论精细化管理在煤矿企业办公室工作中的运用

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 论精细化管理在煤矿企业办公室工 作中的运用 摘 要： 随着改革的深入推进， 尤其是在煤炭市场处于低迷期的不利形 势下，煤矿企业办公室面临着许多新的 任务和挑战，将企业精细化管理理念融 入办公室工作之中，是应对新挑战、全 面提升办公室工作水平的必然要求。本 文对精细化管理在煤矿企业办公室工作 中的运用进行了探讨，提出了煤矿企业 办公室精细化管理的“ 五化 ”策略。 中国论文网 /4/view-12834385.htm 关键词：煤矿企业 办公室工作 精细化管理 中图分类号：F27 文献标识码： A 文章编号： 1003-9082（2016）10- -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 0092-02 办公室是煤矿企业工作运转的轴 心，是重要的形象窗口，发挥着重要的 协调与枢纽作用，并且是领导决策的重 要助手，是企业上下联系的桥梁和纽带。 社会细致分工和新型管理理念在不断影 响着我国企业的发展，随着国企改革的 深入推进，煤矿企业办公室面临着许多 新的任务和挑战。现代意义上的精细化 管理源于发达国家，讲究只有细致化的 服务质量才能形成良好的管理氛围，强 调用精益求精的态度和认真细致的方法， 以最小的投入创造出最大的价值。新形 势下，将企业精细化管理理念融入办公 室工作之中，推进煤矿企业办公室从粗 放型管理逐步向精细化管理转变，是应 对新挑战、全面提升办公室工作质量的 有益尝试和必然要求。 一、精细化管理的内涵 在我国传统文化中， “天下难事， 必作于易；天下大事，必作于细”、 “不 积跬步无以至千里，不积小流无以成江 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 海”、 “千里之堤，溃于蚁穴 ”等等，都阐 述了同一个理念，那就是事情的成功需 要不断的细致积累，精细化的量变才能 最终达到良性的质变。 精细化管理是源于发达国家的一 种企业管理理念，它是社会分工的精细 化，以及服务质量的精细化对现代管理 的必然要求，是建立在常规管理的基础 上，并将常规管理引向深入的基本思想 和管理模式，是一种以最大限度地减少 管理所占用的资源和降低管理成本为主 要目标的管理方式。现代管理学认为， 科学化管理有三个层次：第一个层次是 规范化，第二层次是精细化，第三个层 次是个性化。作为一种管理理念和管理 技术，精细化管理通过规则的系统化和 细化，运用程序化、标准化、数据化和 信息化的手段，使组织管理各单元精确、 高效、协同和持续运行。精细化管理的 核心在于，实行刚性的制度，规范人的 行为，强化责任的落实，以形成优良的 执行文化。简单来说，精细化管理就是 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 重细节、重过程、重具体、重落实、重 质量、重效果，力争在每一个细节上精 益求精。 二、煤矿企业办公室工作精细化 管理的必要性 煤矿企业办公室代表着矿区的形 象，是煤矿企业对外服务、对内管理工 作的重要机构，主要承担着办文、办事、 办会、接待、上下协调及服务保障的职 能。当前，随着改革的不断深入推进， 尤其是在煤炭市场处于低迷期的不利形 势下，如何做好煤矿企业办公室工作已 成为矿区发展过程中一项紧迫而重要的 任务。完成这项任务的关键就在于转变 管理模式，变以往的粗放型管理为精细 化管理。煤矿企业办公室工作要进行精 细化管理是由办公室的工作特点和当前 管理现状所决定的。 1.办公室的工作特点 办公室工作所具有的琐碎性、突 发性、服务性、参谋性等特点，直接决 定了煤矿企业办公室工作必须进行精细 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 化管理。 1.1 琐碎性。办公室工作是一个 非常冗杂的综合系统，琐碎性表现在办 公室工作的方方面面。办公室承担着大 量的公文流转、材料撰写、档案管理、 会议筹备、印章管理、信息报送、督查 督办、信访维稳、接待安排、对外联络、 商务车辆调派等日常事务性工作。这些 工作头绪繁杂，看似都是小事却责任重 大，必须细致处理。一旦处理不好，就 有可能小事变大事，影响各项工作的正 常运转。 1.2 突发性。办公室工作被动性 强，往往无规律可循，工作中不确定因 素多，要经常处理突发性和临时性的事 务。这就要求办公室人员遇事不急躁， 做事不毛躁，随机应变，分清缓急，有 的放矢。 1.3 服务性。煤矿企业办公室工 作从根本上说就是服务，为领导者服务， 为煤矿各单位、各部门服务，为煤矿全 体职工服务。为领导者服务就是为领导 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 者提供准确有用的决策依据，做好上传 下达，发挥好参谋助手作用；为煤矿各 单位、各部门服务主要是横向的沟通与 协调工作，尤其是当一项工作需要几个 部门共同完成时，办公室就要在中间当 好联络员，做好协调工作；为煤矿全体 职工服务就是要把涉及职工切身利益的 服务性工作做到位，让职工满意从而专 心地投入到煤矿生产经营各项工作中。 1.4 参谋性。办公室的一项重要 职能是为领导决策提供参考，办公室给 出的参谋意见一定程度上影响着工作部 署和落实效果，因此，在给出参谋意见 之前必须进行细致全面的调查研究，为 领导决策提供准确可靠的信息。要想信 息准确可靠，就要从精细处着手。 2.煤矿企业办公室管理现状 当前，煤矿企业办公室在办文、 办会、办事的质量和日常服务水平上都 有了很大的提高，但多数煤矿企业办公 室采用的还是以模糊化管理为主，如果 以高标准衡量，办公室管理还是存在一 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 些问题和不足的。比如：参谋作用发挥 不到位，制度建设不够完善，事务性工 作没有实现流程化和标准化。以笔者所 在的黑岱沟露天煤矿为例，开展调研为 领导做决定提供智力支持，仍是目前办 公室工作的一个薄弱环节。这些现状就 决定了煤矿企业办公室工作进行精细化 管理势在必行。 三、煤矿企业办公室精细化管理 的“五化”策略 为了使精细化管理理念在煤矿企 业办公室的各项工作中落到实处，进一 步提高办公室工作效率，就要着力从办 公室管理制度化、办公室业务流程化、 办公室考核常态化、办公室队伍专业化、 办公室文化精细化五个方面入手，实现 办公室管理忙而不乱、繁而有序。 1.办公室管理制度化。 “无规矩不 成方圆”，精细化管理的基本前提就是 规范化和标准化，这个“ 规矩 ”具体到办 公室管理就是要加强制度建设，保证办 公室工作有章可循，做到用制度管权、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 按制度办事、靠制度管人。一是细化岗 位责任制。应打破按人定责的惯例，按 照办公室每个岗位细化职责，合理分工， 做到目标明确，责任清晰，形成人人有 事做、事事有人管，既团结协作又各司 其职的工作格局。二是办公室相关制度 必须健全。凡是办公室主抓的工作都要 建立相应的制度，如公文处理、印章管 理、会议管理、保密、信访等方面的制 度，形成一套全覆盖、无缺漏的制度系 统。三是各项制度要在实际工作中及时 修订、增补和完善。制度也是要与时俱 进的，当工作实际有所变化或上级公司 颁布了新的制度时，就要及时调整，合 理完善，使制度更好地指导办公室各项 工作。 2.办公室业务流程化。办 公室的每一项业务实质上都是一个程序 流程，让每一个环节受控，注重业务流 程化，煤矿企业办公室的管理就会精细 高效。因此，要根据办公室的业务特点， 将办公室的每一项工作进行科学的分解、 归类，如建立发文办理、收文办理、接 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 听记录电话通知、会议管理、督查督办、 接待安排和信访处理等各方面的具体流 程，明确完成各项工作的标准和方法。 各项工作分解的越细，越有利于优化工 作模式，形成和谐有序的工作氛围，提 高办公室服务质量和工作效率。 3.办公室考核常态化。 “无威不足 以立规，不惩无人守规” 。煤矿企业办 公室实施精细化管理，要按照奖优、治 庸、罚劣的原则，积极推进办公室绩效 考核，避免绩效考核流于形式，真正实 现考核常态化。要合理制定考核标准， 采取科学的考核方法，坚持定量考核与 定性考核、综合考核与分类考核相结合， 将考核结果与奖优评先、效益工资有机 结合起来，建立约束机制和激励机制， 激发办公室职工的工作积极性，推动各 项工作有序开展。 4.办公室队伍专业化。精细化管 理的核心之一在于规范人的行为，因此， 提高办公室人员业务素质，打造一支忠 诚坚定、敢于担当、专业高效的办公室 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 队伍对煤矿企业办公室实施精细化管理 至关重要。办公室人员要有细致严谨的 专业态度，常怀如履薄冰的心态，时刻 认真再认真、细致再细致。办公室工作 就是由点点滴滴、琐琐碎碎的细节串成 的，它的显著特征是既“ 忙 ”又“细”，越 忙越要细，这就要求办公室工作人员对 细节要有敏锐的洞察力。除此之外，办 公室人员必须具备全面的专业知识、办 公自动化技术、过硬的政治素质、甘于 奉献的精神、较强的综合分析能力、组 织协调能力、文字表达能力和干练的办 事能力等。 5.办公室文化精细化。思维意识 决定人的具体行为模式，要将精细化管 理意识上升为一种文化，增强对细节的 执行力。办公室工作如果在执行中忽视 了细节，就可能酿成大错，甚至造成恶 劣影响，比如文件中的错字、使用有误 的标点、装订的错页、排座位出差错、 通知参会人员遗漏等。这就要求我们在 工作前有切实可行的计划、工作中有随 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 机应变的机智、工作后有总结经验的习 惯，人人形