浅谈测绘成果档案的管理

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈测绘成果档案的管理 【摘要】本文探讨了测绘成果档 案的管理问题，首先简单介绍了测绘成 果档案的定义、分类等概念以及测绘成 果档案的特点，随后介绍了三条测绘成 果档案的管理原则，再之后提出了几条 测绘成果档案管理存在的题，同时 详细分析并提出了解决以上问题的针对 性方法，最后对本次研究进行总结，同 时对未来测绘成果档案管理的发展提出 展望。 中国论文网 /3/view-13004829.htm 【关键词】测绘成果；档案；管 理 测绘成果档案属于测绘行业，由 于测绘行业比较偏门，因而很少有人对 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 此进行深入的了解。测绘成果档案属于 科技档案的范畴，主要用于记录测绘工 作人员使用相关仪器来监测并记录的地 球地貌和相关地理要素等。近些年来， 随着我国经济的快速发展以及国民基础 设施的快速完善，测绘成果档案管理的 重要性与日俱增，广泛应用于国土资源 调查、区域规划以及资源勘探和开发领 域。然而由于我国测绘市场的因循守旧， 导致当前测绘成果档案的发展逐渐达到 极限。随着地理信息市场对测绘成果档 案的覆盖，随着客观环境的变化，测绘 成果档案的管理和使用也在不断变化着， 使用方向逐渐朝着数据挖掘的方向发展。 在这一过程中涌现出了一些问题，给测 绘成果档案管理造成了巨大的挑战，与 此同时，也为测绘成果档案管理的发展 提供了契机。在这种情况下，研究测绘 成果档案的管理方式是极为必要的。 一、 测绘成果档案相关概念与 特点 （一）测绘成果档案的定义。关 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 于测绘成果档案的定义，当前的主流观 点认为测绘成果档案是由政府测绘部门 或者相关测绘单位在进行与测绘相关的 活动时得到的，可以在一定时期内存储、 查询并且使用的，记录载体为纸张、光 盘、磁带以及磁盘等，格式为文字、图 形、表格、音频或视频的文件。 （二）测绘成果档案的分类。一 般来说，根据传统习惯，人们把测绘成 果档案分成不同的种类，分类方式主要 有依照内容或精度划分、依照保密等级 划分以及依照使用性质划分三类： 1.依照内容或精度划分的测绘成 果档案。如果依照内容或精度划分测绘 成果档案，可以分成下面三种。第一种 是全国性测绘成果档案，主要包括一二 等天文大地测量档案、加密点档案、 1：50000 和 1：100000 的航空摄影测量 档案、1：50000-100000 之间不同的比 例尺测绘档案以及全国范围和区域范围 的测量档案等。第二种是地方性测绘成 果档案，主要包括三四等天文大地测量 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 档案、平板仪测量以及省级保密形势图 和省级保密地图集。第三种是专业性测 绘成果档案，主要包括严格依照规范而 制定的细则图式测绘档案材料。 2.依照保密等级划分的测绘成果 档案。如果依照保密等级来划分测绘成 果档案，可以分成下面三种。第一种是 绝密级测绘成果档案，主要包括未定国 界的勘测档案和边界地图集。第二种是 机密级测绘成果档案，主要包括天文大 地测量档案、重力测量档案、1：5000 和 1：100000 航空摄影策略档案、平板 仪测量档案以及 1：25000-200000 之间 不同的比例尺测绘档案。第三种是秘密 级档案测绘，主要包括基于某水准的测 绘档案、一些以国家的基本比例尺完成 的具有特殊意义的测绘档案。 3.依照使用性质划分的测绘成果 档案。如果依照使用性质来划分测绘成 果档案，可以分成下面四种。第一种是 基本测绘成果档案，这类档案使用国家 规范来进行文件归档。第二种是专业测 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 绘成果档案，这类档案根据某些专业需 求来进行文件归档。第三种是特殊测绘 成果档案，这类档案需要根据某些特殊 要求来完成。第四种是现势测绘成果档 案，这类档案是根据现状来完成的一些 测绘档案。 （三）测绘成果档案的特点。测 绘成果档案的特点主要有以下几点： 1.形成周期长。一般来讲，测绘 成果档案往往需要很长的时间才能建立， 这也是测绘成果档案最主要的特点。一 个完整的测绘项目往往要经过多个部门 的协调和努力最终才能完成，中间所经 过的步骤也非常复杂。正因如此，每一 个测绘项目都需要经过很长时间才能完 成，有的甚至会持续数年时间。例如某 市地域修测，此次项目从最初的业务分 配开始，到各单位进行外业修测，内业 绘图，质检验收，直到测绘完毕上交成 果，整个项目时间持续了整整一年，而 这一速度在同类测绘当中还属比较快的。 由此可见，测绘项目的周期之长，该特 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 点主要取决于该项目的工作环境、作业 条件以及工作性质。 2.项目阶段性强。测绘成果档案 的形成是具有阶段性的，而不是一次性 形成。一般来说，完整的测绘项目主要 包括三个不同的阶段。第一个阶段是决 策阶段，决策阶段会形成一定的文件， 也就是前期综合性文件。决策阶段往往 是由业务部门和生产部门协同开展的， 时间分成年初或年底，一般是在年底做 项目报告或者制定来年的项目计划，从 而为次年的工作开展做准备。第二个阶 段是测绘项目具体实施阶段，实施阶段 是整个项目最关键的时期，主要由作业 部门完成。在实施阶段往往会形成很多 测绘材料，将这些测绘材料整理并数字 化后就形成了测绘成果，具有非常高的 价值，因此在判断测绘成果档案的价值 时往往主要参考该阶段的实施状况。第 三个阶段是项目验收阶段，验收阶段是 整个项目最后一个阶段，该阶段最大的 目的在于促使测绘工作圆满完成。在一 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 般情况下，人们都会在验收阶段的最后 生成相应的文件。验收阶段形成的文件 权威性较强，保存价值也比较高。地域 不同的测绘阶段而言，它们的工作内容 也有所不同。在测绘成果档案方面，不 同阶段也存在着一定的差异。正是由于 这些差异，使得工作人员要在整理过程 中保持足够高的认真程度和细心程度， 同时还要实时处理档案，这样最终才可 以满足测绘成果档案的要求。例如在进 行工程测量时往往要对地形的现势性进 行重点测量和分析，如果在修测全市区 比例尺地形图后再归档，这时很多工程 项目都无法获得现势地形图，进而会耽 搁这类工程项目的进行。因此在修测全 市区比例尺地形图时需要通过分批归档 的方式来进行，如果修测完的地区有可 行性项目，那么可以立刻调用测绘成果。 3.来源比较分散。前文已经说过， 测绘工作不仅仅是由一个单位来完成的， 需要多个单位参与其中，这里面就有财 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 务单位和科研单位。此外，对于测绘成 果档案而言，它主要包括两种，第一种 是单位内部形成的测绘成果档案，第二 种是在单位外部形成的测绘成果档案。 例如要将道路线规划到工程项目中的地 形图上时，必须要由规划院来完成。此 外，很多申请的国家项目都必须要从国 家局调取相关资料，进而开始生产。这 样一来就导致测绘档案的形式和内容出 现了非常大的差别，而且来源也相对比 较分散。不仅如此，由于参与测绘工作 的各部门员工也零零散散掌握着测绘成 果档案，这样就导致测绘成果档案的搜 集工作变得异常困难。在收集测绘成果 档案时要遵循来源原则收集原理，在操 作时往往要搞清楚项目过程中每一个环 节的部门，所收集的测绘档案不但要包 括测绘成果，同时也要包括每个生产环 节的凭证材料，从而使所有的测绘成果 档案都可以清楚的表示出它的生产过程 和保存价值。 二、 测绘成果档 案管理原则 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 在管理测绘成果档案时，为了提 高档案利用率，同时管理好测绘成果档 案，必须要遵循好如下几点原则。 （一）区别好测绘成果档案和测 绘管理档案。测绘成果档案与测绘管理 档案本质上并不一样，但在现实生活中 却很容易混淆。针对这点，相关管理人 员在管理档案时必须要认真对待并分清 测绘成果档案和测绘管理档案。测绘成 果档案和测绘管理档案之间的查找规律 以及整理要求有着很大的区别，其中测 绘成果档案主要注重地域和内容，用户 在使用时往往会查找某测区、某线路、 某地区以及某一类型的测绘档案，但并 不受时间限制。因此在测绘成果档案的 组卷、归档、整理和排架过程中必须要 很好地将测绘成果档案的成套性特征体 现出来，进而严格依据测绘生产的工序 进行工作，而不是依照年度进行归档。 相比之下，测绘管理档案往往都使用年 度立卷归档的方式来进行库房的整理和 排架。测绘管理档案对于档案的时间特 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 征非常看重，用户在使用时往往会根据 时间段和内容的不同来进行检验，这点 就和一些党政机关内部档案有些类似。 在区分测绘成果档案和测绘管理 档案时，必须要了解这两种不同的档案 所具备的特征。具体区分时，首先要观 察该档案究竟是源自于什么性质和类型 的测绘实践活动，至于该档案所反映的 知R 内容，则不需要考虑在内。如果 通过观察发现档案中的测绘文件或协议 文件的知识内容属于管理方面，然而却 源自于某一项具体测绘的生产活动中， 而且这些文件和其他测绘生产文件组成 在一起形成成套的档案，最终用于反映 这一具体的测绘生产活动里，那么这样 的档案应该归类为测绘成果资料档案。 相反之下，相同内容的文件如果是在测 绘专业主管部门的行政管理和生产计划 管理过程中形成，用于记录专业管理部 门的管理活动情况，那么这时应该将其 归属于测绘管理档案。该标准是测绘档 案分类以及使用中国档案分类测绘业 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 档案分类表时对相关档案文件进行归 类的最主要的凭依。 （二）区别好测绘成果档案和测 绘科技资料档案。在测绘档案资料管理 过程中，因为测绘成果资料和测绘科技 资料的保存价值有所不同，因而二者在 管理上也存在着一定的不同，必须要分 开进行管理，同时将二者之间的界限划 清。在分辨测绘成果档案和测绘科技资 料档案时要注意测绘成果档案往往都是 通过复制的方式将资料传递给外界，即 便使用者获取的资料属于测绘科技资料， 然而在测绘资料档案馆中，由于测绘成 果档案是在测绘过程中形成的具有一定 保存价值的历史记录，只要测绘成果档 案的这一特点不发生变化，那么它就绝 不可以转化成测绘科技档案，必须要将 其作为测绘成果档案来看待。反过来， 如果该资料是由某单位通过搜集和交换 得来的测绘科技资料，如果没有参与到 测绘生产活动中，那么它依然属于测绘 科技资料档案，如果将其应用到本单位 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 测绘生产活动中，它就变成了记录和反 映本单位测绘生产活动的记录性档案， 其性质有了很大的变化，已经不再是原 来的测绘科技资料档案，而应该归属于 测绘成果档案的范畴中。 测绘成果档案和测绘科技档案之 间最大的不同在于其主体不同，在判断 一份档案属于测绘成果档案还是属于测 绘科技档案，首先要观察它是否曾参与 并记录了本单位的测绘生产活动过程， 而这一判断过程是离不开主体的。对于 同一份档案而言，可能在某一家单位中 属于测绘成果档案，而到了另一家单位 后却成了测绘科技资料档案。正是由于 这一点，某单位可以通过交流、交换或 购买的方式从其他单位获得他们的测绘 成果档案，进而将其作为本单位的测绘 科技资料档案来储存，然而当有一天该 单位将这一档案应用到生产测绘工作中 并且记录了本单位的测绘成果，那么它 就又成了测绘成果档案。测绘资料档案 馆是由省测绘局管理，它属于一个非常 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 13 专业的档案机关，是按照行政区域建立 的，主要负责对本行政区域里测绘成果 资料的保管和利用，它并不是很多人眼 中的单位档案室。因此在该行政区域内 所有测绘活动形成的测绘成果都会受到 档案馆的管束，需要将其送入档案馆并 进行保存和管理。不管该测绘成果资料 是由哪个部门或单位形成的，最终都要 由档案馆进行统一管理，这主要是由于 测绘资料档案管独特的性质所决定。 （三）区分好测绘成果档案的保 密等级和期限。测绘成果档案的特质使 其具备保密性和唯一性，而这两种性质 也使得测绘成果档案的保密工作显得更 加特殊。 1.处理好测绘成果资料保密等级。 同其他普通档案相同，测绘成果档案也 可以分成绝密级测绘成果档案、机密级 测绘成果档案、秘密级测绘成果档案以 及非密级测绘成果档案四种。然而相比 于普通档案而言，测绘成果档案的保密 广度却更加广泛，测绘成果档案的保密 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 14 范围几乎涵盖了所有的成果资料。由此 可见，测绘成果档案的密级划分难度和 工作量是非常大的。为了确保测绘成果 档案的正常分级，档案馆相关领导需要 格外重视此事，并且投入大量的人力物 力，不仅要做好测绘成果资料的接收工 作和建档工作，同时也要做好测绘成果 档案的密集划分工作，确保其秘密等级 的划分正常。 2.处理好保管期限和保密期限之 间的关系。在一般情况下，保管期限与 保密期限之间是不相同的。其中保密期 限往往要比保管期限小一些，或者二者 相等。在设定保管期限时往往要考虑到 档案内容的现实作用和历史作用，进而 从各个角度确定好该资料档案的保存价 值，最终准确判断出档案的保管期限。 与保管期限不同，保密期限是根据国家 秘密事项在某段时间里如果遭到泄露， 最终将会导致国家安全出现问题，同时 使国家利益遭到损害的情况来决定的。 如果该档案超出了保管期限，那么他的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 15 使用价值和保管价值就不具备了，这时 也就不需要继续对其进行保密，甚至可 以销毁该档案。然而如果档案超出了保 密期限，这时泄露该档案不会再危害到 国家和人民财产的安全，然而当相关授 权机关解密后，该档案的使用价值和报 关价值依旧存在。由此可知，保管期限 和保密期限之间是并不相同的，在处理 二者之间的关系时需要格外仔细，最终 确保测绘成果档案达到最高的利用效率， 从而为我国经济的发展作出最大的贡献。 3.处理好测绘成果档案的保密和 使用关系。保密测绘成果档案的根本目 的在于未来使用该档案资料，在使用时 是限制时间、限制地点以及限制使用范 围的使用。如果仅仅是单纯的对测绘成 果档案进行保密工作，但却从来不使用 它，长此以往保密工作也就没什么意义， 该档案也就没有了价值，进而也使得档 案管理人员的管理工作变得毫无价值。 另一方面，使用测绘成果档案必须是建 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 16 立在保密工作的基础上，如果保密工作 做不好，那么测绘成果档案使用的次数 越多，对国家的安全造成损害也就越大。 因此，在管理测绘成果档案时，必须要 同时做好测绘成果档案的保密工作和使 用工作，合理处理好二者之间的关系。 三、 测绘成果档案管理存在的问题 当前我国测绘成果质量档案管理 方面存在着很多问题，总的来说主要包 括以下几个方面： （一）档案管理机构臃肿。当前 我国测绘成果档案管理机构非常多，内 部职位臃肿，且分工不明确。与此同时， 测绘成果档案的管理也不够准确，各部 门之间职能分工不明，在工作时互相推 诿，最终导致整个单位工作效率严重偏 低。 （二）人们对测绘成果档案的利 用普遍不足。随着时代的发展，虽然现 代人已经开始意识到测绘成果档案的重 要性，然而受于传统观念的限制，大多 数人始终都没形成资料档案的利用意识。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 17 不仅如此，由于测绘行业属于偏门行业， 绝大多数人平日里难以接触到该行业。 这样一来，人们对测绘成果档案的利用 意识也就更低了。如果测绘成果档案的 利用率不够高，那么国家投入大量的人 力物力用于管理测绘成果档案也就成了 无用功。 （三）测绘成果档案的种类和数 量不足。由于我国测绘事业发展相对较 晚的缘故，当前在测绘成果档案方面的 种类和数量都远远不能与发达国家相比。 有些人前往档案馆寻找测绘成果档案， 但却找不到自己所需的资料，最终只能 无功而返。如果无法保证测绘成果档案 的种类和数量，那么利用测绘成果档案 也就成为一纸空谈。 （四）测绘成果档案管理方式落 后。测绘成果档案属于静态信息资源， 如果要使其在现代化建设中发挥最大的 作用，就必须要将其转变为动态信息资 源。近些年来，虽然我国测绘成果档案 的管理有了很大的进步，还引入了数字 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 18 化管理模式等先进技术。然而我们不得 不承认，当前我国测绘成果档案的管理 方式始终没有得到太大的改进，进而制 约了档案作用的发挥，测绘档案资料无 法发挥作用，最终也就不能促进社会建 设。 （五）测绘成果档案反馈机制不 健全。当前我国测绘成果档案管理系统 中并没有过多考虑到反馈机制的构建。 反馈机制不仅可以向管理人员反馈档案 日常管理过程中存在的一些问题，同时 也可以将用户对档案管理的意见和建议 反馈给管理人员，进而实现解决管理模 式中存在问题的同时也可以对管理模式 进行进一步的改进和完善。然而当前反 馈机制的欠缺，却使我国测绘成果档案 管理模式难以得到进步和成长。 （六）测绘成果档案管理者素质 不高。受于传统行业理念的影响，当前 测绘成果档案管理行业中的管理者文化 水平和专业素质水平都相对较低。文化 知识和专业知识的欠缺使其盲目笃信经 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 19 验主义，不仅不懂得自我创新管理模式， 同时也抗拒新型管理模式的沿用，这样 一来就导致档案管理工作无法稳步发展。 此外，因为测绘成果档案管理工作对于 管理人员的管理性、服务性以及保密性 等要求都比较强，这就使得相关管理人 员的素质要求相对较高。而且测绘成果 档案中有些主体是测绘科学技术，为了 更好地完成管理工作，这就使得档案管 理人员需要具备足够的专业知识。最后， 要做好测绘成果档案管理工作，管理者 还要对本职工作充满着热爱，要有全心 全意为人民服务的精神。 四、 测绘成果档案管理过程中 存在问题的解决办法 针对当前我国测绘成果档案管理 过程中存在的问题，现提出如下几种对 应的解决办法，希望可以解决以上问题。 （一）改革档案管理机构体制。 针对当前我国档案管理机构臃肿且内部 人员职能分工不明确的现状，我国要对 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 20 档案管理机构体制进行改革。首先要剔 除一些不必要的职位，精简不必要的人 员。其次要明确档案管理机构内部各部 门的职能，最好将职能明确到个人，从 而使每个员工都树立起良好的责任感。 这样一来，档案管理机构每个人都有明 确的分工，工作效率自然会大大增加。 （二）建立档案信息数据库。档 案信息数据库是在计算机存储设备上合 理存放的、可以共享的、具有共同存取 方式和一定组织方式的、相互关联的档 案信息数据的集合。 “相互关联 ”“共同存 取方式和一定组织方式”“共享”是档案 信息数据库本质的三个要素。数据库中 储存的是一系列相互关联的档案信息数 据，而不是杂乱无章的数据。这些数据 包括档案题名、责任者、分类号、主题 词、内容摘要等，还包括全文、图像、 声音、影像等。这些相互关联的数据是 经过调查、试验、统计、整理和归纳后 得到的，并经合理分类和规范化处理之 后，以记录的形式存储。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 21 （三）增加测绘成果档案的种类 和数量。针对当前我国测绘成果档案的 种类和数量不足的现状，档案馆要进一 步加强测绘档案的接收工作和引入工作， 从而使档案馆档案的种类和数量不断增 加，进而构建出数量、内容、结构和质 量都达到要求的测绘档案信息资源体系， 丰富档案馆馆藏。针对于此，档案馆一 方面要继续增大测绘成果档案的接收范 围，增加宣传力度，力争引入更多的测 绘成果档案，从而确保本馆档案资料的 数量。另一方面，档案馆还要严格确保 所接收的测绘档案质量和内容，将其中 内容重复或者质量不足的档案文件剔除， 同时可以使用年份排序法将所有档案文 件进行排序，最终确保测绘成果档案的 种类、数量和质量。 （四）应用数字化测绘模式。数 字化测绘模式，指以数字形式表示的测 绘模式，主要包括基础测绘中形成的各 种比例尺的数字地图、平面和高程控制 成果和专业测绘中形成的数字成果。长 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 22 江空间公司经过这几年的发展已经积累 了 TB 级的数字测绘成果。社会各界对 测绘成果资料的利用需求日益增加，而 公司仍在采用建及制作结合表的方 式进行测绘成果数据管理，加之测绘成 果资料档案本身的特殊性和复杂性，致 使测绘成果资料管理发展严重滞后，已 无法适应新形势下测绘成果资料管理及 利用的发展需求。因此，如何管理海量 测绘成果资料，使其接收、存储、管理、 分发及服务更加规范和高效现已成为公 司目前迫切需要解决的问题。 （五）建立完善的测绘成果档案 反馈系统。前文已经说过，测绘成果档 案反馈系统对于测绘成果档案的管理和 利用都起着非常重要的作用，不仅可以 发现测绘成果档案管理模式中存在的问 题，同时也可以为档