保健食品和化妆品管理制度1111

保健食品/ 化妆品 质量管理制度 兰州惠仁堂药业连锁有限责任公司 2 目 录 一、质量方针和目标管理制度 二、质量责任和岗位职责制度 三、保健食品、化妆品购进质量管理制度 四、保健食品、化妆品质量审核管理制度 五、首营企业和首营品种审核制度 六、保健食品、化妆品验收管理制度 七、保健食品、化妆品储存、养护管理制度 八、保健食品、化妆品出库复核管理制度 九、保健食品、化妆品陈列的管理制度 十、保健食品、化妆品销售管理制度 十一 、保健食品、化妆品售后服务管理制度 十二、卫生管理制度 十三、人员培训、健康状况管理制度 十四、近效期保健食品、化妆品的管理制度 十五、不合格保健食品、化妆品管理制度 十六、保健食品、化妆品退货管理制度 十七、保健食品、化妆品营业场所和仓库管理制度 十八、保健食品、化妆品有关记录、凭证和档案的管理制度 十九、假冒伪劣保健食品、化妆品报告制度 二十、保健食品、化妆品质量查询和质量投诉管理制度 3 二十一、保健食品、化妆品召回管理制度 二十二、 保健食品、化妆品经营质量管理制度执行情况检查、考 核管理制度 4 兰州惠仁堂药业连锁有限责任公司 保健食品、化妆品经营质量管理制度 文件编号: bjsp-01 标 题 保健食品、化妆品 营 质量管理制度 生效日期 版 本 号 A 修订状态 第 1 次修订 2011 年 1 月 1 日 编制日期 2011.01.01 审核日期 2011.01.05 批准日期 2011.01.10 修 订 人 于亚娟 审 核 人 杨智芳 批 准 人 张 虎 一、质量方针和目标管理制度 （一） 、为全面完成年度经营任务,实施质量方针,实现质量管理目标,依 据保健食品管理办法 、 化妆品卫生监督管理条例特制定本制 度。 （二） 、保健食品是表明具有特定保健功能的食品，即适宜特定人群 食用，具有调节机体功能，不以治疗疾病为目的的食品。因此保证 产品的质量是最重要的职责。化妆品是指以涂抹、喷洒或者其他类 似方法，散布于人体表面的任何部位，如皮肤、毛发、指趾甲、唇 齿等，以达到清洁、保养、美容、修饰和改变外观，或者修正人体 气味，保持良好状态为目的的化学工业品或精细化工产品。 （三） 、质量方针目标管理内容按（PDCA）循环过程组织实施（P 计划；D执行；C检查；A总结） 1、年初根据经营形势，结合本企业质量工作实际，召开质量 方针研究会，提出年度质量工作方针。 2、为保证质量工作方针的实现，制定年度内与方针相关联的 目标与目标值，制定质量方针目标展开图。 3、根据公司的方针目标，组织各部门进行分解，确定各自的 工作目标，并落实实现目标的措施。 5 4、公司规定各项目标措施开始与完成的时间，明确执行人和 检查人，解决实施过程中的困难和问题，确保各项目标措施按规定 保质保量完成。 5、每季度，公司组织有关人员对各项措施的实施效果，进行 全面的检查与考核，写出小结报告，交总经理审阅。 6、年终对本年度质量方针目标中未完成的项目进行分析、总 结，找出原因，提出改进的措施及意见。 （四） 、质量管理部受公司质量领导小组委托，具体负责组织制定质 量方针目标以及其检查、考核和总结。 （五） 、各部门未按质量方针目标进行展开、落实、执行、检查和总 结的，将对有关部门和负责人给予一定的行政和经济处罚。 （六） 、质量方针：诚信为本、质量第一、价格合理、服务至上。 （七）质量目标：把惠仁堂药业连锁的事业作强、做大、做细、做 深，打造陇上药业连锁第一品牌。 二、质量责任和岗位职责制度 （一） 、实行总经理负责的质量责任制，总经理对所经营的保健食 品、化妆品质量和工作质量负全面责任。 （二） 、总经理与各有关部门签订层层负责的质量责任制度。各岗 位人员要明确责任，责任到人，相互制约。在各自的工作范围内及 时查明实际或潜在的质量问题，并采取相应的预防或补救措施。 （三） 、公司根据工作完成情况作为对各职能部门质量考核的主要 指标。 6 （四） 、各组织和部门职责 1、质量管理部的主要职责： （1） 、贯彻执行有关保健食品、化妆品质量管理的法律、法规 和行政规章。 （2） 、起草公司保健食品、化妆品质量管理制度等质量管理文 件，并指导、督促制度的执行。 （3） 、负责对保健食品、化妆品的产品资质进行质量审核并上 国家药监局网查询保健品的真伪，其中 2003 年以前由卫生部批 准的 为卫食健字；2003 年以后由国家食品药品监督管理局批准 的为国食健字。 （4） 、负责建立公司经营保健食品、化妆品并包含质量标准等 内容的质量档案。 （5） 、负责保健食品、化妆品质量的查询和保健食品、化妆品 质量事故或质量投诉的调查、处理及报告。 （6） 、负责保健食品、化妆品的质量验收，指导和监督保健食 品、化妆品保管、养护、运输和销售中的质量工作。 （7） 、负责质量不合格保健食品、化妆品的审核，对不合格保 健食品、化妆品的处理过程实施监督。 （8） 、收集和分析保健食品、化妆品质量信息。 （9） 、协助人事部门组织开展对公司员工保健食品、化妆品质 量管理方面的教育和培训。 （10） 、审核保健食品、化妆品采购计划。 （11） 、在公司内部行使质量裁决权。 3、质量管理组的主要职责： （1） 、负责公司关于保健食品、化妆品质量管理方面规章制度 的 督促执行；定期对各部门保健食品、化妆品经营质量管理制度 7 的执行情况进行检查，对养护工作进行监督指导。 （2） 、协助定期召开质量分析会，沟通质量信息情况，分析研 究 保健食品、化妆品质量及质量管理工作中存在的问题，提出 改进措施。 （3） 、负责建立保健食品、化妆品质量档案。 （4） 、负责处理保健食品、化妆品质量查询和投诉，按月综合 整 理，报送有关部门。 （5） 、负责保健食品、化妆品质量信息管理。定期收集保健食 品、化妆品质量信息并分析处理，建立保健食品、化妆品质量信 息管理网络，按质量管理信息系统进行信息传递与反馈，每年汇 总分析一次。 （6） 、负责质量不合格保健食品、化妆品报损前的审核及报损 保健食品、化妆品处理的监督工作。会同有关部门及时组织报 损保健食品、化妆品的销毁，并做好销毁记录，归档备查。每 半年将不合格保健食品、化妆品进行分析汇总一次。 4、质量验收组的主要职责： （1） 、建立保健食品、化妆品质量验收抽样的原则、程序和操 作规程。 （2） 、制定保健食品、化妆品质量验收的内容和要求，报质量 领 导小组审批并执行。 （3） 、制定销后退回保健食品、化妆品验收处理制度和程序， 报质量领导小组审批并执行。 （4） 、做好质量验收记录并按规定保管。 （5） 、验收中发现的质量问题及时上报质量管理部处理，每半 年对验收情况进行统计分析。 8 5、保健食品、化妆品养护组的主要职责： （1） 、指导库房保管员对保健食品、化妆品进行合理储存。 （2） 、检查在库保健食品、化妆品的储存条件，配合库管员进 行仓间温湿度的管理。 （3） 、对在库保健食品、化妆品进行定期质量检查，并做好记 录。对检查中发现的问题，及时通知质量管理部复查处理。 （4） 、建立保健食品、化妆品养护档案。 6、采购部的主要职责： （1） 、坚持按需进货，择优采购的原则，严把进货质量关。 （2） 、积极配合质量管理部进行供货单位的合法性审核工作， 必要时会同质量管理部对其进行现场考察调查。 （3） 、认真签订购货合同，明确有关质量条款，并签订质量保 证协议。 （4） 、了解供货单位的生产状况、质量状况，及时反馈信息， 为开展有针对性的质量把关提供依据。 （5） 、对购进保健食品、化妆品质量负责，协助做好退货保健 食品、化妆品、不合格保健食品、化妆品的善后处理工作，做 好近效期保健食品、化妆品的催销及退换货工作。 （6） 、对本部门员工的工作指导、培训和管理。 7、配送中心的主要职责： （1） 、合理利用库容，做好保健食品、化妆品分类存放工作。 （2） 、设立保管帐卡，正确记载保健食品、化妆品进、出、存 动态，及时分析、反馈保健食品、化妆品库存结构和适销情况。 （3） 、按仓库储存有关要求，妥善保管保健食品、化妆品，定 期对库存保健食品、化妆品进行检查养护，保证在库保健食品、 化妆品质量。(可借鉴保健食品、化妆品管理) 9 （4） 、做好效期保健食品、化妆品管理工作。 （5） 、做好保健食品、化妆品出库、配送运输工作，坚持先产 先出的原则，保证货物的正常供应。 （6） 、配合质量管理部做好不合格保健食品、化妆品的控制性 管理。 （7） 、保持保健食品、化妆品储存环境卫生，每月对库存保健 食品、化妆品进行盘点，尽力保证帐物相符。 （五） 、各级人员质量职责 1、总经理质量职责 （1） 、坚持“质量第一”的观念，认真贯彻执行国家保健食 品管理的办法和化妆品监督管理条例加强保健食品、化 妆品质量管理，对消费者负责，对企业质量管理负全面领导责 任。 （2） 、主持制定本企业质量方针、目标，支持质量管理工作， 充分发挥其质量把关职责。 （3） 、主持企业质量体系评审工作，定期召开企业质量分析会 议，听取质量管理部对本企业保健食品、化妆品质量的情况汇 报，对存在问题及时采取有效措施，不断提高保健食品、化妆 品质量。 （4） 、正确处理好销售与质量的关系，落实质量否决制度。 （5） 、重视消费者意见和投诉，主持处理重大质量事故和重大 质量问题的解决和质量改进。 （6） 、批准签发本公司质量管理文件及质量管理制度。 2、质管部总监质量职责 （1） 、在总经理的直接领导下，全面负责质量管理部的日常工 作。 （2） 、认真贯彻执行保健食品管理的办法和化妆品监督 10 管理条例实施质量否决权，加强保健食品、化妆品质量管理 工作。 （3） 、负责组织制定、修订公司各项质量管理制度，质量责任 制度及经营环节的质量程序文件，并指导、检查、督促实施。 （4） 、定期组织召开质量分析会，及时掌握质量管理工作动态， 研究解决有关质量问题并向总经理及时汇报和请示。 （5） 、在总经理主持与领导下，开展质量体系的评审，下达整 改通知。 （6） 、对保健食品、化妆品购进资质进行复核审查。 （7） 、与公司质量领导小组一道，研究、部署、检查质量管理 工作，并对质量工作奖惩提出建议。 （8） 、负责质量方面培训教育工作的实施。 4、采购部经理质量职责 （1） 、树立“质量第一”的观念，认真贯彻执行保健食品 管理的办法和化妆品监督管理条例 （2） 、认真组织本部门员工学习国家有关保健食品、化妆品经 营质量的法律法规和公司的经营质量管理制度并督促落实。 （3） 、坚持“按需进货、择优采购”的原则，把好进货质量关。 （4） 、认真审查供货单位的合法资格，考察其履行合同的能力， 必要时与质量管理部对其进行现场考察，签订质量保证协议。 （5） 、签订购货合同时必须按规定明确必要的质量条款。 （6） 、督促采购员向供货单位索取合法证明、法人委托授权书、 保健食品、化妆品质量标准等资料。 （7） 、了解供货单位的生产及管理状况、质量状况，及时反馈 信息，为有关部门及公司的保健食品、化妆品质量把关提供依 据。 11 （8） 、对购进保健食品、化妆品质量负责，了解医药商品售后 质量情况，协助做好不合格保健食品、化妆品的善后处理工作， 因人为质量事故造成损失的按有关规定处理 。 5、配送中心经理质量职责 （1） 、树立“质量第一”的观念，认真贯彻执行国家各项有关 保健食品、化妆品质量的政策、法令、法规。 （2） 、加强库房、场地、设施、设备的建设与管理；保证保健 食品、化妆品质量。 （3） 、加强对本部门人员的质量意识教育，正确处理质量与数 量，进度的关系，坚持“质量第一”的原则。 （4） 、配合质量管理部开展对配送中心的质量考核工作，负责 对重大质量问题的改进措施在本部门的落实与实施。 （5） 、督促员工把好验收、储存、养护、出库、运输关，严格 生产日期（生成日期） 、效期登记管理。 （6） 、了解掌握库存保健食品、化妆品质量情况，发现质量问 题及时与质量管理部联系。 7、质量管理员质量职责 （1） 、树立“质量第一”观念，认真学习保健食品、化妆品法 律、坚持质量效益原则，承担质量管理方面的具体工作，并对 本企业的保健食品、化妆品质量严格检查、监督。 （2） 、具体负责对各有关部门进行质量管理制度执行情况的检 查考核工作。 （3） 、收集、保管好本部门的质量档案，监督、指导各部门规 范填写各类台帐、记录。 （4） 、负责质量信息收集、汇总、分析、管理工作，及时组织 反馈，并每半年进行统计分析，提供分析报告。 （5） 、负责保健食品、化妆品资料的审核，登记工作，并对企 12 业经营保健食品、化妆品建立质量档案和上国家网进行查询。 （6） 、负责监督、指导和协助保健食品、化妆品养护工作。 （7） 、协助召开质量分析会，做好记录，及时填报质量统计报 表和各类信息处理单。 （8） 、对不合格保健食品、化妆品进行控制性管理，负责不合 格保健食品、化妆品报损前的审核及报损保健食品、化妆品的 处理，并做好有关记录。 （9） 、负责处理保健食品、化妆品质量查询、投诉，妥善处理 相关问题并建立有关档案。 （10） 、协助人事部做好员工的健康检查工作。 （11） 、协助人事部做好公司员工的质量培训、教育工作。 （12） 、负责保健食品、化妆品不良反应信息的处理及报告工作 8、质量验收员岗位责任 （1） 、坚持“质量第一”的原则，严格执行保健食品管理 的办法和 化妆品监督管理条例 （2） 、负责按法定保健食品、化妆品标准和合同规定的质量条 款逐批验收购进保健食品、化妆品，并在凭证上签字，有效行 使否决权，并上国家药监局网查询保健食品、化妆品的真伪， 其中 2003 年以前由卫生部批准的为“卫食健字” ；2003 年以后 由国家食品药品监督管理局批准的为“国食健字” 。 （3） 、加强来货验收工作，严格按保健食品、化妆品验收制度 规定进行质量验收。对配送退回、贵重、特殊管理保健食品、 化妆品，必须做到件件拆箱，认真验收。 （4） 、坚持做到不合格保健食品、化妆品不入库，并报质量管 理部确认，做好不合格保健食品、化妆品的隔离工作。 （5） 、规范填写验收记录，做到字迹清楚，内容真实，项目齐 全，生产日期规格无误，数量准确，结论明确，签章规范，并 13 妥善保存各类验收记录。 （6） 、验收中发现质量问题及时反馈、上报，每半年初对保健 食品、化妆品验收情况进行统计分析，并上报质量管理部。 （7） 、努力学习业务知识，不断提高验收水平。 （8） 、因工作疏忽导致不合格商品入库、销售，甚至造成不良 后果者，按有关规定处理。 10、采购员质量职责 （1） 、切实树立“质量第一”的观念，严格执行保健食品管 理的办法和化妆品监督管理条例规章制度； （2） 、从选定的合格供应商中选择，坚持“按需供货、择优采 购”的原则，把好进货质量关； （3） 、认真审查供货商的合法资质，考察其合同履行能力；审 核供货方业务员有关文件、证件是否合格，确保进货渠道的合 法性； （4） 、签订购货合同时应明确质量条款，并应签订质量保证协 议书； （5、了解供货商的生产、经营状况、质量状况，及时将信息反 馈给有关部门，为开展有针对性的供货质量评审提供依据； （6） 、对购进保健食品、化妆品质量负责，了解保健食品、化 妆品售后状况，协助做好不合格保健食品、化妆品的处理工作； （7） 、根据公司保健食品、化妆品结构、库存结构及销售情况， 做好保健食品、化妆品采购计划； （8） 、因人为因素发生保健食品、化妆品质量事故而造成损失 的，按的关规定处理。 11、仓库保管员质量职责 （1） 、加强“质量第一”观念，认真执行保健食品管理的办 14 法和化妆品监督管理条例保证在库保健食品、化妆品的 质量。 （2） 、做好有效期保健食品、化妆品管理工作，按规定填报催 销表，严格按先进先出，近期先出、按生产日期发货的原则办 理出库手续。 （3） 、做好库房温、湿度管理工作，库房温、湿度超标时，配 合养护员及时采取适宜的调控措施，保证库房温、湿度在一个 适宜的范围。 （5） 、对库存保健食品、化妆品质量负责，接受企业有关奖惩 决定。 备注：1、五距：垛间距不小于 100cm；垛与墙的间距不小于 30 cm；垛与屋顶（房梁）间不小于 30 cm；垛与散热器或供暖管间距 不小于 30 cm；垛与地面的间距不小于 10 cm； 2、色标：待验保健食品、化妆品、退货保健食品、化妆品 黄色；合格保健食品、化妆品、配货保健食品、化妆品 绿 色；不合格保健食品、化妆品红色。 12、复核员质量职责 （1） 、认真执行保健食品管理的办法和化妆品监督管理 条例加强质量意识。 （2） 、出库复核应做好“三查六对” ，即查货号、单位、开票日 期，对品名、规格、生产厂家、生产日期、数量及效期，并在 发货单上记录发出保健食品、化妆品的生产日期、有效期等。 （3） 、按发货单逐批复核出库保健食品、化妆品，做到质量合 格、数量准确、包装完整、标志清楚。 （4） 、复核完毕后，在发货单上签字后，保健食品、化妆品方 15 可发出。 （5） 、认真做好出库复核记录，要求字迹清楚、项目齐全、内 容准确，并按规定保存备查。 （6） 、自觉学习有关业务知识，努力提高工作技能水平。 （7） 、如因复核不认真导致质量不合格保健食品、化妆品出库， 给公司造成经济损失的，按有关规定处理。 13、养护员质量职责 （1） 、认真执行保健食品管理的办法和化妆品监督管理 条例有关规定，坚持“质量第一”的观念，在质量管理部的 指导下，具体负责在库保健食品、化妆品的养护和质量检查工 作。 （2） 、负责对库存保健食品、化妆品定期进行循环质量养护检 查，一般每季检查一次，易变质保健食品、化妆品增加检查次 数，并做好养护检查记录。 （3） 、指导、配合保管员做好仓库温、湿度管理工作，并做好 记录。 （4） 、每半年汇总、分析、上报养护检查、近效期或长时间储 存保健食品、化妆品的质量信息。 （5） 、努力学习业务知识，提高养护工作技能。 （6） 、对在库保健食品、化妆品养护负责，接受企业有关奖惩 决定。 14、 发货员质量职责 （1） 、认真执行相关法律法规有关规定，坚持“质量第一”的 观念。 （2） 、发货应坚持先进先出，近期先出的原则。 （3） 、发货时应核对货号、品名、规格、数量、生产日期、生 产厂商、外观质量等，发现问题及时纠正。 16 （4） 、发货要做到“四不”即：过期失效、霉烂、变质，虫柱、 鼠咬保健食品、化妆品不发货；瓶签（标签）脱落、污染、模 糊不清不发货；怀疑质量变化，未经质量管理部门复验的不发 货；有退货通知或药监部门通知暂停销售者不发货。 （5） 、努力学习保健食品、化妆品知识，发出保健食品、化妆 品保证质量，对本人配发的保健食品、化妆品质量负责，接受 企业有关奖惩决定。 三 保健食品、化妆品购进质量管理制度 （一） 、为了确保保健食品、化妆品购进质量，依据中华人民共和国 保健食品管理的办法和化妆品监督管理条例及国务院关于 加强食品等产品安全监督管理的特别规定特制定本制度。 （二）保健食品、化妆品经营过程中，必须严格执行保健食品管 理的办法和化妆品监督管理条例及国务院关于加强食品等产 品安全监督管理的特别规定 （三）购进保健食品、化妆品必须符合以下原则： 1、该保健食品、化妆品的生产或经营企业必须具有卫生许可证 、 营业执照 4、具有法定的质量标准，并提供保健食品、化妆品批准证书 和产品检验合格证 ，以及保健食品、化妆品的包装、标签、说 明书和样品实样。 5、产品质量稳定、性能安全可靠、符合标准规定。 6、包装和标签符合有关规定和储运要求。 7、进口保健食品、化妆品必须有对应的有中文的进口保健食品、 17 化妆品批准证书复印件 （五）购进保健食品、化妆品应按照能够保证保健食品、化妆品质 量的进货质量管理程序进行。 1、确定供货企业的法定资格与质量信誉。 2、审核所购入保健食品、化妆品的合法性和质量可靠性。 3、对与总部进行业务联系的供货单位销售人员，进行合法资格的 验证。 4、对首营企业应进行合法资格和质量保证能力的审核。审核由采 购部会同质量管理部共同进行。 5、双方签订质量保证协议，并按协议中的条款双方履行职责。 6、严格执行购货合同中的质量条款。 （六）保健食品、化妆品购进后，存入待验区，然后必须严格按照 保健食品、化妆品质量验收制度与合同要求进行验收。验收合 格后，方可办理入库手续，进行配送。保健食品、化妆品到货验收、 验收后入库，由保管员打印白、红、蓝入库三联单，白联做保健食 品、化妆品验收到货通知单、红联做保健食品、化妆品入库通知单 及财务记账、蓝联做库户反馈单。 （七）采购计划应以保健食品、化妆品质量作为主要依据，并有质 量管理机构人员参加，购进数量一般不得超过该品种 2 个月的销售 量，防止造成积压。 （八）按照合同要求进行付款时，必须有质量管理部负责人，有关 部门和主管经理签字。 （九）购进保健食品、化妆品，应按国家有关规定，由采购部建立 完整的购进记录。记录应注明保健食品、化妆品的名称、剂型、规 格、有效期、生产厂商、供货单位、购进数量、购货日期等内容。 购进记录应保存至超过保健食品、化妆品有效期一年，但不得少于 三年。 18 四 保健食品、化妆品质量审核管理制度 （一）为了加强保健食品、化妆品质量管理，把好保健食品、化妆 品经营第一关，防止假冒伪劣保健食品、化妆品进入本企业，依据 中华人民共和国保健食品管理的办法和化妆品监督管理条例 及国务院关于加强食品等产品安全监督管理的特别规定特制定 本制度，特制定本制度。 （二）首营企业系指与本企业首次发生保健食品、化妆品供需关系 的保健食品、化妆品生产或经营企业； （三）采购部如从首营企业购进保健食品、化妆品，必须如实填报 “首营企业审批表”并收集齐备所要求的所有资料经质管部审核同 意，总经理或副总经理批准后方可进行该项目的业务活动。必要时 业务部门应会同质量管理部门对供货厂商实地考察。 （四）对首营企业和新品种需经严格审核和验证，应提供以下必备 的审批材料。 1、对首营企业必须要求对方提供其合法证照复印件并加盖红印章， 签订质量保证协议。经销人员须提供加盖企业公章和企业法人代表 印章或签字的委托授权书原件及经销人员身份证复印件。 2、购进保健食品、化妆品必须要求加盖本单位红印章的合法证照、 保健食品、化妆品产品标准、保健食品、化妆品批准证书复印件， 保健食品、化妆品检验报告单等资料。 3、质量管理部应建立首营企业和保健食品、化妆品资料的质量档 案。 4、有关部门应相互协调、配合，如故意违反审核规定和本制度规 19 定条例，经查实，在季度质量考核中处罚。 五 首营企业和首营品种审核制度 一、 目的：为有效管理产品质量，加强对首营企业和首营品种的管 理，保证保健食品和化妆品安全有效。 二、 范围：采购部门、质管部、配送中心。 三、 首营企业：指购进保健食品、化妆品时与本企业首次发生供需 关系的保健食品、化妆品生产企业或保健食品、化妆品经营企 业。 首营品种：是本企业向某一保健食品、化妆品生产企业首次购 进的保健食品、化妆品。 四、 首营企业审核的内容： 1、审核供货企业是否持有保健食品、化妆品生产许可证或保 健食品、化妆品经营许可证 、 营业执照或营业执照 。 2、审核证照中生产或经营范围是否与供应的品种范围相符。 3、审查证照是否伪造、涂改、过期、挂靠等相关项目是否真实。 4、规模大小或商业信誉。 5、审查供货单位的质量信誉情况。 6、首营品种审核的内容： 审核首营品种的批件是否齐全、完善，应审查以下内容： 7、保健食品、特殊化妆品的生产批件； 8、保健食品、化妆品法定的产品标准; 9、保健食品、化妆品法定的省级检验报告书； 10、保健食品、化妆品商标注册证。 20 六 保健食品、化妆品验收管理制度 一、保健食品、化妆品质量验收由质量验收人员负责，验收人员须 具备有关规定的条件。 二、验收员应按照保健食品、化妆品验收程序对到货保健食品、化 妆品进行逐批验收。验收应在规定的待验库（区）验收，待验库 （区）必须保持整洁、干净，有黄色明显标志。 三、验收保健食品、化妆品应按照保健食品、化妆品质量检查验收 程序规定的方法进行。包括保健食品、化妆品外观性状检查和保健 食品、化妆品内外包装标识的检查。验收抽取的样品应具有代表性。 四、验收时应按照保健食品、化妆品的分类，对保健食品、化妆品 的包装、标签、说明书以及有关要求的证明或文件进行逐一检查， 检查内容： 1、验收保健食品、化妆品包装的标签和所附说明书上应有生产企业 的名称、地址品名、保健食品批准文号、产品生产日期、生产日期、 有效期等。标签或说明书上还应有保健食品、化妆品的成份、保健 功能、适宜人群、用法、用量、注意事项以及贮藏条件等； 2、验收进口保健食品、化妆品必须有对应的有中文的进口保健食 品、化妆品批准证书复印件。 3、对销后退回、配送后退回的保健食品、化妆品，验收人员应按进 货验收程序的规定逐批验收，对质量有疑问的应抽样送检。 五、验收员应严把入库关，验收后在“验收入库通知单” 上签署验收 21 意见并签名，真实、完整地电脑录入检查验收记录。其验收记录包 括供货单位、数量、到货日期、品名、批准文号、生产日期、生产 厂商、有效期、质量情况、包装情况、外观质量、验收结论、验收 人员等项目。记录保存至有效期限后 1 年，但不得少于三年。 六、对验收中发现不符合验收规定非内在质量不合格的保健食品、 化妆品，应当面拒收。 七、仓库保管员凭验收员签字或盖章的入库凭证办理入库手续，对 货单不符、质量异常、包装不牢固或破损、标志模糊或有其它问题 的品种，应予拒收并报质量管理机构。 七 保健食品、化妆品储存、养护管理制度 一、保健食品、化妆品的储存实行色标管理；待验、退货区为黄色， 合格品区为绿色，不合格品区为红色。并严格按保健食品、化妆品 的储存要求分别存放在常温库（区）、阴凉库（区）、或冷库（区） 。 二、保健食品、化妆品储存时，严格按要求堆垛，且不得超重和超 高；库存保健食品、化妆品应按保健食品、化妆品生产日期及效期 远近依序集中堆码，不同生产日期保健食品、化妆品不得混垛。 22 三、对储存中发现有质量疑问的保健食品、化妆品，应立即将营业 场所陈列和库存的保健食品、化妆品集中立即停售，并及时通知质 量管理人员进行处理。 四、对近效期的保健食品、化妆品，应按月填报“近效期保健食品、 化妆品催销表”；对不合格保健食品、化妆品应单独存放，专帐记录， 并有明显标志。 五、养护员应对库存、陈列保健食品、化妆品定期进行循环质量养 护检查，一般保健食品、化妆品每季一次，重点养护品种增加检查 次数（每月一次），并做好养护检查记录，记录保存二年。 六、养护员应按保健食品、化妆品储存要求检查保健食品、化妆品 储存、陈列条件是否合理。每天定时检查库（区）、营业场所温、 湿度情况并填写温湿度记录。如所经营品种储存条件有特殊要 求，应按其包装标示要求储存；如超出规定范围，立即采取调控措 施，并予以记录。 七、保持库内环境货架的清洁卫生，定期进行清理和消毒，库区内 必须配备足够的消防器材，以及防尘、防潮、防污染、防鼠、防霉 变设备。 八、建立健全保健食品、化妆品养护档案。 八 保健食品、化妆品出库复核管理制度 23 （一）为了加强保健食品、化妆品质量管理，把好保健食品、化妆 品经营第一关，防止假冒伪劣保健食品、化妆品进入本企业，依据 中华人民共和国保健食品管理的办法和化妆品监督管理条例 及国务院关于加强食品等产品安全监督管理的特别规定特制定 本制度，特制定本制度。 （二）仓储部仓库设置与经营规模相适应的供发复核的配货区。保 健食品、化妆品出库须存放在有明显标志的配货区，准备复核人员 复核。保健食品、化妆品出库必须经发货、复核，二道手续，方可 发出。 （三）保健食品、化妆品出库要贯彻“先进先出” ， “近效期先出” 发货的原则。 （四）保健食品、化妆品出库须有正式凭证，禁止白条或无凭证发 货，特殊情况需经单位负责人同意。 （五）保健食品、化妆品出库时，应按配送凭证对实物进行质量检 查和数量项目的核对。如发现以下问题应停止配送，并报质管部和 配送中心处理： 1、保健食品、化妆品包装内有异常响动和液体渗漏。 2、外包装出现破损，封口不牢，衬垫不实，标签严重损坏等现 象。 3、包装标识模糊不清或脱落。 4、保健食品、化妆品已超过有效期。 5、保健食品、化妆品变色、变形，内包装破损。 （六）保健食品、化妆品出库时，为便于质量跟踪应做好质量检查 和复核记录。其复核记录包括保健食品、化妆品的品名，剂型，规 格，生产日期（生产日期） ，有效期，生产厂商，数量，出库日期 及保健食品、化妆品送至门店的名称和复核人签字等项目。记录按 24 规定保存至超过保健食品、化妆品有效期一年，但不得少于三年。 （七）如违反上述规定，造成不合格保健食品、化妆品发出并造成 严重后果的，将对责任人进行处罚。 九 保健食品、化妆品陈列的管理制度 一、陈列保健食品、化妆品的货架及柜台应保持清洁和卫生，防止 人为污染保健食品、化妆品。 二、营业场所应配备监测和调节温湿度的设施、设备。每日检查保 健食品、化妆品陈列条件与环境，每天上、下午定时对营业场所的 温湿度进行观察记录，发现不符合保健食品、化妆品正常陈列要求 时，应及时调控。 三、不合格保健食品、化妆品不能陈列在货架及柜台。 五、陈列保健食品、化妆品应避免阳光直射，对存放条件有特别要 求的保健食品、化妆品（如避光、密闭、阴凉等）应放在营业场所 内相适应的位置。 十 保健食品、化妆品销售管理制度 25 一、企业应按照依法批准的经营方式和经营范围经营保健食品、化 妆品。 二、企业应在营业场所的显著位置悬挂企业卫生许可证、“营业 执照”。 三、销售保健食品、化妆品要严格遵守有关法律、法规、规章，正 确介绍用途、适宜人群、使用方法、食用量、储存方法和注意事项 等内容，不得夸大宣传保健作用，严禁宣传疗效或利用封建迷信进 行保健食品、化妆品的宣传。 四、在营业场所内外进行的保健食品、化妆品营销宣传（包括灯箱 广告、各种形式的宣传资料），要严格执行国家有关的法律法规； 未取得广告批文的，不得在营业场所内外发布广告；广告批文超过 有效期的，应重新办理审批手续。 五、企业建立售后服务制度，负责解答和处理顾客对保健食品、化 妆品的功能、使用方法、食用量、储存方法、注意事项以及质量问 题的咨询和投诉，建立售后服务档案。 六、营业场所内应设立顾客意见本、服务公约、服务电话和行业主 管部门投诉电话，便于消费者监督。 十一 保健食品、化妆品售后服务管理制度 为加强保健食品、化妆品的售后服务，保障公众利益，依据 保健食品管理的办法和化妆品监督管理条例以及相关流通 法律、行政规章等特制订本制度。 一、专柜营业员负责解答顾客对保健食品、化妆品的功能、使用方 26 法、食用量、储存方法、注意事项的咨询，质量管理人员负责产品 的质量问题和顾客的投诉处理。 二、保健食品、化妆品的销售可以建立客户服务档案，对顾客提出 的意见和处理结果予以登记，定期汇总上报经营管理人员。 三、定期开展用户访问，积极做好售后服务工作，及时向主管负责 人反馈客户质量查询或投诉信息，并落实相关质量改进措施。 四、对消费者投诉的质量问题，应在接到信息后第一时间予以处理， 重大问题企业负责人应予以处理。 五、营业场所内应设立顾客意见本、服务公约、服务电话和行业主 管部门投诉电话，便于消费者监督。 六、制定便民服务措施，提供义务咨询、免费送货上门和采纳消费 者提出的合理化建议等服务，提高顾客满意度。 十二、卫生管理制度 一、经营场所 1、企业负责人对营业场所卫生和员工个人卫生负全面责任，并明确 各岗位的卫生管理责任。 2、应保持营业场所的环境整洁、卫生、有序，每天早晚各做一次清 27 洁，无污染物、污染源。 3、货架及陈列的保健食品、化妆品应保持无灰尘、无污损，柜台洁 净明亮，保健食品、化妆品陈列规范有序。 4、经营场所环境整洁、地面平整，门窗严密牢固，并有防虫、防鼠 设施，无粉尘、污染物。 5、不得在经营场所内用餐，如需用餐需在公司统一规定的区域内。 6、保持店堂内外清洁卫生，严禁把生活用品和其他物品放入货架。 个人生活用品应统一集中存放于专门位置，不得放在保健食品、化 妆品货架或柜台中。 7、在岗员工应着装整洁，勤洗澡、勤理发。头发、指甲注意修剪整 齐。 二、仓库 1、仓库划分为待验区、合格品区、不合格品区，各区应放置明显标 志。 2、所有入库产品应分区、分类摆放在规定的区间，出入库帐目应与 货位卡相符。 3、应根据保健食品、化妆品的性能及要求，将保健食品、化妆品分 别离地整齐存放于常温库、阴凉库，并保证保健食品、化妆品的质 量。 4、应合理使用仓容，堆码整齐、牢固，无倒置现象。库存保健食品、 化妆品应按保质期远近依序存放，先产先出，不同生产日期保健食 品、化妆品不得混垛。 28 5、仓库内应保持干燥、整洁、通风，地面清洁，无积水，门窗玻璃 洁净完好，墙壁天花板无霉斑、无脱落，防虫、防鼠、防尘、防潮、 防霉、防火设施配置齐全、措施得当。 5、仓库应定期做好清洁卫生消毒工作，每日进行防蝇、防鼠、防蟑 检查和打扫卫生，每月进行一次消毒、杀菌。 6、非仓库员工不得进入仓库。 7、仓库内不得吸烟、喝酒、进食，不得存放与保健食品、化妆品存 放无关的私人杂物，不得存放易燃、易爆和有毒物品。 十三、人员培训、健康状况管理制度 一、每年定期组织一次全员健康体检，取得健康证明后方可参加工 作。 二、凡患有痢疾、伤寒、病毒性肝炎等消化道传染病(包括病原携带 者)，活动性肺结核，化脓性或渗出性皮肤病、精神病以及其他有碍 食品卫生的疾病的，不得参与直接接触保健食品、化妆品的工作。 三、员工患上述疾病的，应立即调离原岗位。病愈要求上岗,必须在 指定的医院体检,合格后才可重新上岗。 四、健康体检应在当地行政部门认定的体检机构进行，体检的项目 内容应符合任职岗位条件要求，并建立好每个员工的健康档案，档 29 案至少保存三年。 五、各级管理人员、经营人员均应按中华人民共和国食品安全法 保健食品管理的办法和化妆品监督管理条例的规定，根据 各自的职责接受培训教育。 六、卫生管理员负责制定年度员工培训计划，报企业负责人批准后 下发实施。按照培训计划合理安排全年的质量教育、培训工作，并 负责建立职工教育培训档案。任何人无正当理由，均不得缺席公司 的培训，并应自觉完成学习计划。 七、新录入员工、转岗员工上岗前须进行质量教育与培训，主要培 训内容包括中华人民共和国食品安全法、保健食品管理的办 法和化妆品监督管理条例等相关法律法规，岗位职责、各类 质量台帐、记录的登记方法等。考核合格后方可上岗。 八、参加外部培训及在职接受继续学历教育的人员，应将考核结果 或相应的培训教育证书留复印件存档。 九、企业内部培训教育的考核，根据培训内容的不同可选择笔试、 口试，现场操作等考核方式，并将考核结果存档。 十四、近效期保健食品、化妆品的管理制度 一、为防止保健食品、化妆品的过期失效，确保企业所经营的保健 食品、化妆品质量，制定本制度。 30 二、本制度所指的近效期保健食品、化妆品为： 1、保健食品、化妆品有效期在二年以上，距有效期不足 6 个月的； 2、保健食品、化妆品有效期在二年以下，距有效期不足 3 个月的。 三、近效期保健食品、化妆品在货位上可设置近效期标志。 四、对近效期的保健食品、化妆品应按月进行催销。 五、对近效期保健食品、化妆品应加强养护管理、陈列检查及销售 控制。 六、及时处理过期失效品种，严格杜绝过期失效保健食品、化妆品 售出。 十五 不合格保健食品、化妆品管理制度 一、质量管理部负责对不合格保健食品、化妆品实行有效控制 管理。 二、质量不合格保健食品、化妆品不得采购、入库和销售。 三、不合格保健食品、化妆品须存放在不合格品库，挂有红牌 标志。 四、质量管理部在检查保健食品、化妆品的过程中发现不合格 保健食品、化妆品，应出具保健食品、化妆品停售通知单，及时通 知配送中心、运营部立即停止出库和销售，追回售出保健食品、化 妆品，不合格保健食品、化妆品及时移至不合格品库。发现假、劣 31 产品，要报告市食品保健食品、化妆品监督管理局，不得擅自退货。 五、上级食品保健食品、化妆品监管部门抽查、检验判定为不 合格保健食品、化妆品时，或上级食品保健食品、化妆品监管、食 品保健食品、化妆品检验部门公告、发文、通知查处发现的不合格 保健食品、化妆品时，应立即停止销售，并追回售出的不合格保健 食品、化妆品，将不合格保健食品、化妆品移至不合格保健食品、 化妆品库。 六、在库过期失效、破损保健食品、化妆品由保管员填写“过 期失效 /破损产品报告单”经质量管理部签字确认后移入不合格品 库。 七、销后退回、配送退回的质量可疑保健食品、化妆品，质量验收 员及时填写“保健食品、化妆品质量复检通知单” ，报质量管理部确 认不合格后，移不合格品库。 八、对于质量不合格保健食品、化妆品的确认，质量管理部需凭省 （市）药检所报告单、质量公告（报） 、中国医药报、sfda 网站、 上级主管部门药监文件等相关证明文件。 九、不合格保健食品、化妆品的报损和销毁应有记录，保存二年。 十、质量管理部每半年对不合格保健食品、化妆品情况进行分析， 分清质量责任，以便及时制定纠正、预防措施，减少经济损失。 十一、不合格品库中保健食品、化妆品不得随意进出，必须凭质量 管理部的通知，如违规操作发生质量事故，责任人将承担一切后果。 32 十六 保健食品、化妆品退货管理制度 一、为严肃正确处理退货保健食品、化妆品，保证保健食品、化妆 品质量，保障人民身体健康，依据中华人民共和国食品安全法 、 保健食品管理的办法和化妆品监督管理条例特制定本制度。 二、退货保健食品、化妆品是指本企业退回供货方的保健食品、化 妆品及顾客退回门店的保健食品、化妆品和门店退回配送中心的保 健食品、化妆品。 三、进货保健食品、化妆品验收时，发现的质量不合格保健食品、 化妆品，应通知采购部按合同规定退回供货方或按国家有关规定处 理，并做好保健食品、化妆品退货记录（台帐） 。 四、顾客退回保健食品、化妆品由门店核收，并记录“客户退回保 健食品、化妆品记录表” ，由门店质量管理小组进行复检，经复检无 质量问题，内外包装完好的，营业员按合格品上架销售；若复检有 质量问题或不能能确认的，应通知质量管理部复查，复查不合格者， 放在不合格库，按不合格保健食品、化妆品管理制度处理； 五、门店退回配送中心保健食品、化妆品，配送中心应做好“配送 33 退回保健食品、化妆品记录表” ，并及时通知质量管理部进行质量验 收，库管员凭验收记录收货入库。 六、退货保健食品、化妆品，均必须暂置于退货库（区）内，分门 别类、隔离放置，不得互相混淆，并标明保健食品、化妆品品名及 状态。 七、退回保健食品、化妆品应做好记录，并保存三年。 十七 保健食品营业场所和仓库管理制度 一、为保证质量工作的规范性，可追溯性及完整性，保证企业质量 体系运行的有效性，依据中华人民共和国食品安全法 、 保健食品管理的办法和化妆品监督管理条例特制定 本制度。 1、公司经营规模、机构设置及人员数量相适应，并配备有适宜的 通风降温等空气调控设施，做到宽敞、明亮、舒适。 2、经营场所所不得经常有超过 60 分贝的噪声、废气及放射性污染 源。 3、经营场所屋顶、墙壁应牢固、平整，不得有剥脱性碎屑。地面 平整、光洁、不得留有垃圾、尘土与污水，保持窗明几净，墙 壁无积尘，地面无垃圾。 34 4、经营场所门窗应装有安全可靠的锁、栓设施。消防设施设备应 符合消防管理要求。每天应进行一次彻底的大扫除，以保持清 洁卫生舒适的办公环境。 二、仓库管理规定： 1、按照安全、方便、节约、高效的原则，正确选择仓位，合理使用 仓容。配备符合规定要求的底垫、货架等储存设施，配置必要的 库房温湿度监测和调控设施； 2、应设置温湿度条件适宜的恒温库。阴凉库温度20 按照安全、 方便、节约、高效的原则，正确选择仓位，合理使用仓容。 3、应按照经营规模的需要，配备符合规定要求的底垫、货架等储存 设施，配置必要的库房温湿度监测和调控设施； 4、应设置温湿度条件适宜的恒温库。阴凉库温度20，冷库（指 冰箱）温度在 210之间，各库房相对湿度应控制在 45 75之间。根据药品储存条件要求，应将药品分别存放于常温库， 阴凉库，冷库。对有特殊温湿度储存条件要求的药品，应设定相 应的库房温湿度条件，保证药品的储存质量。 5、根据季节变化，做好库房温湿度管理工作，每日上、下午定时各 一次观测并记录“库房温湿度记录表” ，并根据库房条件及时调 节温湿度，确保药品储存安全。 6、药品存放应实行色标管理。待验区、退货区黄色：合格品区 绿色；不合格品区红色。 7、仓库的周围环境应整洁，远离垃圾堆放场，地势干燥，无粉尘、 有害气体及污水等严重污染源。 8、库房内墙壁和顶棚表面应光洁，库内地面平坦，无缝隙。库房门 窗结构应严密，并配装有安全可靠的锁、栓设施。库房应配备有 35 防尘避光设施、防虫防鼠设施、通风排水设施、符合安全要求的 照明设备及消防安全设施。库房内不得有蜘蛛网、鼠洞鼠迹。库 房内地面与用具应保持清洁，不得有积尘污垢，药品包装不得积 尘污损。 9、仓库内药品摆放应符合储存条件要求及分类存放的有关规定。 10、仓库内不得烹煮和存放食物，以免招鼠惹虫，影响药品质量。 十八 保健食品、化妆品有关记录、凭证和档案 的管理制度 一、为保证质量工作的规范性，可追溯性及完整性，保证企业质量 体系运行的有效性，依据中华人民共和国食品安全法 、 保健 食品管理的办法和化妆品监督管理条例特制定本制度。 二、保健食品、化妆品采购制订合同、质量保证协议书，由合同管 理人员建档保存。保存期至超过有效期一年，不得少于三年。 三、首营企业、首营品种审核表的资料，验收记录等由质管部建档 保存，保存期超过有效期一年，不得少于三年。 四、购进票据、购进记录由采购部建档保存，保存期超过保健食品、 化妆品有效期一年，但不得少于三年。 五、不合格保健食品、化妆品检验记录由质管部保存，保存五年。 六、入库通知单、验收记录、入库记录由仓储部保存，保存期超过 36 保健食品、化妆品有效期一年，但不得少于三年。 七、效期保健食品、化妆品报表分别由质管部，仓储部保存，保存 期超过保健食品、化妆品有效期一年，但不得少于三年。 八、温湿度记录、养护记录由仓储部保存，保存期超过保健食品、 化妆品有效期一年，但不得少于三年。 九、出库票据，出库复核记录由仓储部保存至超过保健食品、化妆 品有效期一年，但不得少于三年。 十、会议记录由公司办公室及有关部门保存。 十九 假冒伪劣保