不可忽视的收文管理.docx

不可忽视的收文管理 作为一名行政助理，我深知行政部是一个综合办事机 构，是承上启下、上传下达、迎来送往、联系内外的桥梁 和纽带，可以说责任重大。面对每天接收到的文件，如何 管理就是一门不可忽视亦值得学习的课程。现就联系我工 作当中的实际情况，和大家做如下分享。 做好收文登记工作给文件上“户口” 形象一点说，在进行收文登记时，在文件处理登记目 录上上个“户口”，把来文的发文字号、收文日期、文件 标题、份数和密级等信息逐一登记，并在文件首页右上角 加盖标有“收文日期、份数、密级”字样的收文印章。登 记是收文的起始环节，也是很容易被忽视的环节。在实践 中常常会有这样的情况：一看，是急件，来不及登记就赶 紧处理，等处理完了，其它事情又来了，又去忙别的事。 时间长，就把文件没有登记的事给忘了。一段时间之后， 到了需要了解这个文件办理的情况时，在文件处理登记目 录上根本就查不到，给工作带来很大被动。因此，在平时 工作中，即使收到的文件再多、时间再紧，也要坚决做到 不登记就不办理、不转出。 注重“筛选”环节，分清“轻重缓急” 防止文件“延误漏办” 筛选文件不是简单地将收到的文件分为上、下级文件 或正式、非正式文件，而是要在收到文件后通过快速通读， 了解文件的轻重缓急，确定哪些文件急办，哪些文件缓办。 具体方法是：特急件和急件要优先办理，接到即办，最大 限度地缩短文件在手中的滞留时间。特急件、急件和绝密 件在送领导阅处之前，办文人员要在批单右上角加盖标有 “特急件”“急件”或“绝密件”字样的印章以提醒领导； 对需要马上的特急件、急件，可专人专件跟踪催办；对办 结时限已到但还没有办结的领导批示文件，可将办理情况 做阶段性反馈，过段时间后再行催办，直至按领导批示 要求办结为止。 盯住“拟办”环节防止文件“效力不达” 拟办环节是办文工作的核心。这一环节的任务是确定 文件的传阅对象、分发范围和拟办意见。在这个环节我们 要注意以下几点：一要在对文件内容充分理解和准确掌握 的基础上确定传阅对象。这就要求办文人员必须对领导工 作分工熟记于心，对各部门和单位的工作性质充分掌握。 二要根据文件内容和份数确定分发范围。这里要着重强调 文件分发的科学性和针对性，文件要首先保障主要领导、 分管领导、主要涉及部门和主要人员。三要在深刻理解和 准确把握文件精神的基础上，结合、本部门、本单位实际 向领导提出有参考价值的拟办意见。拟办意见力求科学、 合理、简洁、准确和全面，要一语中的、简单直白，不要 含糊不清、冗长拖沓，切忌以“请 XX 领导阅示”或“请 XX 班子成员传阅”等套话应付差事。 把控“传阅”环节避免文件“漏传误传” 一要按拟办意见传阅。一般来说，上级来文要按从职 务高的领导到职务低的领导的顺序传阅，外单位来文要按 从职务低的领导到职务高的领导的顺序传阅，无特殊原因， 不要越位传阅。二要做好文件流转登记。把每位领导的批 示及时登记造册，随时掌握文件运行方位、办理程度、已 传阅领导的批示意见等情况，以便领导在文件运行期间调 阅。三要把拟办意见和领导批示中涉及的领导、部门和单 位一一传阅到位，不能随意简化传阅程序和传阅范围。四 要做好领导批示的解释工作。为方便受文领导、部门和人 员阅知，应将主要领导的批示附在文件审批单上，随件送 达。受文领导、部门和单位一旦提出问题，办文人员要及 时、耐心地做好沟通和解释工作。 谨慎办事避免文件“办中泄密” 相关工作人员在平时工作中要有很强的保密意识，严 防泄密。对密级文件以及涉及敏感问题的文件、资料、刊 物的保存和传阅，要格外小心谨慎，决不允许无关人员接 触密级文件；办理绝密件，必须由办文人员专人完成“送 阅、待阅、阅毕取回”