浅析高校档案管理中电子档案的优势与局限

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅析高校档案管理中电子档案的优 势与局限 摘 要 在当前信息科技广泛运用 的年代，档案管理现代化正在各个高校 逐步推进。一些有价值的电子档案越来 越被重视，然而这些电子档案虽然在传 统档案管理中产生了巨大的积极影响， 却也存在一定的局限性。本文针对电子 档案的特点，初步分析了在高校档案管 理中电子档案的优势与局限。 中国论文网 /1/view-12868228.htm 关键词 高校 档案管理 电子档 案 中图分类号：G647 文献标识码： A 随着现代社会信息化程度的不断 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 提高，高校档案管理工作也进入了新的 时代，但是当前仍有许多高校还采用传 统的纸质档案管理方式。 1 高校档案管理现状 随着科学技术和社会经济的迅速 发展，高校学生和教职工人数急剧增加， 每年都有数以万计的档案需要变动、更 新和维护。但是从高校档案管理的现状 来看，它还存在着很多问题，主要表现 在以下几个方面。 1.1 高校档案工作量大 因为高校改革的不断深入和规模 的不断扩大，高校档案的数量和门类也 在增多。主要分为党政档案、教学档案、 科研档案、基建档案、财会档案、人事 档案等十几个门类，另外，档案的保存 和日常维护，以及大量的学生就业和出 国等使得档案变动频繁，这些都需要大 量的人力、物力和时间。 1.2 信息化技术未得到充分利用 目前，高校档案基本还是以纸质 档案作为保存媒介。虽然大多数的高校 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 已经实现计算机在档案馆各部门的全覆 盖，但是在高校档案管理过程中，对信 息技术的应用仅限于检索、交换、备份 等，并没有完全发挥其优势。绝大多数 的档案整理、存放和查阅等仍采用传统 方式。另外管理人员信息化技术水平不 高，所以信息化技术在高校档案管理工 作中难以得到充分利用。 1.3 重保存轻利用 高校档案管理工作是一个长期积 淀的过程，价值不容易在短期体现出来， 因此，高校对这种效益不明显的工作没 有给予足够重视，更愿意把资金投入在 直接能得到成果的项目上。 “重保存轻利 用”的传统观念使大多数人认为档案工 作就是收集归档和保存保密，一些高校 的档案管理工作长期停留在这两方面， 并不重视对档案的开发和利用。目前高 校档案不仅要满足高校内的学生、教职 工和各个机构对档案利用的需求，还要 满足社会的利用需求。而高校档案管理 工作的重点是对档案的开发和利用，因 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 此我们必须利用现代化信息技术对其进 行整理、提取，将高校档案尽量转化为 更便于利用，便于保存的电子档案。 2 高校档案管理中电子档案的优 势 电子档案是具有保存价值的电子 文件，这与传统档案的特征相同。但是 电子档案在归档、存储和利用方面有很 多优势。主要表现在电子文件归档的工 作量相对较小，节省人力和时间；它的 储存空间小，容易保存，它的利用也比 较简单方便。在当今信息技术的广泛应 用下，电子档案的优势越来越被高校重 视，主要体现在三个方面。 2.1 档案的归档方面 电子档案可以利用信息技术，就 能省去人工分类、排序装订等步骤，同 时还不容易疏漏出错。但传统档案的收 集、分类统计等环节需要大量的时间和 人力，另外，传统档案立卷标准有很强 的主观性，立卷人通常会根据自己的理 解来进行立卷，这样做就会影响日后他 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 人对档案的查阅和利用，而电子档案通 过计算机的辅助立卷功能，可以按照不 同标准分类。当遇到文件收集不齐或漏 交，电子档案只需利用计算机档案管理 系统就可一键整理归档。这样不仅能提 高工作人员立卷归档的效率，还能提高 归档的质量。 2.2 档案的保存方面 高校档案中有一些档案是极少被 查阅和利用的，但是为了保证档案工作 的完整性和严谨性，这些很少被人问津 的档案也会进行保存，这就造成资源和 空间的浪费。而电子档案只需一个芯片 就可以解决整个档案库房的储存问题。 电子档案更便于保存，因为它通常以磁 盘、光盘等为介质，不受温度、湿度以 及微生物环境的影响，不易被破坏，同 时也大大减少了纸张的消耗，更有利于 环境保护。 2.3 档案的利用方面 一切档案工作的出发点和落脚点 就是档案利用服务，它是档案价值的最 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 终体现。目前，传统档案由于量大，分 类多、占用的空间大，难以进行一一翻 找。而电子档案和计算机档案管理系统 使档案的检索和查找速度大大提高，管 理员无需进入库房，只需在计算机上就 能完成档案的利用。另外随着高校学生 的增多，出国留学生和一些在外地就业 的学生经常会需要远距离的利用相关档 案，但是传统的纸质档案利用调度就要 相对困难。而电子档案则能够通过网络 在最短的时间到达档案利用者的手上， 满足其对时间上的要求。 3 高校档案管理中电子档案的局 限性 电子档案在给高校档案管理带来 巨大便利之时，那些防不胜防的病毒和 黑客使电子档案在储存和使用的过程中 存在一定程度的风险，给电子档案的安 全保密工作增加了难度。这主要表现在 两个方面。 （下转第 53 页） （上接第 35 页） 3.1 网络安全性难以保证 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 电子档案是可以通过储存设备高 速读写，如果一旦被盗取，会对档案的 真实性和完整性造成破坏，现在高校保 存的档案多数是学生和教工以及校内 的重要信息，所以安全问题不容忽视， 这主要体现在以下几方面。 （1）电子档案容易造成在文件 交换、或是长期保存中出现信息的丢失， 因为它的格式和储存方式比较多样化； 有时也会出现不兼容现象，导致电子档 案的不可读，这也是档案管理中的一个 难题。 （2）电子档案很容易被更改， 因为它没有手写文字的特征，采用的通 常都是统一的字体和标识，所以，如果 电子档案被篡改或错写，就会不留痕迹， 不容易被发现，也不利于区分档案的真 假。 （3）电子档案若操作失误就会 造成大范围的文件受影响，因为它通常 采用的都是批量处理的方式，而传统的 纸质档案如果是人为造成的错误则是影 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 响范围有限。 （4）网络具有远距离调用的功 能，在传输过程中，档案信息的安全性 存在被修改和盗用风险。 3.2 法律效力和相关标准不明确 目前，我国还未在法律中明确规 定电子档案的法律地位，在我国的实际 案例中，电子文件的法律凭证作用并不 被认可，所以电子档案的法律效率尚不 明确。 另外，在高校档案管理中，为了 保证电子档案的安全性、易操作性，必 须采用标准化的管理方式，这就需要制 定统一的标准。目前我国已经定制了 CAD 电子文件光盘存储、归档与档 案管理要求 ，对 CAD 电子