某著名房产企业内部控制制度手册

房地产 E网 河南鑫苑置业有限公司 Henan Xinyuan real estate Co., Ltd. 内部控制制度手册 manual of internal control 2005年 12月 14日 Dec. 14th 2005 房地产 E网 目录 catalogue 总则及说明 general principles and explanation 第一章 Unit 1 管理控制及内控自我评估 management control and self appraisal about internal control 第二章 Unit 2 财务会计控制 financial accountant control 第三章 Unit 3 销售和应收账款 sales and receivables 第四章 Unit 4 采购和应付账款 purchases and account payable 第五章 Unit 5 费用支出控制 expenses control 第六章 Unit 6 货币资金管理 pecuniary resources management 第七章 Unit 7 固定资产管理 fixed assets management 第八章 Unit 8 项目开发与总控 project development and master control 第九章 Unit 9 产品研发与设计 product development and designing 第十章 Unit 10 工程招标与预算 project bidding and budget 第十一章 Unit 11 工程质量监督与验收 project quality supervision 第十二章 Unit 12 人力资源管理 human resources management 第十三章 Unit 13 对外投资管理 investment abroad management 第十四章 Unit 14 客户服务与信息管理 customer service and information management 第十五章 Unit 15 内部审计 internal audit 房地产 E网 总则及说明 general principles and explanation 一、内控手册的使用责任 Responsibility for the use of internal control manual 二、内部控制的目标 Target of internal control 三、内部控制的概念 concept of internal control 四、内部控制的框架 framework of internal control 五、内部控制的缺陷 deficiency of internal control 六、内部控制的描述 description of internal control BACK 房地产 E网 一、内控手册的使用责任 Responsibility for the use of internal control manual v 本手册适用于河南鑫苑置业有限公司及其子公司 ，为方便描述，以下简称为 “公司 ”。 This manual be applied to Henan Xinyuan real estate Co., Ltd and subsidiary company. referred hereinafter as “company” in order to description v 本手册的内部控制制度是关键的控制制度，不包 括所有的运作流程，使用者应当根据手册提示的 内部控制关键点建立完整的运作流程。 v The system of this manual of internal control is crucial control system, not include all operating flow. The user can set up integrated operating flow based on the key point of internal control that the manual pointed out. BACK 房地产 E网 二、内部控制的目标 Target of internal control v 内部控制是一个由公司董事会，管理层以及其他员工共同 作用的过程，此过程在以下的三个方面对公司实现其经营 目标提供合理保证： v Internal control is the process of combined action by companys board of directors, management and other staff. This process provided reasonable guarantee to operating target of company by the following three aspects : 行之有效并且富有效率的经营过程 effective operating process 可信赖的财务会计报告 reliable financial accountant reports 对法律法规的遵循 to follow rules and regulations v 总而言之，内部控制主要体现在对公司现金以及实物资产 的保全以及被有效的利用，以合理保证公司短期和长期的 营运目标能够实现。 v In short, internal control mostly embodies maintaining the cash and physical assets of company and was effective utilized so that guarantee the accomplishment of operating target of company short or long-term BACK 房地产 E网 三、内部控制的概念 concept of internal control v内部控制是一个 过程 。是一种实现目标的手 段，而不是结果； v内部控制是 人为 控制的，不仅仅包括制度和 政策，同时包括公司各个部门的员工； v内部控制对董事会和管理层只能提供 合理的 保证 ，而非绝对保证； v内部控制是为了实现各个不同而又相互交错 的 企业目标 而设计的。 BACK 房地产 E网 四、内部控制的框架 framework of internal control 业务流程 财务报告 法规遵循 BACK 房地产 E网 COSO内控框架的描述 COSO 要素 含 义 相 应 的内控制度 举 例 控制 环 境 任何 经营 的核心是由企 业 的人力 资 源 员工的个人品行，包括 诚实 正直、道德 观 念以 及 胜 任能力；以及企 业 的 经营环 境 组 成的。 1. 明晰的 权 利和 义务 体系来明确内控 的重要性； 2. 有关行 为 准 则 和 业务标 准的 书 面政 策； 3. 完善的 预 算机制以及 对产 生差异的 原因作及 时 分析； 4. 吸引并留住合格 员 工的 计 划； 5. 有效的内部 审计 委 员 会以及内 审 部 门 风险评 估 公司必 须 意 识 到它所面 临 的 风险 ，并采取措施 应对 。公司必 须设 立整合所有 组织 活 动 的 目 标 ， 这样 公司整体才能 统 一运 转 。公司同 时 必 须 建立一套 发现 、分析并且管理 风险 的 机制。 1. 有关 经营 、 财务报 告以及法律法 规 等 职 能的明确目 标 ； 2. 全公司范 围 内的 风险评 估 控制活 动 公司要建立能确保管理 层应对风险 的策略，以及使之奏效的内控政策和程序 。 1. 职责 分离： 现 金收款有两个以上的职员进 行 处 理； 2. 对 投 资资产 的独立稽核； 3. 信息系 统 的控制以及数据 备 份 信息沟通 信息与沟通存在于公司所有的活 动层 面。它可以使得 员 工 获 取并分享有关程序的 执 行、 管理以及控制等各方面的信息。 1. 管理 层 要建立并 维护 有效的信息 发 布以及反 馈 系 统 ； 2. 与外界同行 业 在政策 变 更以及行 业 风险 方面 进 行 资 源共享； 3. 员 工 举报违规 或舞弊 现 象的 奖惩 措 施 有效 监 督 管理 层 要 监 督整个控制活 动 的运作 过 程， 发现问题 要及 时纠 正。 这样 公司才可以主 动积 极地 针对 所 发现 的不利状况作出反 应 。 1. 定期通 过 内 审 或外部 审计 渠道 获 取 内控 审计报 告并作出反 应 ； 2. 对预 算差异 进 行及 时 跟 进 ； 3. 对现 金及 实 物 资产进 行定期 盘 点， 对账实 差异 进 行分析 房地产 E网 五、内部控制的缺陷 v 任何的内部控制设置都有其自身的缺陷，包括： 在实施内部控制的过程中会存在人为的错误或过失； 由于两名或多名员工的串通而导致的内控失效； 舞弊（例如：管理层滥用权力；伪造凭证或记录以及欺骗性行为等） v 即使是设计完善的内部控制也会因无意或故意的行为而导 致缺陷的产生。但是，管理层可以期望良好的内部控制系 统能够给董事会以及管理层提供其控制目标得以实现的 “合 理保证 ”。非常重要的一点是：公司应该进行合理谨慎的措 施来保证内控目标的实现，而不是设想或者认定仅仅依靠 “ 优秀 ”的员工就可以达到目标。 房地产 E网 六、内部控制的描述 公司内部控制制度的描述和形式由以下三个方面组成： 内部控制的目标：内部控制服务于公司的整体目标以及各 职能目标，通过控制活动为目标的实现提供合理保证，并 且能够有效识别公司面临的风险并采取应对策略； 关键控制点：关键控制点指关键的内部控制行为，保证这 些内部控制行为被正确采用并持续使用，就可以保证企业 的内部控制目标得到实现。 流程图：流程图是描述内部控制行为的主要方法，是通过 对经营活动整个过程用图表形式进行描述，并对关键控制 点着重说明的一种方法。 BACK 房地产 E网 流程图图标说明 BACK 房地产 E网 第一章 管理控制及内控自我评估 BACK 房地产 E网 一 职位分工 BACK 房地产 E网 二 总体战略计划的控制 管理层根据 内外因素以及 向员工搜集信息 修改战略 目标 总经理办公会 平衡未来的 发展以及 当前状况 总经理办公会 制定的下一 年度总体计划 提交董事会 决议 董事长 批准 经批准的 总体计划 下达子公司和 各部门制定 综合计划 管理目标 1）总体战略计划是清晰、明确并且合法 2）总体战略计划是以未来发展为大前提 3）总体战略计划应得到员工的认同 关键控制点 1）管理层应规划长期和短期目标 2）总体战略计划必须得到董事长的签字 同意 注释 1）年末管理层应该根据内外部因素，如 经营环境、竞争对手、法律法规、消费 者等因素的变化及时调整公司的战略目 标，同时应该征求员工的意见 2）战略投资发展委员会根据因素的变化 修改目标 3）总经理办公会因该平衡将来的发展要 求以及目前的经营能力，制定可行的目 标战略 4）战略应分为长期和短期，其中包括企 业总体战略目标、企业架构、资金来源 、财务目标以及市场需求等 5）所有的战略计划应得到董事长的同意 6）总经理办公会应将总体战略目标以及 计划下达给各部门员工，成为公司上下 的奋斗目标 01 03 02 04 06 05 年度终了 战略与投资 发展委员会 审阅 BACK 房地产 E网 三 子公司及各部门制定部门计划的控制 根据总体计划 各部门制订 综合计划 报送企管部 企管部 进行调整 临时工作 任务计划针对调整与各部门进行沟通 董事长 批准 经批准的 部门综合计划 / 月度计划 部门实施 管理目标 1）所有综合计划与公司总体战略一致 2）计划的制定应当切合实际 关键控制点 1）部门的综合计划应该以总体战略为基 础制定 2）综合计划必须得到董事长的同意 3）各部门对企业管理部门提出的计划调 整进行充分的沟通 注释 1）子公司及各部门应考虑企业的总体战 略目标来制定部门计划 2）所有综合计划应该预计各部门未来所 需，然后制定计划，包括：销售、采购 、费用、人力资源、固定资产等等 3）企管部根据公司总体的年度计划对各 部门报送的计划进行调整 4）公司根据工作中出现的具体情况下达 临时工作任务 5）由董事长审核通过所有部门计划 6）批准后的计划返还各部门及子公司实 施，月末，季末，年度末作为部门考核 的依据 01 03 02 04 06 05 各部门 / 企管部备案 BACK 根据综合计划 制订月度计划 房地产 E网 四 部门月度绩效考评的控制 管理目标 1）提高各部门的工作积极性，共同完成 公司战略目标 2）考核标准应与总体战略计划一致 关键控制点 1）考核标准的制定科学合理，并结合公 司的实际状况 2）考核标准应得到总经理和董事长的签 字同意 3）考核的结果与部门的绩效奖励相结合 注释 1）企业管理部每月末、季度末以及年末 根据公司的考核标准对各部门进行考核 2）考核标准的制定由四大部分组成，各 部门制定的本期规计划占主要的地位， 并兼顾其他目标 3）企管部对各部门进行评分并排序 4）对评分的结果与部门总监进行沟通， 尤其是对评分较低的部门，使其认识自 身的不足之处 5）总经理办公会议对公司本期的经营状 况作出总体评价，以此对本期部门总考 核结果进行控制 6）考核结果经总经理批准后进行公示 部门内部 管理状况 01 03 02 04 06 05 期末企管部 进行考核 公示总经理 批准 各部门的 考核结果 总经理办公会议 对公司总体评价 考核结果由 企管部存档 经批准的 部门计划 部门职能 建设状况 部门内部 培训状况 考核的标准 根据标准为 各部门评分 和部门总监 进行沟通 BACK 公司月度经营 指标完成情况 公司财务状况 资本结构 管理团队 组织机构建设 培训 管理线条 工作效率 行政人事部 考评依据， 计入人员积分 房地产 E网 五 信息沟通与交流 各职能部门 总监 /总会计师 / 总工程师 基层员工 董事会决策层 总经理 / 总经理办公室 审计委员会 管理目标 1）员工明确上级制定的政策和制度 2）部门总监和总经理 /董事长获悉员工的建议 和举报 3）管理活动的有效监督与汇报体系 关键控制点 1）管理层政策与制度应该为基层员工所认知 和接受 2）基层员工的建议和举报能够通过有效的途 径传达 注释 1）公司控制活动的监督很大程度上依赖于内 部审计的有效进展。内审在实施审计时，其 计划应该得到审计委员会和董事会的批准， 并提前与被审计部门沟通；内审能够接触到 所审计的资料、实物和人员 2）基层员工向部门总监 /总会计师 /总工程师 反馈实务操作所遇到的问题和提出建议，部 门总监 /总会计师 /总工程师应予以及时回复或 开会讨论；舞弊或错误的举报可以直接向公 司审计委员会进行反映，举报奖惩制度应由 行政人事部门制定 3）内审报告应该直接向董事会汇报；报告所 发现的问题可以先行与被审计部门沟通，但 不影响最终报告内容 01 03 02 信息收集政策传达 政策审批 政策制定 审计内控的执行 报告董事会监督 汇报 监事会 监督 违规及舞弊举报 BACK 审计委员会 问题反馈 房地产 E网 六 一般价格的控制（销售 /采购 /工程价格 ） 制定评价系统流程 部门草拟 价格控制 计划 提交董事长 批准 经批准的 各部门 评价政策 管理目标 销售、购买价格和工程造价要反映现今商业和经济 的状况，并且符合企业的战略目标和综合计划 关键控制点 1）企管部应定期对销售 /采购 /工程等价格作审阅， 价格的制定与变更与企业长期和短期价格战略一致 2）最终的评价政策以及价格调整方案应得到总经 理办公会的讨论通过 3）工程物料和固定资产的购买、土地的竞标和工 程的造价要在企业的预算范围内，并且经过价格的 调查，如获取第三方提供的报价单 4）购货价格、土地竞标价格和工程价格应得到管 理层的审批 注释 1）企管部根据企业的总体战略计划订立评价系统 与决策系统 2）总经理办公会制定评价系统与决策系统。例如 ：每年之销售价格、购买任何物品的查询程序、工 程造价的预算等 3）各部门将政策草稿提交董事长审批；董事长应 考虑政策是否能符合社会的经济状况以及反映公司 的成本等 4）批准后的计划应发回各部门进行培训及实行 5）价格部门及财务总监 /总会计师应每年复核系统 的内容是否需要更改；如有需要，部门主管应提交 一份修改草稿及原因给管理层进行讨论是否有需要 更改。同上（ 2）至（ 4） 01 03 02 04 总经理办公会 进行价格会审 企管部订立 评价系统 与决策系统 批准 不 批 准 相关职能部门 执行价格控制 BACK 房地产 E网 七 内部控制的自我评估 内部审计 报告 企业绩效 考核结果 / 业务周 /月报 总经理 办公会讨论 外部专业人 士评估报告 / 审计报告 员工 意见反馈 管理层进行 内控自我评估 根据 SOX 404 出具管理层 对内控的评价 会计师事务所 对管理层评价 发表意见 控制环境 有效监督 风险评估 控制活动 信息沟通 01 02 03 05 管理目标 1）公司管理层负责建立并维护完善的内 部控制 2）管理层在财务报送时需就其内部控制 的有效性进行评价 关键控制点 1）管理层负责建立完善的内部控制制度 ，并且确保得到有效实施 2）管理层定期进行内控评估 3）内部审计、专业机构以及员工应在完 善内部控制中发挥作用 注释 1）内部审计职能应该涵盖公司经营、资 金运作、财务报告、舞弊调查、法规调查 等各个方面 2）总经理应该了解各部门运作情况，定 期召开总经理办公会议进行讨论，发现问 题及时纠正 3）公司应该建立完善的员工意见反馈机 制，让管理层了解基层所发生的情况 4）按照 COSO框架进行内控自我评估， 一般通过自我评估问卷表的形式进行分析 与归纳 5）在年度以及季度的财务报告中进行内 部控有效性的陈述 04 BACK 内部控制 自我评估问卷 房地产 E网 第二章 财务会计控制 BACK 房地产 E网 一 职位分工 BACK 房地产 E网 二 一般会计控制 管理目标 1）会计制度的制定要符合法律法规的相关要求 2）各部门的业务操作应该符合财务操作手册的要求， 配合财务部入账 3）凭证的记录与账册编制做到账实一致 关键控制点 1）财务总监 /总会计师应详细审核财务制度以及业务操 作手册的制定，并且经过总经理签字批准 2）财务操作流程应该得到各相关部门的认可并得到执 行 3）财务经理 /总会计师应该复核所有的记账凭证 注释 1）财务制度必须符合中国相关法律法规以及企业会计 制度的要求 2）财务部组织工作小组（可以是临时性质）进行具体 操作手册的编制，包括单据的收集与复核、凭证的记录 、过账与汇总、报表的编制、财务预算的编制、财务结 果分析等 3）必要时可寻求外部专业人士的支持，参与制订财务 制度与操作手册，发表专业意见 4）财务操作手册有牵涉到各部门的业务流程，如销售 收款、采购付款、费用报销等必须与相关部门达成共识 5）所有不一致的单证，如发票与合同不符必须发回相 关部门查找原因 各部门负责人 讨论并实施 操作手册 会计人员 根据单据制作 凭证 01 03 02 04 05 财务经理 / 总会计师 复核凭证 财务经理制定 财务制度 提交财务总监 / 总会计师以及 外部人士审阅 董事长 批准 批准备案的 财务操作手册 出错 / 不一致 发回相关 部门 相符 根据复核 过的凭证 入账 财务部工作小组 根据财务制度 制定操作手册 业务部门 原始单据 财务部 审核 BACK 房地产 E网 三 财务预算控制 管理目标 财务预算真实反映公司的年度财政目标，并且对公司的 销售、成本以及相关费用起指导和控制作用 关键控制点 1）财务部编制费用预算，必须核对各部门上年费用，对 费用预算增幅，减幅较大部门作出相应解释 2）财务预算进行动态预算控制，每月针对销售、成本以 及各项费用的实际发生数与预算数比较，发现差异并寻 找原因，协调各部门制定下月预算实现计划以及本月超 标 /未达标补救措施 3）销售以及成本的预算控制由营销和地产负责执行，向 财务汇总。其他部门发生的期间费用应在发生前经过财 务部的预算审核，超出本月预算的费用除特殊情况不予 批准 注释 1）年度终了财务部门负责编制公司下年度财务预算草案 ，提交至总经理办公会议讨论，通过或提出修改意见， 再向董事会汇报，董事会作出决议。 2）各部门实行总监责任制，并与财务部门保持反馈沟通 ，每月提交预算执行周 /月报，由财务部汇总信息与管理 层讨论；并且针对超标或未达标情况提供下月的补救措 施，尽量保持全年度在预算控制范围内 3）财务预算需在全年基础上细分到月份 4）与销售和成本无关的期间费用应由财务部汇总，在发 生前由总会计师进行预算审核 5）半年度预算调整特指因为公司营运目标发生变更或新 增的项目投资而进行的预算变更 6）三项费用的预算要分别经过其相应的监控部门审核， 其中，财务费用和管理费用经地产部审核、销售费用由 财务部审核，监控规定由监控部门制定 年度终了 财务部汇编 项目收入 / 成本预算 销售部 地产部 预算部 财务部汇编 公司费用预算 各部门费用 年度预算 公司下年度全面预算草案 总经理 办公会议 董事会议 各部门讨论 / 规划部门预算 预算执行 不同意 批准 01 02 03 BACK 公司下年度 财务预算 财务部门每月编 制动态预算分析 销售状况期间费用 项目成本 财务部汇总 月度费用 销售周 /月报 及预算 实现方案 地产部汇总 成本控制周 /月报 月末财务 预算报告 总经理 办公会讨论 04 05 半年度预 算调整 地产部 / 财务部 06 房地产 E网 四 营运资金的控制 管理目标 营运资金在管理层控制范围内，以保证偿付能力和 资金的有效利用 关键控制点 1）现金流的预计应以财务预算为基础，根据每月 的实际情况作出准确预估 2）总会计师复核每月现金流汇总表，针对资金剩 余或资金短缺情况告知管理层 3）对于不能由未来月份弥补的资金短缺，应及时 调整部门计划以及财务预算 注释 1）财务部门根据年 /月初的贷款合同以及本月新发 生的贷款合同，合理计算下月 /下季度的资金流入以 及流出值 2）财务部门根据地产部门的工程进度表以及销售 部的销售预计，合理预估未来月份的现金销售流入 3）财务部门根据对外投资部门的投资计划预估下 月 /季度的现金流 4）工程付款预计根据合同进度进行 5）年度终了汇总现金净流入 /出状况，进行年度环 比以及月份浮动分析，寻找差异明显的月份并寻找 合理解释 6）总会计师负责监控下季度的现金余额，重点关 注流动性隐患并提醒管理层注意。另外对资金将大 量剩余的情况也应提请管理层关注 7）针对未来现金流出现的重大状况，由总经理组 织总经理办公会议研讨对策 预计现金流入 银行贷款计划 预售收款预计 应收款回收预计 外部资金投入 其他可预见 现金流入 预计现金流出 银行还款计划 工程付款预计 应付款支付预计 物料 /资产购买 其他可预见 现金流出 预计 下月 /下季度 现金流状况 总会计师 复核 董事长 审批 年度汇总 现金流净值 及变动分析 01 下季度资金剩余 /偿付能力预警 总经理办公会 讨论解决方案 02 03 04 06 05 01 07 BACK 执行解 决方案 财务总监 审核 房地产 E网 五 年度财务报告及财务分析 管理目标 1）财务报表依据公认会计准则编制，在 各方面公允的反映了公司的财务状况 2）报表的编制在符合中国会计准则要求 的基础上转换成符合 US GAAP和 SEC披 露要求的报表 关键控制点 1）财务总监 /总会计师对公司合并报表 进行复核 2）公司的 US GAAP会计师或者由外部 专业人士进行会计报表的准则转换并且 按照 US GAAP的要求进行对外披露 注释 1）财务总监定下报表提交的时间安排， 子公司根据公认会计准则准时提交真实 合法的会计报表，子公司报表的编制口 径需与总公司一致 2）总公司由财务部经理编制公司报表 3）公司财务经理根据合并报表的要求合 并财务报表 4）合并报表要经过总会计师 /财务总监 的审核 5）财务经理及总会计师根据合并报表编 制报表分析及对账册进行最后调整 6） US GAAP的准则转换应该由具备相 关知识的财务专员负责，也可以考虑聘 请外部专业人士 年度终了 子公司制作 会计报表 财务部合并 报表 财务人员编制 报表分析及 最后调整 公司盖章的 中国准则 会计报表 公司财务 经理审批 01 0302 04 06 05 公司财务部 制作 会计报表 总会计师 / 财务总监 审核 批准 不批准 审计委员会 安排外部会计师 进行审计 发布 US报表 对 PRC报表 进行 US GAAP 准则转换 年度财务 分析 预算 执行报告 董事长 审批 管理层 审阅并讨论 经营成果 / 现金流 / 财务比率 BACK 提供管理层报表分析 返回修改 房地产 E网 第三章 销售和应收账款 BACK 房地产 E网 一 职位分工 BACK 房地产 E网 二 销售策略的控制 市场部 进行市场调研 确定产品 市场定位 提出项目 建议 物料道具及 样板间设计准备 客户确定购买 现场下定 管理目标 1）产品的定位与公司发展战略一致 2）广告的投放与产品市场定位相符合 关键控制点 1）项目的计划和实施应该以总体战略为基础制定 2）项目计划必须得到总经理办公会议的同意 3）广告的投放策略要根据项目的计划来安排和实 施 4）销售经理应及时与销售代表沟通获取意见 注释 1）市场部门组织市场调研，根据宗地状况、区域 经济发展、房地产市场状况、区域消费者需求出具 调研报告，确定产品市场定位，提出项目建议 2）总经理办公会议讨论通过项目建议计划，总经 理办公会议应平衡公司发展战略与各项目部之间的 需求与现状，协调项目之间的发展 3）设计院出具规划设计方案 4）市场部门根据之前的数据，制定销售策略、价 格策略。广告策略主要由平面广告、媒体组合、客 户俱乐部、积分奖励计划等其他活动组合而成 5）市场部根据客户需求与装修公司沟通，完成样 板间设计及装修。 01 03 02 04 05 汇总市场数据 调研报告 总经理 办公会议 审批 设计院出具 规划设计方案 销售策略、 价格策略制定 BACK 总经理 办公会议 审批 董事长审批 广告与 推广活动 发展 潜在客户群 房地产 E网 三 销售流程控制 管理目标 1）销售流程的制定要与国家法律法规的要求 相一致 2）销售流程的制定要确保交易的安全性 3）在销售过程中，销售价格及销售策略得到 良好的执行 关键控制点 1）总经理及销售总监应对销售流程的制定负 责 2）销售部应关注国家政策的变化，使销售流 程符合国家法律法规的要求 3）相关的审核程序得以执行 4）电脑系统的使用经过授权，并符合国家的 相关政策 注释 1）销售代表与顾客之间进行良好的沟通，使 顾客充分了解产品的销售流程，以减少销售过 程中出现的摩擦 2）各部门经理，销售主管，销售代表具有适 当的授权，各自在价格认可单上签字 3）定期对交易进行随机抽查评测，以确保销 售流程的执行过程不存在偏差 4）正式合同的格式是由政府制定，公司在网 上签订完毕后打印 录入房源表 （房源处于 查询状态） 与房管局网上 联机备案 0201 03 草签合同 顾客审核 / 销售代表 审核 销售代表与 顾客签订 价格认可单 销售主管 / 现场会计 审核 签署正式合同 价格认可单 的审核 顾客交付 首付款 /代收费 04 BACK 房地产 E网 四 销售审核的控制 管理目标 1）销售部门对顾客的订单依据企业的授权标准进 行审核 2）确保与达成的价格在公司产品价格范围之内， 以减少价格纠纷 3）公司产品定价策略得以有效执行 4）规避不良客户造成的未来销售风险 关键控制点 1）制定不同级别的销售人员所具有的价格控制权 限 2）价格认可单的批准由销售主管总控 3）草签合同的内容与价格认可单保持一致 注释 1）特殊的销售状况，如团购价格的审批应由销售 总监和总经理进行控制并备案 2）总经理会同财务部、销售部确定销售价格折扣 底线，销售部负责制定价格的浮动幅度，财务部负 责审批产品销售价格 3）价格认可单签订后由现场的会计、销售主管在 上面签字认可，作为签订合同的依据 4）严格审核价格认可单上注明的价格、面积、折 扣、买受人、房源位置和付款方式等内容，合同内 容应与价格认可单相符，认可单一联保存在财务部 ，一联保存在销售部 5）销售主管对销售的折扣进行审批，超过销售主 管权限的折扣逐级上报到销售经理，销售总监审核 01 03 02 04 销售代表 与顾客 充分沟通 意向价格 现场会计 审核金额 不批准 批准 签订 价格认可单 销售主管 审核 销售经理 / 总监审核 批准 草签 意向合同 买受人 审核 销售主管 审核 现场会计 审核 房管局 上机联网的 备案合同 相符 相符 相符 05 BACK 网上签约 财务部 审核 完成合同 文本签订 房地产 E网 五 销售收款与财务对账 管理目标 1）销售收款制度符合相关法律法规要求 2）销售部门的收款操作符合财务操作手册的 要求，配合财务部入账 3）凭证的记录与账册编制做到账实一致 关键控制点 1）公司管理层会同财务部、销售部制定销售 收款的流程 2）收取款项及时入账，以保证资金的安全性 3）确保账实相符 4）对分期付款顾客进行跟踪，以保证后续款 项及时入账时间 5）发票开具时间与收入入账相符 注释 1）销售代表只负责产品的销售，价格认可单 经审核后，顾客直接将款项交与销售现场出纳 ，以保证销售人员不经手现金 2）销售现场应每天将现金及时交存银行，以 保证资金的安全 3）财务总监在反担保合同上签字 4）财务部门销售会计根据顾客付款总额 ,审核 合同金额 ,确认销售收入 ,最终由财务经理审核 . 5）每周 /月终了，由财务部销售会计与销售部 进行销售收款对账，财务部编制销售收款对账 调节表，及时调整账实差异 办理银行 抵押贷款 公司提供 反担保 顾客交付 首期款 需要贷款 不需要 贷款 顾客交齐 房款 收到银行 按揭款项 开具收据 签订 正式合同 开具发票 办理 过户手续 审核合同、产证 确认收入 02 03 04 01 BACK 对账 对账 05 05 销售周报 / 月报 收款 /销售 清单 销售部 财务部 在房源表 录入销售状态 房地产 E网 六 销售合同的控制 管理目标 1）销售合同的格式和内容采用国家标准 合同文本 2）安全保管销售合同 关键控制点 1）房产合同与政府联机备案系统中的合 同保持一致 2）合同中涉及的房屋价格、位置、房屋 状态等基本情况与价格认购单保持一致 3）按揭贷款合同及反担保合同与销售合 同保持一致并存档 4）及时对销售合同及其对应的发票进行 整理 注释 1）按照国家要求，在政府的联机备案系 统中填写电子合同，电子合同经审核无 误后打印，签署正式合同，及时整理销 售合同与发票，并由专人负责保管 2）需要将房产进行抵押以获得抵押贷款 的合同，由财务部保管一份合同，同时 销售部进行复印备份 3）无需银行贷款的情况下，则此份合同 原件由销售部保管 01 03 02 银行贷款部 一份 合同保管 买受人一份 签署正式合同 （一式五份） 房管局 市场处一份 房管局 产权处一份 BACK 财务部 一份 一 式 五 份 房地产 E网 七 营销推广控制流程 管理目标 1）广告的发布符合国家有关法律法规要求， 符合项目与产品定位以及楼盘规划设计等实际 标准，避免虚假广告 2）广告发布符合公司整体形象、整体经营目 标 关键控制点 1）媒体、广告公司的确定需经过销售总监、 总经理审批通过 2）广告价格需销售总监审批，并签订合同 3）广告发布后需由市场部完成效果评估，并 反馈给推广部 注释 1）由推广部经理根据市场策略、之前的效果 评估初步确定媒体及广告公司 2）广告公司经公司领导审批后，由推广部负 责协商价格，并由销售总监 /董事长审批后， 签订广告合同；若无合同，需由广告公司出示 盖章确认的价目单，双方明确权利义务，相应 的合同、价目单入档备查。 3）推广部经理需对广告内容进行审核，必要 时咨询法律顾问的意见，避免发布虚假广告带 来的风险 4）推广部根据公司的要求设计制作广告，并 对销售代表作相应的培训，广告发布后，由市 场部做广告投放效果评估，反馈给推广部 媒体 /广告公司 / 合作机构联系 总经理 审批 询价、比价 及招标 签订广告合同 发布广告 广告设计、 制作、培训 发布监控 效果评估 01 02 03 BACK 广告内容 / 效果审核 04 确定媒体 /广告 公司 /合作机构 房地产 E网 八 销售价格的制定与变更 项目总体规划 地产发展部 确定价格 P1 财务部 审核 财务部 审核 管理目标 1）保证公司目标利润的实现 2）保证公司对销售价格的控制 关键控制点 1）价格的确定和变更应得到相关人员的审核 2）销售部门只负责销售，对于价格不拥有确定权 3）市场部对于价格有提出变更的权利，但是没有确 定权 4）销售价格的变动要与销售的状况和进度相协调 注释 1）地产发展部根据项目总体规划，测算的土地成本 确定价格 P1 2）市场部根据目前周边市场上其他楼盘的销售状况 ，分品种分别确定销售均价 3）销售价格的审核先由财务部审核是否合理并能保 证销售目标实现，并报董事长签字认可 4）由财务部提出价格变更的申请，同时附具体的价 格表 5）市场部根据销售状况或进度提出价格变更申请， 当销售状况按进度进行时按照进度提出，同时参考 销售状况 6）价格变更的申请由财务进行审核，并报董事长签 字认可 7）根据楼盘的大小，价格的变更会分多阶段进行， 会有多次的变更，每次变更均按照上述程序进行 01 02 03 04 变更后价格 Pn 销售部执行 05 06 价格变更申请 BACK 市场的状况市场部确定价格 P2 07 董事长 审批售价 董事长 审批售价 销售进度 周 /月报 房地产 E网 九 销售节奏控制流程 管理目标 1、贯彻公司营销意图，确保公司阶段性营销 目标与销售目标的完成； 2、确保公司现金流的及时回拢 关键控制点 1、开盘前期完成项目告之、形象传播和客户 积累的工作； 2、开盘前期确保置业顾问完成对新来访顾客 接待，对意向客户充分沟通与交流，使得客 户充分被卷入； 3、运用各种营销策略组合，提高客户满意度 ，从而维持良好的销售节奏； 注释 1、从拿到土地证起两个月内，完成市场定位 与推广方案的确定 ； 2、拿到土地证两个月后，开始形象传播与意 向客户的积累； 3、加强置业顾问与新来访顾客服务态度与技 巧，加强置业顾问与顾客的充分沟通与交流 ，从而保证意向客户的充分卷入 4、针对已成交的顾客开展旨在提高客户满 意度的活动 BACK 拿到土地证 接受顾客咨询 并意向登记形象推广 开盘销售率 30% 销售率 60% 销售率 90% 交付 清盘 交付后三个月 主体结构封顶 多层地上两层 高层地上五层 两个月 拿地四个月 01 02 03 04 04 房地产 E网 采购和应付账款 第四章 BACK 房地产 E网 一 职位分工 BACK 房地产 E网 二 采购计划的订立及审批 项目开始 副总工程师 草拟采购计划 副总经济师 总会计师 复核 总经理 审批 授权的 采购计划 讨 论 修 改 通过 采购部执行 管理目标 1）为所有采购行为编制计划，采购计划符合公司的 开发进程； 2）公司的采购计划符合法规 3）按需采购，使公司的资金得到有计划的运作 4）采购计划受到现金流以及预算计划的控制，保证 公司的现金流量，避免现金流出现短缺 关键控制点 1）工程部门应根据存货情况来订立采购计划 2）财务部参与编制采购计划，调节资金需求与购货 紧迫性之间的关系 3）采购计划经过适当的复核及管理层审批，才可以 进入正式的购货程序 4）计划的修改都要有相应依据，所有变化的需求都 反映在计划的修改中 注释 1）根据工程合同和存货情况汇总需求量，依据公司 规定的计划格式填写 2）采购计划应包括：采购的数量、价格、质量要求 、供应商选择以及购入进度表 3）总会计师负责复核采购是否在预算范围之内，以 及对未来现金流的影响，副总经济师复核以保证地 产部对项目的成本控制 4）批准后的采购计划送至采购部执行，并送至财务 部、工程部、地产部存档备查。 01 02 04 03 03 BACK 通过 否决 否决 采购计划 房地产 E网 三 供应商的选择 填写采购 计划单 工程部总监 审批 采购部经理 决策供应商 01 02 03 返 回 5万以上 BACK 供应商资格 审查 编制 招标文件 开标 /评标 议标 工程总监 审批 董事长审批 定标 确定供应商 5万以下 返回 返 回 管理目标 1）选择具有合格资质的供应商 2）供应商的选择符合公司项目的需要 关键控制点 1）工程部门应根据采购计划来选择合 格的供应商 2）根据采购金额的大小，选择不同的 采购方式，以满足项目的不同需求 3）采购计划单经过适当的复核及管理 层审批，才可以进入正式购货程序 4）计划的修改都有相应依据，所有变 化的需求都制作在计划的修改中 注释 1）根据工程合同和存货情况汇总需求 量，依据公司规定的计划格式填写采购 计划单 2）对于采购金额小于 5万元一下的采 购直接采用议标的形式 3）大额采购应经过董事长批准 房地产 E网 采购部 起草合同 相关部门 备案 /备查 01 02 03 04 BACK 会审 董事长签字 正式合同签订 合同草案 （合同联办单 签字） 行政部盖章 与供应商谈判 四 采购合同的签订 管理目标 1）采购行为由经济合同进行规范保护 2）合同符合国家法律和法规 3）合同内容足够详细，保护企业的利益 关键控制点 1）企业建立一套规范的订立采购合同机制，并以 书面形式确定 2）采购合同必须根据企业订立的机制来订立 3）大额的合同内容经过公司法律顾问的复核，才 可以正式签订合同 4）只有具有授权的人员才能与供应商签订购货合 同 5）签订合同的授权由总经理决定 6）采购合同递交相关部门备案（如：工程部，采 购部，财务部，法律顾问等） 7）用印需要的文件应该在合同联办单签字前备齐 注释 1）签订合同前，采购员与供应商协商，讨论，达 成一致 2）合同的会审部门包括工程部，财务部，预算部 ，法律顾问和总经理 3）如合同金额超过 10万元，应由法律顾问对合同 的合法、合规性进行审查 4）合同副本送交相关部门备查 房地产 E网 五 收货、发票以及应付账款的入账 收到货物 核对订单、 发票与实物 记录 货物信息 收货报告 发票 /运输单 和收货单 财务部门 复核 会计人员依据 发票等制作凭证 与采购部人员 联系做出处理 供应商资料 财务总监 复核 入账 不一致 复核无误 管理目标 1）受到货物的记录准确反映真实情况 2）货物质量达到企业规定标准 3）货物都有发票且真实有效 4）保证入账记录的正确性，符合企业会计制度要求 关键控制点 1）及时处理收到的货物，记录货物信息 2）工程部每月编制收货报告，与财务部、采购部核 对 3）购货发票入账前，入账人员对发票的真伪做出验 证 4）收到原始凭证及时处理，避免造成截止性差异 5）与供应商进行定期对账，并有专人负责核对，调 查差异的原因并归档 注释 1）工程配套采购部负责物料验收，核对合同以及发 票，签发收货单，及时记录货物信息，编制月度报 告 2）财务部门应付账款会计根据采购订单、收货单、 采购合同、发票确定入 账金额，由财务经理审核后 入账 3）核对供应商对账单，及时做出调整 月末 收到供应商 的对账单 01 02 03 BACK 余额 调节表 房地产 E网 六 付款及入账的控制 付款节点 采购工程师 填付款申请单 付款申请单 采购部经理 审批 总会计师 审批 董事长 审批 出纳开出支票 注销债务会计入账 管理目标 1）付款符合公司的规章制度规定 2）付款依照合同规定的节点、金额和 付款方式进行 3）保证入账的准确性 关键控制点 1）付款申请需经审批后才能付款 2）不准签发空白支票 3）支票及时送交收款人 4）已经支付的发票应及时标注付款时 间等记号，防止重复付款 5）付款凭证、付款申请等表单需事先 连续编号 6）入账前要由独立人复核正确，复核 后签章 注释 1）经办人填列付款申请单 2）采购部经理、工程部经理审批后， 财务部经理受理审批（复核是否在付 款信用期内等），董事长作最终审批 3）批准的付款单交由出纳开具支票， 同时应付账款会计作相应的入账 不通过 01 02 02 02 03 不通过 工程部总监 审批 BACK 不通过 不 通 过 房地产 E网 第五章 费用支出控制 BACK 房地产 E网 一 职位分工 BACK 房地产 E网 二 费用报销授权审批制度 费用发生 经办人填写 报销申请单 部门总监 / 行政总监 /总会计师 权限 总经理权限 审批后 申请单 报销 管理目标 1）保证费用报销流程符合公司相关政策 2）保证费用审批在授权范围内 关键控制点 1）经办人在授权范围内填写申请单应包 括费用发生时间、金额、事由等详情 2）各级审批需在授权范围内，不得超越 权限审批 3）对于费用报销，公司管理层应注意费 用支出的合理性，审查是否有舞弊行为 注释 1）授权经办人填写报销申请单 2）报销申请单需包括详细事由、发生时 间、金额等相关原始凭证 3）各级在自己授权范围内审批，超越权 限应上报上一级，不得超越权限审批 4）审批后申请