浅析新形势下档案管理工作的规范化

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅析新形势下档案管理工作的规范 化 摘 要：伴随着社会的进步与发 展，档案管理的方式也在不断更新，与 时俱进。而在这种新形势下，档案管理 的规范化至关重要。它不仅记录着人事 走向，也保存着国家社会的重要信息。 促进档案管理的规范化，是社会主义文 化建设的需求，本文立足于档案管理工 作的发展现状，探析在新形势下如何使 档案管理工作更加规范化。 中国论文网 /2/view-12830696.htm 关键词：新形势 档案管理 规范 化 文化建设 中华上下五千年，在历史的轨迹 中许许多多的人事物都留下了宝贵的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 “财富”，并推动着社会的发展，通过档 案管理，这些人事物会被永远的录、 保存下来。所以，档案管理工作在整合 社会资源、梳理社会动向的方面起着重 要作用。而在信息化时代高速发展的新 形势下，档案管理工作也越来越重视其 规范化的发展，以便于使档案管理工作 更加完善，提升工作效率。 1 档案管理工作的发展进程 档案可以说是对过去发生的事情 的总结与记录，从古至今，都发挥着不 可替代的作用。 “档案” 一词是在清朝以 后才广泛应用，在此之前，历朝历代都 有不同的称谓，像我们熟知的“史册” 、 “典籍”等都是档案管理的一种，只是当 时档案主要记录在甲骨、帛书或竹简上， 记录费时费力又不便于查找。随着造纸 术的产生，历史“ 典籍” 开始记录于纸上， 使档案的管理有了便于记录的方式，由 此，档案的雏形产生。 经历千百年的发展，现如今的档 案管理已经不再只流行于纸面这种形式， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 它有了多元化的发展，1950 年以后，产 生了以光盘、磁盘为载体的档案形式， 而网络化时代的来临，真正为档案管理 工作带来了质的飞跃。电子档案的集中 性与易查性改变了原有档案管理工作的 运行方式，使档案管理工作更加理性化、 省时省力。 2 新形势下档案管理工作中存在 的问题 2.1 专业人才稀缺，技能欠缺。 每项职业都需要专业人才的培养， 但是现在高等院校和大众普遍不会接受 一些偏门、冷门的专业，所以像档案管 理这种少为人知的专业，很少有院校设 置，导致专业人才供给不足，人才队伍 素质良莠不齐。即使专业培养的人才也 未必会专门从事本行专业，现在很多专 业都拥有共通性，而大部分人认为档案 管理工作只是简单地整理、记录，所以 一般企业不会重视从事档案管理工作是 否是专业人才。 其实不然，档案管理是一项复杂 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 的系统，对于档案实体管理和档案信息 的整理划分不是一朝一夕能够学会的。 随着网络的盛行，档案管理工作也更多 的向网络信息整理为主，但是大部分档 案管理人员计算机实操技术并不纯熟。 所以，在当今档案越来越多的前提下， 对于档案管理人员的各方面要求都越来 越高。 2.2 档案管理工作的两极化。 档案管理工作包括政治、军事、 文化、社会等各个方面的内容，所以， 在国家政府部门从事档案管理的人员专 业性强、学历高，管理体系相对完善。 但是一般企业却不会强调专业性的人才， 认为档案的管理工作很轻松，只需将人 事档案抄录保管就好，以致一旦文件丢 失就会给公司和个人造成巨大的损失。 这种两极化的选人方式是影响档案管理 工作规范化的一大阻碍。 2.3 网络信息的应用化不够完善。 虽然现在网络时代给工作生活带 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 来了方便，也提升了档案管理工作的效 率，但对于网络信息的整合却并未得到 完善应用。一是现代网络信息内容杂乱， 在档案管理过程中容易混淆错误信息， 影响档案的精准性。二是电子档案存在 一定风险性，因为电脑的硬件设施一旦 崩溃，所有的档案信息也会出错，虽然 可能有纸质备份的部分，但是电脑数据 库的体系庞大，人为可能无法修复或查 找到全部文件，而且一旦出错，需要花 费大量精力与时间来弥补错误，造成严 重的后果。 3 新形势下加强档案管理工作规 范化的策略 3.1 档案管理各大部分体系化。 档案管理工作包括档案收集、整 理、保存等 8 个部分，每个部分都应有 规范化的管理体系。比如：（1）在保 存的过程中，要保证温度、湿度、通风 等细节方面符合标准要求，以延长档案 保管的时间。 （2）分层管理。现在的档 案管理工作大部分都是统一领导，分级 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 管理。但是有一个弊端，就是分级导致 档案管理的连接性不强，跨级查阅资料 时，审批手续费时费力。所以，可以在 分级的基础上，对档案同时进行分层管 理，相关人员根据档案的性质、类型等 不同，将档案分层统一保管。但是要注 意应该对相关人员签订保密协议，完善 对档案管理的保密性。 3.2 电子数据与人为保管紧密结 合。 电子档案的发展方便了查阅，也 比人为保管更加完整，但是电子档案依 赖于计算机的软件、硬件功能，不如人 为保管安全。所以，在进行电子档案的 管理时，应该与人为保管齐头并进，对 于电子档案信息进行存档与备份。并且， 档案管理人员要时刻检修或观察计算机 的系统，以保证计算机不会出现系统错 误。 3.3 培养专业化的档案管理人员。 在各行各业都需要专业化人才的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 新形势下，档案管理人员的技能素质也 需要规范化的培训。现行国家政府部门 对于档案管理人员要求高，所以会有专 业化、系统化的培训。但是大部分企业 对于档案管理人员不重视，由于企业的 这种态度，使档案管理人员也不会主动 学习档案管理的方法。所以，要提高档 案管理工作的规范化，应该有完善的自 上而下的管理体系。例如：（1）管理 者定期培训。社会在不断变化，档案管 理的方式也不能一成不变，定期培训可 以总结以往经验的优点与不足，针对以 后的工作做出规划与建议。 （2）提升自 身能力，学习电子档案知识。对于计算 机的应用，要有精通的信息化处理能力。 网络硬件、软件都在不断更新换代，档 案管理人员也应学习新技术，使档案管 理工作更加轻松。 4 结语 在社会管理逐步趋向于规范化发 展的新形势下，各行各业都开始重视档 案管理的规范化发展。在网络化的背景 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 下，档案就相当于人