电子发票报销存在的问题与思路

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 电子发票报销存在的问题与思路 【摘 要】电子发票与纸质发票 相比，更加方便快捷，也更能适应时代 的发展，应用电子发票势在必行，但在 使用过程中仍存在一些问题，本文从财 务应用中遇到的问题提出改进思路以供 借鉴。 中国论文网 /1/view-13040548.htm 【关键词】电子发票；报销；问 题；思路 一、电子发票的概念 电子发票是指纸质发票的电子映 像和电子记录。纳税人可以在线领购、 在线开具、在线传递发票，并可实现在 线申报。国务院发布的关于加快构建 大众创业万众创新支撑平台的指导意见 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 （国发z201553 号）中明确电子发 票允许作为报销凭证。 二、电子发票应用的意义 国家税务总局统一了电子发票技 术规范和发票的标准规范，在全国范围 内共享互通。这一切都预示着电子发票 和我们越来越密切，同时，电子发票也 有着多方面优势。 （一）真正实现报销电子信息化 一般的报销软件，由员工在线上 填写、递交报销单后，还要私下里再把 发生报销费用的发票交到财务人员处进 行发票确认，所以某种程度上还是要耗 费一些人力。但电子发票的应用，则彻 底解决这个线下递交发票的问题，从而 真正实现报销自动化、信息化。 （二）有效控制报销费用 电子发票不需纸质载体，没有印 制、打印、存储和邮寄等成本，相应地 也节约了大量的时间和人力。有利于企 业节约经营成本。有些时候，一些员工 可能会利用少量的金额去买大额发票进 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 行报销，但是电子发票是固定不能变动 的，可以有效防止员工在发票上做文章， 从而有效地控制报销费用。发票电子化 便于集中进行数据处理，有利于提高企 业财务处理的效率，也有利于提高税务 部门征管效率，降低管理成本。 （三）电子发票方便、快捷，有 利于受票方保存使用发票。有效减轻财 务人员负担 电子发票申请、核准、发票配号、 发票开具、数据传输等环节全程线上操 作，既减少了纳税人因发票事务往来于 税务局，也避免了纸质发票在传递或保 管过程中丢失的情况，同时受票人可以 利用手机等设备随时查询利用电子发票。 电子发票的应用也使得财务人员不用再 对发票进行私下校验审核，直接在网上 确认即可，避免了发票审核出错；结合 会计凭据自动生成，财务人员再也不用 手动录入凭证，轻轻点击鼠标，即可完 成所有事务。 三、电子发票报销应用中存在的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 问题分析 （一）政策驱动，电子发票应用 是大势所趋 现在很多电子商务公司如京东商 城等，大型餐饮公司必胜客等，三大电 信公司都推出了电子发票，而且国家税 务局也在大力推广，这是大势所趋，作 为企业财务会计不能逆势而为，所以公 司人员的电子发票必须要进行报销处理。 （二）电子发票的报销存在监管 上的漏洞 电子发票的报销确实存在监管上 的漏洞，因为目前电子发票的打印次数 不受限制，可以无限次地打印。正因为 可以自行打印，又不需要额外再加盖专 用章，这就给手工报销带来重复报销的 风险。 （三）容易修改发票基本信息 现在 PS 功能很强大，任何人都 可通过修改电子发票金额或者抬头，因 为发票编码没有动，校验发票是不会出 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 现问题的。如果会计不仔细检查，也很 难发现问题，需要花费大量时间检查校 验。 四、电子发票在报销应用中的解 决方案 （一）随着电子发票的广泛应用， 也通过这个契机，加大会计电子档案的 建设 将财务报账预约平台、财务系统、 银行系统对接，完善各环节电子资料， 形成完整的会计电子档案。在预约报销 平台上，要求报销人将电子发票号填写 在指定栏内，同时将发票及其他附件的 电子资料上传至平台指定位置，按要求 填写预约报销单；会计审核人员通过扫 描或录入报销预约单号，根据预约报销 单自动预生成会计凭证，审核报销人上 传的电子Y 料，根据电子资料修改预 生成的会计凭证，同时财务系统根据报 销人填写的发票号自动核对是否存在重 复报销的情况，审核无误后保存凭证， 将凭证流转到复核环节；复核人员复核 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 报销凭证及其电子票据及附件资料，复 核无误后通过电子银行完成报销支付， 在支付成功的同时，自动形成电子支付 单号，实现银行电子回单与财务系统的 链接；如报销单在审核或复核的过程中 发现不符合报销规定无法报销的，则可 直接通过财务系统发送退单信息到报销 人预留的邮箱或手机上，通知报销人。 将开票系统、财务系统对接，可 通过电子发票直接生成收入凭证，同时 将该电子发票作为凭证附件保存于财务 系统中。 （二）在财务报销过程中电子发 票与纸质发票具有同等的法律效力，但 鉴于电子发票有别于传统的纸质发票， 在原始凭证审核时需要采取不同的审核 方法 一是把发票的真实性审核作为重 点审核内容。对于纸质发票报销时通常 通过印制发票的基本特征就可判断其真 实性，一般仅对存在疑点的发票登陆有 关网站查验其真实性，但电子发票目前 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 必须将其打印后报销，为避免从电子信 息转化成纸质时内容受到篡改，需要每 张验证其真实性，在目前电子发票尚未 普及的情况下，是否可以设置专人处理 电子发票报销单据。该审核人员可通过 手机上安装的识别软件，扫描打印发票 上的二维码核对发票信息，确认发票的 真实性。 二是检查是否存在重复报销。纸 质发票因为具有唯一性，通常不存在重 复报销的情况。但电子发票目前在电子 档案未建立的情况下，只能打印后作为 报销依据，这就有可能存在重复报销的 情况。为避免该情况发生，是否可以通 过两方面控制：一方面在报销单据上注 明关于电子发票不存在重复报销的承诺 事项，由报销人承诺签字；另一方面在 会计核算软件尚不具备自动核对发票号 的情况下，在摘要栏注明电子发票号， 定期核对，避免重复报销的情况。 （三）通过 Excel 表格做台账 通过 Excel 表格做台账，把所有 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 的电子发票，发票编码统一记录在 Excel 表格中，从中筛选排除相同的发 票编码，可防范电子发票重复报销。也 可以再增加电子发票校验和鉴伪功能， 如输入发票编码，即可判断发票的真假 和是否为重复发票。同时还可以结合慧 财税电子发票系统，自动验票可接入企 业内