图书馆报纸文献资料的管理.docx

图书馆报纸文献资料的管理 (中国矿业大学 图书馆，江苏 徐州 221008) 摘 要：针对报纸作为图书馆资料的一部分，长期以来 在 其管理中尚未得到大家重视的问题，就如何更好的管理 报纸资料提出了一些粗浅的建议，以 便提高报纸资料的利 用率。 关键词：图书馆；报纸资料；管理 中图分类号：G255.3 文献标识码：A 文章编号： 10076921(XX)18016101 报纸是一种及时、快速的信息载体，它和期刊、图书 一样，是重要的信息资源，也是图书馆 馆藏资源的组成部 分。据了解,目前多数图书馆十分重视对图书、期刊的管理， 各自建立了 图书编目、流通数据库和期刊数据库等。但是 由于报纸资料的时效性比较强，数量较大，所 以大多数图 书馆在对报纸资料的保存和管理上就显得有些力不从心， 也不十分的重视。大多 数图书馆对报纸资料的管理还停留 在传统的手工操作水平上，验收手续不完备，馆藏报纸的 种类较少，报纸典藏无序，且即使馆藏的报纸资料也因为 没有建立完整的查询系统而无人问 津，这种不规范的管理 直接影响读者服务工作，影响报纸的利用率。 1 建立完善的入馆报纸的数据库 现在大多数的图书馆对报纸资料的管理停留在手工操 作水平上，我校图书馆也不例外，图书 馆平均每年订阅的 报纸种类在 160170 种之多，但是在报纸送来到上架没有 一套完整的验收 手续，这就使得管理人员不能准确的掌握 报纸资料的完整性。因此，有必要建立一套完整的 验收手 续，这一套验收手续就是根据各个图书馆的实际情况，每 天对新入馆的报纸资料进行 整理验收，这就需要我们能创 建一个能实时记录报纸情况的报纸数据库，每天及时的录 入进 馆的报纸。 创建报纸数据库,首先根据报纸的各种信息特点及管理 工作的需要，在不同的工作表中创建 一个或多个数据表， 然后把相关的信息输入到表格中，由此组成报纸数据库。 根据有关文献 中的关于建立数据库信息有的是建立 Excel 报纸数据库，有的是建立 Access 报纸数据库，其 大多数 是将具体的数据库分为以下几种形式的数据表：例如过 报馆藏总表、年统计表 、预订表、日验收表 等工作表，也可以根据需要增加或删除某些数据表。其中 最 为常用也最为简单易学的是建立 Excel 报纸数据库，因 为 Excel 这一软件具有许多的优点： 1.1 操作方便快捷，工作效率高 Excel 是 Office 系列软件中的一个用于数据表格用和 分析的软件，它的数据处理功能在现有 的办公软件中可以 说是数一数二的。尤其是 ExcelXX 版本以上增加的自动填 充功能，如自 动和、自动分类汇总、自动筛选、自动排序、 自动查找等功能，是其他一些软件所不能比拟 的。 1.2 检索方便快捷 利用 Excel 的查找、筛选等功能，通过代号、题名或 关键词等途径检索、查询，还可以同时 浏览全部数据，使 读者对数据库一目了然。 1.3 实现报纸信息资源共享，提高报纸资料的利用率 借助 Excel 强大的 Web 功能，可以快速准确地找到所 需的数据，并且网页能自动刷新，能够在 修改本地数据的 同时自动更新网上数据，保持数据同步。 建立了完善的入馆报纸数据库，我们就能很清楚的掌 握报纸入馆的情况，及时的向读者提供 信息。 2 做好报纸的剪辑工作 就目前大多数图书馆的馆藏报纸的种类来说，大家情 况不尽相同。馆藏报纸种类的多少，直 接体现着图书馆报 纸资料的利用程度，馆藏报纸种类过少就会使图书馆的资 源被大量浪费掉 。大多数的图书馆报纸资料的订阅种类基 本都在 200 种左右，而馆藏的报纸种类往往不能超 过订阅 报纸种类的一半，大多数其实馆藏种类会更少。 增加馆藏报纸的种类就成为图书馆保存报纸的一个途 径，但是对于增加馆藏报纸的种类这个 工作由于报纸资料 的报纸的面积较大，报社为了降低印刷成本，所用的纸张 易变黄变脆，不 易长期存放。而在图书馆在面临采购经费、 保管经费、保存空间、保存方法等一系列问题的 时候,就 很难做到大量收藏。即便是订购了大量的报纸，也只是有 选择的收藏少部分，有的 图书馆只收藏 12 年然后全部当 废纸卖掉；有的图书馆把当月下架的报纸列在一起堆放着， 不像重视图书和期刊那样来重视报的收藏。也就是说在保 存报纸资料方面增加馆藏报纸种类 的途径是不能收到很好 的效果的。为此我们应寻求别的途径来更大量的保存馆藏 的报纸资料 ，提高报纸资料的利用率。 报纸的剪辑工作就是另一个很好的保存和利用报纸的 途径，剪报信息服务作为图书馆充分开 发与利用信息资源 的重要形式之一，它的意义不只表现在为经济、政治、科 研的服务上，更 重要的是它对图书馆的建设有着特殊重要 的价值。 报纸刊载的信息在没有整理之前呈分散无序的状态， 一张张报纸的信息只能反映和说明事物 的某些层面。开展 剪报服务工作，可以把报纸中分散无序的信息条理化，汇 成专题信息，使 其成为时效性好、针对性强、信息量大、 参考价值高的实用信息。高校图书馆在编制馆藏报 纸索引 的基础上，还应根据读者不同职业特点与需求变化，编制 专题信息剪报,提供特别剪 报服务，举办丰富多彩的剪报 专栏等服务工作，使馆藏报纸信息的价值得到最大程度的 体现 ，使报纸文献的再利用率进一步得到提高。 当前随着互联网的广泛传播以及信息技术、数字技术 为主的高新技术的飞速发展，剪报工作 就从单一的传统的 剪报服务发展到了传统的剪报工作和电子剪报服务两种形 式。这两种不同 的剪报形式使得报纸文献资料的利用和保 管更加的多样性和大容量性,因此我们应该做好这 两种剪 报形式的开展工作，使得两者可以互为补充，将报纸的剪 辑服务工作做到最好，更大 程度的利用报纸和保存报纸文 献资料。 3 提高图书管理人员的素质 这就对我们图书馆报纸管理人员提出了更高的要求， 使得图书馆管理人员对于自身素质的提 高成为一种迫切的 需求。高校图书馆的馆员不但要懂图书馆的基本业务知识， 同时要懂计算 机、网络、外语等多种学科知识，以满足大 学生读者的需要。因为报纸阅览室的工作人员除 了每天进 行卫生打扫，报纸上架外，还要作报纸的剪辑工作，这就 需要工作人员要具有敏锐 的观察能力，还要每天花大量的 时间阅读分析报纸上的信息以期能做出有价值的报纸剪辑， 并具有较高的计算机使用能力，以便于做出读者阅读更为 方便的电子版的报纸剪辑，以弥补 传统的纸质剪辑的不足。 为此，高校图书馆应积极引进各种高层次的专门人才，通 过各种途 径提高工作人员的素质，如岗位培训、派出学习、 交换学习等方式，也可以采用岗位竞聘机 制，增强馆员的 危机意识，迫使馆员不断提高自己的综合素质和职业道德 情操。 参考文献 1 梁爱香，梁永忠.Exce