浅谈大数据视野下档案管理思维方式的转变

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈大数据视野下档案管理思维方 式的转变 【摘 要】本文综合分析了大数 据发展给档案管理带来的变革与机遇， 以及对应的风险和冲击，提出应当顺应 时代趋势，积极转变思维，促进大数据 与档案管理工作融合，同时给出了促进 融合发展的相关意见。 中国论文网 /1/view-13039505.htm 【关键词】大数据；档案管理； 融合发展 大数据一词最初来源于 ApacheOrg 开源组织的项目，那时，它 主要描述的是大量的数据集合，而现在 大数据的意义变得愈加抽象，它可以指 向任何一种数据类型，无论这些数据是 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 数字还是文字，是结构化的还是非结构 化的。在档案管理这项时刻与数据和记 录打交道的领域，大数据时代的来临， 无疑会对传统的档案管理模式带来巨大 的冲击，如何以新思维，新视角看待大 数据对档案管理这一领域的影响，是当 前亟待解决的重要问题之一。 一、大数据发展给档案管理带来 的变革与机遇 （一）档案概念的泛化 大数据时代下，任何的信息可能 产生价值，一条简单的购物记录，或者 是一次去医院看病的经历，甚至是旅游 时一次不经意地网络照片分享。在大数 据的背景下，这些信息都会被记录下来， 逐渐累积，组成一个人的“档案” ，这样 一来档案的概念就跳出了原来人们印象 中的各类表格和证明材料。 “档案” 的概 念泛化了。 （二）数据挖掘与档案管理 大数据挖掘，值得是通过数据的 筛选、分析、整合，最终实现由数据向 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 知识地转变，充分发挥数据的效用。档 案馆中大量的资料信息在大数据时代已 经变成了一笔重要的财富。有学者提出， 未来档案馆的主要业务就是对大量数据 的分析。n 案管理从原来单一的记录 和检索，逐渐转变为了信息挖掘和知识 获取。 数据挖掘首先要对海量的数据进 行整理与分析，之后对数据进行建模， 找出数据之间的关联性和规律性。此时 档案管理之中的信息就不仅仅来源于档 案本身，档案的调取次数，档案的访问 记录，档案的检索路径等一系列信息都 会成为数据，与档案本身一起组成新的 “档案”，档案中的数据来源和数据内容 都会得到极大的丰富。 （三）大数据与档案管理的融合 要想实现档案管理与大数据的融 合发展，就必须完成三个方面的转变。 首先是由传统管理模式向信息化管理模 式的转变，传统的档案以纸张为主，检 索和流通困难，已经不适合大数据模式 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 下档案管理的要求，为此需要建立与纸 质档案对应的信息化的电子档案，方便 实现资源的共享。 其次是要由封闭向开放转变，过 去的档案管理，主要着眼于档案资料的 完整性和保密性，力求使档案不受到外 界的破坏和非法利用，而大数据时代的 档案管理，更加侧重于服务性，档案的 开放性要求提高。要求档案部门及相关 管理人员主动向用户提供信息抓取准确 的价值高价值知识服务。通过档案的流 通，使档案得到了增值，发挥了其在静 滞状态下无法发挥的作用。 第三是档案的集中性和规范性， 为了实现档案的有效流通，同时方便对 档案进行系统的建模，需要将原来分散 的档案统一整合起来，通过资源的整合 消除独立的信息孤岛，同时科学地划分 档案类型。这样做不仅使档案工作精细 化，科学化，而且在对档案的分析建模 中也有很大的作用。 二、大数据对档案管理带来的风 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 险和冲击 数据共享化程度提高以及数据本 身体量的增大，导致档案的数据安全性 受到了极大的冲击。 （一）档案系统自身安全风险 电子化的档案存储在服务器，个 人电脑以及各类存储介质中，同时由于 信息的统一化，集中化程度提高。导致 一旦关键硬件或软件支持受到损害，往 往会带来比传统档案管理更大的危害和 风险。人员误操作，数据库软件故障， 系统漏洞，这些都可能导致档案数据的 不可读，不可写甚至完全损坏。而且随 着档案系统结构功能愈加复杂，其各类 软硬件组成日益丰富，数据损坏和丢失 的风险也随之提高。 （二）外部恶意攻击 由于大数据对流通性和开放性的 要求，导致信息的接口和终端激增，相 比起传统的档案数据管理，大数据环境 下档案管理的外部风险十分巨大。同时， 档案的系统化和精细化管理，使得别有 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 用心之人检索和获取有价值档案变得愈 加容易。在这样的环境下，档案的流失 和泄露轻则会侵犯个人的隐私，使其人 身、自由、财产等权利受到侵害。重则 有可能造成国家机密的泄露，严重危害 国家安全。 三、如何安全有效促进档案管理 与大数据的融合 大数据是科学技术催生的新产物， 在各国高速发展信息技术，抢占信息领 域高地的今天，为了方便文件的传输， 备份、非结构化数据的存储以及档案管 理脱离旧模式实现从封闭管理向知识服 务的转变，这些都离不开与大数据的融 合。档案管理人员应当抛弃故步自封， 墨守成规的想法，积极促进档案管理与 大数据的融合工作。但在融合的过程中 还应当注意大数据给档案管理带来的安 全风险，采取科学有效手段，实现大数 据与档案管理的融合。 （一）构建合理的档案资源体系 丰富的档案资源是档案管理部门 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 的重要优势，是开展档案服务的资本和 信息源头。单纯依靠纸质的馆藏档案资 源，形式过于单一。大数据时代，数据 的来源呈爆炸增长，针对面向服务的档 案发展要求，应当针对不同的需求，对 数据来源进行遴选。同时为数据建立良 好的索引结构，确保档案资源可以高效 精确地被提取和利用。 （二）积极发展高效数据采集及 存储技术 在建立好资源体系之后，下一个 需要解决的问题就是进行高效的数据采 集和存储，数据的获取决定着系统能否 得到有价值的信息输入，数据的存储结 构则直接影响着数据的后续处理、计算、 交换以及系统的运行速度。伴随技术的 发展，目前已经出现了基于虚拟现实的 档案数据备份，基于云计算平台的大数 据智能存储等存储方式，技术人员应当 着眼需求，积极在这方面进行探索。 （三）努力建设精细的数据管理 模式 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 当数据获取、存储之后，由于各 种数据来源渠道纷繁复杂，结构各异， 同时由于数据中非结构化和半结构化数 据比例的增加，导致使用传统的信息描 述和索引方式已经无法实现高效的数据 挖掘。这也是制约档案信息化建设的主 要瓶颈之一，针对这一问题，我国已经 发展了基于语义本体的档案数据结构和 基于静态离线排序策略的智能档案检索 方式。同时积极进行基于用户的数据深 度挖掘，使档案管理服务更加智能。 （四）不断加强档案管理安全建 设 档案资源的安全问题是档案管理 的核心问题和头等大事，在大数据发展 愈加深入的今天，档案安全形势已经出 现变化，相比较传统的档案管理模式， 其安全压力大大增加，为此档案建设的 全程都需要将安全放在首位，从人员、 设备、技术多个方面建设严密的档案安 全保护体系。 首先要推进档案保存场馆的安全 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 建设，改善档案