提升档案管理水平的措施探讨

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 提升档案管理水平的措施探讨 【摘 要】本文从农垦档案管理 工作的内容及意义出发，说明提升农垦 档案管理水平的重要性，接着对目前农 垦档案管理工作存在的问题进行分析， 认为农垦档案管理服务性地、管理方式 落后、管理内容范围狭窄，造成农垦档 案管理水平提升困难，最后，笔者从档 案管理知识普及、档案管理工作规范建 立、档案管理资金投入和工作人员职业 技能提高方面总结了能够提成农业档案 管理水平的四种方法，希望能够为农垦 档案管理水平的提高提供帮助和建议。 中国论文网 /5/view-5635204.htm 【关键词】档案管理；档案服务； 改善措施 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 引 言 农垦档案管理是对地区农垦工作 的相关资料进行的收集和存档，管理工 作一方面为地区的农垦发展提供历史资 料记录，另一方面能够为农垦发展规划 和农业垦荒的投资建设提供帮助。因此， 农垦档案管理工作对地区农业的发展十 分必要。 1、农垦档案管理工作的内容及 提升档案管理水平的重要性 1.1 农垦档案管理工作的内容。 农垦档案管理工作的内容包括三方面： 第一，收集地区农垦发展工作的相关资 料，如地区农作物种类变更和发展资料、 农垦产值资料、农垦过程中遇到的自然 灾害资料、农垦面积增长资料和相关农 垦行业的建设资料等，这些资料为地区 历史回顾提供基础；第二，将收集来的 资料进行分门别类的整理和存档，并在 日常工作中对档案进行安全维护和保养； 第三，提供档案服务，即对档案借阅者 提供相关的档案，在农垦和农业经济发 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 展规划中给出基于档案材料的建议和帮 助。 1.2 提升农垦档案管理水平的必 要性。农垦档案管理能够使相关负责部 门对当地农业发展情况进行系统的、全 面的了解，并能够为当地农民和农垦相 关企业的建立提供便利，因此，提升农 垦档案管理的水平，也就是提升政府对 地区农业的全局性掌控水平、提高与农 垦相关的各行业的科学、合理发展的可 能性，由此可见，提升农垦档案管理水 平是相当必要的。 2、目前农垦档案管理工作中存 在的问题 2.1 档案管理服务性低 农垦档案对现实的农垦发展工作 起到指导和借鉴作用，使档案发挥“存 史鉴今”的功能。但目前农垦发展存在 很多问题，如废旧农机的过度使用、农 垦科学性差、农垦产业行业过于密集等， 这些问题的产生与农垦档案管理未能发 挥其“借鉴性 ”的服务作用相关，档案管 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 理服务性低，是目前档案管理水平落后 的表现形式之一。 2.2 档案管理方式落后。目前农 垦档案资料多为纸质，在一个农业大市 找到十几年前的农垦档案资料十分困难； 并且，纸质资料保存要求严格，农垦资 料多有损伤、很容易遗失；另外，纸质 资料搬运费时费力，给档案管理工作人 员的日常工作造成负担，这是由档案管 理方式落后造成的。 2.3 档案管理内容范围狭窄。农 垦档案管理要想发挥其对农业发展的指 鉴性作用，就必须提供较为丰富的、详 尽的资料。但目前农垦档案资料大多数 还都是关于农业土地开垦、农垦企业建 立审批的公文性资料，这些资料细节性 不强、可利用性低，使档案管理工作的 实际效用大大降低。 3、提升档案管理水平的措施 3.1 普及档案管理知识。农垦档 案的服务性较低的主要原因是档案利用 率不高造成的，而档案利用率不高则是 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 由于档案管理工作人员和农垦档案使用 者对农业档案的使用价值忽视导致的。 很少有档案管理工作者将“发挥农垦档 案对农业的发展的指导、借鉴作用”作 为工作目的的一部分，而农垦工作者如 普通农民、农垦行业企业家等也很少重 视到农垦档案对农垦工作的重要作用， 因此，普及档案管理知识是必要的。对 于档案管理工作人员来说，应该强化自 身的档案编制、更改等一系列管理工作 的水平，从而确保档案编制的科学性， 而这也能够确保对其使用的便捷性。另 外，档案馆也应该对可能使用到农垦档 案的人员进行档案知识普及，例如开设 讲座、编制档案使用手册或引发宣传单 等，鼓励农业从业人员对农垦档案进行 调用和使用，以使农垦档案能够为农业 工作的发展提供帮助和建议。 3.2 建立档案管理工作规范。档 案管理工作服务性低的另一个原因与档 案管理工作的规范性差有关系，工作规 则和标准对任何一项工作来说都是必不 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 可少的，因此，有必要对档案管理工作 标准化规范化水平进行调整。建立档案 管理工作规范一方面可以提高工作人员 的工作积极性和工作责任感，另一方面 对档案管理工作的发展也有着积极的促 进作用。而且，标准化和规范化应该体 现在档案管理工作的每一个环节中，在 档案管理过程中尤其应该如此，如档案 的保存方式、档案信息的流转程序等， 都要进行统一规定，避免出现由于不统 一标准所带来的工作时间和精力的浪费。 3.3 增加档案管理资金投入。农 垦档案管理方式落后主要是由于档案管 理设备落后导致的，这与农垦档案管理 部门领导对档案管理工作重视程度不足 有关。要使农垦档案管理走上先进档案 管理道路上来，真正为农业行业提供资 料查询和借鉴上的方便，就需要有关领 导对这部分工作提高认识，增加对档案 管理的资金投入，制定档案管理信息化 的战略，并真正实施，设立专门的监督 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 部门对信息化过程进行全程掌控。购置 档案管理信息化所需要相应的软、硬件 设施，如最基本的办公室常用设备，打 印机、扫描仪、电脑和相应的资料收集、 管理软件都要配齐。档案管理部门必须 及时了解工作需要哪些设备，并做好相 应的预算，将预算及时、合理上报，为 档案管理工作进入科技化、信息化提供 便利，争取更有利的工作条件。 3.4 对档案管理工作人员进行职 业技能培训。目前农垦档案管理范围狭 窄的问题，大多数与档案管理工作人员 的职业水平有关，很多档案工作人员档 案管理工作水平不高，对档案管理工作 认识不足，在工作中也提不起“收集和 管理资料”的兴趣，因此，对档案管理 工作人员进行职业技能培训是必要的。 首先应针对年龄偏大的档案管理工作人 员进行计算机类的职业技能培训，使他 们能够熟练使用计算机进行网上档案管 理和文件传输，以提高工作效率；其次， 应重视优秀的人才的引进，以保证先进 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 的档案管理模式能够有效推行；最后， 应根据档案管理使用的新技术、新软件 的特点，对在岗档案管理人员的技术培 训，让工作人员掌握基本的操作技能。 档案管理工作人员还必须提高保密意识， 维护档案的安全稳定。 4、结 语 综上所述，农垦档案管理工作是 能够为地区农业发展提供帮助和借鉴的 重要工作内容，除了指导当地农业发展 和建设之外，农垦档案管理水平也显示 了地方政府和相关部门对农业发展的重 视程度。但从农垦档案管理工作的实际 来看，档案管理并没有真正发挥其社会 服务职能，管理人员的工作水平还比较 低。笔者认为，农垦档案管理水平低是 由于领导部门对档案管理工作忽视、档 案管理方式落后、档案管理工作人员职