去了保持和提高绩效的动力。对采购方来说，重要的是在长期合同中建立适当的激励条款，来鼓励推动供应商在整个协议期内，实现所期望的绩效水平。 4选择错误的供应商。长期合同的另一个风险是没有识别真正最适合合作的供应商而同时又选择了签订长期合同。采购方有责任进行足够的调查研究，取得供应商以往的文件资料，包括绩效水平、生产能力、财务状况的良好性和稳定性、技术路线和委托协议关系。一旦与特定的供应商签订了长期合同，再改换其他的供应商就非常困难。为了确保未来合作的成功，在签订长期合同之前，投入足够的时间和努力是必要的。三、长期合同的偶然性因素有效的长期合同包含了许多需要考虑的可能发生在合同履行过程中的偶然因素。1供应商绩效改进。采购方使用长期协议是为了在整个协议期内获得特定的供应商绩效改进所带来的收益。长期合同迫使采购方进行广泛的调查，包括供应商的生产能力和过去的绩效水平，以及确定与特定长期供应合同相关的风险类型和程度。采购主管必须决定特定合同期限是三年还是五年，是否在每一合同阶段末更新合同。2初始价格。采购方必须特别集中注意力来决定一个可接受的初始价格，如果初始价格定得很高，那么后来的价格也会很高。采购方需要意识到供应商经常会在初始价格中包含额外的利润部分，这样就提高了所有未来的价格。另外，如果初始价格很低，供应商可能就没有所期望的改进绩效的动力，在长期合同中，双方的关系是非物质利益性的，除非双方在交换过程中能够得到一些共识和利益。3价格调节机制。在长期合同过程中，选择适当的价格调节机制是要考虑的关键问题。价格调节机制将以初始价格为基础，来确定价格的调整。如果未来的价格调节与外界的价格表或者相关产品价格相联系，那么就需要精心挑选应该使用哪一个价格表或者相关产品。选错了价格表或相关产品，同样会导致整个协议期间的高价格。4更新、处罚和免责条款。一个有效的合同更新条款应该在每一阶段开始或结束时做一回顾总结，通常是一年或者更短，而且应该包含一个激励机制以奖励供应商取得的令人满意的绩效。假设期望绩效没有实现，采购经理可以要求对方采取正确的行动加以补救，而且可以从供应商那里索赔由此造成的时间和费用损失。同更新条款联系在一起的是免责条款，即如果任何一方都不能做到合同的要求，允许对方终止合同。然而，当供应商总是不能满足合同绩效的要求时，长期合同