公司档案管理工作标准

XXXXXX有限公司企业标准档案管理标准（C0版） QG/DJ03.01 为了合理、有效地收集、整理公司各项经营管理过程中所形成的档案，并有效地保存、利用档案，使之服务于公司各项经营工作，特制订本标准。 1. 范围 本标准规定了公司各项经营管理档案的形成、归档保存、利用的管理内容与要求，以及检查和考核办法。 本标准适用于XXXXXX有限公司。 2 管理职责 2.1 企管部门是公司档案管理的归口部门，负责：2.1.1 档案的分类、编目、鉴定、保密等工作。2.1.2 档案的收集、保管、销毁及相关部门查询借阅登记管理工作。2.2其他部门负责公司经营管理过程中涉及本部门的档案收集、整理与及时归档，接受档案管理部门的检查、指导。2.3档案管理员应严格遵守保密规则，不得泄露档案内容，严格按规定办理档案归档、保存、查询、借阅登记等管理工作，档案管理员工作有变动时，必须办好移交手续。3. 管理内容与要求3.1 档案的分类3.1.1 经营管理方面：3.1.1.1公司成立的各种资料：公司申请注册有关资料、公司章程、公司发展变更资料、验资审计报告、公司高层管理机构人员名单（董事会、监事会、法人代表）等。3.1.1.2 公司主要经营性证件：公司代码证、法人代表证、公司营业执照正副本、开户许可证、税务登记证（国地税正副本）、统计登记证等经营许可证及土地、房屋所有权、使用权证、专利权证、商标权证等。3.1.1.3 公司其它各种经营性资料：股东会、董事会记录、决议；公司申报项目资料；公司财产保险单证；车辆资料（保险、年检、大修记录、牌照等）及公司级会议纪要；各种合作项目协议、收购兼并协议、其他合同协议；企业文化方面的资料；各类红头文件及对公司发展具有重大改变的历史性资料；图片及媒体宣传资料（包括纸质及音像制品）等。3.1.1.4 各级政府部门及行业组织等下发的相关红头文件、通知及颁发的各种荣誉证书、会员证书、奖杯（状、牌、章）。3.1.2 人力资源管理方面：3.1.2.1 应聘的相关资料：包括员工招聘登记表、个人简历表；学历证书、学位证书、培训证书、专业资格证书、身份证复印件等。3.1.2.2 与公司的各种合同、协议：劳动合同、补充合同、担保合同、汽车驾驶员协议、委外培训协议、劳动合同解除协议等及其它属人力资源范畴的合同协议。3.1.2.3 日常工作中产生的资料、证件：转正鉴定表、奖励或处分通告、任免或调动通知、辞职报告、离厂确认单、人事户口代办资料及养老保险等福利证件。3.1.2.4 教育培训资料：包括公司自行组织的员工教育培训计划、资料和技术教材、考核结果及由公司委派专人参加的社会性培训的邀请函、领导批文、教材、取得的培训证书等。3.1.3 财务、审计管理方面：3.1.3.1 包括财务管理中的各种帐册、报表、凭证、各公司方针目标管理协议、各公司的股权证、国家或各级地方政府部门下发的财务管理方面政策及各种物资库存保管形成的文件资料等。3.1.3.2 包括审计管理中的各种审计资料、报告。3.1.4 基建工程方面：包括基建立项文件、项目建议书、规划批复、招标书、投标书、工程设计合同、监理合同、施工变更单、基建工程施工图、工程预算表、工程承包合同、工程主要材料质保单、工程主要项目施工记录、水电安装图、工程竣工图、工程竣工验收记录、工程决算表等文件资料。3.1.5 设备仪器方面：包括各种设备仪器的图样和技术文件，使用说明书，保修证、设备仪器安装、调试和验收过程中的所产生的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行维修记录和报废等文件资料。3.1.6 质量管理体系方面：包括公司的质量手册、两类标准等制度文件等资料。3.1.7 技术质量方面：3.1.7.1 各种对外签定的技术项目合作协议、合同及相关的技术资料等。3.1.7.2各种产品、项目的设计、试制、验收、工装的图样（包括外来图样）、产品标准和设计、试制、工艺等技术开发文件。3.1.7.3 各种半成品、成品的检验资料及产品生产过程中形成的其他技术资料等。3.1.8 营销及用户服务管理方面：包括销售合同、供货协议、各种报表、市场调研资料、文案策划、广告宣传和用户服务中所形成的文件资料。3.1.9 物资供应及分供方、外协方面：包括各种物资的采购合同、协议、质保单、保修单、说明书、检验资料及各种物资库存保管、各种工具管理中形成的文件资料，分供方评定、审核及外协加工管理资料。3.2 档案的收集3.2.1 经营管理方面形成的档案，由企管部门相关业务主办人员负责收集、整理。3.2.2 人力资源管理方面形成的档案，由企管部门相关业务主办人员负责收集、整理。3.2.3 财务、审计管理方面形成的档案，由财务、审计部门相关业务主办人员负责收集、整理。3.2.4 基建工程方面形成的档案，由基建管理部门相关业务主办人员负责收集、整理。3.2.5 设备仪器方面形成的档案，由设备管理部门相关业务主办人员负责收集、整理。3.2.6 管理体系方面形成的档案，由企管部门相关业务主办人员负责收集、整理。3.2.7 技术质量方面形成的档案，由技术质量部门相关业务主办人员负责收集、整理。3.2.8 营销及用户服务管理方面形成的档案，由营销及用户服务部门负责收集、整理。3.2.9 物资供应及分供方、外协方面形成的档案，由物资供应及分供方、外协管理部门相关业务主办人员负责收集、整理。3.3 档案的归档3.3.1 应归入档案室保管的档案及归档时间：3.3.1.1 经营管理方面形成的档案，都应在档案形成后的10天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理。3.3.1.2 人力资源管理方面形成的档案，除员工培训计划、资料和培训教材及由公司委派专人参加的社会性培训的邀请函、领导批文、教材由人力资源部门负责保存外，其它档案都应在档案形成后的7天内由负责收集、整理的责任人归入档案室管理。3.3.1.3 财务、审计管理方面形成的档案，由财务部门、审计部门负责按本标准相关规定专柜、专人保存，不归入档案室管理，其中股权证应归到董事会所聘控股集团公司财务本部管理。3.3.1.4 基建工程方面形成的档案，都应在档案形成后及最后一笔余款付清前，负责收集、整理的责任人归入档案室管理。3.3.1.5 设备仪器方面形成的档案，都应在档案形成后的7天内由负责收集、整理的责任人归入档案室管理。3.3.1.6 管理体系方面形成的档案，由企管部门负责管理，不归入档案室。3.3.1.7技术质量方面形成的档案，属技术工艺性质的档案，在档案形成后的20天内由负责收集、整理的责任人归入档案室管理，属质量检验性质的档案由品保部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。3.3.1.8 营销管理方面形成的档案，除营销有关的合同、协议应在档案形成后的次月统一由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外（营销部门、财务部门可留存复印件），其他的档案由负责部门按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。3.3.1.9 物资供应方面形成的档案，除设备仪器的采购合同、设备随机文件、协议应在档案形成原形的次月统一由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外（资材部门可留复印件），其他的档案由资材部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。3.3.2 财务帐目、两类标准、公司级文件在保存纸载体档案的同时还需以电子文件形式保存在硬盘或光盘或软盘等载体中。3.3.2.1 存盘周期a. 每月初一次；b. 特别重要档案即时存盘。3.3.3 归档档案的基本要求： 3.3.3.1 必须准确反映档案记载的各项活动的真实内容和历史过程。 3.3.3.2 必须层次分明，符合其形成规律。3.3.3.3 归档档案的正式文件、底稿、领导签批意见、附件等必须齐全。3.3.3.4 必须整洁整齐、编制流水页码。3.3.3.5 归档档案一般用碳素墨水、蓝黑墨水书写、签批，不得用铅笔、圆珠笔、红墨水书写、签批。3.3.3.6 归档档案必须拆除金属装订物。3.3.4 档案归档手续及鉴定：3.3.4.1 所有档案归档，需由负责收集、整理档案的主办人员填写DG03.01表1 “档案归档申请表”（图样归档按各公司相关技术管理标准规定办理），经部门主管领导审批后交档案管理员归档。a. 各部门主管应经常督促本部门负责收集、整理的档案及时办理归档。3.3.4.2 档案管理员接收归档档案时必须认真验收归档档案的完整性、连续性、档案资料的清晰度及与审查归档申请表手续等方面的一致性。a. 对符合归档要求的办理归档手续。b. 不符合归档要求的应说明原因后，退交负责收集、归档的主办人员重新收集、归档。3.4 档案的标识3.4.1 档案立卷：为便于档案的保管和查找利用，保持档案内各资料之间的历史联系，如请示与批复、正文与附件等同一事件形成的资料可为一个立卷单位。3.4.1.1 公司成立的各种资料、其它各种经营性资料及各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知等等可按公司、档案的时间规律立卷。3.4.1.2 公司主要经营性证件（见3.1.1.2款）、各种奖杯（状、牌、章、证）可按不同的公司（经济主体）分类立卷。3.4.1.3 人事管理方面的各种资料可按公司、部门、个人分类立卷。3.4.1.4 基建工程方面的各种资料可按公司、基建项目分类立卷。3.4.1.5 设备仪器方面的各种资料可按公司、设备种类分类立卷。3.4.1.6 各类合同、协议及相关资料可以按部门、档案的时间规律立卷。3.4.2 档案编目：按档案的分类不同及不同的立卷单位，档案管理员应根据归档档案编制各分类立卷档案的卷目，填写DG03.01表2“卷内文件目录表”。3.4.3 档案登记：新归档的档案由档案管理员按档案的不同分类、编目进行归档登记于相应的卷目中，并另登记好DG03.01表3 “归档档案（分类）台帐”。3.5 档案的存放3.5.1 存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找，档案柜、架上应写明内存档案的种类、卷目等明细。3.5.2 存放档案必须符合防火、防水、防盗、防潮、防虫、防霉、防鼠、防尘和通风避光条件，尽可能选择中高层楼房作为档案室。3.5.3技术性图纸底图存放以平放为宜（大幅面的可以卷放）。底图除修改送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查修改、补充等情况。3.5.4 对特殊载体档案：如光盘、录像带、录音带（磁载体）；胶片、照片（光化学载体）应根据载体的不同特点进行保管，光盘、录像带、录音带应每月查放一次，必要时作备份，磁载体、光化学载体等特殊档案应装入专用保管器具中，并做好编号及图片文字说明。3.5.5 对以下重要档案要做备份保管，可在收到存盘资料后多复印一份存放在指定公司（如控股集团所属相关公司）档案室保管。3.5.5.1 公司成立的各种资料（见3.1.1.1款）。3.5.5.2 公司主要经营性证件（见3.1.1.2款）3.5.5.3公 司其它经营性资料，如董事会决议、公司申报项目资料、公司各种财产保险单证。3.5.5.4 基建工程方面档案。3.5.5.5 财务档案。3.5.6 每季度进行一次库藏档案的全面清理核对工作，做到帐物相符。3.6 档案的保管期限3.6.1日历年概念：除档案归档的当年度外，应保管的一个完整的年度数，如规定档案保管期为一个日历年，若档案为2000年10月1日建立，则该档案必须保留2001年一个完整年度后于2002年1月1日以后方可销毁。使用日历年概念，以便于档案保管期满后可统一销毁。3.6.2 档案保管期限分永久性、长期、中期、短期四种：永久性保管为档案跟随企业永续经营，长期保管为10个日历年、中期保管为5个日历年，短期保管为2个日历年以下。质量记录保存期限见记录控制管理标准规定。 3.6.3 永久性保管的档案如下： 3.6.3.1 公司成立的各种资料（见3.1.1.1款）。3.6.3.2 公司主要经营性证件（见3.1.1.2款）。3.6.3.3 公司董事会决议。3.6.3.4 各种合作项目、收购兼并合同协议。3.6.3.5 公司在职员工档案（非在职一般员工其离职3个日历年后，档案方可销毁，中层以下管理人员其离职5个日历年后，档案方可销毁，中层以上管理人员及有突出贡献员工的档案做永久性保管）。3.6.3.5 大中型基建项目的资料（该项目报废1个日历年后，可销毁）。3.6.3.6 各公司股权证。3.6.3.7永久生效的各种政策、协议、文件。3.6.3.8公司发展历史性资料、事件、见证物、照片、音像制品（录间带、录像带、光盘）等。3.6.3.9 各种产品项目的设计、试制、工装的图样及外来图样（该产品、项目不再生产的5个日历年后，可销毁）及产品标准。3.6.4 长期保管的档案如下：3.6.4.1 各种奖杯（状、牌、章、证）。3.6.4.2 公司申报项目资料。3.6.4.3 车辆牌照资料（车辆报废2个日历年后，可销毁）。3.6.4.4 设备仪器方面各种资料（该设备报废2个日历年后，可销毁）。3.6.4.5 用户服务中所形成的文件资料（保管至该用户撤消或项目设备报废3个日历年后，档案可销毁）。3.6.4.6 质量体系相关认证证书。3.6.5 中期保管的档案如下：3.6.5.1 车辆资料（保险、年检等）。3.6.5.2 各级地方政府部门下发的与本公司相关的红头文件、通知、优惠政策。3.6.5.3 小型基建项目的各种资料（该项目报废1个日历年后，可销毁）。3.6.5.4 管理体系方面的各种体系文件依时间推移不断更新。3.6.5.5 主要原材料及成品的检验资料。3.6.5.6 技术项目合作协议、产品设计、试制、工艺等技术开发文件合同。3.6.5.7 销售合同、供货协议。3.6.6 短期保管的档案如下：3.6.6.1 公司财产保险单证（按保险期，到期1个日历年后，可销毁）。3.6.6.2 各种采购合同协议。3.6.6.3 公司级会议纪要。3.6.6.4 公司各类红头文件。3.6.6.5 各种技术资料。3.6.7 财务管理方面：财务管理档案的保存期限按国家有关规定执行。3.6.8 对确认保管期限有疑问的档案，档案管理员应请示公司企管部门领导确定，若也无法确定，可请示总经理确定。3.7 档案的利用3.7.1 档案借阅规定：3.7.1.1 永久性保管的档案的借阅（用）由公司企管部门主管审批。3.7.1.2 公司其它各种档案的借阅由该档案负责收集、整理、形成的部门主管部长审批。3.7.1.3 档案原件按审批程序借出的同时应以复印件形式备份，若用于抵押时必需经总裁审批方可借用。3.7.1.4 技术性底图除修改外，不得外借，特殊情况由总经理批准；修改后的底图入库，要认真检查修改、补充等情况。3.7.1.5 涉及保密管理标准中规定属保密范围的档案借（用）阅须按保密管理标准规定执行。3.7.2 档案复印规定：3.7.2.1 永久性保管档案的复印由公司需用部门主管初审、企管部门主管复核，主管副总审批。3.7.2.2 公司其它各种档案的复印由该档案负责收集、整理、形成的部门主管部长及企管部门主管共同审批。3.7.2.3 涉及保密管理标准中规定属保密范围的档案复印须按保密管理标准规定执行。3.7.3 档案借阅、复印人应持经审批的“工作联系单”到档案室办理借阅、复印登记手续，填写DG03.01表4“档案借用、复印登记表”，“工作联系单”应一并保存。3.7.4 借阅、复印档案必须维护档案完整，不得折、卷、撕页，对损坏档案者依损坏程度负激励20