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文档简介
-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 基于信息资源共享的企业档案管理 模式探讨 摘要:档案资料是企业表现其经 济价值和社会价值的重要参照依据,如 何提高档案资料质量对企业提高其经济 价值和社会价值具有重要的作用。而对 提高档案资料的质量来说,如何做好档 案的管理才是关键,Y 合信息技术在 我国档案管理中的不断应用,本文着重 分析了企业档案管理资源共享模式的各 方面内容,希望对相关企业和行业有所 帮助。 中国论文网 /3/view-12959023.htm 关键词:信息资源共享;企业档 案;档案管理;探讨 中图分类号:G271 文献识别码: -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 A 文章编号: 1001-828X(2017)012- 00-02 随着信息技术的不断发展,网络 资源共享已经成为了当今时代重要的发 展目标之一,而随着信息技术在企业档 案管理中的应用,信息技术在企业档案 资源的共享中扮演着越来越重要的角色。 一、企业档案信息资源共享的必 要性 1.企业发展的内在需求 企业发展的内在需求主要体现在 三个方面,一是企业的长远发展战略, 二是企业内部管理的需求,三是企业廉 政建设的需要。无论从哪一个方面来看, 信息资源的共享都为企业的管理需求提 供了便利的条件。首先,对企业的发展 战略来说,信息资源如果掌握不到位, 很容易对企业的经营管理和长远发展造 成影响;其次,对企业内部管理来说, 由于企业在经营管理中很容产生大量的 文件档案,尤其是在当今时代信息技术 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 高度发达的年代,企业已经逐渐依赖于 信息技术的应用。因此,目前企业的信 息处理难题,在于海量的电子文件的堆 积对企业内部管控的影响,对许多需要 以档案信息为依据的内部管控工作造成 了严重的影响。最后,对廉政建设来说, 档案资源保留了企业发展历程中的所有 原始资料,有利于与企业日后的查询与 管理,有助于廉洁风险评定准则的准确 执行,防止企业内部管理人员出现弄虚 作假的现象。 2.企业外在形象树立的需求 企业档案信息资源共享对企业的 外在形象树立具有重要的作用,尤其是 对一些民生工程来说,由于民生工程是 一种取之于民、用之于民的工程项目, 因此,公众是具有知情权的。因此,民 生工程在建设过程中,有义务向公众公 开完整的建设信息,保持民生项目的高 度透明,让公众对企业产生信赖,同时 也树立了企业公平、公开、公正的企业 形象,有利于企业在民众之间产生良好 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 的信誉,提高品牌价值。 二、档案整合管理和信息资源共 享的内涵 1.档案整合管理 档案管理的起源在原始记事时期 便已经存在,同时原始记事也是档案管 理的最早起源,文字的发明是档案产生 的前提条件,而国家的产生是档案产生 的社会条件。从历史角度来看,档案的 划分可以分为:甲骨档案、金文档案、 缣帛档案、简牍档案、石刻档案、纸质 档案、以及当今时代的声像、电子档案。 在中华人民共和国档案法中指出: “档案是指过去和现在的国家机构、社 会组织以及个人从事政治、军事、经济、 科学、技术、文化、宗教等活动直接形 成的对国家和社会具有保存价值的各种 文学、图标、声像等不同形式的历史记 录。 ”对于企业管理来说档案的主要作用 是作为管理工作的考察依据、以及企业 生产活动的参考依据,以及维护企业法 律权益的法律书证。而企业档案整合管 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 理指的是将企业某个系统的档案或某个 系统中的部分档案进行联结,从而形成 一个统一完整的整体的过程。整合管理 是一种全新的管理理念,它是采用科学 合理的管理理念和管理办法,结合时代 信息技术的发展将企业档案进行高效有 序的管理,提高企业的管理效率,促使 企业快速发展。 2.档案信息资源共享 档案信息是企业内部管理和生产 发展的重要参照依据,随着信息技术的 发展,档案信息的保存载体也变得多种 多样。在当今时代,想要将档案信息的 作用发挥到最大化就必须依靠信息技术 将档案信息资源进行资源共享。其主要 目的是为了向企业和公众提供优质的信 息服务。在当今时代为了达到资源共享 的目的一般依靠网络档案信息中心的平 台建设,利用网络强大的传播效力,以 达到档案信息资源共享的目的。由于档 案的性质具有一定的原始性、回溯性、 社会性和分散性,因此档案可以很好地 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 反映企业的原始数据、历史发展记录、 社会效益情况等等。但由于其具有一定 的分散性,不完整的档案容易影响档案 整体的效益价值。 三、企业档案管理信息资源共享 原则 1.效益性原则 企业档案管理信息资源共享必须 遵循一定的原则才能保证企业档案价值 的最大化利用。而在企业档案管理信息 资源共享原则中,效益性原则是进行档 案信息整合的最重要原则。首先,效益 性原则的根本目标就是为了保证企业档 案的效益价值能够被最大化的利用。档 案的效益一般体现在两个方面:一是经 济效益,二是社会效益。企业的经济效 益主要体现在企业投入和企业生产效益 之间存在的经济关系,同时利用档案数 据可以对市场需求进行一个全面的分析, 有助于企业在生产规划和营销策略上进 行修正,保证企业的可持续发展;二是 社会效益,企业的社会效益主要是体现 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 在企业的品牌形象对公众造成的影响上, 充分发挥企业的社会效益有利于企业提 高其品牌价值。 2.整体性原则 档案信息的完整性对企业来说具 有不可忽视的作用。在档案记录上,如 果长时间记录信息不全的档案资料,将 会对企业日后的数据分析、形势判断造 成严重的危害。因此,遵循档案管理的 整体性原则,有利于企业对档案资源的 整体利用,同时可以保持档案资料具有 充分的保留价值,并发挥其作用,为企 业的统一管理奠定基础。 3.服务性原则 企业档案的实质作用就是为了服 务企业的各项基本工作,在档案管理中, 企业一定要尊姓服务性原则,充分将档 案资源的利用分配到每一项工作任务之 中。利用资源共享平台,让每一项工作 任务都能快速利用档案资源信息,最大 限度提高企业生产活动的工作效率。同 时通过网络资源共享平台还可以做到档 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 案资料的实时更新,保持企业档案的动 态管理,为企业和公众带来更加便利信 息服务。 四、企业档案管理信息资源共享 模式的分析 在企业档案信息资源共享的发展 中,企业的档案资源共享模式也开始朝 多元化发展。而在目前的资源管理模式 中,主要分为集中共享管理模式和分散 共享管理模式。两种模式都能够达到资 源共享的目的,但其中还是存在着比较 显著的差异。 1.集中共享管理模 式 集中共享管理模式在目前的企业 中应用十分广泛,它改变了传统的档案 管理模式,将企业的档案资源利用信息 技术建立网络档案信息中心进行管理。 同时取消了企业内部的其他档案管理部 门,将企业的档案资料进行集中管理。 集中共享模式主要是对档案资料进行了 统一规划、采购、部署运行和管理,对 企业的各个部门不再通过上级进行档案 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 资料的审阅和管理,而是按照信息中心 的要求,将各部门的档案资料按照统一 的规格标准进行收集和整理。通过集中 共享管理模式,企业可以有效降低管理 成本,同时可以避免重复的数据出现, 大大提高档案管理的工作效率和服务质 量。通过网络共享平台,档案资料还能 充分发挥其社会效益,为树立企业的外 在形象传播品牌效应做出了巨大贡献。 2.分散共享管理模式 分散共享管理模式和集中共享管 理模式的主要区别在于分散共享模式并 不是将所有的档案信息都集中到信息中 心进行管理,而是由企业各部门进行分 别管理。这种共享模式,主要是为了保 证企业档案资料的真实性和完整性,同 时有利于企业维护自身的商业机密和知 识产权。但由于其具有分散性的特点, 对企业的统一管理具有一定的影响。 五、基于企业档案管理信息资源 共享模式的分析 1.从管理效果上进行分析 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 对企业来说,无论选择何种资源 共享模式,其主要目的都是为了提高企 业内部的管理效果。对上市公司来说, 为了向公众展示其品牌价值,因此企业 的经营管理信息必须保持高度透明的状 态。因此,将企业各部门档案信息进行 统一管理,有助于企业对整体的信息进 行系统的整合,同时通过这种系统的档 案整合方式,可以将企业形象价值更加 鲜明地体现在公众视野。因此,从管理 效果上看,集中共享管理较分散共享管 理更具有优势。 2.保证信息的安全性 在档案资源管理中,保证信息的 安全性是档案信息资源管理的最重要因 素。如果是采用分散共享管理模式,那 么档案信息数据将会储存于不同的数据 库中,而企业对档案信息的利用必须是 通过系统的分析才能得出准确的结论。 因此这种分散储存的数据库,一旦任何 一个数据库发生故障将会导致其他数据 库的数据无法有效利用,为企业的经营 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 管理造成不便。而通过集中共享管理模 式,即便是发生突发状况,企业也能够 利用整体的数据备份及时做出有效处理。 3.从发展潜力上进行分析 在信息技术不断发展的背景下, 我国步入了大数据的信息化时代。从信 息技术的发展方向来看,未来的信息管 理更加趋向于对信息资源的集中管理。 因此,对档案信息共享管理来说,集中 共享管理模式更加符合时代发展的方向, 在发展空间上有着比分散共享管理模式 更加广阔的前景。因此,从发展潜力上 看,集中共享管理模式的优势同样要大 于分散共享管理模式。 4.从企业的统一管理上分析 首先从企业的管理性质上来看, 企业是一个统一的经营管理整体,企业 更加要求统一的规范性管理。而对分散 共享管理模式来说,它的档案管理相对 各个部门比较独立,在整体上难以得到 统一的规范性管理。而相对来说,集中 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 共享管理模式有助于企业更好地掌握各 部门的
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