如何加强高校档案管理人员的业务培训工作

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 如何加强高校档案管理人员的业务 培训工作 【摘要】高校可从档案管理的记 载中寻找出教育中存在的不足，并针对 这一问题及时改进，使档案管理工作更 加规范化、标准化、制度化，是现今高 校对档案管理工作人员的要求。本文围 绕如何加强高校档案管理人员的业务培 训工作这一话题进行探讨。 中国论文网 /3/view-13004772.htm 【关键词】档案管理；业务培训； 档案信息化 学校档案是档案工作人员经过认 真筛选、分析归纳、分类编目、认真整 理所形成的，其中包含的内容对学校的 管理来说是至关重要的。在当今这个飞 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 速发展的时代，计算机技术日益成熟， 我们进入了一个讲究效率的社会，以往 的人工管理档案模式已不再适用。人工 管理档案相较于计算机管理档案就显得 效率低、保密性差，而且档案的内容庞 大，再使用人工管理档案的方式那么在 查找、更新和维护的过程中将给学校带 来一定的麻烦。运用计算机对学校档案 进行管理，将给学校带来许多的便利之 处，也省去了为管理档案而消耗的人力。 一、学校档案管理工作的重要作 用 学校档案是学校的历史载体，其 中包括文书档案、财会档案、人事档案、 学生档案、声像档案、基建档案、教职 员个人业绩档案等几大门类。学校档案 既记载了学校的发展历程，同时也记载 了教职工的相关资料和学生在学校的学 习状况以及个人资料，这里面的内容是 学校评价各教师教学结果的一个重要标 准。学校档案是多项数据的综合，关系 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 着各教职工和学生的前途，并且，其中 的资料可以鉴定这个学校的教育状况， 看出此学校的教育水平。 二、档案管理的现状与不足 档案管理受到的重视不足。档案 在学校的管理上具有重大意义，可是它 并没有得到相应的重视，所以在很多时 候，档案管理工作经常被忽视。档案管 理人员存在着一种只要简单将档案保管 好，能够应对时常的检查和查阅便足够 了，导致档案管理人员逐渐放松档案管 理的工作，使档案管理缺少科学的规划。 有的学校对档案管理的投入力度 不足。档案得不到重视，而且设备匮乏， 现有设备老化，档案管理部门很难引进 先进的设备、更换设备，致使档案库房 的设备老化、工作陈腐。 管理人员业务能力较差。学校的 档案管理人员虽然由专门的人来负责管 理档案，但是对于档案管理知识的深入 学习还不够，有些专业不对口的相关人 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 员甚至未参加过相应的培训考核便被安 排上岗，这使得档案材料收集、整理和 归档等业务的操作不规范，使档案管理 的整体水平下降。 档案管理制度不够完善，是众多 高校都存在的情况，档案管理制度完善， 才能真正地反映教职工的教学水平和学 校整体的教育状况。档案需要规范管理， 才能够使档案中的内容更加有条理、更 加清晰、更加完整和更方便查阅。在以 往的档案管理过程中，由于缺乏完善的 管理制度，导致管理人员对档案管理工 作不重视，对档案材料收集不完整。在 收集入档的过程中，对资料整理的态度 散漫，不能够全面地概括，且会出现内 容重复的现象，不能及时有效地反映教 职工和学校历史的真实信息和情况。 三、加强高校档案管理人员业务 培训的方法 （一）注重档案收集，加强管理。 完善档案的前提是收集文件资料，归档 之前，对所掌握的资料进行细化分析， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 保证档案的质量。在此要求下，档案管 理人员需要进行资料分析、分类、整理 的过程，而为了避免部分档案管理人员 对处理资料方面存在不懂之处，学校应 该开展档案收集培训，增强管理人员的 资料分析和整理能力，提高学校档案的 质量。 （二）更新观念，将档案信息化。 档案信息化是不断采用现代信息技术装 备档案部门，从而极大地提高档案管理 和利用现代化的水平。旧时代的档案管 理工序复杂，以手工操作为主，很容易 造成档案材料填写格式不规范，内容不 完整等失误，给学校带来不便之处。传 统的手工档案管理在资料查找和资料整 理这一过程中比较麻烦，需要花费大量 的时间完成。而计算机时代则克服了这 些问题，利用网络的便利之处，将档案 信息化。计算机记载档案不仅能够高效 地处理档案Y 料的收集、整理，对档 案资料的保密程度也高出了许多，运用 网络将档案进行分类管理，成为当下高 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 校管理档案方式的主流。 档案信息化要求档案管理人员具 备一定的计算机知识，能够流畅操作， 将计算机时代的优点发挥到最大，体现 档案信息化的好处。学校档案馆应该展 开档案管理人员档案信息化培训的课程， 加强档案管理人员对档案信息化操作的 流程，使档案的管理工作更加科学、规 范。 （三）建立科学的档案管理制度。 没有完善的档案管理制度，档案管理的 工作就很难真正地做好，健全档案管理 模式，使其规范化、科学化、现代化， 确保档案管理工作的顺利进行。学校借 鉴其它高校的档案管理模式，再根据自 身学校的实际情况制定一套适用的档案 管理方法。 四、总结 档案管理工作的意义重大，各高 校应该构建健全的档案管理系统，加强 档案管理的科学性。不断吸取先