浅谈高校教学管理档案的网络化建设

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈高校教学管理档案的网络化建 设 摘 要：高校教学管理档案工作 是各项教学工作的一个重要组成部分， 本文就高校教学档案常规管理和工作现 状进行了阐述说明，并提出了档案管理 工作的网络化建设与发展对策。 中国论文网 /4/view-12928917.htm 关键词：高校 教学管理档案 网 络化建设 中图分类号：G270 文献标识码： A 文章编号：1003-9082 （2017） 04- 0136-02 教学活动是高校教育中最重要的 核心环节，教学档案是对高校教学活动 的真实记录和体现，完整、全面地收集 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 教学档案，并系统地整理档案是教学档 案管理工作的重要环节，完整、详实的 教学档案是高校教育教学水平、质量的 真实体现。教学档案不仅是教与学的材 料整理和收集，还包括教学管理、科学 研究等活动，材料需经过收集、积累、 立卷、归档等一系列工作程序，才能形 成完整的教学管理档案。随着信息化时 代的到来，网络已经渗入到我们的工作 与生活中，如何将信息技术与高校教学 档案管理工作融合，并行之有效地收集、 整理和保存档案，是值得我们深入探究 的课题。 一、教学档案的常管理与建设 高等学校是一个集教育教学、科 学研究、实践创新、就业发展等于一体 的多学科、多环节的科学文化机构，高 校教学管理具有一定的可持续性、复杂 性和特殊性。高校教学管理工作是将各 项重要的教学材料分类整合，是保障教 学资料完整的基本前提。 教学管理档案通常分为学籍管理、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 教学管理、科学研究、师资建设及其他 项目等几个方面。目前，大多数高校均 设有档案室，档案室有专兼职人员负责 管理，各部门机构的档案由各自的档案 员管理，定期按照归档时间和范围进行 收集、整理、立卷，这样的传统归档分 类方式可以系统、有效地整合各类教学 档案，可以避免遗漏重要文件，保障教 学资料有据可依。 二、教学管理工作的现状 1.高校教学档案管理工作现状及 存在问题 高校教学管理是一项具有长期性、 持续性、周期性的统筹各项教学活动的 工作体系，是高校日常工作的重要组成 部分。近几年来，高校为评估着力引进 大批人才，导致人才输入的整体水平不 平衡，有些被分配到行政管理岗位的人， 未经过正式培训，对岗位工作认识不充 分，加上综合素质和业务水平较低，很 难短期内适应教学档案管理工作。 很多高校的教学档案管理人员是 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 兼职人员，有些是由教学秘书负责的， 教学秘书本身负责教务、行政等多项工 作，身兼数职的他们对档案管理工作认 识不足，也未经正规档案管理培训，档 案意识薄弱，加之岗位流动性较大，交 接工作也会影响档案管理的持续性，容 易造成重要文件遗漏或丢失。许多高校 教师的档案意识也很薄弱，他们一边机 械性的完成各种教学大纲、教学计划的 制定，上交给相关部门后，往往忽略了 存档的重要性，以致今后使用时无法保 证材料齐全。大多数高校教师对档案管 理的认识不全面，在科研成果归档工作 上，通常不愿提交自己的科研成果给档 案管理人员，错误的认为上交材料归档 会弄丢自己的科研成果，提档程序麻烦， 影响今后再利用，往往选择自己保留科 研材料，对档案管理工作显得并不认可 与支持。 2.档案管理制度需完善和规范 教学档案是高校教学管理的重要 组成部分，大部分高校制定了档案管理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 规章制度，但就档案工作现状来说，归 档制度并不健全，拿我们学校来说，只 是针对归档范围和档案管理人员的职责 进行规范，归档范围只是有针对性地对 少数需要归档的文件资料进行了划分， 没有明确日常管理的文件处理问题，对 于档案提取、借阅等程序未作明确要求， 很容易造成未及时归还档案，档案流失 等这些问题。 另外，大多数的高校是为了迎评， 临时成立档案室，造成档案室基础设施 单一，管理条件较差，档案室没有设专 人进行管理，档案管理人员一般均为教 学管理人员，对档案意识可有可无，未 重视档案管理工作，造成档案资料收集 困难，档案利用率低下。 三、教学管理档案的网络化建设 与发展对策 1.高校教学管理档案网络化建设 的必要性 高校教学管理档案系统庞大，资 料琐碎、复杂，人工管理难度增大。随 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 着网络化时代到来，教学模式与网络信 息技术进行融合，多媒体技术应用到教 学中，教学管理的档案也可尝试与网络 信息技术相结合，会是一条新的道路。 传统的教学管理档案一般是由各部门的 档案人员对材料进行收集、整理、立卷， 再统一到档案是进行归档，这对档案员 的综合素质和业务能力要求很高，电子 档案的形成会适当减轻档案员的工作难 度，在高校电子档案管理系统中，系统 对归档范围进行有序分类，由各高校网 络人员专门负责定期维护，各部门会分 配到一个账号，各部门专职档案人员需 保证线上与线下同步更新，教学管理材 料如教学计划、教学大纲、培养方案等 均可上传到电子系统，无法录入的重要 材料可以拍照上传，各档案员需经过电 子档案系统的工作培训，档案系统的管 理实行问责制，一旦出现问题，由档案 员负全部责任，这样也对档案材料有效 地进行了备份，有效避免重要材料丢失。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 档案的网络化建设可以有效避免 传统方式管理不当，造成档案资料遗失， 电子档案既是传统档案的延续，也是后 备力量，网络化档案管理保证了档案的 时效性和持续性，为高校教学档案的管 理工作提供了重要保障。 2.教学管理档案的发展对策 现在高校对档案管理越来越重视， 教学管理档案关乎到一个高校的教学水 平和教学质量的体现，高校教学档案的 管理工作的发展应做到以下几个方面： 2.1 培养档案人员综合素质，加 强档案管理的责任感 高校教学管理档案的全面性是由 档案管理人员的工作素质和能力决定的， 档案管理人员的专业水平和能力保证了 档案的质量。做好高校教学档案管理工 作必须提供档案管理人员的综合素质和 专业知识水平，需要不断加强对档案管 理人员的专业知识水平和业务能力的培 训学习，同时也要组织档案管理人员参 加信息化技术的培训，保证专业知识水 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 平和网络技能的提高。同时，高校要努 力提高档案管理人员的福利待遇，对于 兼职管理人员可以考虑设立专门的奖励 待遇，鼓励档案管理人员申报档案专业 职称，通过组织专业培训和提高相关待 遇，稳定档案管理人员的队伍，增强档 案管理人员的工作意识和责任感。 2.2 完善档案管理制度，建立健 全工作机制 根据学校实际情况，制定和完善 档案管理的各项规章制度，规范管理人 员的工作职权，明确归档范围，同时建 立各部门的档案管理责任制，发动所有 教师一起加入档案收集和整理工作，按 照归档范围统一汇总到档案管理人员处， 由管理人员进行再次整理分类，保证档 案的齐全和完整。学校安排教务部门相 关人员对各部门教学档案进行定期检查 和实施奖惩制度，发现问题及时查找、 解决，让全体教师都加入到档案工作中， 使教师们从思想上重视档案工作，也间 接维护了他们的教学成果。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 2.3 注重平时收集管理工作，保 证科学归档 一般高校的教学档案工作是按教 学年进行统一归档上交的，平时收集、 整理工作显得尤为重要，各部门档案管 理人员应具备实时整理意识，每学期至 少制定三个时间段，第一段时间组织教 师们收集材料，第二段时间由档案人员 进行分类整理，第三段时间作为档案的 预立卷，每学期进行实时整理，同时保 证了每学年的档案整理工作稳步进行。 综上所