办公设备管理制度.docx

办公设备管理制度 1.0、目的 为了更有效地管理和使用公司的计算机、传真机等办 公设备，使现代办公设备在本公司生产和管理中充分发挥 作用，并进一步提高员工的计算机应用水平，把企业计算 机信息管理提到公司战略管理日程，特制定本制度。 2.0、范围 计算机等办公设备，包括计算机及附属设备、网络设 施、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪 等专用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备。 3.0、职责 3.1、计算机等办公设备使用人负责计算机等办公设备 的正确使用和日常维护与保养。 3.2、信息管理课负责计算机等办公设备的采购、维修 与故障排除、报废判定、日常管理等工作。 3.3、公司资材管理部负责计算机等办公设备的报废处 理工作。 3.4、集团公司行政管理部为本制度的归口部门，负责 本制度的编制、培训及落实执行工作。 3.5、集团公司企业管理委员会负责本制度的审议及授 权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。 4.0、作业内容 4.1、相关作业流程图和责任人、配合人。 4.2、流程图相关事项说明 4.2.1、办公设备请购 4.2.1.1、办公设备请购，由使用人提出申请，填写 “计算机等办公设备请购单”，经部门部长审核确认后提 交信息管理课。信息管理课根据具体情况进行审核，填写 意见，依照审批权限报主管领导审批。在信息管理课课长 审核权限之内的，由课长确认签字直接安排采购；在信息 管理课长审核权限之外的，报主管领导审批后，由信息管 理课安排采购。采购审批权限参照财务审批制度。 4.2.2、办公设备入库、验收 4.2.2.1、采购回来的办公设备须办理入库、验收手续， 信息管理课负责设备质量的验收，验收合格后，保管员根 据实际入库数量填写“计算机等办公设备入库单”入库。 4.2.3、办公设备领用与配置 4.2.2.1、计算机等办公设备专用于员工办公使用，不 得挪于非工作之外其它用途。员工领用、配置标准依照 岗位职务说明书中办公设备配置要求，填写“计算机 等办公设备领用单”，按照财务审批制度审批权限要 求进行审批后，到信息管理课领用。 4.2.2.2、电话机、传真机的领用与配置，各部门根据 实际工作需要，确定要安装、及须增加的电话机和传真机。 安装内线电话须填写“电话、传真服务联系单”，由本部 门部长签字后，提交到信息管理课直接安排人员安装。安 装长途电话、传真，须填写“电话、传真服务联系单”， 由本部门部长、分管总监签字，提交人力资源总监审核， 报总裁批准后，交信息管理课负责办理。 4.2.3、办公设备使用与维护 4.2.3.1、计算机及附属设备的使用与维护 4.2.3.1.1、计算机及附属设备由使用人负责保管，除 电脑工程师外，任何人不得私自拆开计算机及附属设备、 更换配置、随意搬离办公地点。若出现人事变动，办公设 备交接参照公司员工异动、移交管理制度执行。 4.2.3.1.2、计算机使用人要负责所使用的计算机及相 关设备始终处于整洁、无灰尘的状态。 4.2.3.1.3、规定在工作时间内不得做与工作无关事情， 禁止在计算机上安装各种游戏。违反者按公司奖惩管理 制度执行，信息管理课对上述违纪现象须作定期或不定 期抽查，并对违纪行为作出处罚建议，交主管部门执行。 4.2.3.1.4、接收 E-MAIL 的时，须使用杀毒软件彻底 查收邮件无病毒后，才能打开邮件以免带入病毒影响公司 计算机网络。 4.2.3.1.5、禁止私自更改计算机的 IP 地址，以免影 响网络上其他计算机的正常工作。 4.2.3.1.6、电脑使用人在利用网络给其他员工共享文 件须设置密码，以免被他人给破坏。 4.2.3.1.7、电脑使用人须遵守公司的保密规定，电脑 信息属公司机密，不得向公司外部人员泄露。 4.2.3.1.8、电脑使用人不得有意破坏电脑硬件设备， 若经发现、核实后，照原价 3 倍进行赔偿。 4.2.3.1.9、电脑使用人在关机时，不得强行切断电源 进行关机，应按操作规范进行关机。 4.2.3.1.10、电脑使用人须经信息管理课确认上岗资 级，不具备操作资格者，须经事先培训上岗。非计算机使 用人不得上机操作，如有发现或造成计算机无法正常使用 者，按制度处罚外，一切后果自负。 4.2.3.1.11、计算机使用人要做好日常数据备份工作， 坚持做到数据双备份，重要文件资料可以备份到软盘。如 有特殊要求，可以把季度或年度的资料汇总做成光盘作永 久性保存。 4.2.3.1.12、打印机的日常使用中，色带、墨合用完 需及时更换，更换时须严格按操作说明操作。 4.2.3.2、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、 投影仪等办公设备的使用与维护 4.2.3.2.1、以上办公设备操作，详见使用说明书， 出现故障须叫专业人员维修。 4.2.3.2.2、若使用过程中出现人为损坏，经发现、核 实后，照原价 3 倍进行赔偿。 4.2.4、办公设备的维修 4.2.4.1、计算机及附设备的维修：计算机使用者在使 用过程中出现软、硬件问题时，使用人需填写“维修服务 联系单”提交到信息管理课，信息管理课凭“维修服务联 系单”安排技术人员进行维修。修好后，使用人须在“维 修服务联系单”上签字、确认。 4.2.4.2、其它办公设备的维修：一般异常，由信息管 理课技术人员排除，填写“维修记录表”；若涉及更换配 件，使用人须填写“维修服务联系单”提交信息管理课报 修，信息管理课根据“维修服务联系单”安排相关技术人 员维修，修好后，使用人须在“维修服务联系单”确认、 签字。 4.2.4.3、所有办公设备，在保修期内，参照设备保 修协议执行，保修期外，由信息管理课依实际情况安排 相关技术人员进行维修。 4.2.5、办公设备的报废认定与处理 4.2.5.1、计算机、打印机、复印机、传真机等办公用 品，由于故障而无法修复或无维修价值需要报废的，设备 使用部门须填写“计算机等办公设备报废单”，交信息管 理课进行审核，按审批权限报主管领导批准后，将“计算 机等办公设备报废单”及待报废办公设备交公司资材管理 部处置。 4.2.5.2、资材管理部确认无误后，填写“待报废物品 入库单”入库。资材管理部出售或报废处理物品时，须填 写“报废物品处理确认单”。附上“计算机等办公设备报 废单”一起交给信息管理课进行审核，按审批权限报主管 领导批准后，进行出售或报废处理。 4.2.5.3、资材管理部出售或报废处理的办公设备，其 现金上交财务部入帐，同时，财务部负责对出售或报废处 理的办公设备进行销帐。 5、本制度相关支持文件及表单 、财务审批制度 、采购物资验收入库管理制度 、员工异动、移交管理制度 、公司奖惩管理制度 、员工