探析计算机信息技术在高校人事档案管理中的应用

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 探析计算机信息技术在高校人事档 案管理中的应用 摘要本文从相关的基本概念切 入，结合目前高校人事档案管理所面临 的困难，继而提出了解决问题的思路， 并对信息时代下高校人事档案管理工作 的开展提出了几点设想。 中国论文网 /9/view-13019261.htm 关键词 高校档案 信息管理 技 术创新 制度进步 引言 21 世纪是信息时代，各类信息爆 炸，社会竞争激烈，人才流动频繁。新 形势下，高校人事档案管理工作遇到了 一些之前不存在或不突出的新问题，但 与此同时，新的技术手段也是变革和进 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 步的好机会。而若想让技术更好地服务 于高校人事档案管理工作，还需要辅之 以良好的配套管理模式，从制度层面找 出 些挑战和问题的对策。本文从高 校人事档案管理的基本概念入手，结合 当前高校人事档案管理工作中存在的问 题，以期能得到相关的解决办法，并对 信息时代的高校人事档案管理工作的开 展提出了展望。 高校人事档案管理的概念 档案是什么？其定义有很多种， 但这些定义对于档案属性的理解大体上 是统一的，即档案本质上是社会生活的 原始记录。人在社会生活中，要进行各 种各样的社会活动，而这些活动常常要 形成具有保存、查询、备考价值的记录， 承载了相关的社会活动信息。有学者认 为，档案作为一种历史记录，其本身就 是信息的一种形式，也是一种特殊的 “文化资源”。以高校人事档案为例，它 记录了高校人员的工作经历、奖惩情况、 学历学位等信息，一定程度上反映了一 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 个人的学术科研能力乃至道德水平，有 着重要的参考价值。在教学管理、人才 引进、资源整合、信息平台的建设等事 项上，高校的人事档案管理工作都居于 基础性的地位，其重要意义自然不言而 喻。与一般的档案比起来，高校里的人 事档案又独具其专业性和复杂性：除了 要为管理层提供参考，为人事工作服务， 更要应对教学科研的独特需要，使人事 档案发挥更大的作用。当前，高校改革 不断深化，人事制度改革逐步完善，伴 随着高校人才的频繁流动，这给高校的 人事档案管理带来了新的要求与挑战。 当前高校人事档案管理的问题分 析 自改革开放以来，尤其是进入 21 世纪之后，高校之间对优质人才的需求 日益强烈，人才在不同学校之间的流动 较之以往也频繁了很多。如此，高校的 人事档案管理工作就显得更加重要了。 然而，一种普遍存在的现象是，高校的 相关工作模式和管理水平却没有得到相 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 应的提升，这就在某些特定的场合造成 了一些问题，例如出现了人事档案材料 内容不完善、无意义，存在人档不匹配 的问题，管理手段比较落后，信息难以 整合。造成这些问题的原因既有历史观 念，也有经济、技术条件的制约，更有 人事档案管理人员对于新形势下的工作 特点认识还不够充分，没能及时转变工 作模式和工作习惯有关系，总之需要针 对具体的问题作具体分析以便找到合理 的应对策略。 1.人事档案信息不完整 传统的人事档案更偏重于对个人 基本信息的记录，例如记录了个人履职 经历、奖惩等内容，而与教师的教学能 力和科学研究水平相关的材料等，有时 甚至难以见诸人事档案。随着近年来许 多高校的扩招和科研实力的快速发展， 对人才的关注和引进成为高等院校发展 的重心。然而，不少高校引进的高层次 人才都存在档案材料漏缺的情况，教师 的教学经历和科研活动材料有缺失是常 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 有现象，而这都是能极大影响对一个人 教学水平和科研能力评判的材料。如果 这些信息不能被全面而完整地记录于人 事档案之中，就不能准确而客观地反映 高校人才的素质能力，会使人为主观判 断的因素所占比重加大。档案的客观性 一旦受到了影响，其记载的信息的参考 价值也就下降了。 造成这种情况的原因有很多。比 如，传统的档案管理是以被动的方式进 行收集的，即相关部门通过邮寄的方式 将人事档案寄送至档案室。如果规章不 够或移送不到位，或是工作人员操作不 规范，就容易造成档案缺失、遗漏、内 容不完整等问题。再比如，相关基础设 施不完善，可能存在相关工作人员数量 不足，达不到国家规定编制的情况；管 理人员缺少必要的专业技术水准和相关 知识，专业化不够，无法应对一些专业 问题；档案管理场所和设备简陋，影响 工作效率等原因。总之，当前许多高校 里面的人事档案还存在着材料不完善、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 档案质量不够高的问题。而只有档案的 内涵丰富、客观、完整了，其才能真正 完成其作为人事变动依据的使命。 2.管理手段比较落后 由于受历史观念的影响以及经济 水平带来的硬件条件制约，当下高校人 事档案管理的手段还比较落后，与高校 对优质人才日益强烈的需求是不能匹配 的。比如，以山东省的部分高校为调查 对象，相关数据显示，除了一小部分还 在纯粹依赖人工管理模式之外，绝大多 数高校采用的人事档案管理模式可用 “人工为主、计算机为辅 ”来概括，信息 技术手段并未充分应用于档案管理工作 当中去，这种模式虽正在改变，但仍然 显得太落后。高校的人事档案管理部门 的计算机配备数目基本不超过两台，甚 至有的高校人事档案管理部门根本没有 配备计算机等现代化的设备。对人力手 工管理的过度依赖，不仅使得工作开展 的效率不高，也影响了人事档案管理的 科学性、专业性和机密性。或许是受到 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 了资金预算的限制，有些地方的人事档 案管理工作的管理手段和方法还是比较 落后。对于那些已经采用了信息技术和 信息手段管理人事档案的高校相关部门 而言，很多也只是停留在将基本信息录 入电子系统的阶段，而对于人事档案中 的大量人才信息，还无法做到充分的信 息化进而进行有效的利用。 3.工作人员的专业素养还需提高 作为一名合格的高校人事档案工 作人员，应具备一定的专业素养和专业 能力，比如，能对档案进行科学归纳、 筛选与分类，应当掌握一定的计算机技 能促进工作的完成。其次，高校人事档 案管理人员应具备一定的公文写作能力， 对于上级下达的工作指示和政策精神能 在准确理解的基础上形成书面文字材料。 如果人事档案管理人员的能力不足以胜 任此项工作，就容易产生材料不真实全 面、管理不规范等问题。 在思想上，一些高等院校及其档 案管理人员还有这样一种想法，即不清 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 楚究竟为何要进行人事档案管理，不清 楚进行科学的人事档案管理有什么意义， 而只是将其当成一种惯例去机械地完成 工作。在思想上首先应该梳理这样一种 认识，人事档案管理不是一项普通的工 作，它承担着人才引进的基础性任务， 也是人事管理工作的重要依据。如不能 以一种极其严肃的态度对待人事档案管 理工作，就很难将科学管理内化为一种 自觉的行动。即便是掌握了专业的信息 化人事档案管理技能，也要建立起服务 意识，主动为高校的决策层提供服务和 建议。 相关的对策研究：技术 创新与制度建设 1.加强档案信息网络建设 人事档案上网，利用数据库软件 进行联网管理，可以极大方便高效人事 档案管理工作，效率的提高也能在一定 程度上解决人档分离的问题。前提是高 校要增加相关投入，提升硬件水平，配 备计算机等先进设备；同时对管理人 T 进行专业化培训使其与新的工作环境 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 相适应，提高劳动效率。需要注意的是， 计算机设备不应仅仅用于打印、打字等 基础性机械工作，以及档案信息的录入 等基础活动，还应被用于建立全面的档 案数据库，使档案管理满足信息化的要 求。信息是宝贵的财富，如果能充分开 发利用散落于高校档案中的信息资源， 将会使我们的管理水平实现质的提高。 要快速实现现代化的管理，提升 相关工作水准，学校层面应给予高度重 视。体现为：首先应该重视现代化信息 管理和信息开发工作，并在投入上予以 体现。只有认识到实现人事档案管理信 息化、现代化所能带来的收益，才能真 正将有限的资源用到需要的地方去，提 高管理水平和竞争力。此外，应该大力 引进具有专业知识和技术的管理人员， 完成专业档案数据库的建立，在数据分 析的基础上，高校将更有效率地进行档 案管理工作。在信息技术的支持之下， 一方面方便了本校的人员管理、人才引 进，另一方面也是为所有用户提供了便 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 利。 2.人事档案管理模式创新 信息应当保证客观、准确，这是 其作为参考依据的前提。人事档案材料 的真实性需要管理人员严格地审查、把 关予以保证，否则极容易出现材料失真 的情况。然而由于人事档案与个人的利 益紧密相关，当制度无法予以监督或者 监管不到位时，人事档案的真实性极容 易受到人为因素的干扰，比如更改学历 学位和历史奖惩等重要信息的情况就会 时有发生。因此，档案管理部门的相关 规范建设必须跟上，管理模式也到了非 创新不可的时候。要做好信息公开的制 度建设，确保人事档案管理的权力在阳 光下运行，接受群众的监督，杜绝因为 私利影响档案真实性的现象发生，将真 实客观的要求摆在第一位。当前，学界 的一种观点是，高校人事档案管理工作 主要有纳入式和非纳入式两种。纳入式 管理不需要总的专门档案管理机构，人 员精简但是有失专业；非纳入式则需要 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 一个比较完善的管理部门。两者各有利 弊，并无定论说孰优孰劣，但是总体来 说，多数学者和工作人员的观点是，应 该逐步以非纳入式管理取代纳入式管理， 以便实现综合管理，统筹协调。 信息时代的高校人事档案管理工 作展望 信息化是社会发展大势所趋，信 息手段高效、便捷、准确的特性使其必 将成为新时代高校人事档案管理工作建 设的重要依托。当然，这种由传统向新 型的工作模式转变不可能立即完成，其 中必然经过诸多阶段。首先是观念的转 变，高校的领导应该认识到加大人事档 案管理信息化建设的必要性，档案管理 工作者则应加强自身素质和业务水平建 设，以适应信息化管理工作的需要。其 次是人事档案信息化建设相关规章制度 的健全，各高校应按照归档文件整理 规则 ，结合本单位实际建立起健全的 制度，保障人事档案的真实和人事档案 管理工作的高效。 -精选财经经济类资料-