浅析网络要素对档案管理的影响

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅析网络要素对档案管理的影响 摘要：随着信息技术手段的发展， 网络已经渗透到各行各业的工作之中。 在档案管理领域中，随着互联网的渗透， 传统的管理模式被打破，电子化的管理 方式逐渐兴起。本文在分析网络要素对 传统档案管理带来影响的基础之上，进 一步分析了在网络时代中，如何改进现 有的管理模式，以应对网络带来的管理 风险。 中国论文网 /1/view-13027885.htm 关键词：网络要素；档案管理； 电子档案；安全性 无论是企业发展，还是机关单位 发展，都离不开档案数据的参考支撑。 档案内容记载着单位成长发展的点滴， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 展现了发展中取得的成果，同时也暴露 了发展中的一系列问题，是单位成长进 步的重要参照。网络化时代的到来，改 变了传统的档案管理模式，这既为档案 管理带来了帮助，同时也构成许多挑战， 档案管理有待进一步的创新改革。 一、网络对档案管理工作带来的 影响 （一）档案产生方式更加多元化 传统的档案管理以手工为主，都 是依靠人工力量完成档案的搜集、整理 与归档。在网络要素的影响之下，很多 单位开始借助计算机的力量完成管理工 作，许多档案都是采用半手工、半信息 化的处理方式，运用计算机生成和备份 数据。比如在文件起草之初，起草人就 将文件资料录入到计算机中，后续的修 改归档工作也在计算机中完成。随着信 息化档案管理模式的成熟化，开始出现 了大量的办公模板，工作者只需要按照 模板内容填写数据，便可以形成详细的 文件资料，以文档方式保存在电脑中， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 解决了大量的物理存储空间。如今许多 的企业、机关部门都配备了信息化设备， 许多档案资料也可以实时保存在电脑中。 比如今天召开的视频会议，在会议结束 之后这部分录像便可以自动保存在电脑 中，省去了记录环节。 （二）档案记录方式更加多样化 受网络要素的影响，档案资料不 仅仅是以纸质化的方式呈现，有很大一 部分的档案资料是以电子化的方式呈现。 以执法机关为例，执法人员在执行任务 的时候都会配备执法记录仪，整个执行 公务的流程都会记录在记录仪中，回单 位之后在刻成光盘，或者保存在电脑中， 相比于手写记录，这种记录方式很方便 快捷，这也就意味着电子档案的数量会 比之前成倍数的递增。在纸质档案与电 子档案共存的情况下，档案管理人员需 要做不同的工作，对于纸质档案需要将 其归类并且存档，对于电子档案需要先 编码，再存档，这无形中加大了管理者 的工作量。而随着记录方式的多样化发 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 展，管理工作也需要有所创新，做到工 作模式与工作性质相匹配。 二、网络时代中创新档案管理的 方式 （一）提高对档案管理重视，加 强信息化管理力度 管理人员有必要重视网络要素对 传统档案管理工作产生的影响，根据档 案管理的实际需求开发相应的管理软件， 并且在实践中不断完善软件制造，努力 将档案管理工作与其它的工作相接轨。 其次应有目的强化档案管理的力度，保 证数据库内容实时更新，为管理工作提 供有力的数据支撑。因为传统的档案以 纸张为主，在电子化时代中这种档案保 存方式也应做出相应调整，企业或者机 关单位应有意识地将原本的纸质化档案 向电子化档案过渡，尽可能将复杂的数 据资料以电子化的方式呈F ，解决管 理空间和时间。 （二）建立档案管理新制度，规 范档案管理的活动 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 受到网络要素的影响，档案管理 工作存在很多的风险，管理流程也越来 越严谨，与此相匹配的，应尽快建立符 合各方主体实际情况的档案管理制度， 为管理工作开展提供制度上的支撑，使 档案管理逐渐走向规范化、标准化。例 如在保障档案安全性方面，企业可以建 立健全的审批制度。当工作人员因工作 需求要调阅档案的时候，首先应向管理 者报备，在得到负责人同意的情况下才 能获取该档案，并且在电脑中记录借阅 信息，方便日后的查询。在严密的制度 体系下，每个流程都需要遵守制度规定， 为借阅活动留下证据，无形中提高了管 理工作的保密性与安全性。 （三）提高档案管理安全性，保 证档案资料完整性 安全遭受威胁是网络要素对档案 管理的最主要影响，也是不可避免的档 案管理风险。在电子化时代中，许多档 案资料都保存在互联网中，这也为黑客 的盗窃行为提供了可乘之机。有些黑客 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 利用电脑病毒侵入到企业、机关电脑中， 获取机密性的档案资料，并再将这些资 料二手专卖给他人谋取利益，这是屡见 不鲜的犯罪方式。针对这个问题，管理 部门应将档案的安全性放在工作的重心 位置，调动各方资源来保证档案的完整、 安全。 首先应从人员素质角度出发，提 高管理者的综合水平。在网络时代中， 管理者不仅需具备专业的档案管理知识， 还需要掌握一定的信息化水平，善于利 用开发档案的同时，还要了解采取何种 措施来保障档案的安全性。定期单位需 要召开管理人员的技术培训，学习掌握 最新的管理方式，以及了解最新出来的 病毒，及时做好加密工作。 其次为杜绝内部安全风险，应规 范档案保存的具体原则。针对一些非常 重要的档案资料，为了避免在保存中出 现的遗漏或者丢失，可以同时采用电子 化和纸质化两种保存方式。为了降低电 子保存的风险，可以通过纸质的方式来 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 进行二次保存，保证档案管理的有效性。 三、结束语 在网络要素的影响下，电子档案 逐渐出现并且在很多领域都取代了