电子文件归档中存在的问题及建议

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 电子文件归档中存在的问题及建议 摘要：本文根据实际工作情况， 重点指出了目前电子文件在归档过程中 存在的电子文件自身客观性特征带来的 归档问题、电子文件归档不全现象、电 子文件整理方法问题突出等，提出根据 电子文件的特征，在口径和格式上严格 把关；多措并举，全面收集；建立具有 区域特征的网络电子文件接收管理系统 的解决措施。 中国论文网 /4/view-12702128.htm 关键词：电子文件归档工作档案 管理系统 为规范电子文件归档管理，自 2002 年以来，国家档案局和北京市档案 局陆续下发了一些电子文件管理业务规 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 范。比如， 电子文件归档与管理规范 电子公文归档管理暂行办法 公务 电子邮件归档与管理规则 基于 XML 的电子文件封装规范 电子文件管理 暂行办法 北京市电子文件归档与管 理暂行规定等。这些规范具有一定的 适用性、前瞻性，从战略的角度对电子 文件的管理提出了更高要求。尽管如此， 由于缺乏配套设施、技术，以及电子文 件自身的客观特点，使得电子文件归档 工作在实操性、执行性等方面仍存在较 大难度。 一、电子文件归档中存在的问题 及原因 （一）电子文件自身的客观性特 征，一定程度上使归档存在问题 1.电子文件流转于多个系统，收 集和整理存在较大困难。我国国家标准 电子文件归档与管理规范中，将电 子文件定义为：“ 电子文件指在数字设 备及环境中生成，以数码形式存储于磁 带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 数字设备阅读、处理，并可在通信网络 上传送的文件。 ”从定义中可以看到，电 子文件对数字设备的依赖性较强，电子 文件的读取需要通过数字设备上的相关 软件系统获得支持。加之电子文件与纸 质文件相比，具有容易被修改、删除、 复制、损坏的特征，使得其在归档过程 中会出现一定的问题。就一份电子文件 而言，从形成到处理结束，往往要经过 一个或者多个软件系统。比如，一些立 档单位在处理公文的时候，往往是用办 公软件（WORD，WPS 等）起草一份 文件，再上传到办公自动化系统 （OA，公文系统等） ，经领导审批将电 子文件传回，多人阅办后才能处理完毕。 一份电子文件处理完毕直至电子文件归 档，还需要涉及多个环节、部门甚至多 个行业。此外，一份电子文件由内容、 结构、背景信息组成，其本身也要经过 多次修改和流转，这就造成内容、结构、 背景信息的分散，加之操作系统和业务 系统的多样性，档案员收集电子文件变 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 得非常困难。 2.形成的电子文件格式多样，不 便进行转化和处理。在电子文件归档 与管理规范中，列举了八种性质的电 子文件，即文本文件、图像文件、图形 文件、影像文件、声音文件、超媒体链 接文件、程序文件、数据文件。在北 京市电子文件归档与管理暂行规定中 对电子文件格式进行了较为详细的规定， 通用格式主要有九种，即 XML、RTF、 TXT、JPEG、TIFF 、MP EG、AVI 、WAV、MP3 。在这九种格 式中，不包括 DOC、WPS、 PPT、MDB、PDF 等常用 格式。由此可见，我们经常使用的常见 格式并不是规定中要求的通用格式，这 使得很多常用格式下需要进行归档的电 子文件在归档时，特别是从常用格式向 通用格式的转化中存在较多技术性问题， 例如将 DOC 格式转化成 RTF 格式，文 件的内容和排版方式就会发生变化，还 有很多不同格式之间的相互转化较为复 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 杂。 （二）电子文件归档不全现象较 为明显 电子文件归档不全的主要原因在 于：一是电子文件管理相对滞后，意识 还有待加强；二是业务系统中形成的电 子文件，打印输出后，业务部门并没有 从系统导出电子文件进行保存；三是电 子文件起草完成形成正式稿件之后，直 接打印成纸质文件阅办。纸质文件归档 后，电子文件就处于无人管理的状态； 四是电子文件存储载体不安全，造成电 子文件缺失；五是各立档单位电子文件 的收集范围和保管期限不明确。笔者认 为第五个方面是重要原因，如果电子文 件的收集范围和保管期限没有明确，哪 些电子文件必须归档，哪些可以不必归 档都没有明晰，执行力就会削弱。例如， 电子文件的收集范围大多参照纸质文件 的接收范围，实际上二者并不等同，电 子文件的收集范围比纸质文件的收集范 围大，但实际收集数量很少。笔者根据 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 历年接收电子文件的统计情况来看，目 前收集到的电子文件大多是工作总结、 照片等，而本来应该收集到的电子文件 并没有收上来，如重大活动或事件的影 像、电子公文等等。 （三）电子文件分类整理方法问 题突出，不利于电子文件的存储、检查 及利用 电子文件属于非结构化数据，文 件是其最小单位，要采用手动设置文件 夹的方式来存储。 电子文件归档与电 子档案管理规范中规定，电子文件的 整理应按年度、机构、问题、保管期限、 密级等因素相对集中。按照这一要求， 很多立档单位都会建立不同层级的文件 夹。比如，按照年度设置一级文件夹， 按照科室设置二级文件夹，按照声音文 件、数据文件、图像文件、图形文件、 文本文件、影像文件设置三级文件夹。 科室业务中形成的电子文件，按时间顺 序分别存储于三级文件夹中。由于各立 档单位的情况不同，部分立档单位的电 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 子文件较少，一个文件夹可能就够了， 部分立档单位电子文件较多，则需要几 十个文件夹。这样的设置结构不便于存 储，一份文件的归档需要在几十个文件 夹中找到对应的文件夹，再将其粘贴到 相应的文件夹中，既耗时又耗力。另外， 这样的方式也不利于电子文件的利用， 比如一次活动可能形成多种电子文件， 包含声音文件、图形文件、影像文件、 文本文件等，由于存储时被保存在不同 的文件夹中，很可能造成检查和利用上 的不便。 二、解决电子文件归档中问题应 采取的措施 （一）针对电子文件的特点，在 口径上和格式上进行严格把关 1.在办公系统、业务系统中，设 置归口，增加电子文件导出功能。比如， 在系统开发过程中，按照基于 XML 的电子文件封装规范 、 文书类电子文 件元数据方案 、 档案著录规则要求， 在系统中增加导出接口，导出符合通用 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 格式的电子文件，同时将每份电子文件 元数据和背景信息进行封装，导出后可 以直接作为电子文件归档。 2.对电子文件格式严格把关。通 用格式是根据国际标准而来，但并不具 有普遍性。常用格式是在日常应用的常 用工具中形成的文件格式，比如 WPS、Office 等办公软件中形成的一些 文件格式。要将常用格式纳入电子文件 收集范围，不用通过转化便可直接归档， 这种情况也可以视为符合标准。其他一 些不符合通用格式的电子文件，则需要 借助工具，转换成标准里要求的格式进 行归档。 （二）多措并举，全 面解决电子文件收集不全的问题 一是制定适合本单位的电子文件 管理制度，业务部门相关人员是电子文 件的直接生产者，要特别规定他们在电 子文件收集中的责任；二是严格把控各 种类型、各种载体的电子文件的归档时 间，特别是一些珍贵、重要、重大活动 产生的电子文件，包括影像、图像、文 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 本、声音等，活动过程中就要及时收集； 三是采取定期与不定期相结合的方法， 对个人产生的与工作相关的电子文件进 行收集，做到电子文件与纸质文件一并 保存；四是对电子文件存储和长期保存 提出要求，定期备份以确保电子文件的 安全保存；五是各立档单位应抓紧制定 电子文件归档范围和保管期限表，根据 实际情况，有所侧重，有所取舍。同时， 档案部门也应该加紧对电子文件归档范 围的制定提出相关要求，并对电子文件 归档范围和保管期限进行审批。 （三）建立一套具有区域特征的 网络电子文件接收管理系统 建立一套具有区域特征的网络电 子文件接收管理系统，把业务办理过程 中产生的各类电子文件真正地管理起来， 并进行查阅、分析、监督。其中，电子 文件目录数据库设计，包含基本字段， 如档号（全宗号-目录号- 年度-件号） 、 文号、责任者、题名、日期、密级、保 管期限、份数（文件夹里有几个顺序号， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 就是几份） 、容量（文件夹中文件容量 大小，可以由系统自动累加统计） 、数 据类型（文本、图像、影像等） 、数据 格式（.doc/.jpg/. mpeg 等） 、备注，并在 此基础上进行扩展。电子文件归档的文 件组织形式，可以以件为单位，每件给 一个唯一编号即档号，这样可以把同一 类问题或者同一类活动而形成的多份电 子文件组合到一起，每件文件的档号编 号格式为：全宗号-目录号-年度-件号- 顺序号，统一放到一个文件夹（文件夹 命名为：全宗号-目录号- 年度-件号）里， 这样无论哪种数据格式、数据类型的电 子文件，都会以份编组的形式而形成件， 统一存储在一个文件夹下。此外，电子 文件