民办院校行政管理存在的问题及对策

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 民办院校行政管理存在的问题及对 策 【摘 要】本文针对民办院校行 政管理的岗位设置过度精简，人员配备 不足；行政人员普遍兼课；制度建设不 完善；重服务功能，轻人文关怀；缺乏 专业知识、学习培训机会等问题，提出 合理设置岗位和配置人员、完善学校的 制度建设、提高学院中高层执行力、建 立稳定的基层行政人员队伍等对策，从 而提升民办院校的管理水平和核心竞争 力。 中国论文网 /9/view-12828809.htm 【关键词】民办院校 行政管理 问题 对策 【中图分类号】G 【文献标识码】 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 A 【文章编号】0450- 9889（2018）03C-0105-03 随着民办教育的发展，民办院校 的创办人或执行院长逐渐意识到提升教 育内涵对学院的发展具有举足轻重的作 用，但是目前民办院校普遍出现了重教 学轻行政的现象，忽略了行政管理在学 校发展中的重要作用，导致基层行政人 员在工作方法、态度以及执行力上等一 系列的管理上出现问题。学校基层行政 管理人员是实施管理的主体，其工作执 行力直接决定着学院的管理水平和核心 竞争力，在一定程度上也影响和决定了 学院的长久发展。 一、民办院校行政管理存在的问 题 （一）岗位设置过度精简，人员 配备不足。相较于公办高校，广西民办 院校的行政组织机构的设置十分精简， 能不设置的部门不设，同时从人员编制 上进行严格控制。因此，在民办院校， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 多个职能部门合署办公很常见，基层行 政人员通常是一个萝卜几个坑，身兼多 职，工作繁忙。从广西部分民办院校行 政部门设置一览表（见表 1）来看，机 构设置最多的为广西城市职业学院，共 设置有行政、党群、教学教辅机构 26 个，最少的为广西演艺职业学院，共有 行政、教学教辅机构 16 个，从数量上 充分体现了民办院校机构设置精简、优 化的原则。调查中发现民办院校行政管 理有两个特点，一是在行政和党务工作 的具体开展上，绝大部分民办院校都采 取了“两块牌子，一套人马” 的管理模式， 除党委书记、督导专员是由广西区高校 工作委员会委派外，其余的人员如党委 副书记、纪检监察人员、党务干事都是 由其他岗位人员兼任。二是机构职设置 过于随意，缺乏教育行业应有的稳定性、 连续性和合理性；在广西 E 学院，在短 时间内，教务处的名称和职能就经历了 教务实训处、教务管理处、教务科研处， 伴随着机构名称的更改就是机构职能的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 调整，对基层人员的工作乃至对学院工 作的联系性和稳定性都有很大的不良影 响。三是普遍存在行政人员一人多岗、 工作超负荷现象。比如，负责学生资助 工作的行政人员同时担任班主任工作， 甚至还有部分行政人员承担着每周 4-10 课时的授课任务。这种一人多岗的设置 固然可以最大化地节约成本支出，避免 出现基层行政人员人浮于事的情况，但 部分岗位的工作职责跨度非常大，对承 担具体工作的基层行政人员能力要求非 常高，但众所周知的原因，能力非常高 的人员很少会到民办院校工作或只是过 渡，因此这种一人多岗或跨岗的情况， 导致两头工作抓、两头工作不到岸的情 况时有发生，致使学院的各种计划、目 标等决策没有能够及时落实或执行不到 位，严重影响了学校的工作效率。据对 广西区内部分民办院校的了解，一人多 岗或跨岗的情况并不在少数。 （二）行政人员普遍兼课。随着 高等教育事业的蓬勃发展，特别是 1999 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 年高校扩招后，高校的专任教师数量无 法满足教学的需要，因此行政人员兼课 成为我国高校普遍存在的一种现象，也 称之为“双肩挑 ”，意指行政管理人员在 以管理工作为主的情况下，同时兼任教 学、科研；或者以教学、科研为主，兼 做行政管理工作，同时满足公办院校教 学、科研和管理工作的需要。因民办院 校的教师队伍流动比较频繁，有的教师 甚至在学期中间辞职，因此， “双肩挑” 模式普遍得到民办院校的采纳并提到一 定的高度，外延为要求行政人员兼课。 根据对广西外国语学院等区内民办院校 的调查了解，广西民办院校基层行政人 员兼课的现象非常普遍，基本上 75%以 上的基层行政人员都曾经兼过课，有的 民办院校甚至提出藏师于行政的口号， 出台制度、制定措施鼓励或要求行政人 员兼课，或者让部分教师兼任行政工作， 以此来达成减少成本支出并稳定师资队 伍的目的。行政人员兼课有利于教学、 科研、管理的相互渗透，可以直接面对 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 老师和学生，了解学生的需求，解决专 职教 的困难，有效地了解梳理学生、 老师和学校之间存在的问题，为学校的 政策制定和制度执行提供参考意见。但 是，随着学校发展规模的不断扩大，管 理要求不断提高，行政事务繁杂，同时 一人多岗的现象在民办院校非常普遍， 行政人员兼课的弊端显而易见，行政工 作与教学难以双重并重，对学校的管理、 教学质量的提高，对学校的长远发展都 产生不良影响。 （三）制度建设不完善。经过十 数年发展，广西民办院校在数量、质量 上已经形成一定的规模，在生源逐渐减 少，网络信息日趋发达的今天，民办院 校已经不能单单依靠扩大招生数量、加 大办学规模来取胜，内涵建设是学院生 存发展的关键因素。在这种理念的影响 下，部分民办院校已经加大了在教学科 研、特色专业等方面配套设施的建设力 度，也制定了相关的制度，但在制定和 实施的过程中还是存在一些问题。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 1.没有充分发挥工会、教代会的 民主作用。制定制度是为了更好地执行， 但是在民办院校，却出现制度出台不但 不执行还起到反作用的情况，问题就出 在制定制度的过程之中。根据我国民 办教育促进法第十九条“民办学校应 当设立学校理事会、董事会或者其他形 式的决策机构。 ”第二十条 “学校理事会 或者董事会由举办者或者其代表、校长、 教职工代表等人员组成。其中三分之一 以上的理事或者董事应当具有五年以上 教育教学经验” 的规定，广西的民办院 校都设立了董事会，但一般都选择校董 合一的治理结构，即创办者既是董事长 又是校长。基本上，民办院校最初的发 展都依赖于创办者资金上的投入，他们 对学校的发展有着毋庸置疑的决定权， 因此，其他的理事或者董事事实上对学 院的运作和发展都没有太大的发言权， 再加上，绝大部分的民办院校办学者对 高等教育规律缺乏深刻的了解，缺少教 育教学的相关经验。因此，目前各民办 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 院校虽然根据国家相关文件要求都已成 立工会，建立教代会制度，但在学校发 展过程中，在各项决定、制度制定过程 中，却没有足够重视工会、教代会作为 民主渠道的重要功能，教代会、工会的 民主职能普遍都没有能够很好地发挥作 用，学院的制度制定没有经过充分调研， 决策过程缺乏充分的民主，没有得到基 层教职工包括基层行政人员的认可和理 解 2.制度的修订和出台具有很大 的随意性，缺少严肃性，很难形成基层 工作人员对制度的敬畏感。造成此种情 况的原因有两个：其一，根据学校的发 展，修订、制定和废止制度是正常的工 作程序，但在某些民办院校，因学校的 决策层更换频繁，学校的管理制度修订 也随之非常频繁。以某民k 学院的教 学副校长一职为例，在学校 5 年的发展 过程中，该校的教学副院长（兼教务处 处长）共更换 3 人次，且每人均从不同 的单位应聘而来，对教学的管理、教学 制度都有个人的看法，该校的调停课、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 教学日常检查制度等制度也经历了三次 修订，频繁的教学制度修订、修改导致 了教学秩序的混乱，也使教师无所适从。 其二，制度制定过程中出现靠中高层的 经验、感觉和拍脑袋的情况，对制度的 科学性、合理性、可行性、前瞻性没有 进行充分的调研，使学校的制度在执行 过程中出现不合理的情况，同时，因为 没有经过充分的论证，制度具体内容的 解释“朝令夕改 ”现象也频频出现。制度 是民办院校发展策略的具体实施，代表 着学校决策层的办学意志，制度制定过 程中的随意性很难形成基层教职工对制 度的敬畏感。 （四）重服务功能，轻人文关怀。 随着服务型行政管理模式的兴起和发展， 近几年，在资源有限的情况下，各民办 院校纷纷以“ 学生成长成才 ”的主题确立 自己的办学宗旨，例如广西城市职业学 院确定“理论够用、实践为重、科技创 新、人格本位 ”的教育理念，广西理工 职业技术学院的教育理念是“人人成才， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 人人有才”。学生是民办院校生存和发 展的第一要素，如何在生源争夺大战中 留住学生是民办院校生存发展需要解决 的第一课题，因此，部分民办院校打起 了“服务牌”，提供高质量的服务甚至成 为部分民办院校宣传的手段之一。在这 种观念的引导下，民办院校的决策层对 基层行政人员服务工作的要求更趋严格， 对服务的工作制定了详细的条款，要求 行政人员牢记时刻“ 为学生服务，为教 师服务”是行政职能部门的宗旨并进行 考核。在基层行政人员非常精简、工作 极度烦琐的情况下，学校决策层对服务 工作的过度重视无形中加大了基层行政 人员的工作量，引发了基层行政群体的 逆反、消极情绪。 民办院校重视对学生、教师的服 务工作，提倡“ 以人为本”，却忽略了基 层行政人员也是“ 人本” 中的一个重要组 成部分。学校对他们的关注，更多的是 放在他们的工作结果上，要求他们为学 院教师、学生等相关人员提供高质量的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 服务，但对他们的工作过程以及工作过 程出现的问题往往不甚在意。烦琐、枯 燥，来自别人的不理解、领导的批评， 随时要进行加班几乎是民办院校各职能 部门行政人员共同面对的问题。长期处 于高压状态下的超负荷工作，直接导致 的后果就是基层行政人员普遍精神压力 很大，没有办法从工作中找到自己的定 位和价值所在，常常出现失落、迷茫、 消极的负面情绪和心理。 （五）缺乏专业知识、学习培训 机会。具体如下： 1.专业知识的误区：专业知识= 学历。这里所说的专业知识是指基层行 政人员经过系统学习，具备独立的解决 专业问题的知识和能力。目前，民办院 校在基层行政人员专业知识这一块似乎 进入了一个误区，把学历、职称和专业 化对等起来，觉得只要学历、职称达到 一个层次，专业知识、专业工作能力也 就具备了。作为专业的行政管理人员， 除了必须具备的上传下达、组织协调、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 执行落实的工作能力外，更多岗位需要 专业知识和专业工作能力，比如负责档 案室档案归档整理的档案管理员、人力 资源处负责教职工学习培训、职称申报、 劳动关系的工作人员、办公室负责文字 处理的文字秘书、教务处负责教学安排 的教务工作人员、图书馆负责图书整理 的工作人员，这些岗位都需要专业知识 才能够顺利地开展本职工作。据对广西 区内部分民办院校基层行政人员工作岗 位的了解，目前，基层行政人员具有对 口岗位专业知识和能力的不到 50%。 2.学习培训缺乏。在实际工作中， 业务能力、管理能力、组织协调能力可 以慢慢地积累，但社会发展要求学校的 管理也要与时俱进，相关专业的知识、 管理知识和技能也要不断地学习提高。 出于资金方面的考虑，在民办院校，基 层行政人员外出参加教育厅等政府部门 组织的学习培训的机会很少，无法通过 这个渠道提高专业知识的层次。而学校 组织的培训学习，基本都是围绕学校的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 13 规章制度、教师的技能、教职工的职业 道德等方面开展，专门组织针对基层行 政人员的工作流程、工作方面、专业知 识的学习培训很少。 二、解决问题的措施 （一）合理设置岗位，合理配置 人员。精简是民办院校设置机构的基本 原则，但是麻雀虽小五脏俱全，学校应 该从实际出发，拟定合理规范的行政岗 位说明书，合理设置岗位，合理配备人 员，确保学校各项工作能够正常有序地 运转。行政工作，特别是基层行政工作 很难用定量考核的方式来衡量绩效，也 很难计算出成本，而办学成本又是民办 院校办学者需要慎重考虑的重要问题之 一。民办院校可以制定合理规范的行政 岗位说明书，具体说明该岗位负责的工 作内容，附上该岗位的工作考核标准， 同时和从事该岗位的工作人员说明对应 的薪酬，使基层行政人员从一开始就明 确自己的工作职责，工作考核方式以及 工作应得的薪酬，避免在日后的工作过 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 14 程中因为工作强度、工作责任等问题发 生纠纷，影响了基层行政人员的工作执 行进程。 （二）完善学校的制度建设。具 体如下： 1.确保制度的可执行性。制度制 定是一个严谨过程，必须秉持严肃、慎 重的态度。要真正做到民主决策，建立 一个切合实际、行之有效的制度体系， 必须做到几点：第一，董事会或董事长 加强对高等教育的学习，与时俱进，深 刻了解高等教育的本质和发展规律。第 二，制度实施前要做好充分的调研，确 定其可行性。第三，要充分重视工会、 教代会的民主渠道和力量。让学校师生 参与涉及师生员工切身利益的各项制度、 方案的讨论中来，充分发挥他们的智慧 和力量。 2.加强制度的宣传和解读。研究 表明，民办院校要使管理真正达到效果 必须遵循如下几个原则：“（1）清楚、 有说服力地经常向教师、学生、董事会 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 15 成员、校友、工作人员、资助人以及各 类型的公共服务机构宣传学校的目标和 理想；（2）学校的一些重大决定，首 先要告诉教师、学生及职员；（3）讨 论某一问题时，有权首先做决定的人应 该是与问题关系最大的人，应该由他们 首先采取行动，与之关系最大的复杂人 予以裁决；（4）教职工是学校的主人 而不是单纯的雇员” 。只有把学校的办 学目标、理想、重大决定及时向基层行 政人员宣传、解读，获得执行主体的理 解和认同，学院的各种制度和决策才能 得到顺利有效的执行。 3.完善监 督考核、激励制度。监督、考核、激励 机制是制度的重要组成部分，同时，也 是制度正确有效实施的保障，是激发基 层行政人员工作积极性的重要方式。第 一，要建立针对基层行政工作的考核制 度，采取定量和定性相Y 合，自我评 价、部门评价、学生评价、职能部门评 价、领导评价多重考核主体相结合的方 式，客观、公正地对基层人员进行考核。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 16 第二，考核切实做到真实有效，切实避 免平均主义，导致考核失去监督督促的 意义。第三，奖励要及时兑现。根据赫 茨伯格的双因素理论，奖励属于激励因 素，可以激发人们的积极性。如果奖励 不及时兑现，激励作用也无从体现，久 而久之，激励制度也就不再具备激励的 作用。 （三）提高学院中高层执行力。 学院中高层人员在学校的发展中起着领 头羊的作用，要加强学院中高层人员的 执行力，就需要从以下几个方面进行考 虑。 1.从学校角度而言，其一，对重 要岗位负责人的综合能力进行认真筛查 和考核；其二，要通过学校内外的各种 培训，快速提高学院中高层领导的专业 能力和管理能力；其三，要加强中高层 对学院发展战略、办学理念的理解和认 同，加强他们对国家教育领域相关法律 法规的学习，深刻明白高等教育的发展 规律和发展方向。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 17 2.从个人角度而言，中高层人员 要端正工作态度，发挥正面的积极引导 作用。面对学校不足和发展短板，中高 层人员的态度非常重要，如果中高层领 导层是秉持批评、嘲讽的态度，那么， 这种行为也会影响到学校基层行政人员 的工作，甚至会误导他们的工作方向， 如果他们能够坚定地站在学校发展的全 局观念上，迅速地去处理解决各项工作 和各种困难，则会给学校基层行政人员 释放出一个积极正面的信号，引导基层 行政人员积极努力去解决各项问题，促 进学校的发展。 （四）建立稳定的基层行政人员 队伍。具体如下： 1.建立兼具公平合理、有竞争力 的基层行政人员薪酬体系。在民办院校， 从事基层行政工作的 35 岁以下年轻人 占了绝大多数，正处于步入婚姻、买房、 生育的高峰期，薪酬基本是他们唯一的 经济来源，在当下高房价、高物价的社 会环境下，薪酬与基层行政人员的稳定 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 18 性有着很大的关系，建立相对公平合理、 有竞争力的薪酬体制是保证基层行政管 理队伍稳定，提高基层行政人员工作执 行力的一个重要因素。民办院校要实现 以待遇留住人才，就要建立以市场为导 向的