6. 基本工作底稿简介

第六章 基本工作底稿简介 6.1.工作底稿种类 目前 KPMG template 中所设定的基本工作底稿有下列数种： 1. Lead Sheet 2. 客户电子表格 (Trial balance) 3. 调整分录 4. 资产负债表 5. 损益表 6.2 如何设定 Lead Sheet 一般而言在 KPMG 模板中我们已经设定好了各个 Lead Sheet，但因审计需要，我们有时 必须新增部份的 Lead Sheet，以下我们便来说明如何新增一张 Lead Sheet。 操作步骤： 1.点选导引钮“Documents” 2.将游标点在“Leadsheets” 3.至菜单选择“InsertNew Document”或“DocumentNew” 4.选择“Automatic Document”，按下 OK 或直接将光标点在“Lead Sheet”上按鼠标右键选择“NewAutomatic Document” 4d61f1e2a62f08ff88176340467304d6.pdf 3 ABCD 在此我们用新增一个现金及约当现金的 Lead Sheet 来做范例说明 注一：输入工作底稿编号 若输入之工作底稿编号与原先已存在于 CaseWare 之工作底稿编号相同，则 Case Ware 会出现一错误讯息(详下图) 要求使用者修改该工作底稿编号。 注二：输入工作底稿名称 注三：选择“Lead sheet/grouping” 做为 Document Type 注四：在 CaseWare 中提供四种 Format 供选择，使用者可依自已所需选择 Format 种类， 在此我们以“Account balances with group subtotals”为例。 注五：选择“L/S” 注六：当 Format 选择 Account Balance with totals 或 Account balances with group subtotals 时，使用者可指定以 Account、Report 或 Map No 方式排列 Leadsheet 内之会计科 目顺序，在此我们建议使用“Account”方式。 注一 注二 注三 注四 注七 注六 注五 注七：使用者可在 Group No 内填入 Leadsheet 编号，或透过 From Group/To Group(因选 择之 Format 不同，亦可能为 From Account /To Account)来控制要将那些科目放入 该张 Leadsheet 中，但请注意不可两者同时使用。 接下来只要按下“确定”即可制作出新的 Lead Sheet 说明： 当使用者要针对目前已设立的 Lead Sheet 更改内容设定时，只要在该 Lead Sheet 名称上 按鼠标右键，出现一下拉式窗口选择Properties 或在已开启的 Lead Sheet 窗口按鼠标右键选择Properties 4d61f1e2a62f08ff88176340467304d6.pdf 5 ABCD 选择Properties进入“Document Propertiesxxxxx”窗口(详下图) 进行修改 注一：如果使用者欲将所有调整分录(包括 Adjustments 及 Reclass JE)合并成一栏表达时 只要勾选“Combine adjustments into one column”选项即可。 注二：若使用者将“Show Amount Change”勾选则所有列于该张 Lead Sheet 上之会计科目 将会显示出前后期变动金额。 注一 注二 注三 注四 注五 注六 注八 注九 注十 注七 注三：若“Sign” 选项被勾选时，该张 Lead Sheet 上所有会计科目之正负号方向将会颠倒表 示。 注四：若 Trial Balance 之电子表格科目未按顺序编排，用户在编制 Leadsheet 时只要勾选 Auto Arrange 选项，便可将所有对应至该 Leadsheet 编号之会计科目按序排列。 注五：当使用者欲将以外币表示之科目换算成人民币时，需要至 Trial Balance-Foreign Ex change 窗口填入客户每一会计科目折算的汇率 在编制 Leadsheet 时只要勾选 Foreign Exchange 选项， Leadsheeta 即可显示出每一 科目原外币值、换算汇率及换算后之金额(如下图)。 注六：CaseWare 原始设定打印 Leadsheet 时为直印，若要横向打印需勾选“Print Landscap e”。 注七：透过 Rounding 选项设定数值表达单位为元、千元或百万元，CaseWare 会依据所 y 选择的单位别自动换算。 注八：用户可直接于 Document Properties-Role 窗口内签注编制、复核人员姓名( 只允许填 入8个字符)及编制、复核日期。 4d61f1e2a62f08ff88176340467304d6.pdf 7 ABCD 输入完毕回到 Document Manager 时，该张 Leadsheet 左边会出现符号。 若你想增加或修改工作底稿所显示的编制人员及复核人员人数，请点选菜单 Tools Options，透过设定 Roles 之 Number 来决定在工作底稿中要显示编制人员及复核人 员人数(最多8人)，且每位 Role 都选择设定成编制人员或复核人员。本例列举将 Nu mber of Roles 设定为4，编制人员2人、复核人员则有 2人。 决定 Role 签注方块出 现于底稿右上方或右 下方，原始设定值为 右上方 将 Number of Roles 设定为4时在工作底稿会显示出四个图框以供签核用 注九：在每张 Leadsheet 的表头除了客户名称、年度截止日外( 自 Client Profile 勾稽而来) ，用户尚可利用 Document Properties-Headings 窗口填入其他欲显示于表头之文字 针对 CaseView 所作的 叙述，内容并不显示于 Leadsheet 上 4d61f1e2a62f08ff88176340467304d6.pdf 9 ABCD 注十：History 字段可显示此工作底稿自 Created 后，所有对此张工作底稿执行的动作。 6.3 如何制作资产负债表及损益表 操作步骤：“New Document” 的设定如下 1.Document Type 选择 Financial Statement 2.Format 依自行需要选择，但建议使用 Draft active/prior year to date 3.Order 有 Account 及 Map No 可供选择，建议选择 Account 采 Trial Balance Repor t 格式设定。 4.使用者可透过”Rounding”来设定会计科目以单位元、仟元或百万元表达。 其他相关设定请参照 Leadsheet 之设定说明，完成后结果如下图 6.4工作底稿栏宽字型调整 6.4.1栏宽调整、排序及隐藏 1.如果客户电子表格数字较大，工作底稿预设的栏宽无法完整显示时，,可先考虑是否需将 小数点位显示出来，如仅以整数表达即可，请利用 Tools OptionsDocuments 将工作底 稿小数点位数隐藏起来。 将 Whole Numbers 勾选起来 4d61f1e2a62f08ff88176340467304d6.pdf 11 ABCD 若将小数点位数不能隐藏或隐藏后仍然无法将数字完整显示出来，则请先将工作底稿打 开，将鼠标光标移到欲移动域名旁的直线，待光标呈现时，按住鼠标左键拖曳栏宽。 2.除了调整栏宽外，亦可透过隐藏域方式，将不需于显示于工作底稿的字段隐藏起来，让 C aseWare 自动调整栏宽。点选 FileReorder Column 或于工作底稿中按鼠标右键选择 Reor der Column 6.4.2调整工作底稿字型 用户可利用 ToolsFont Settings 来变更所有 Automatic Document 之字型，使用方法如下： 1.选择 ToolsFont Setting 决定字段置 于工作底稿 显示或隐藏 移动工作底稿字段排列 顺序 1. 进入 Font Setting 窗口后，请点选 Item 下方的下拉式选单，选择要变更的字段； 或直接在上方工作底稿图式中点选要变更的数值，例如 Final 字段的 50，则 Item 会自动变更域名。 2. 要变更的 Item 选定后，再依据自己的需求变更 Font 或 Size，最后再按下“Apply” 键。 4d61f1e2a62f08ff88176340467304d6.pdf 13 ABCD 3. 若修改工作底稿字型后，Trial Balance 窗口字段数据及 Document Manager 内的字 型变粗并加黑以致不易辨视时，可透过 ToolFont Setting 来将字型修改回来。 请按下列设定方式修改后按下“Apply” 6.5 打印作业底稿 方法1：开启工作底稿后，点选1.打印机按钮；或 2.从菜单单中选择 FilePrint 3.或者将光标放工作底稿名称上按鼠标右键，在下拉式选单中选择 Print 4d61f1e2a62f08ff88176340467304d6.pdf 15 ABCD 选择后出现打印对话窗口 方法二： 使用者如要一次打印数份不同工作底稿时，可选择菜单上 FilePrint Batch 选择 Print Batch 后出现选择报表打印对话窗口 4d61f1e2a62f08ff88176340467304d6.pdf 17 ABCD 在打印工作底稿旁边的小方块打勾即可出现打印对话窗口以便打印。 6.6 将工作底稿转存成其他文件格式 若审计师想由 CaseWare 自动产生的文件，例如资产负债表、调整分录工作底稿等，以 电子档案方式 e-mail 给客户，在此 CaseWare 提供以几种转换文件格式功能。 1. HTML 格式 使用方法： (1) 在 Document Manager 中先选定要转存 HTML 格式的工作底稿( 注)（以下以调整 分录为例）。 (注)：要转存 HTML 格式的工作底稿请不要开启 (2) 选定之工作底稿名称反白后，按鼠标右键，待出现快捷菜单时点选 Save as Web Page (3) 出现另存新文件窗口画面时，请选择要储存的路径及文件名后按下存盘。 (4) CaseWare 便会开始进行转存 HTML 动作 (5) 最后到原先指定储存档案的路径即可发现 图示，表示已经转存成功。 Note： 1.若要将工作底稿存成 Word 或 Excel 文件 ，则需请先将工作底稿存成 HTML 格式，再以 Word 程序开启 HTML 格式档案，再转存成 Word 或 Excel 格式。 4d61f1e2a62f08ff88176340467304d6.pdf 19 ABCD 2.请勿选 FileSave as Web Pages 方式来转存 HTML 格式，因为此动作会将所 有由 CaseWare 产生的文件 (包括工作底稿及 LeadSheets)全部转成 HTML 格式。