如何做好工作计划1

主講人 :許連欽 Jack Hsu Page1* Page1 Jack Hsu 講師簡介 : 許連欽 現任： 台灣華盛頓集團 廣東逸華企業顧問有限公司 台灣鄭記企業管理顧問股份有限公司 新策略事業群 總裁 國立臺灣師範大學工業教育系 國立政治大學企業經理高級班 美國紐波頓大學 MBA專題研究 學歷 ： 臺灣生產力中心 TQM顧問師班、廠長班特聘講師 臺灣松下電器公司人才開發、製造管理、專 案企劃資深經理 先鋒企業管理發展中心總經理經歷： 臺灣提案改善協會秘書長 臺灣品質學會 QRG委員 * Page2 Jack Hsu 講師簡介 : 許連欽 行政院青輔會企管班講師 經 歷 中華創造學會創造力系列專題講座主講 財團法人中衛發展中心特聘企業經營輔導顧問師 臺灣職業訓練局企業訓練輔導團顧問 財團法人醫院評鑑暨醫療品質策進會委員 授課及輔導廠商 臺灣松下電器、統一企業、聯華電子、旺宏電子、臺積 電、福特汽車、裕隆汽車、憶光電子、大眾電腦、三 陽工業、中國石油、中華電信、臺北市政府、臺電、 陽明海運、上銀科技、普騰電子、光寶電子、旭麗電 子 等 500多家企業 ,口碑深受肯定。 臺灣生產力中心 TQM顧問師班、廠長班特聘講師 * Page3 Jack Hsu 課 程 大 綱 一一 、 方针管理方针管理 VS.工作计划工作计划 二 、 何谓方针管理 三三 、 工作计划是什么工作计划是什么 四 、 工作计划的类型 五五 、 工作类型与计划步骤工作类型与计划步骤 六六 、 如何有效的执行工作计划如何有效的执行工作计划 七、日常工作計劃與跟催七、日常工作計劃與跟催 * Page4 Jack Hsu 一、 方針管理 VS. 工作計劃 管理層 CEO CEO 基層 經營層 A P C D A P C D 1、智慧力量整合、智慧力量整合 與與 四頭馬車四頭馬車 * Page5 Jack Hsu 一、 方針管理 VS. 工作計劃 理念 能力 管理 能力 技術 能力 高高 中中 基基 阶阶 阶阶 层层 层层 层层 （ 創新 能力 ） （ 改善 能力 ） （ 維持 能力 ） 2、 組織層級組織層級 與與 經營能力經營能力 * Page6 Jack Hsu 一、 方針管理 VS. 工作計劃 2、 目標管理 即是透過各階層人員不同的經 營能力，共同參考訂定 、 執行 、 達成目 標。 目標 1、 一般而言 ，企業的組織層次可區 分 為 高階層 、 中階層 與 基層 三 層次 。 * Page7 Jack Hsu 一、 方針管理 VS. 工作計劃 3、 高階層主管是企業的舵手，要創造 、 要 發展 、 要能 登 高望遠，建立企業遠程的鵠的，並領導全員朝向目標 邁進，即 Sail To The Right Direction 。 4、 中階管理人員必須根據公司目標，擬訂實施計劃及控 制方法，使工作展開得以上下連貫，做該做而未做的 事，並使所做的事配合目標，即 Do Right Things。 5、 基層人員必須自動自發，積極負責，執行既定目標，將 事情做得確實，沒有失誤，將績效達到預期目標，即 Do Things Right。 * Page8 Jack Hsu 二 、 何謂 方針 管理 所謂方針管理是指 “以方針去管理 ”企業 里的經營活動。 以 方針去管理 管理方針 。 就是說首先 要有 方針，以此方針去 轉動 管理循環之謂。 英文 稱為 Management by policy ， 日文 稱為 Hosin Kanri * Page9 Jack Hsu 2-1 方針管理 的 意義 1.方針 是敘述達成企業經營目的所需的 基本 方向 及應達成的 程度 （ 量量 ） 以及達成 此目標 所需的 方案 。 2.上面 以方針 具有如下的 意義 ； 即 決定 企業的 “基本方向 ”與應達成的 “目標 ”以及達 成此目標所需的 “方案 ” 。 3. 去管理 是指， 使計劃，實施、查核、 處置的管理循環轉動 。 * Page10 Jack Hsu 2-1 方針管理 的 意義 計劃 （ PLAN) 處置 （ ACTION) 方方 針針 實施 （ DO） 查核 （ CHECK） 方针管理的循环（方针管理的循环（ 1） * Page11 Jack Hsu 2-1 方針管理 的 意義 計劃 （ PLAN) 方針管理的循環（方針管理的循環（ 2） 方 針 實施（ DO） 查核（ CHECK） 處置（ ACTION) 管管 理理 * Page12 Jack Hsu （ 1） 进行全员参加的经营。 （ 2） 各个人在管理的执行上，要求思索、 创造、动脑筋。 （ 3） 谋求提高管理的生产力。 4、 实施 方针管理 的 意义 ， 有以下几个项目 。 2-1、 方针管理的 意义 * Page13 Jack Hsu 5、 就 全员参加的经营 加以说明。方针管理这句话是 由两句单语所构成的。亦即是 方针 与 管理 。 对此两个单语的概念附加若干说明。 此处谈到方针是指谁的方针呢？这有 总经理方针 ，也有 事业部处长 、 部 門 经理 、 课长 的 方针，也有 股长、职员 的方针。大方向的方针虽 由总经理提示，但只要 在其范围内，各组织的阶层中 仍有相当的自由度。方针这句话的概念如解释成 “由上 面来束缚 ”的意思那就不对了。也就是说，虽然提示有 某方向，但并非是拘束工作人员 。 2-1、 方针管理的 意义 * Page14 Jack Hsu 6、 其次谈的是后半的管理，从管理这句话的概念让人有 种感觉认为那是有组织的处理人的事情，但此处的管 理的意识完全并非那样，基本上是表示每个人自主的 转动 计划 、 实施 、 查核 、 处置 的 循环。 由以上知， 所谓方针管理绝对不是由人来监督管束人 而是全员一面配合总经理的大方针，一面提出各自的 方针，每个人都是身为 迷你经营者 ，以 大家一 起来参加经营 作为目标。 2-1、 方针管理的 意义 * Page15 Jack Hsu 7、 每个人思索、创造、动脑筋 ， 方针管理在性 质上，大家如果都不去动脑筋、想办法，管理循 环是一点也不会动的。以往公司的方针只是总经 理提出，下面的人能够照着去做，那样或许是可 以的。但是，如今只由总经理思索就行的时代已 经结束，为了应付现代的复杂市场环境，应寄望 全员贡献智慧才行。 2-1、 方针管理的 意义 * Page16 Jack Hsu 8、 最后对 提高管理生产力 加以说明。经常在生产面 上听到 提高物的生产力 ，但是 提高管理生产力 就不太常听到。可是在现代的经营管理中，不仅是 提高硬体的生产力，就是提高软体的生产力也要付与 关心。衡量管理的生产力是非常困难的，可是我们却 能从经验感受到生产力高的管理与低的管理是有所不 同的。 生产力是生产诸要素的有效利用的程度 （ 欧洲生产力中心的定义 ） 。人活用智慧将物、钱、资 讯加以统合时，管理的生产力就会提高。 2-1、 方针管理的 意义 * Page17 Jack Hsu 1、 利用全员参加的经营，谋求高阶方针的实现 。 2、 朝向经营目标，采取重点异同的想法与行动 。 3、 强化整个组织的有机性关连，以整体性的构 造变革为目标。 4、 使目标与任务行动明确。 5、 使工作改善与革新的方向明确。 6、 尊重个人的自主性，奖励个人的思索，期待 创造性的发挥。 2-2、 方针管理 的 目的 * Page18 Jack Hsu 1、 策略经营的推进。能将策略、战术当作业务从实施上加以推 进。 2、 踏实的提高企业业绩，能够有计划的、踏实的达成目标。 3、 职员的能力开发。每个人能善加考虑进行创造性的工作，并 且能培养配合目的进行工作的习惯。 4、公司内的沟通，上下与部门间的商讨增加，意见沟通变得良 好。以往因工作的关系未商谈过的总经理们开始商谈起来。 5、 OJT变得活跃。方针管理活动的实务本身，即可照样地当成 OJT。 6、 以上的结果使职场活性化。每个人生龙活虎的在工作。 2-3、 方针管理 所期待 的 效果 * Page19 Jack Hsu 全公司重点方针、目标、方案 各事业部重点方针、目标、方案 各事业部重点方针、目标、方案 各部重点方针 、目标、方案 各部重点方针、目标、方案 各课目标 、方案 各课目标 、方案 各业务 各业务 方针的展开（ 1） 2-3、 方针管理 所期待 的 效果 * Page20 Jack Hsu 经 营 理 念 长 中 期 经 营 计 划 年度重点方针、目标、方案 上位重点方针、目标 的解释与理解 外部环境的检讨 前年度实绩不佳 情形的掌握与解析 重点方针 目标 方案 重点方针 目标 方案 重点方针 目标 方案 目标值（期限）实施方案、实施事项 方针的展开（ 2） （ 公司宗旨） （ 3年计划、 5年计划 ） 事业部处长 部经理 课长 实施承担者 2-3、 方针管理 所期待 的 效果 * Page21 Jack Hsu 负责人 层次 总经理 事业部处长 部 经理 课长 担当者 (包含 股长、主任 ) 全公司 全公司 (年度 )重点方针 全公司 (年度 )经营目标 全公司 (年度 )重点方案 事业部 事业部 重点方针 事业部 目标 事业部 方案 部 部 重点方针 部目标 部方案 课担当者 部 重点方针 课目标 课方案 担当 目标 担当 实施方案事项 注） 1.（）有加以表示与不加表示者。（但全公司（年度）重点方针，最好加以表示。） 2.目标由 去分割，分担。 长中期经营目标 全社 经营目标 事业部目标 部目标 课目标 担当者目标 方针的展开（ 3） 2-3、 方针管理 所期待 的 效果 * Page22 Jack Hsu 1、 管理者有能力评估未来，预做准备，也就 是有能力做好计划。 2、 工作计划是什么呢？工作计划可被 定义为 “决定目标及如何达成目标的一个程序 (process） ”。 三 、 工作 计划 是 什么 * Page23 Jack Hsu 3、 工作计划本身含有三个特性： （ 1） 前瞻性思考（ forward thinking) 思考及判断未 来可能的状况。 （ 2） 下决策（ decision making） 决定未来想要达 成的状况（ desired future）。 （ 3） 目标导向（ goal oriented） 规划各个标的，以 达成期望的状况。 三 、 工作 计划 是 什么 * Page24 Jack Hsu 4、 简单地说，工作计划就是现在想好将来要 执行的行动力，以达成期望的目标。 5、 就企业的经营而言，工作计划就是为了达 成企业的经营目标，企业内各项业务的责 任者，根据目的、现状的事实及未来可能 的预测，做出最有利的行动方案。 三 、 工作 计划 是 什么 * Page25 Jack Hsu 6、 为什么要做计划呢？一份好的计划有如一份好的 航海蓝图，能使我们避免错误的航行，浪费了时 间及资源。也能引导我们最有效、最正确地达到 目的地。 7、一份好的工作计划使能参与计划执行的人预先知 道什么时候要做什么事情，能够预做准备，相互 配合，能发挥最大的效率。（ 5W2H ） 三 、 工作 计划 是 什么 * Page26 Jack Hsu 8、 企业内各阶层的主管负的责任不同，当然计划的 标的也不同。 不同阶层主管负责计划的内容 层 次 计 划 范 围 时 间 幅 度 主 要 内 容 高 阶 主 管 全 体 组 织 长 期 愿景、政策、目标、策略、资源投入优先 顺序 中 阶 主 管 部 门 年 度 行动方案、专案、预 算、部门工作计划 主任、领班 班、组长 工 作 岗 位 短 期 日程计划、费用计划 三 、 工作 计划 是 什么 * Page27 Jack Hsu 9、 管理者为了做好管理的工作，自然要订出 各种不同的计划，中阶主管制定的计划， 要能达成下列三个目的： （ 1）计划要能配合实现上级主管的目标、策略。 （ 2）计划要能实现自己部门的任务。 （ 3）计划要能成为部属行动的依据及评价部属工 作成果的重要基准。 三 、 工作 计划 是 什么 * Page28 Jack Hsu 1、 愿景、政策、目标、策略、行动方案、预算、专 案计划、部门工作计划、日程计划 等都是工 作计划的一种。 2、 企业内常见的工作计划有这些类型： 长期计划 年度计划 功能性计划 专案计划 Action plan/行动计划 Schedule/时间进度计划 四 、 工作计划的 类型 * Page29 Jack Hsu 1、 一般而言，企业的长期计划都超过一年，通常是 五年，也就是多数企业所制订的五年计划。 2、 五年计划的主题为企业的愿景（ vision）、 事业范 围（ business domain）、 设立企业期望长期达成 的目标；如产品开发目标、市场开拓目标、组织 目标、成长率目标、市场占有率目标、投资报酬 率目标、并构筑达成这些目标的基本策略及一些 需投入较长的时间才能达成的工作。 4-1、 长期 计划（ Long-Range plan) * Page30 Jack Hsu 1、 年度计划是此企业的长期策略规划为前提或基础 ， 计划出年度详细的行动计划。 2、 它明确订出企业的经营管理人员，新的年度要做 些什么（目标），并计划好如何达成年度目标及 要投入多少预算（ Budget)。 4-2、 年度 计划（ Annual plan) * Page31 Jack Hsu 3、 某一家企业年度计划的项目范例，您参考后对于 什么是年度计划会有进一步了解。 XX公司年度计划 I、 经营者 summary A.年度目标 1.财务目标 2.非财务目标 B.基本策略 1.行销策略 2.产品开发策略 3.制造策略 4.行政管理策略 5.组织策略 6.财务策略 II、 组织计划 III、 行销计划 A市场分析 B.竞争分析 C.产品策略 D.人员计划 E.广告、促销、通路、计划 IV. 生产计划 A.生产 schedule B.库存计划 C.原料取得计划 D.设备支出计划 E.产品开发计划 V、 行政管理计划 A.人力资源计划 B.费用管理计划 VI、 财务计划 A.销售收入 B.损益表 C.部门预算 D.资产负债表 E.现金流量表 F.资金来源运用表 G.performance statistics 4-2、 年度 计划（ Annual plan) * Page32 Jack Hsu 1、 每一个部门为了完成部门的主要功能（ function）， 都会做出一些部门功能性的计划。 2、如每月销售计划、促销计划、每月生产计划 、人员招募计划、库存计划、资金计划 等 ，这些计划可说是部门的工作计划。 4-3、 功能性 计划（ Functional plan) * Page33 Jack Hsu 1、 企业为了解决一些特定的问题，如 士气提升专案或举办一些特定的活 动，如公司创业十周年庆祝专案， 这些活动的进行往往需要跨部门的 人员支援共同完成，通常称为专案 计划。 4-4、 专案计划 （ Project plan) * Page34 Jack Hsu 2、每个专案计划的主题内容不同，但是计划过程的 思考步骤却是大同小异的，一般而言，可依循下 列的步骤进行。 Step 1 设定目标（ objectives）。 Step 2 如何做（ How to do） ? Step 3 设定多种选择方案。 Step 4 估计需要的经费（ budget）。 Step 5 Step 6 做出行动 schedule。 回馈情报 (information feedback） 的取得及评估。 4-4、 专案计划 （ Project plan) * Page35 Jack Hsu 1、 Action Plan我们称为执行计划或实施计划。 2、 实施计划是我们产生具体行动的计划，因此它必 须明确地指出何时（ when）、 何地（ where）、 用什么资源（ which）、 期望完成什么（ what）、 如何完成（ how）、 谁负责（ who）。 3、 再好的计划若不去执行，将不会产生任何功效， 而浪费了投注于计划的时间、心力及金钱。 4、 计划贵在能有效地执行， Action Plan正是能将计 划付诸实现的最好手段，因此任何的计划（愿景 、 策略、 idea 等），我们都须将它转换成 Action Plan， 让它实现。 4-5、 Action plan（ 行动计划 ） * Page36 Jack Hsu 1、 时间进度计划（ Schedule） 是计划出在什么 时间要进行及完成那些事项，能让自己便于控 制进度。 2、 任何一个工作项目都要预估出它需要完成的 时间，我们才能有条理、有顺序地安排好整个 工作的进度，有了工作控制的进度，我们才能 在期望的时间内完成我们的工作。 4-6、 Schedule（ 时间进度计划 ) * Page37 Jack Hsu 7/1 7/2 7/3 9:00 报到 新进人员的自觉 电话的技巧 10:00 主管致词 简报的技巧 11:00 公司简介 命令的接受方法 情报管理技巧 12:00 工作及问题解决 的手顺1:00 企业是什么 企业人礼仪 2:00 报告的方法 3:00 企业的组织 职场内人际关系 4:00 5:00 工作场所是 什么 企业内文书 沟通范例 心得报告 4-6、 Schedule（ 时间进度计划 ) * Page38 Jack Hsu 订定您的年度部门重点工作项目及目标的思考途 径，再整理如下： 1、 来自实现上级单位的策略及要求目标； 2、 来自达成自己部门任务的工作项目； 3、 日常管理的改善项目。 上述这些工作即为您年度工作的重点，再加上您日 常性的工作及突发性的工作，就构成您所有的工作。 五、工作 类型 与 计划 步骤 * Page39 Jack Hsu 这些工作依性质与内容的不同，可分为三个类型： 工作类型 I 达成目标的工作 工作类型 II 解决问题的工作 工作类型 III 例行性工作 五、工作 类型 与 计划 步骤 * Page40 Jack Hsu 我们依工作的性质把它归为三个类型，但往往 一件工作就含有这三类性质，例如：一项达成目标 工作中的一个细项，本身就是在解决某一个问题， 同时为了要完成这件达成目标的工作也须配合制定 一些执行时的办法。因此工作计划的步骤绝非是一 成不变的。 五、工作 类型 与 计划 步骤 * Page41 Jack Hsu 1、 达成目标的工作项目， 例如： 营业部门每年有须达成的销售目标 生产部门有须达成的生产数量目标 财务部门有资金筹措的目标 人事部门有员工招募的目标 总务部门有费用管理的目标等。 5-1、 达成目标 的工作（ 工作类型 I ） * Page42 Jack Hsu 2、 达成目标工作类型的计划重点是分析在什 么样的条件或状况下才能够达成目标。如何找 出需要具备的条件，是达成目标工作类型的计 划进行重点。 例如 ：一颗埋藏在地下的 种子 ，要能达成 发芽 的目标，它必须具备一定的 条件 ，如温度、水 份、土壤硬度等，在具备了 特定的条件 下才能 发出芽来。 5-1、 达成目标 的工作（ 工作类型 I ） * Page43 Jack Hsu 1、 课题解决及改善的工作都可归为解决 问题的工作类型。 2、 解决问题的工作重点是寻找产生问题的 真正原因，只有找出真正的关键原因，您 才能解决问题。 3、 因此您要不停地质问为什么？为什么？ 为什么？ 5-2、 解决问题 的工作（ 工作类型 II ） * Page44 Jack Hsu 1、 日常工作项目中有许多例行性的工作。日常工作项目中有许多例行性的工作。 例如：例如： 生产设备的定期点检、保养。生产设备的定期点检、保养。 进料的检验进料的检验 成品的出货检验成品的出货检验 人事部门的薪资核算、勤惰管理人事部门的薪资核算、勤惰管理 财务部门的出纳作业、结账作业财务部门的出纳作业、结账作业 公文处理作业公文处理作业 公司安全管制公司安全管制 日常物品的采购及原料的采购等日常物品的采购及原料的采购等 5-3、 例行性 工作 （ 工作类型 III） * Page45 Jack Hsu 2、 面对这些 例行性 的工作，管理者如何 才能 有效的处理呢 ？ 3、 管理者处理的重点是制定一些 妥当 的 规程 、办法、 规定 、 基准 来管理 例行 性 、 重复性 的工作。 5-3、 例行性 工作 （ 工作类型 III） * Page46 Jack Hsu 步 骤 计 划 要 点 Step1 现状把握 确定主题 收集情报资料 要因分析 掌握关键要素 Step2 设定目标 订定明确的目的 订出您的目标 Step3 研拟手段方法 系统化构想作成 推进计划完成 5-4、达成 目标型 工作 的 计划步骤 * Page47 Jack Hsu 1、 今年业绩要成长 50% ，这算不算是一项目标呢 ？ 这当然是一个目标，但我们不能确定这是不 是一个 “好 ”的目标。 好的目标是可行性高且具有挑战性。 除非我们知道目标决定的背景与程序，否则 我们不能确定设定的目标是否妥当。 我们做计划合理的思考程度，应该是先对现 状有了充分的了解，然后才能设定目标及研 拟达成目标的方法 5-4、达成 目标型 工作 的 计划步骤 * Page48 Jack Hsu 2、 什么是关键要素呢 ？ 关键要素是最能影响结果的因素。 例如： 以前医生对盲肠炎是从疼痛的部位， X光及是否发炎等状况来判定，常发生误诊 或延误开刀的情形。 目前采用超音波及验血的检验因素后，只要 经过完整的检验手续，几乎不可能发生误诊 的情形。 超音波及验血的二个因素，可说是二个关键 因素。 5-4、达成 目标型 工作 的 计划步骤 * Page49 Jack Hsu 3、 目标达成有不同的手段及方案 目标 手段 1 手段 2 手段 3 如加强广告的目标，可由电视广告，平面媒体 广告及各种公开活动等各种手段达成。 思考目标达成的手段方法是需要您发挥创意及 挑战的时刻。 5-4、达成 目标型 工作 的 计划步骤 * Page50 Jack Hsu 4、 推进计划时应注意要点？ 推进计划必须具体可行。 可利用 5W2H 协助思考 推进计划要注意人的因素。 计划的实施是要人来完成 思考如何让参与的人全力以赴 排除阻碍要因。 做成详细的 Schedule。 5-4、达成 目标型 工作 的 计划步骤 * Page51 Jack Hsu Step1 明确的目标、标准 Step2 发现问题点 Step3 要因分析 Step4 确定要解决的课题 Step5 拟定对策 Step6 做出行动计划 Step7 执行行动计划 Step8 效果确认 Step9 标准化 5-5、解决 问题型 工作的 计划 步骤 * Page52 Jack Hsu 第第 1步骤步骤 明确的目的明确的目的 第第 2步骤步骤 掌握掌握 事实事实 第第 3步骤步骤 考虑考虑 事实事实 第第 4步骤步骤 草拟草拟 方案方案 第第 5步骤步骤 确认确认 5-6、 职场 工作计划 的 五 步骤 * Page53 Jack Hsu 第 1步骤 明确的目的 确定现场的目标与方针 了解上司的目的与方针 确定自己的任务和扮演角色 明白问题所在 参照有关的计划和事项 查阅规则和办法 5-6、 职场 工作计划 的 五 步骤 * Page54 Jack Hsu 第 2步骤 掌握事实 确定有关的方法和计划 调查现况 请教有关人员 查阅过去的资料和记录 调查相关的实例 运用 5W1H 的方法 5-6、 职场 工作计划 的 五 步骤 * Page55 Jack Hsu 第 3步骤 考虑事项 有无遗漏 事实与事实之间的关系如何 以客观的立场来判断事物的真象 原因和理由何在 相关办法与惯例如何 运用 5W2H 的方法 5-6、 职场 工作计划 的 五 步骤 * Page56 Jack Hsu 第 4步骤 草拟方案 运用 5W 1H的方法 何 故 （ why） 目的 何 事 （ what） 应做、处理的事 何 处 （ where） 场所 何 时 （ when） 日期、时间 何 人 （ who） 担当者 如何 （ how） 方法、对策 必要时以书面表示 5-6、 职场 工作计划 的 五 步骤 * Page57 Jack Hsu 第 5步骤 确认 能否达成目的 必要事项是否已列入周全 能否实施 与其他工作、人员、单位、事项的协调 是否良好 安全性如何 请上司确认 如何准备 5-6、 职场 工作计划 的 五 步骤 * Page58 Jack Hsu 1、订定完善的计划： 明确目的 掌握事实 考虑事实 草拟方案 确认 2、充分的准备： 依照计划 依照职场的实际情况 避免疏忽 周祥考虑工作的顺序 3、正确的传达： 用书面或口头传达 注意表达的方式 用良好的态度 确认传达的效果 4、充分的检讨： 在工作进行中 工作完成时 有计划的执行职场点检工作 采取必要的措施 任何场所都要掌握 5W2H 六、如何 有效 的 执行 工作计划 * Page59 Jack Hsu 1.管理人員的日常工作裡，其中一個重要環節便 是計劃自己及員工的工作。 包括 三 方面 ： 七 、 日常 工作計劃 與 跟催 現時運作的情況及 希望達到 的目標 決定需要進行的工作 去 完成任務 的方法 * Page60 Jack Hsu 2.計劃能給予管理人員工作方向，更重要 的是它要求管理人員發展可行的方法， 並按這個方向前進。 七 、 日常 工作計劃 與 跟催 3.若只有方向而沒有執行計劃及跟催，亦 無法確定是否可以完成工作目標 。 * Page61 Jack Hsu 1.高瞻遠矚 管理人員可以根據計劃而向前邁進， 有目的地運作，不會盲目行動。 2.分配資源 有了清楚的計劃，各種資源都可以正 確地分配。 3.避開問題 由於有事先的考慮，可以避免一些已 估計會出現的問題。 4.激勵下屬 可以給予下屬既具挑戰性又可以完成 的目標，達到激勵作用。 5.評估標準 因為訂立了下屬的工作目標，評估成 績的標準可以較容易定立。 7-1 工作計劃 的 好處 * Page62 Jack Hsu 1.策略性計劃 這種計劃主要由高層制訂，時間通 常是五年以上，主要目的是制訂企業的 長遠方向、企業轉型、合並、新市場和 形象等策略。 2.中期計劃 中期計劃的時間由一年至五年不等， 由中上層管理人員負責，目的是落實策 略性計劃，並為運作計劃給予指標。 7-2 工作計劃 的 種類 簡單來說，企業一般有 四類計劃 需求或計劃形 式。這四種計劃為 策略性計劃 、 中期計劃 、 運作計 劃 和 每天工作計劃 。 * Page63 Jack Hsu 3.運作計劃 運作計劃的主要目的是協助管理人員 完成日常的工作。這些計劃可以是一年 的，目的是找出方法完成企業一年內的 目標，例如如何在未來一年內將產量提 高 20% 。一些運作計劃亦可以是短線的 ，例如如何在一星期內，完成上司要求 的機器使用率報告。 4.每天工作計劃 每天工作計劃安排了每天應該做 的工作，是運作計劃較詳細的部分。每 天工作中經常會有一些突發性的工作出 現，需要管理人員處理。 7-2 工作計劃 的 種類 * Page64 Jack Hsu 計劃工作 第一步 是 訂定目標 7-3 工作計劃 的 方法 然後 籌劃 執行計劃 * Page65 Jack Hsu 7-4 訂定 的 目標 管理人員 訂定目標有 五個 原則 ： 配合企業目標 可以量度 詳細明確 高而可達限定完成時限 訂立目標訂立目標 * Page66 Jack Hsu 7-4 訂定 的 目標 1.配合企業目標 管理人員的運作目標是幫助完成上層 訂下的策略性計劃和中期計劃，所以 管理人員的運作計劃目標必須配合企 業目標 。 當然，中上層的目標比較廣泛，而管 理人員的目標則較為實務性。 * Page67 Jack Hsu 7-4 訂定 的 目標 1.配合企業目標 例如企業的策略性計劃目標是每年增加 20%的利 潤。這個目標落實於中層管理計劃時可能會成為增加 15%銷售量和減少 5%成本。如何減少 5%的成本呢 ？ 落 實到生產部門的督導人員身上時，便可能演變成增加 員工的生產力，數目可能是增加 10%。於是，這個部 門的目標便可以訂定為增加 10%生產力。 * Page68 Jack Hsu 7-4 訂定 的 目標 增加增加 利潤利潤 20% 銷售量 UP15% 成本 DW 5% 增加生產力 10% 企業目標 中層 管理目標 督導人員目標 * Page69 Jack Hsu 7-4 訂定 的 目標 訂 立 工作目標猶如跳高比賽，要激發員工的潛 力，爭取最好成績。但是目標不能訂得脫離現實， 應該體察情況，否則員工會因為難度太高而放棄。 例如增加 10% 的生產力是否恰當？可不可以訂 為增加 12% ？又或 10% 也很難達到，因員工已經日 夜加班，而企業的財政狀況亦不容許添置新器材； 或是員工流失量很大，難以留下熟練技工增加生產 力。這些都需要詳加考慮。 2.高而可達 * Page70 Jack Hsu 7-4 訂定 的 目標 假如目標模糊不清，員工便會無所適從，結果 是浪費時間在一些不必要的工作上或造成錯誤，以 致無法完成既定的目標，徒然浪費資源。 所以管理人員應該將工作目標詳細而明確地告 訴員工，讓他們清楚知道工作的要求，以便增加對 完成工作的信心。如管理人員要求每月生產甲產品 2000件，乙產品 1000件等。 3.詳細明確 * Page71 Jack Hsu 7-4 訂定 的 目標 目標需要具備一些可以量度的指標，這樣主管 和員工才可以清楚知道目標有沒有達到。例如減少 產品的退回率是一個難以量度的目標，但如果改為 每個月的產品平均退回率不能超過 1% ，便是可以量 度的目標。 4.可以量度 * Page72 Jack Hsu 7-4 訂定 的 目標 每一個目標都需要有一個完成時限，這樣員工 才有動力，盡力在時限之前完成。同時管理人員可 以按照時限，作出跟催及控制。 5.限定完成 時限 例如部門需要在兩個月內，即同年某月日，將 生產量由目前的平均每日 2000件增加至每日 2200件 （即增加 10% ）。又如果是特殊任務的話，可以是 在某月某日完成初稿，某月某日完成報告等。 * Page73 Jack Hsu 7-5 籌劃 行動 目標確定 後 ， 便要研究使用 何種方法 完 成任務。在這個研究過程中，最重要因素是 管理人員的 專業知識 ，他需要考慮利用 不同 的方法去 完成任務 。 工作目標既定，管理人員便要 籌劃推展 工作的方法。籌劃行動包括 確定工作 、 排列 工作次序 、 估計時間 、 衡量資源 和 決定地點 。 1.確定工作 * Page74 Jack Hsu 7-5 籌劃 行動 選定了方法後，便要將工作任務詳細分析，然後 將整個任務細分為規模較小的工序。 這些工序細項會 再安排先後完成或同時進行的次序，幫助以後分派及 跟進工作。 例如 管理人員決定利用培訓增加員工的生產力。 這項工作的細分工序包括 ： 員工的培訓需要、制訂培 訓內容、執行培訓等 。在這些項目下，可以再細分的 工序是用問卷研究員工的培訓需要，包括設計員工問 卷、印制員工問卷、分派員工問卷和分析員工答案。 2.排列工作次序 * Page75 Jack Hsu 7-5 籌劃 行動 將所有工序排列妥當後，接著便是估計完成每一 個工序所需的時間。根據這些資料，管理人員可以估 計完成工作所需的時間。看看是否能在目標時間內完 成。假如不能達到目標，便要研究改變工序或增加資 源去完成。 例如管理人員用兩個員工去完成任務的話，所需 時間為一個星期，如果目標時間是三天的話，管理人 員可能要增加員工的數目至四人。 3.估計時間 * Page76 Jack Hsu 7-5 籌劃 行動 制訂 工作計劃後，管理人員便要衡量部門的資源 是否足夠。資源包括人力、員工的知識及技術、 器材和原料等。如果資源不足，便須向上層反映 ，要求增加資源或是改變工作的要求。 4.衡量資源 * Page77 Jack Hsu 7-5 籌劃 行動 假如公司擁有超過一個工作或生產的地 點，管理人員須衡量各生產地點的條件。例 如比較精巧的產品可能須在香港