hra001关于酒店内部行文规定的事宜

酒店 LOGO 备忘录 M E M O 日期 Date: 2012 年 6 月 1 日 致 To : 总经理-XXX 先生 抄 报 Report: XXX 小姐 由 From : 人力资源总监-XXX 先生 编号 .: HR-A-001 事宜 Subject : 关于酒店行文规定的事宜 抄 送 Copy to: 各部门总监/经理 为了规范化、标准化酒店的工作程序，现启用酒店统一的行文格式，请各部门周知执行。 一、行文程序及规则 1、酒店行文分上行文、下行文及平级行文三种，须注意用词及礼节。 2、以酒店名义的行文，先由部门承办人拟稿，经部门经理审阅后，送总经理办公室核稿后 由总经理签发。 3、文件签发时均由总经理办公室统一编发文号。 4、酒店内部行文一律以备忘录形式（编号附后）先由部门承办人拟稿，经部门经理审阅后 发送。 5、酒店各部门在本部门职责范围内可以互相行文，也可以向下属部门行文，对下属部门的 重要行文就同时抄送有关部门。 6、部门之间对有关问题存有不同意见时应先协商一致，然后由职责归属部门行文。 7、各级部门一般不得越级请示，因特殊情况非越级请示时，应当抄送被越过的上级部门。 8、备忘录（memo）打印稿和由领导签发的原稿由各部门、室秘书收集、归档备查，备忘 录编号由各部、室自行决定起用日期。 二、文件内容质量标准 1、符合国家法律、法规和上级单位及本酒店的有关规定，所提措施和办法切实可行。如提 出新的政策性措施或超越现行规定范围内的，应当加以说明。 2、情况属实、观点明确，表述正确，层次清楚，前后照应，文字精炼，篇幅力求简短。 3、用字用词准确、规范，标点妥帖，字迹清楚，办公自动化的单位应用电脑打印成文。使 用简称应当前后一致，一般先用全称，加以注明后再使用简称。 4、人名、地名、单位名称、数字、时间应准确无误。除成文日期、部分结构层次序数和词、 词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，公文中的数字应 当使用阿拉伯数码。 5、引文准确无误，删节得当，必要时注明出处，引用公文应当列出标题，并在标题之后用 括号标明发文字号。 6、根据公文内容和行文规则，准确把握发文规格，正确使用文种。 7、结构层次序数，第一层为“一” ，第二层为“（一） ”，第三层为“1” 、第四层为“（1） ”， 无三级以上时可直接使用第二极“1” 。 8、使用国家法定计量单位。 9、一些政策性强，涉及面广的重要公文在草拟中，应广泛征求各方面意见，组织有关部门 和专家进行论证。 三、行文格式 图例： 酒店 LOGO 备忘录 M E M O 日期 Date: 2012 年 6 月 1 日 致 To : 总经理-XXX 先生 抄 报 Report: XXX 小姐 由 From : 人力资源总监-XXX 先生 编号 .: HR-A-001 事宜 Subject : 关于酒店行文规定的事宜 抄 送 Copy to: 各部门总监/经理 正文 阅后意见 Approval Opinion 批准： （备注）报批文件须上级签署意见；平行文下行文可省略。 四、行文格式说明 1、题头 致送：标明收件人姓名及职务。 发出：标明签发人姓名及职务。 日期：文件签发日期，按年、月、日顺序。 事宜：文件主题。 2、文件编号索引 例：HR-A- 001 HR 部门简写 A 文件类型 001 文件编号由 001 开始，每年伊始。 部门简写 行政办公室EO 房务部RS 餐饮部FB 人力资源部HR 康乐部RD 财务部FD 市场营销部SM 保安部SD 工程部ED 文件类型、级别 A各种有关酒店经营管理之内部文件、资料，如管理合同、外聘档案、各类合同签约、 财务报告、客户档案、经营决策、方针、重大管理制度、人事档案、行政会议记录、岗位操作规 程、酒店规章制度、培训计划等。A 类文件属保密文件。 B各上级部门对下属部门的指示、批文和下属部门向上级部门汇报工作、反映情况、提 出意见或建议、答复上级部门询问的报告、酒店日常营业报表、餐饮菜谱档案、工程设备技术资 料等。 C各种公告、通告、通知及各部门之间的答询，如接待通知单等。C 类文件属酒店一般 性文件。 3、文件规格 文件用纸均采用国际标准 A4 型（长 297 毫米、宽 210 毫米） ，页边距一般（上下 2.5 厘米， 左右 2.5 厘米）左侧装订。 4、字体规格 备忘录 MEMO 小二宋体加黑，标题正文均为五号宋体，阅后意见签批五号宋体加黑。 五、文件签发及保管 1、文件签发由部门最高级负责人在“由 From”处直接签字确认，需要签批时由“至 To” 方在“阅后意见 Approval Opinion ”处签批。 2、文件收发工作及保管由各部门秘书（或文员）负责，酒店行政秘书有权对各部门秘书工 作进行指导和检查工作。 3、收发文件时，发文部门应在文件收发记录本上登记，收文部门在收发记录本上签收。 4、请示指示批准的文件（B 类）应由被请示人在答复时限内予以答复，因故不能如期答复 的（如休假、公差等） ，须由签收部门秘书负责向发文部门解释，如属急件，必须答复的，由签 收部门秘书通过电话或传真形式向被请示人请示后， （或由委托授权人）答复发文部门。 5、机密性文件需加封传递或由直接签发人进行签发签批手续传递，并做好加封存档。 六、文件归档、管理、销毁 1、文件归档应根据文件类型、特征和保存价值分类整理归入档案，档案要齐全、完整、查 阅方便。 2、文件管理 A 类文件一般不能复印或作任何抄录，如需要借阅时，必须得到存件部门经理、分管副总 或总经理批准，A 类文件保存周期为无限期。 B 类、C 类文件的复印、抄录或借阅须得到存件部门经理的批准、并做好记录。 B 类、C 类文件保存周期为 36 个月。 任何员工不可私自将酒店任何文件或其中资料外泄，违反者按酒店员工手册有关规定 处理。 3、文件销毁 文件销毁工作（属没有归档和存查价值的文件） ，由部门经理报请行政办公室批准，由各部 门秘书负责执行。 销毁机密级文件，应当进行登记，并报请行政办公室批准，由各部门经理、部门秘书及行 政秘书三人监销，保证不丢失、不