区档案局数字档案馆项目方案.docx

区档案局数字档案馆项目方案 一.项目概述 客户背景 金川区档案馆成立于 1958 年 12 月，1959 年 11 月与新 成立的金川区档案局合署办公。金川区档案局是市委、市 政府履行档案事业行政管理和保管利用职能的工作机构， 为局级单位，实行一个机构两块牌子，归口市委办公厅管 理。内设办公室、法规和经济科技业务处、档案馆业务处、 组织人事处、保管利用处、编辑研究处、技术处等 7 个职 能处室，编制总额 75 人。1991 年、1999 年、XX 年三次被 人事部、国家档案局评为全国档案系统先进单位，1996 年 至 XX 年连续 7 年被市委、市政府评为全市两个文明建设先 进单位， 1996 年被国家档案局评为国家一级档案馆，XX 年被省档案局评为省特级档案馆，XX 年 8 月被市政府确定 为金川区政务信息公开单位。 金川区档案馆现有馆藏档案 250 余个全宗 31 万余卷， 包括文书档案、专门档案、科技档案、声像档案、实物档 案等，排架长度 3500 余米；各类资料 3.2 万余册；现行文 件 4300 余份；依法向社会开放各类档案 10 万余卷。这些 档案不仅是金川区发展的历史见证，而且为金川区的经济 建设和社会发展提供了必不可少的信息服务。 信息化建设背景 金川区及各县区档案馆馆藏档案均以纸张存储介质为 主。近年来，在数字信息化建设方面做了一定的工作：市 馆建立了包含 15 万条案卷目录、230 万条文件级档案目录、 5 万页档案全文、1.2 万幅照片、30 余盘录像带和 4000 余 份现行文件目录及全文的数据库，各县区档案馆也不同程 度地建立了档案目录数据库、多媒体档案数据库和全文档 案数据库；市档案局办公大楼已经建立了包括国际互联网、 政务网、及档案业务网的三个相互独立的计算机网络，通 过政务网可以连接到部分县区档案局；购置了服务器和办 公、业务用微机及其他档案管理现代化设备，部分县区档 案局也购置了档案管理现代化设备、组建了计算机网络； 在市直部门推广应用了档案信息管理系统软件；市档案 局建立了济南档案信息网站，部分县市区档案局也建立了 自己的网站，通过网络可以实现部分档案信息的检索利用。 档案管理情况 随着金川区现代化建设步伐的加快，社会对档案信息 的利用要求不断提高。现代化建设的发展要求档案馆作为 金川区一个重要信息资源的基地，要跟上全市信息化发展 的步伐，提供系统的金川区历史资料，为领导决策和机关 工作服务，为政府上网工程服务，为全市的信息化建设服 务；互联网用户迅速增加，也要求我们一方面尽快占领网 络宣传的阵地，通过网络发挥档案信息的宣传作用进行爱 国主义教育，另一方面要适应网络查档的要求，开通档案 网站，提供档案网络查询服务。 但从目前情况看，金川区档案局的档案信息化建设还 存在一定的困难和问题，主要表现在三个方面：一是电子 文件难以接收进馆。随着计算机等现代办公设施的广泛应 用，无纸化办公技术的应用逐步普及，社会各行业特别是 政府部门中产生了大量电子文件，其中具有长久保存价值 的电子文件应转化为档案并接收进馆，但因我馆尚未有必 要的技术设施，目前还没有条件开展这项工作；二是珍贵 档案复制工作进展缓慢，影响了这些珍贵资料的长久保存 和有效利用。馆内保存的大量珍贵档案均为纸质载体，且 为孤本，直接提供利用一旦受损，损失无法弥补。但因档 案复制手段落后，导致档案复制工作进展缓慢；三是档案 利用手段单一，无法适应网络社会信息服务的要求。由于 不具备即时的通过网络向社会提供档案服务的能力，档案 馆面临着自己有信息无法提供、社会有需求无处查找的矛 盾局面。因此建立数字档案馆已经成为金川区档案局新时 期发展的必经之路： 该项目建设以高效率的数字化档案业务管理、高可靠 的信息资源服务为宗旨，以建立全市档案数字化综合管理 平台为重点，以满足档案利用者和档案管理者需求为目标， 以市和各县区档案局分布式的海量数据库为支撑，基于智 能检索技术和宽带高速网络技术，实现全市档案信息资源 的共享和档案管理现代化。 二建设内容 数字档案馆系统管理应用平台开发 数字档案馆系统管理应用平台是本项目的核心，主要 包括以下四个方面： 档案信息采集子系统：实现对传统实体档案资料的数 字化采集、整理，并提供相应的数字化加工系统；实现对 下属县档案局馆、及所属机关、企事业单位档案馆的数字 格式的电子档案进行采集、传输、整理。 档案信息管理子系统：按照各门类档案管理规范和标 准，运用数字化管理手段，实现档案接收、移交、年检、 借阅、统计、鉴定、销毁、病档监控、数字修改维护、库 房管理等一系列管理功能。 档案信息利用子系统：应用计算机技术，针对档案信 息进行分析、统计等功能，实现档案资源的深层利用；要 求内部通过局域网、外部通过政务网、互联网满足馆内各 部门、市属各级机关、单位和社会公众快速、准确查询利 用档案、资料的需要。 平台控制维护子系统：主要从保证数字档案馆安全运 行方面考虑，实现数据的迁移、备份及恢复、身份鉴别、 访问控制、信息加密和完整性校验等。 对现有网站提供应用交互支持及改造 市档案局已经建立了档案信息网站，数字档案馆平台 应能够提供网站的档案信息检索利用模块，并提供物理隔 离的局域网、政务网、互联网之间的数据传送功能模块， 并根据需要对现有系统进行改造。 互联网网站首页 现行文件查询 网上展厅 区域数字档案馆建设 金川区下属各县档案局做为市档案局的分支单位，承 担了所在县的档案保管、利用工作，本次数字档案馆建设 也应统一纳入进来。下属单位网络及硬件建设水平不同， 针对不同现状应提供不同方案：对于网络及硬件条件具备 的单位按照市局的规格建立相应的数字档案馆系统管理平 台及网站；对于网络及硬件条件不具备的单位安装单机档 案管理系统。 档案资源建设 金川区档案局已有海量数据库目录，但有相当一批档 案未实现数字化转储，这对档案的保管和利用是不利的， 因此本期项目金川区档案对部分实体档案进行了扫描，建 立起了海量电子档案数据库。 三建设成果 l 随着软件系统的应用，数字档案馆在档案工作中的 作用得到了发挥，改变了人工查找慢、难的状况，提高了 档案利用的工作效率； l 目前，金川区档案馆建立了包含所有馆藏的 250 余 万条案卷和文件级目录、100 余万页重要档案全文、4600 余份现行文件、2.8 万多幅照片和部分多媒体在内的数据库。 随着档案数据库的建立，对保护档案起到了一定的作用， 提高了检索利用效率和档案利用的查准、查全率； l